Оплата через интернет товаров и слуг все больше входит в нашу повседневную жизнь. Никого сейчас не удивить онлайн-заказами пиццы или суши на дом, «заморских» дешевых товаров, оплатой по карте телефона и коммунальных услуг и т.д. Не остались в стороне и электронные билеты.
Теперь вовсе не обязательно ехать через весь город на вокзал и простаивать в духоте часовые очереди. Всего 5-10 минут времени, интернет, банковская карта – и билета на самолет или поезд у вас в кармане. Вернее – на электронной почте. Организации также с удовольствием пользуются новшествами, оплачивая билеты напрямую с расчетного счета.
Однако, несмотря на всю простоту подобных покупок, есть несколько правил, которые следует помнить бухгалтеру, занося электронный билет в авансовый отчет сотрудника, делая бухгалтерские проводки и принимая к вычету НДС. Что такое электронный билет, какие документы нужны для признания расходов и как грамотно составить авансовый отчет, мы обсудим в данной статье.
Содержание статьи:
1. Что такое электронные билеты
2. В каком случае электронный билет подтверждает расходы
3. Что делать, если билет потерян
4. Можно ли учесть электронные билеты на иностранном языке
5. НДС в авиабилетах и в авансовом отчете
6. Электронный билет в авансовом отчете
7. Бухучет электронных билетов с примером
Итак, идем по порядку. Если у вас нет времени читать длинную статью, посмотрите короткое видео ниже, из которого вы узнаете все самое важное по теме статьи.
(если видео видно нечетко, внизу видео есть шестеренка, нажмите ее и выберите Качество 720р)
Более подробно, чем в видео, разберем тему электронных билетов далее в статье.
1. Что такое электронные билеты
В первую очередь разберемся, что скрывается под понятием «электронный билет». Билет – это документ, удостоверяющий заключение договора перевозки (п.2 ст.786 ГК). Форму билета утверждается в порядке, предусмотренном транспортными уставами и кодексами. Электронный билет существует в электронно-цифровой форме.
Формы электронных проездных документов утверждены:
- Для железнодорожного транспорта: приказ Минтранса России от 21.08.2012г. №322 1. (ред. от 22.10.2020)
- Для авиации: приказ Минтранса России от 08.11.2006г. №134 2. (ред. от 15.02.2016).
Для электронных билетов на автомобильном транспорте нормы установлены Постановлением Правительства РФ от 01.10.2020 № 1586. Понятие электронных перевозочных документов в нем есть, но формы электронных проездных документов не утверждены, утверждены лишь обязательные реквизиты для разных типов проездных документов (Приложение 1 к Постановлению).
Далее основное внимание уделим электронным авиационным и ж/д билетам.
При покупке электронного билета, как железнодорожного, так и авиабилета, автоматизированная информационная система формирует выписку, которая выдается пассажиру или передается в электронном виде через интернет на электронную почту, если оплата совершена через интернет:
- — для авиации эта выписка называется маршрут/квитанция;
- — для железнодорожного транспорта — контрольный купон.
Маршрут-квитанция и контрольный купон содержат полную информацию о перевозке. В том числе информацию о маршруте, тарифе и итоговой стоимости перевозки, аналогично бумажному билету. Как выглядит маршрут/квитанция видно на рисунке ниже.
А вот так выглядит контрольный купон на железнодорожную перевозку.
Именно контрольный купон и маршрут/квитанцию в обиходе и называют «электронным билетом». По смыслу же контрольный купон и маршрут/квитанция представляет собой выписку из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте и в авиации. На самом деле – это только часть билета.
Маршрут/квитанция и контрольный купон являются документами строгой отчетности:
- п. 2 Приказа Минтранса России №134 от 08 ноября 2006 г.
- п. 2 Приказа Минтранса России N 322 от 21 августа 2012 г.
Напомним, что с 01.07.2019 под бланком строгой отчетности (БСО) понимается первичный учетный документ, приравненный к кассовому чеку, сформированный в электронной форме и (или) отпечатанный с применением автоматизированной системы для БСО в момент расчета между пользователем и клиентом за оказанные услуги, содержащий сведения о расчете, подтверждающий факт его осуществления и соответствующий требованиям законодательства РФ о применении ККТ (п. 1.1. Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ, Письмо ФНС от 30.08.2019 № АС-4-20/17479@).
2. В каком случае электронный билет подтверждает расходы
Итак, электронный билет у вас есть. Теперь нужно определиться, можно ли на его основании признать расходы на поездку. Во-первых, расходы на поездку работника по служебным делам в целях расчета налога на прибыль учитываются в составе командировочных расходов – пп.12 п.1 ст.264 НК, и относятся они к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Во-вторых, не следует забывать, что требование п.1 ст.252 НК об экономической обоснованности и документальной подтвержденности никто не отменял.
Приобретение билета на железнодорожный или авиационный транспорт свидетельствует только о факте заключения договора между перевозчиком и пассажиром. Но договор – это только намерение, сам по себе он не подтверждает факт, что хозяйственная операция действительно произошла. Поэтому немудрено, что у бухгалтера появляется вопрос: какие документы должны быть в наличии, чтобы они подтверждали расходы на проезд?
Для бухгалтерского учета расходы подтверждают первичные документы, которые оформлены в соответствии с требованиями ст.9 закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В НК списка обязательных документов, которыми можно подтвердить расходы на проезд, нет.
Руководствуясь последними разъяснениями чиновников, можно сделать вывод, что для признания расходов на проезд при покупке электронных билетов необходимо:
- Для авиаперевозки:
- маршрут/квитанция (распечатка электронного документа на бумажном носителе) с указанием стоимости перелета – подтвердит расходы на приобретение билета;
- посадочный талон, который выдается при регистрации на рейс – подтвердит перелет по маршруту, указанному в билете.
С 25.02.2019 можно оформлять электронные посадочные талоны (Приказ Минтранса от 14.01.2019 № 7).
По данному вопросу разъяснения приведены в письмах Минфина:
от 09.12.2019 № 03-03-05/95878,
от 15.01.2021 № 03-03-06/1/1448,
от 25.06.2021 № 03-03-07/50225,
от 17.05.2022 № 03-03-06/2/45045,
от 16.01.2023 № 03-03-06/1/2011.
И Письмах ФНС:
от 11.04.2019 № СД-3-3/3409@,
от 16.09.2021 № СД-4-3/12637@.
2. Для железнодорожной перевозки:
- контрольный купон.
Письмо Минфина от 14.03.2023 № 03-03-07/21149.
Также в составе командировочных можно учесть и расходы на каршеринг (краткосрочная аренда автомобиля), например, чтобы добраться от аэропорта до гостиницы в месте командировки.
НДФЛ с командированного при возмещений компанией таких затрат не удерживается (Письмо Минфина России от 28.06.2016 № 03-04-06/37671, УФНС России по г. Москве от 28.01.2019 № 13-11/011687@).
При этом должны быть оформлены все документы, подтверждающие данные услуги для служебных целей, а сами расходы должны быть предусмотрены локальными актами организации, например, Положением о командировках.
3. Что делать если билет потерян
Бывает так, что по безалаберности или просто по случайности сотрудник потерял документы. С маршрут/квитанцией или контрольным купоном проще – их можно просто еще раз распечатать из файла, пришедшего после покупки на электронную почту. Что же делать с посадочным талоном?
В любом случае, не компенсировать сотруднику, если маршрут/квитанция или контрольный купон у него есть, расходы на проезд вы права не имеете. Но и обойтись без дополнительных документов не получится, если вы хотите учесть расходы при налогообложении.
Информация о досмотре пассажира вводится в информационную базу перевозчика (п. 77 Приказа Минтранса от 25.07.2007 № 104).
По нормам налогового кодекса нужно подтверждать документально не затраты на покупку билета, а расходы на проезд (купили билет на определенный рейс, летели именно по этому билету этим рейсом и т.п.).
Поэтому рекомендуем в ЛНА (локальном нормативном акте) организации прописать для командированных работников обязанность:
распечатывать маршрут/квитанцию и посадочный талон, в последнем ставить отметку о предполетном досмотре,
при отсутствии посадочного талона с отметкой о досмотре, работник обязан получить справку перевозчика в такие-то сроки за свой счет и предоставить ее бухгалтеру.
Почему советуем вменить в обязанность сотруднику? Потому что получать справку должно лицо, которое осуществляло полет, или его законный представитель, услуга платная.
Стоимость оплаты справки различается в зависимости от авиакомпании, сроков изготовления: от 1 до 30 дней, приблизительно от 600 до 1,7 тыс. рублей.
Про необходимость получения справки при отсутствии посадочного талона с отметкой Минфин не раз упоминал в своих письмах:
от 28.02.2020 № 03-03-06/1/14640,
от 20.09.2019 № 03 03 07/72477,
от 09.09.2019 № 03 03 07/69371.
Если нет ни посадочного талона, ни справки, — в налоговых расходах (налог на прибыль, УСН, НДФЛ у ИП на ОСНО) стоимость перелета не учитывайте.
Иначе при проверке ревизоры могут доначислить суммы налога.
А вот доначисление взносов на сумму не подтвержденного документами электронного билета можно оспорить в суде: постановление ФАС Уральского округа от 17.06.2014 № Ф09-3145/14.
Что касается НДФЛ, то чиновники считают, что при потере посадочного талона маршрут/квитанции достаточно, чтобы не удерживать НДФЛ (Письмо Минфина от 21.03.2011 № 03-04-06/6-49, от 06.03.2012 № 03-04-06/3-57).
Если сотрудник покупал железнодорожные билеты через терминал, потерял контрольный купон, но на руках имеет посадочный талон, в котором есть информация о поездке и ее стоимость, то такие расходы можно учесть (Письмо Минфина от 14.04.2014. № 03-03-07/16777).
Это все документы, которые потребуются для подтверждения расходов на проезд. Не обязательно требовать с работника кассовый чек или банковскую выписку. На их наличии Минфин перестал настаивать с конца 2013 года.
4. Можно ли учесть электронные билеты на иностранном языке
На первый взгляд, документы, связанные с командировками, в т.ч. электронные билеты на иностранном языке, должны построчно переводится на русский язык (п. 1 ст. 252 НК РФ, п. п. 5, 6 ФСБУ 27/2021, п. 5 Информационного сообщения Минфина России № ИС-учет-33). Заверения перевода не требуется (Письмо Минфина от 09.12.2015 № 03-07-14/71801).
Но так уж важно переводить весь текст?
У нас 2 варианта:
Вариант 1
Воспользоваться рекомендациями Минфина и перевести только:
1. Реквизиты, которые необходимы для признания расходов по налогу на прибыль, т.е. обязательные реквизиты первичных учетных документов по ст. 9 закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
2. Реквизиты, необходимые для применения вычета по НДС, согласно п. 2 ст. 169 НК (продавец, покупатель, наименование товаров (работ, услуг), их стоимость, налоговая ставка и сумма налога).
Все остальное (например, правила перевозки багажа, условия применения тарифа) переводить не нужно: письма Минфина от 29.04.2019 № 03-03-06/1/31506, от 09.12.2015 № 03-07-14/71801, от 10.04.2013 № 03-07-11/11867.
Вариант 2
Воспользоваться хоть и довольно старым, но специальным Письмом ФНС и вообще не переводить данные билетов — Письмо ФНС РФ от 26.04.2010 № ШС-37-3/656@ «Об отсутствии необходимости построчного перевода электронного авиабилета». На сайте ФНС было размещено в разделе «Разъяснение ФНС, обязательные для применения налоговыми органами».
Специальным — потому что оно посвящено именно билетам на иностранном языке. В письме отмечается, что в общем случае значение всех реквизитов определено нормативными документами по оформлению перевозочных документов (единая международная кодировка на английском языке).
Также в письме приведены таблицы, по которым можно однозначно определить основные реквизиты билета на русском языке.
Бухгалтеру требуется сравнить реквизиты своего электронного билета на иностранном языке требованиям, приведенным в указанном письме. Если реквизиты удовлетворяют требованиям, перевод не требуется.
5. НДС в авиабилетах и в авансовом отчете
Как уже было сказано выше, маршрут/квитанция и контрольный купон являются документами строгой отчетности. Поэтому они при распечатке на бумаге соответствуют всем условиям для принятия к вычету входящего в их стоимость НДС. Но есть одно очень важное условие — сумма налога должна быть выделена в этих документах отдельной строкой, т.е. должна быть обозначена конкретная сумма налога.
Подробные разъяснение по этому вопросу приведены в письмах Минфина от 30.10.2020 № 03-07-09/94559, от 30.01.2015 № 03-07-11/3522, от 14.10.2015 № 03-07-14/58804.
По мнению контролеров, если в оформленных электронных билетах сумма НДС отдельной строкой не выделена, то принять его к вычету не получится. И тогда вся стоимость билета вместе с НДС включается в состав прочих расходов согласно п. п. 12 п. 1 ст. 264 НК (письмо Минфина от 10.01.2013 № 03-07-11/01).
Принять к вычету данный НДС можно только в том налоговом периоде, когда утвержден авансовый отчет, на основании которого они включены в расходы (п. 7 ст. 171 НК). Несмотря на то, что поездка фактически могла быть совершена в предыдущем налоговом периоде.
Переносить такой вычет на следующие периоды нельзя (п. 1 ст. 172 НК РФ, п. 18 Правил ведения книги покупок, Письмо Минфина РФ от 14.07.2020 № 03-07-14/61018, Письмо ФНС России от 09.01.2017 № СД-4-3/2@, вопрос 4).
В том случае, когда НДС отдельной строкой не выделен, в суде есть шанс отстоять право на вычет, например, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 27.11.12 № А19-5831/2012.
Особенности отражения вычета по электронным билетам:
1. НДС к вычету с билетов принимается только в том случае, если стоимость билет отражается в налоговых расходах.
2. Билет регистрируется в книге покупок на дату утверждения авансового отчета.
3. Код вычета в графе 2 книги покупок по таким операциям — 23 (письмо ФНС от 22.01.15 № ГД-4-3/794).
4. В графе 3 «дата и номер счета-фактуры» записывается номер билета и дата его оформления. Эта дата может относиться и к прошлому налоговому периоду.
5. Если в маршрут/квитанции и контрольном купоне не указан ИНН и КПП перевозчика, то при заполнении графы 10 книги покупок ставится прочерк (письмо Минфина от 28.05.2015 № 03-07-11/30876, письмо ФНС от 18.08.15 № ГД-4-3/14544).
6. Если компания приобретает билеты через посредника, и посредник выдал счет-фактуру на стоимость билетов, указав в нем сумму НДС, регистрировать в книге покупок нужно все равно проездной документ с выделенным НДС, а не счет-фактуру посредника.
Посредник в таких ситуация не должен составлять счет-фактуру на услуги по транспортировке (Письма Минфина России от 12.10.2010 № 03-07-09/45, от 10.03.2009 № 03-07-09/06, УФНС России по г. Москве от 31.08.2009 № 16-15/090448.1, от 10.01.2008 № 19-11/603).
Теперь, после того как мы определились, в каком случае у организации есть право на вычет, мы посмотрим, как отразить электронный билет и НДС в авансовом отчете.
6. Отражаем электронный билет в авансовом отчете
В программах 1С есть два варианта отражение электронных билетов в авансовом отчете:
Авансовый отчет — универсальный документ для отчета по подотчетным суммам, в том числе по командировкам. В программе в журнале авансовых отчетов (АО) по графе вид операции будет отражено «Закупка, расходы».
Авансовый отчет по командировке — «специализированный» авансовый отчет. Изначально разрабатывался для автоматизированного учета командировок при подключении сервиса «Smartway». Вид операции в журнале АО – «командировка».
Опыт коллег говорит о том, что данный документ 1С нормально функционирует и без подключения указанного выше сервиса.
Предварительно можно отразить поступление билетов, использовав достаточно новый механизм 1С «Поступление билетов» (раздел Покупки).
Подходит для отражения электронных билетов при любом варианте АО, при этом счет 50.03 «денежные документы» не используется, стоимость билета отражается как услуга на счете 76.14 «приобретение билетов для командировок».
Сведения о билетах заносятся и хранятся в специальном справочнике (справочники / покупки и продажи / билеты).
АО обычной формы
На отдельной вкладке «Билеты» введите данные по билету (выберите билет из справочника, если ранее уже вводили данные билета). Сумма расходов при этом с подотчетных сумм сотрудника не списывается (билет покупала организация), но отражается в расходах организации. Проводка, например: Дебет 26 Кредит 76.14.
Отразить билеты можно и на вкладке «Прочее». Этот вариант подходит для тех случаев, когда сотрудник покупает билет самостоятельно.
АО по командировке
Специальная вкладка для билетов в этой форме вынесена вниз документа, выглядит как ссылка «Билеты, приобретенные организацией».
Если билет завели в программу заранее, через блок «Поступление билетов», а уже затем начали оформлять АО по командировке, билет сразу «подтянется» в документ, открыв ссылку можно внести необходимые корректировки.
НДС в АО
Важно правильно проставить ставку и сумму НДС в строчке с данными по билету.
В программе Счет-фактуру (бланк строгой отчетности) можно посмотреть при любом варианте АО в самом документе, нажав кнопку «связанные документы», а затем выбрав счет-фактуру.
При заполнении авансового отчета в графе «Учет НДС» потребуется также указать документ оплаты билета.
Информация о билете, использованном для проезда, отражается на 2-ой странице авансового отчета. Там приводится дата и номер электронного билета, наименование расхода (в нашем случае это билет по конкретному маршруту) а также указывается суммы расходов.
7. Бухучет электронных билетов с примером
Бухгалтерские проводки при отражении билетов в авансовом отчете:
Ситуация 1
Билет для сотрудника покупает организация.
Если организация приобретает билеты за безналичный расчет, то приходует их до выдачи сотруднику на счете 50.3 «Денежные документы», несмотря на то, что они электронные, либо счете 76.14 «Приобретение билетов для командировок» (см. предыдущий раздел).
Данные об электронном билете заносятся в Журнал учета денежных документов.
Стоимость билетов отражается с НДС, т.к. принимать НДС по авиабилетам к вычету до утверждения авансового отчета неправомерно. При получении билета от перевозчика и выдаче его сотруднику списать его стоимость в расходы сразу нельзя, т.к. работник еще не использовал билет и не ездил в командировку.
Пример 1
Сотрудник ООО «Чайка» Воробьев В.В. направлен из Москвы в командировку в г. Новосибирск. Для сотрудника за безналичный расчет приобретен через посредника электронный билет на самолет по маршруту Москва-Новосибирск, стоимость 8 800 руб., в т.ч. НДС 800 руб. Также уплачен сервисный сбор за оформление билета в сумме 600 руб., в т.ч. НДС 100 руб.
Дебет 50-3 Кредит 60 – на сумму 8 800 руб. – оприходован билет,
Дебет 26 Кредит 60 – на сумму 500 руб. – отражен сервисный сбор
Дебет 19 Кредит 60 – на сумму 100 руб. – учтен НДС по сервисному сбору (на основании отдельного счета-фактуры)
Дебет 68 Кредит 19 — на сумму 100 руб. – НДС по сервисному сбору принят к вычету
Затем билет выдан сотруднику:
Дебет 71 Кредит 50-3 — на сумму 8 800 руб.
После возвращения из командировки работник составляет авансовый отчет, приложив к нему маршрут/квитанцию и посадочный талон (предполагаем, что НДС в электронном билете выделен отдельной строкой):
Дебет 26 Кредит 71 – на сумму 8 000 руб. – списаны расходы на билет
Дебет 19 Кредит 71 – на сумму 800 руб. – выделен НДС со стоимости билета
Дебет 68 Кредит 19 — на сумму 800 руб. – НДС по билету принят к вычету
Ситуация 2.
Билет сотрудник покупает самостоятельно.
Сотрудник получает денежные средства в подотчет на командировку. Часть их расходует на покупку билетов. Сумма в подотчет на командировку может быть выдана и частями (первая часть — на билет «туда», вторая — на саму командировку и билет «обратно» и т.п.)
Бухгалтерские проводки будут отражены в учете при проведении авансового отчета. В принципе, они те же, что и в примере 1.
Пример 2 (продолжение Примера 1)
Предположим, что обратный билет по маршруту Новосибирск-Москва сотрудник ООО «Чайка» Воробьев В.В. приобретает самостоятельно. Стоимость билета 9 130 руб., в т.ч. НДС 830 руб.
Дебет 71 Кредит 50 – на сумму 20 000 руб. – выдан аванс на командировочные расходы
К составленному авансовому отчету работник приложил маршрут/квитанцию и посадочный талон. Стоимость обратного билета 9 130 руб., в т.ч. НДС 830 руб.
Дебет 26 Кредит 71 – на сумму 8 300 руб. – списаны расходы на билет
Дебет 19 Кредит 71 – на сумму 830 руб. – выделен НДС со стоимости билета
Дебет 68 Кредит 19 — на сумму 830 руб. – НДС по билету принят к вычету
Дебет 26 Кредит 71 — суточные по командировке за 3 дня в сумме 2 100 руб.,
Дебет 26 Кредит 71 – расходы по проживанию за 3 суток в сумме 7 500 руб.,
Дебет 50 Кредит 71 —внесен неизрасходованный остаток в кассу организации в сумме 1 270 руб.
Как сформировать авансовый отчет с авиабилетом в программе 1С: Бухгалтерия 8 ред. 3.0 смотрите в видеоуроке:
А на вашем предприятии используются электронные билеты? С какими сложностями вы столкнулись при их учете? Считаете ли вы их более удобными по сравнению с бумажными бланками? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!
