Оформление командировки: пошаговая инструкция

С командировками сталкивается практически любой бухгалтер. Бухгалтер небольшой фирмы должен уметь оформлять и все распорядительные документы, связанные с командировкой. Рассмотрим основные правила.

Содержание статьи:

1. Оформление командировки пошаговая инструкция

2. Документы для оформления командировки

3. Авансовый отчет по командировке

4. Командировка на личном автомобиле оформление

5. Командировка на 1 день оформление

1. Оформление командировки пошаговая инструкция

Понятие служебной командировки — в статье 166 ТК РФ. Это поездка для выполнения служебного задания в течение определенного промежутка времени в местность, отличную от места работы.

В отношении командировок действует нормативный документ — Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение о командировках).

В организации может быть принят и локальный нормативный акт (ЛНА), например, Положение о служебных командировках.

Шаг 0.

До оформления любой командировки нужно проверить, не относится ли сотрудник, которого планируется отправить в командировку, к тем категориям работников согласно ТК РФ, для которых действует запрет или ограничения по направлению их в командировки.

Даже в однодневную служебную командировку нельзя отправлять беременных, несовершеннолетних, тех, с кем заключен ученический договор или договор ГПХ.

Некоторых сотрудников нельзя отправить в командировку без их согласия. Например, сотрудницу, у которой есть дети до 3-х лет.

В таких случаях требуется получить письменное согласие сотрудника на командировку. Сам запрос также должен быть оформлен документально.

Рассмотрим оформление командировки пошаговая инструкция в общем случае:

Шаг 1.

Создание распорядительного документа (Приказ, распоряжение) о направлении в командировку.

Командировочное удостоверение и служебное задание в настоящее время не являются обязательными документами для оформления командировки. Но оформляются, если их наличие обязательно согласно ЛНА организации.

В организации может быть прописан и иной порядок оформления. Например, Шаг 1 может предварять обязательно оформление служебной записки от руководителя подразделения, в котором работает сотрудник, направляемый в командировку.

Служебная записка в этом случае должна содержать краткий перечень того, куда, на сколько, и с какой целью направляется сотрудник.

Эти же данные потом указываются и в приказе на командировку.

При расчете дней командировки нужно ориентироваться на время выезда и возвращения. Например, днем выезда считается дата отправления транспортного средства. В том случае, когда, например, аэропорт находится за пределами населенного пункта, необходимо добавить в расчет время, необходимое для проезда до аэропорта.

Шаг 2.

Выдача денежных средств в подотчет на командировку. На выдачу денежных средств (перечисление их с расчетного счета организации на карту сотрудника) должен быть оформлен очередной распорядительный документ, либо сделана соответствующая отметка на заявлении сотрудника о выдаче денежных средств в подотчет, содержащая сумму, срок, подпись и дату подписания руководителем.

Шаг 3.

Регистрационная запись в журнале учета командировок. Это не обязательное действие. Выполняется для случаев, когда такой журнал ведется в организации.

Шаг 4.

Отражение командировки в табеле учета рабочего времени. Особое внимание – выходным дням, если сотрудник в выходные дни в командировке трудится, либо находится в пути. Общих правил обозначения таких дней в табеле нет. Варианты:

1. РВ (работа в выходной).

2. К/РВ (командировка/работа в выходной), с указанием времени такой работы в часах (Письмо Минтруда РФ от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291).

Напомним, что работа в выходные – только с согласия работника. Соответственно должно быть письменное согласие работника и соответствующий распорядительный документ (раздел в документе на командировку).

Шаг 5.

Оформление продления командировки/отзыва из командировки (при необходимости).

Шаг 6.

Создание работником служебной записки по возвращении из командировки. Это может быть отчет по командировке, а может быть документ в свободной форме, подтверждающей не только выполнение командировочного задания, но и фиксирующий, например, факт того, что проезд к месту командировки осуществлялся на автомобиле сотрудника.

Шаг 7.

Подготовка и подписание работником и утверждение руководителем авансового отчета по командировке.

Шаг 8.

Завершение денежных расчетов по подотчетным суммам по командировке (возмещение перерасхода денежных средств, либо возврат неиспользованного остатка).

Частный случай.

Если работник находится в отпуске, и возникла необходимость срочно отправить именно его в служебную командировку, сделать это можно, но только с согласия работника, оформленного письменно. Также необходимо в произвольной форме оформить Приказ на отзыв из отпуска.

Остаток отпуска предоставляется работнику по его желанию в любое время в течение текущего года, либо присоединяется к следующему отпуску. По мнению Минтруда, работник при этом не должен быть лишен возможности использовать как минимум 14 дней отпуска подряд (Письмо Минтруда РФ от 03.10.2019 № 14-2/ООГ-7286).

2. Документы для оформления командировки

Итак, документы для оформления командировки до ее начала:

• приказ (распоряжение) о направлении в командировку,

• служебное задание (при необходимости),

• решение о признании командировки однодневной (при необходимости, подробности ниже в отдельном разделе),

• согласие о работе в выходной день в командировке (при служебной необходимости),

• приказ (распоряжение) о работе в выходной день в командировке, с указанием размера оплаты, либо информации о предоставлении отгула (дня отдыха) за работу в выходной.

Документы для оформления командировки в случае изменения условий командировки:

• Приказ (распоряжение) об отзыве из командировки.

• Приказ (распоряжение) о продлении командировке.

Порядок сокращения/продления сроков командировки ни Положением о командировках, ни другими нормативными актами, не регламентирован.

В произвольной форме может быть издан Приказ об отзыве из командировки (продлении ее срока), в котором указывают причины такого действия.

Документы для оформления командировки по возвращению из командировки:

• Авансовый отчет.

• «Управленческий» отчет по командировке (служебная записка).

Если ЛНА организации предусмотрены доплаты командированному сотруднику в случаях, когда оплата исходя из среднего заработка окажется меньше оклада, то документы для оформления командировки (доплаты):

• ЛНА по оплате труда (в части доплат по командировкам),

• Приказ об установлении доплаты по командировке.

  3. Авансовый отчет по командировке

Авансовый отчет по командировке заполняется сотрудником. Это по правилам. На практике бухгалтер нередко сам готовит отчет в бухгалтерской программе, вводя данные о предварительно проверенных документах, которые предоставил сотрудник.

Основные документы, подтверждающие командировочные расходы:

• документы о найме жилого помещения,

• документы по расходам на проезд,

• документы по иным расходам (п. 26 Положения о командировках), которые связаны с командировкой.

Также в авансовом учете указываются суточные. Как правило, документом-основанием в этом случае служит справка бухгалтера.

Если речь идет о командировке за границу, помним, что документы на иностранном языке должны быть переведены. Перевод может быть сделан как специалистом, так и сотрудником организации, владеющим соответствующим иностранным языком (Письмо Минфина РФ от 20.04.2012 № 03-03-06/1/202).

4. Командировка на личном автомобиле оформление

В случае командировки на личном автомобиле сотрудника информация об этом факте, на наш взгляд, должна быть указана в приказе на командировку.

Командировка на личном автомобиле оформление заключается в том, чтобы в каком-либо документе отразить маршрут следования, пробег автомобиля, количество израсходованного топлива.

Это может быть как путевой лист, так иной документ, определенный ЛНА организации и подтверждающий как расход топлива, так и служебный характер поездки.

При использовании путевых листов на командировку может быть выписан 1 путевой лист на весь рейс (всю командировку), на котором необходимо наличие отметки о прохождении водителем медицинского осмотра.

Если автомобиль в аренде, кассовые чеки (аналогичные документы) на покупку топлива отражаются в авансовом отчете по командировке. В случае соглашения об использовании личного авто сотрудника есть нюансы.

Сотруднику положена компенсация. Размеры компенсаций за использование личного авто, которые принимаются в расходы по налогу на прибыль и УСН, утверждены почти 20 лет назад Постановлением Правительства от 08.02.2002 № 92:

• 1 200 рублей в месяц для легковых авто с двигателем объемом до 2 тыс. куб. см включительно,

• 1 500 рублей в месяц для легковых авто с двигателем объемом более 2 тыс. куб. см.

Специалисты Минфина РФ почему-то считают, что эти суммы уже содержат все эксплуатационные затраты. Не только износ авто, но и затраты на ГСМ, ТО и ремонт. Расходы сверх этих норма в НУ учесть нельзя (Письма Минфина РФ от 16.05.2005 № 03-03-01-02/140, от 10.04.2017 № 03-03-06/1/21050).

Не забываем, что для НУ расходов также важно, чтобы автомобиль был оформлен на самого работника или супруга (Письмо Минфина РФ от 24.11.2017 № 03-04-05/78097). В противном случае не будет льгот по НДФЛ и страховых взносам с суммы компенсаций за использование личного авто (Письмо Минфина РФ от 26.09.2017 № 03-04-06/62152, Письмо ФНС РФ от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).

5. Командировка на 1 день оформление

Отравление сотрудника со служебным заданием в местность, откуда он может ежедневно возвращаться к месту постоянной работы или проживания, иногда называют местными или однодневными командировками.

Командировка на 1 день оформление ничем особо не отличается от других командировок. Порядок оформления тот же самый.

Единственное отличие — суточные при таких командировках не выплачиваются (абз. 4 п. 11 Положения о командировках).

В некоторых организациях в ЛНА предусмотрена оплата суточных при однодневных командировках. По мнению Минтруда (Письмо от 28.11.2013 № 14-2-242) такие решения противоречат положениям ст. 168 ТК РФ в отношении правовой природы суточных.

Значит, есть риск непризнания таких сумм в расходах в налоговом учете.

Целесообразность ежедневного возвращения из командировки определяет руководитель организации в соответствующем распорядительном документе.

Учитываются:

• расстояние,

• наличие и условия транспортного сообщения,

• характер командировочных заданий,

• создание работнику необходимых для отдыха условий (абз. 5 п. 11 Положения о командировках).

Командировка на 1 день оформление в случае, когда есть компенсации при однодневных командировках, — соответствующий ЛНА, содержащий размеры таких компенсаций.

Мы с вами рассмотрели оформление командировки пошаговая инструкция, документы для оформления командировки, а также случаи, вызывающие наибольшие вопросы (командировка на 1 день, командировка на личном транспорте). Если у вас еще остались вопросы, задайте их в комментариях ниже.

МК Денежные средства

Подписывайтесь на наш инстаграм и телеграм

И наш тик-ток

Наш канал на яндекс-дзен