Смена бухгалтера зачастую не простой период в деятельности организации. Особый порядок увольнения главбуха Трудовым кодексом РФ не предусмотрен. Регламент передачи дел законодательно не установлен. Но негласные правила на практике существуют. О них сегодня и поговорим.
Содержание статьи:
- Смена бухгалтера передача дел
- Передача дел бухгалтером при увольнении
- Передача дел новому бухгалтеру. Особенности передачи дел по зарплате
- Документы при передаче дел главного бухгалтера
- Приказ о передаче дел бухгалтера
- Акт передачи дел главного бухгалтера
- Образец передачи дел главного бухгалтера
- Смена бухгалтера передача дел
Смена бухгалтера передача дел, ее порядок определяется каждой организацией самостоятельно.
Поэтому лицу, ответственному за данную процедуру в конкретной организации, следует как минимум:
- определиться с составом и последовательностью действий при передаче дел,
- понять, кто будет участвовать в передаче дел, кроме прежнего и нового бухгалтера,
- решить, будет ли создаваться комиссия по передаче дел. Ее создание аргументировано, если объем документов (информации) значителен.
- уточнить, какими документами будет оформляться передача дел, и в какие сроки.
Напомним, что в идеале должны передаваться документы и данные за 5 лет, или за время работы главбуха в организации, если он трудился в данной фирме меньший период времени.
Если в организации утвержден локальный нормативный акт (ЛНА), регламентирующий передачу дел, нужно просто строго следовать его положениям. Если такого документа в компании нет, смена бухгалтера передача дел может быть произведена в следующем порядке:
1). Ознакомление нового бухгалтера с должностными обязанностями и структурой компании. Зачастую этой процедурой пренебрегают, что может отрицательно сказаться на процессе передачи.
Например, в компании есть кадровая служба. Тогда часть документов передавать от главбуха к главбуху не потребуется. И, наоборот, если нет кадровой службы или кадрового работника в штате, состав передаваемых документов будет расширен.
2). Изучение приказа о передаче дел.
3). Инвентаризация имущества и обязательств компании. В небольших фирмах это момент иногда упускают, хотя инвентаризация при смене главбуха необходима, в т.ч. и для понимания новым сотрудником бизнес-процессов организации.
4). Проверка ведения учета и отчетности, в том числе по данным бухгалтерской программы, ознакомление с порядком работы с документами (бумажный или электронный документооборот, места хранения документов, ответственные лица и т.п.)
5). Получение пояснений от прежнего бухгалтера по неоднозначным моментам.
6). Непосредственная передача документов: фиксация в проекте акта документов, которые передаются, а также документов, которые передаваться не будут по каким-либо причинам.
7). Окончательное оформление и подписание акта приема-передачи дел.
Также рекомендуем новому бухгалтеру:
- Проверить отражение в учете документов за последний период (год, квартал и т.п.), если увольнение в середине месяца — наличие документов за этот период,
- отразить в текстовой части акта те моменты, которые представляются ему нарушением действующего законодательства по бухгалтерскому и налоговому учету. Например, то, что в организации не создавался резерв по сомнительным долгам в бухгалтерском учете (БУ).
- Передача дел бухгалтером при увольнении
Передача дел бухгалтером при увольнении должна сопровождаться проверкой наличия документов не только непосредственно по бухгалтерскому учету и отчетности, но и некоторых других.
Например, следующих документов по деятельности организации:
- учредительных и регистрационных,
- распорядительных и методологических.
Передача дел бухгалтером при увольнении подразумевает главным образом передачу бухгалтерских и сопутствующих им документов. Таких, как:
- учетная политика компании (в т.ч. по налоговому учету),
- другие ЛНА: положение о бухгалтерской службе, положение об оплате труда и премировании, о командировках и кассовых операциях и т.п.
- первичные учетные документы (включая бухгалтерские справки),
- оправдательные документы (договоры с поставщиками и покупателями и т.п.),
- акты сверок и инвентаризаций,
- кассовые и банковские документы,
- кадровые документы,
- регистры бухгалтерского и налогового учета,
- отчетность (бухгалтерская, налоговая, в фонды, статистику и т.п.),
- документы, связанные с судебными разбирательствами, а также недостачами, хищениями и т.п. (при наличии),
- другие документы, необходимые для ведения учета.
Следует уделить внимание и тому, в каком виде передаются документы. На наш взгляд, они должны быть подобраны в хронологическом порядке и прошиты в соответствии с перечнем (описью) к каждой сшивке. Если документы передаются в папках не прошитыми, нужно отразить этот факт в акте приема-передачи.
Рекомендуем проверять соответствие данных сданной отчетности цифрам бухгалтерской программы.
При проверке регистров учета уделить особое внимание тем статьям, по которым отражены наибольшие суммы.
Если есть аудиторское заключение, обязательно ознакомиться с ним, оценить, проведены ли корректировки в учете в соответствии с рекомендациями аудиторов, если такие имеются.
Также следует ознакомиться с документами налогового контроля, имеющимися в организации.
- Передача дел новому бухгалтеру
Особенности передачи дел по зарплате
Особенности передачи дел по зарплате заключается, с одной стороны, в возможном расширении/сужении числа передаваемых документов в зависимости от наличия кадровой службы и ее функционала.
С другой стороны, специфики используемых трудовых ресурсов. В компаниях, использующих труд иностранных работников, инвалидов, других особенных категорий работников, передача дел новому бухгалтеру включает дополнительные документы и информацию.
В любом случае документам, связанным с оплатой труда работников, нужно уделить особое внимание.
Передача дел новому бухгалтеру в этом случае включает проверку наличия следующих документов и данных:
- документов, которыми оформлены трудовые отношения (трудовые договора, договора ГПХ, приказы о приеме на работу и увольнении и т.п.),
- штатного расписания и табелей учета рабочего времени,
- документов по вычетам НДФЛ,
- расчетно-платежных ведомостей (ведомостей в банк),
- документов, подтверждающие задолженность по заработной плате (если таковая имеется).
- Документы при передаче дел главного бухгалтера
Документы при передаче дел главного бухгалтера могут быть самые разные. Но мы советуем всегда оформлять Приказ о передаче дел бухгалтера и Акт передачи дел главного бухгалтера.
Также должны быть оформлены отзывы доверенностей прежнего главбуха на представление интересов организации, прежде всего в контролирующих органах.
Нужно проверить банковские карточки подписей. Возможно, потребуется их переоформить, если подпись уволившегося главбуха присутствовала в таких карточках.
Если при увольнении главного бухгалтера не был оформлен акт приема-передачи дел (не назначено ответственное лицо, принимающее документы), новому главному бухгалтеру рекомендуем составить опись дел и документов, с которыми он начнет работу в новой для себя фирме, а также дать краткую характеристику состояния учета.
- Приказ о передаче дел бухгалтера
Приказ о передаче дел бухгалтера новому ответственному должен содержать:
- ФИО лица, передающего документы.
- ФИО лица, принимающего дела,
- основание передачи дел,
- перечень других лиц, участвующих в передаче с указанием ФИО и их должностей, если такие лица участвуют в процессе.
- состав комиссии по передаче дел, с указанием председателя комиссии, если такая комиссия создается,
- период, в течение которого должна быть осуществлена передача,
- лицо, ответственное за передачу дел (с указанием ФИО и должности).
- Акт передачи дел главного бухгалтера
Акт передачи дел главного бухгалтера, на наш взгляд, должен содержать:
- ФИО лиц, участвующих в передаче,
- дату передачи дел, период, за который передаются документы,
- ссылку на приказ, на основании которого проводилась передача,
- наименование и количество переданных документов. Это может быть количество дел, папок, сшивок и т.п. Для документов строгой отчетности следует указывать серии и номера неиспользованных бланков.
- список отсутствующих документов (документов, представленных только в виде копий и т.п.),
- список ошибок, недочетов в оформлении документов, обнаруженные в процессе передачи дел,
- число (характеристику) переданных печатей, штампов, электронных носителей информации и т.п.,
- характеристику состояния бухгалтерского и налогового учета: состав учетной политики, состояние учета по различным участкам (ОС, запасы, расчеты и т.п.).
Следует уделить внимание специфике деятельности организации, если таковая имеется, и нормативным документам, на основании которых оформлялись факты хозяйственной жизни.
- описание технических моментов создания, хранения, доступа к учетной информации фирмы.
К акту можно приложить:
- оборотно-сальдовую ведомость за последний отчетный период (год, квартал и т.п.), с максимальной расшифровкой по субсчетам и с подписью руководителя и уволившегося бухгалтера,
- опись переданных документов и материалов,
- пояснения уволившегося бухгалтера.
- Образец передачи дел главного бухгалтера
Образец передачи дел главного бухгалтера можно посмотреть в любой из информационно-справочных систем, например, Консультант Плюс, доработать его «под себя» и использовать в работе, т.к. законодательных правил по оформлению документов передачи дел не установлено.
Образец передачи дел главного бухгалтера не приводим, так как все важные моменты, которые нужно отразить, мы подробно описали в предыдущих разделах статьи.
В заключение совет для увольняющего бухгалтера.
Рекомендуем сделать копии документов, которые в случае претензий помогут отстоять невиновность бухгалтера, передавшего дела.
Ведь есть некоторый риск привлечения главбуха к ответственности по возмещению убытков, нанесенных фирме из-за бездействия бухгалтера. Например, при наличии больших сумм дебиторской и кредиторской задолженности.
Но если бухгалтер все делал в соответствии с законодательством и должностной инструкцией, делал вовремя, ему нечего опасаться.
Мы с вами рассмотрели передачу дел бухгалтером при увольнении, документы при передаче дел главного бухгалтера. Если у вас остались вопросы, задавайте их в комментариях.
Подписывайтесь на наш телеграм
