Активы организации: основные средства, материалы, товары, готовая продукция ─ в процессе работы могут быть повреждены работниками или оставлены ими без должного внимания. Как результат ─ простаивающее оборудование, которое требует ремонта, автомобили с неисправностями, пропавшие материалы и другие ценные вещи.
Трудовое законодательство, хоть и с большими ограничениями, позволяет осуществить взыскание работодателем ущерба с работника. В таких ситуациях важно правильно и в срок оформить все документы, а потом на их основании отразить операции в бухгалтерском и налоговом учете. Основные правила рассмотрим в этой статье.
Содержание статьи:
1. Правила возмещения ущерба
2. Варианты удержания за ущерб из зарплаты
3. Оформление приказа о взыскании ущерба с работника
4. Взыскание работодателем ущерба с работника по решению суда
5. Добровольное обязательство и заявление работника о возмещении ущерба ─ разные документы
6. Максимальное удержание из зарплаты
7. Сроки взыскания ущерба с работника
8. Бухгалтерский учет удержаний ущерба из зарплаты
9. Налоговый учет удержаний ущерба из зарплаты
10. Удержание из зарплаты в программе 1С: 8 ред. 3
По порядку разберем каждый из этих вопросов.
1. Правила возмещения ущерба
| Норма | Статья ТК РФ |
| Работодатель может требовать возмещение только прямого ущерба ─ за уменьшение имущества или ухудшение его состояния, а не упущенной выгоды | ст.238 |
| Форс-мажор, необходимая оборона, нормальный хозяйственный риск исключают требования ущерба | ст.239 |
| Если работодатель понимает, что на возникновение ущерба повлияли определенные обстоятельства, он может отказаться от взыскания | ст.240 |
| Размер ответственности не может быть больше средней месячной оплаты труда, за исключением ряда случаев | ст.241 |
| Ситуации, когда с работника можно взыскать ущерб в полном размере:
— с ним заключен договор о полной материальной ответственности — ценности были доверены по специальному договору или разовому документу — умышленный вред — работник был под действием алкоголя, наркотиков или других токсических препаратов — было совершено преступление — ущерб ─ результат административного правонарушения — разглашение коммерческой, государственной тайны и других сведений — сотрудник нанес вред имуществу компании в нерабочее время |
ст.243 |
| Размер ущерба оценивают исходя из рыночных цен, но ниже бухгалтерской стоимости поврежденного имущества с учетом его износа | ст.246 |
| Обязанность работодателя ─ провести проверку для установления причин и размеров ущерба. Обязанность работника ─ дать письменное объяснения случившемуся | ст.247 |
| Комиссия по трудовым спорам или суд могут снизить размер ущерба, который нужно взыскать с работника. При этом учитываются степень вины, материальное положение сотрудника и сопутствующие обстоятельства | ст.250 |
| Работник обязан возместить ущерб независимо от того, была ли на него наложена другая ответственность за поступок, например, дисциплинарная, административная или уголовная | ст.248 |
2. Варианты удержания за ущерб из зарплаты
Взыскание работодателем ущерба с работника может быть произведено одним из следующих способов:
- По распоряжению (приказу) руководителя. Возможно, в том случае, когда размер ущерба не превышает среднемесячный заработок или на работника может быть возложена полная материальная ответственность. Документ на удержание должен быть составлен не позднее одного месяца с того дня, как была окончательно рассчитана сумма ущерба
- Через суд. Такой вариант нужно использовать в тех случаях, когда руководитель не успел выпустить распорядительный документ на удержание из зарплаты в течение месяца или работник не согласен возмещать ущерб, сумма которого больше его среднего заработка за месяц
- По добровольному письменному обязательству сотрудника в рассрочку. В документе должны быть указаны сроки погашения ущерба и размер ежемесячных выплат
3. Оформление приказа о взыскании ущерба с работника
Для приказа нужны следующие документы:
- инвентаризационная опись ─ для подтверждения факта пропажи или хищения (подробно про инвентаризацию читайте в специальной статье)
- акт оценки повреждений, если имущество было сломано или ему был причинен какой-то другой ущерб
- письменная объяснительная от сотрудника
- акт комиссионной проверки обстоятельств, при которых был нанесен ущерб и его рыночной оценки
Виновный работник должен быть ознакомлен со всеми этими документами. Иначе он может оспорить решение о взыскании в суде.
Унифицированной формы приказа о взыскании ущерба нет, поэтому он может быть составлен в произвольной форме. В распорядительном документе должно быть указано:
- что пропало или было повреждено
- размер ущерба
- ФИО работника
- сумма удержания
- реквизиты акта проверки
Работника нужно ознакомить с приказом. А в том случае, когда размер удержания больше его среднемесячного заработка, сотрудник должен письменно подтвердить свое согласие с таким решением.
Сделать это можно непосредственно на приказе. Для этого виновный должен написать: «С приказом ознакомлен, с суммой удержания согласен», поставить дату, подпись и расшифровку.
4. Взыскание работодателем ущерба с работника по решению суда
Результатом обращения в суд станет Решение или Постановление суда, в котором на виновного сотрудника будет наложена обязанность возмещения ущерба и указана сумма.
После того как этот документ вступит в законную силу, работодателю будет выдан исполнительный лист. Этот документ вместе с заявлением о возбуждении исполнительного производства нужно передать судебному приставу. Который, в свою очередь, вынесет соответствующее Постановление и передаст документы на удержание долга из зарплаты.
5. Добровольное обязательство и заявление работника о возмещении ущерба ─ разные документы
В ТК РФ не предусмотрено возмещение ущерба через заявление работника. Попытка работодателя таким образом принудить работника на удержания из зарплаты может закончиться судом.
Добровольное письменное обязательство ─ это двусторонний документ, который составляют сотрудник и работодатель во внесудебном порядке. В документе указывают сумму, сроки, условия и порядок погашения нанесенного ущерба. Одним из вариантов может быть удержание из зарплаты. Но если работник захочет перечислять оговоренные суммы на расчетный счет компании или вносить их в кассу ─ это его право.
Вместо денег виновник может передать работодателю равноценное имущество или исправить сломанное за свой счет.
6. Максимальное удержание из зарплаты
ТК РФ и закон от 02.10.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве» устанавливают величины максимального удержания из зарплаты работника:
- 20%, когда нет исполнительных листов
- 50% для погашения денежных требований по исполнительным листам
- 70% при взыскании алиментов на детей, возмещении вреда, связанного со здоровьем, смертью кормильца и ущерба, нанесенного в результате преступления
Если взыскание работодателем ущерба с работника производится по приказу, то ежемесячно можно удерживать не более 20%. В случае судебного решения можно удерживать до 50%. А если работник совершил преступление, например, что-то украл, то можно взыскивать до 70% от зарплаты.
Но в двух последних случаях долю нужно считать после уплаты налогов (п.1 ст. 99 закона № 229-ФЗ). Кроме того, нужно соблюдать очередность погашения исполнительных листов, установленную ст.111 закона № 229-ФЗ. Выплаты за причинение вреда имуществу (за исключением ущерба, нанесенного в ходе преступления) относится к последней, четвертой очереди.
Например, работник выплачивает алименты, на него еще есть решение суда об удержание за ущерб из его зарплаты. В этом случае расчет суммы возмещения (Св) будет таким:
Св = ((Зарплата ─ НДФЛ) х 0,5) ─ алименты
Алименты относятся к первой очереди взыскания, а удерживать можно не более 50%.
И так каждый месяц, пока не будет полностью выплачен ущерб. Кстати, более подробно об оформлении выплаты заработной платы можно прочитать в отдельной статье на сайте.
7. Сроки взыскания ущерба с работника
Как уже было написано выше для того, чтобы составить приказ о взыскании ущерба с работника у работодателя есть только один месяц. А вот на обращение в суд ─ целый год (ст.392 ТК РФ) начиная с того дня, когда ущерб был обнаружен.
Документом, на дату которого нужно ориентироваться, могут, например, быть:
- инвентаризационная ведомость
- служебное письмо (докладная), в котором говорится о неисправности или недостаче
- акт осмотра оборудования сторонней организацией, который подтвердил поломку
Если работодатель не уложился в сроки взыскания ущерба, то он уже ничего не сможет потребовать с работника.
8. Бухгалтерский учет удержаний ущерба из зарплаты
Документы, которые должны быть у бухгалтера для правильного отражения удержаний из зарплаты в учете:
- инвентаризационная опись, в которой отражен убыток по учетным ценам
- акт оценки ущерба по рыночным ценам
- приказ руководителя, документы от судебного пристава или письменное обязательство с условием удержания ущерба из зарплаты
Основной счет, через который отражаются операции по возмещению ущерба ─ 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
Проводки:
| Дт | Кт | Операция |
| 94 | 01, субсчет «Выбытие основных средств» | Списание имущества, которое было сломано, похищено, утеряно, по учетным ценам |
| 94 | 10, субсчет на котором учитывались материалы до происшествия | |
| 94 | 41 | |
| 94 | 43 | |
| 73 | 94 | Сформирована задолженность работника по рыночным ценам |
| 94 | 98 | Отражена разница между учетной и рыночной стоимостью имущества* |
| 70 | 73 | Удержана часть зарплаты в счет возмещения ущерба |
| 98 | 91 | Отражены прочие доходы пропорционально удержанной суммы и разницы в учетной и рыночной оценках* |
* использование счета 98 «Доходы будущих периодов» для учета разницы в оценках имущества регламентировано Инструкцией по применению Плана счетов от 31.10.2000 № 94н
9. Налоговый учет удержаний ущерба из зарплаты
Организации и ИП на ОСНО могут включить сумму причиненного работником ущерба в состав внереализационных расходов того периода, в котором был установлен его размер (пп.20 п.1 ст.265 и п.1 ст.272 НК РФ).
Все что будет удержано из зарплаты работника нужно включить во внереализационные доходы на дату документов, в которых зафиксирована выплата суммы причиненного ущерба: приказа, решения суда, добровольного обязательства (п.3 ст.250 и пп.4 п.4 ст.271).
Есть один нюанс: в тех случаях, когда работодатель воспользовался своим правом и отказался от взыскания, ущерб нельзя включить в состав расходов.
У налогоплательщиков на УСН ситуация складывается «однобоко». Они должны учесть в доходах ту сумму, которую работник выплатит, и в том периоде, когда от него поступят деньги (п.1 ст.346.15, п.3 ст.250 и п.1 ст.346.17 НК РФ). А уменьшение стоимости имущества включить в расходы нельзя, так как такого пункта нет в закрытом перечне в ст.346.16 НК РФ.
10. Удержание из зарплаты в программе 1С: 8 ред. 3
Как провести удержание из зарплаты в 1С: 8 ред. 3 показано в видео-уроке:
Бухгалтерский учет взыскания работодателем ущерба с работника несложный, главное, чтобы «под рукой» были все необходимые документы. В налоговом учете важно не перепутать период и суммы. А больше всего внимания требует правильное оформление всех документов. Если работодатель ошибется в этом вопросе, то может получить повестку в суд, но уже в качестве ответчика.
Задавайте в комментариях свои вопросы. Если у вас есть или были сложные ситуации, расскажите о них, чтобы мы вместе смогли найти решение.
