Учет путевых листов

Необходимость заполнения, порядок заполнения, учет путевых листов – тема, волнующая как начинающих, так и опытных бухгалтеров. Особенно актуальна тема для нетранспортных организаций потому, что нет четкой позиции по этим вопросам для таких организаций.

Содержание статьи:

1. Путевой лист на автомобиль. Законодательная база.

2. Требования к путевому листу нетранспортных организаций

3. Учет ведения путевых листов

4. Учет выдачи путевых листов

5. Учет ГСМ и путевых листов

6. Если не вести путевые листы

1. Путевой лист на автомобиль. Законодательная база.

Путевой лист (ПЛ) обязателен при осуществлении перевозок различным транспортом согласно Федеральному закону от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта».

НО
данный федеральный закон — для тех, кто оказывает транспортные услуги, является транспортной организацией.

Обязательные реквизиты согласно приказу Минтранса следующие:

• наименование и номер путевого листа,
• срок действия путевого листа,
• данные о собственнике (владельце) транспортного средства,
• данные о транспортном средстве,
• информация о водителе.

Утверждены и унифицированные формы путевых листов для разных видов транспорта — Постановление Госкомстата России от 28.11.1997 г. № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте». Следует учесть, что данное постановление не было нигде официально опубликовано и не было зарегистрировано в Минюсте РФ.

По мнению Минфина РФ, путевой лист, независимо от того, составлен он по унифицированной, либо по самостоятельно разработанной форме, должен содержать реквизиты по Приказу Минтранса № 152. Остановимся на них подробнее.

При указании данных о собственнике автотранспортного средства, Минтранс для организаций рекомендует указывать не только их наименование, организационно-правовую форму и местонахождения, но и номер телефона и ОГРН. Если владелец транспорта является ИП — ему придется указать полный почтовый адрес, номер телефона и ОГРИП.

В составе общих сведениях о транспортном средстве, наряду с типом транспорта, его моделью и госномером, Минтранс требует указывать и

показания одометра (пробег в километрах):

• при выезде,

• при заезде в гараж.

А также — дату и время:

• выезда,

• заезда в гараж,

• дату и время техосмотра при выезде.

В составе данных о водителе указываются данные медицинского осмотра:

• перед сменой (в момент выезда),

• после смены (при заезде в гараж).

Путевой лист выписывается на автомобиль. Поэтому допускается выписывать один путевой лист на несколько водителей, управляющих одним автомобилем в течение одного длительного рейса (Письма Минтранса от 08.04.2019 № Д3-531-ПГ, от 04.04.2019 № Д3-514-ПГ). Важно при заполнении ПЛ — предусмотреть возможность проставления штампов о медосмотре каждого водителя.

Указанные письма Минтранса рекомендуем бухгалтерам транспортных организаций использовать при работе с путевыми листами.

В будущем учет путевых листов несколько упростится. В законодательных планах Минтранса и Минкомсвязи – внедрение возможности применения электронных путевых листов (декабрь 2021 года), запуск единой системы оформления путевых листов (июль 2022 года). Более подробная информация — в Распоряжение правительства от 24.10.2019 № 2519-р.

2. Требования к путевому листу нетранспортных организаций

С транспортными организациями все понятно. Как быть нетранспортным компаниям, использующим в своей работе автомобиль, который может быть как на балансе организации, так, и взят, например, в аренду?

На наш взгляд, для таких организаций для целей бухгалтерского и налогового учета действующее законодательство вообще не содержит требования заполнять именно путевой лист. Но приходится считаться с разъяснениями Минфина и ФНС РФ, которые постоянно отсылают нетранспортные организации к требованиям и документам, обязательным для компаний, осуществляющим деятельность в сфере транспорта. Основной аргумент с пользу того, что путевой лист должен быть — налоговый учет расхода ГСМ.

Важно в своей учетной политике прописать, какой именно документ будем использовать: путевой лист, либо иной первичный документ.

Нетранспортная компания может использовать унифицированную форму путевого листа, обязательно заполняя при этом все необходимые реквизиты, а может разработать свою форму, содержащие обязательные реквизиты, установленные Федеральным законом № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Нужно учесть, что Федеральный закон от 10.12.1995 № 196-ФЗ
«О безопасности дорожного движения» содержит требования для всех организаций, в т.ч. нетранспортных, организовать технический и медицинский осмотр, причем первый – «в порядке, установленном исполнительным органом государственной власти…». Получается — с обязательным заполнением путевого листа.

И Минтранс, аргументируя тем, что путевой лист является обязательным для целей обеспечения безопасности дорожного движения, считает, что требования в отношении обязательных реквизитов путевого листа распространяются не только на транспортные организации, но и те компании, которые используют автотранспорт для собственных нужд (Письмо Минтранса России от 04.04.2019 г. № ДЗ-514-ПГ). Суды же зачастую считают иначе.

3. Учет ведения путевых листов

В отношении путевых листов нетранспортных организаций есть несколько тонких моментов, по которым имеются разные точки зрения контролирующих органов и судов.

Тонкость 1 – срок путевого листа

В соответствии с последней редакцией Приказа Минтранса № 152 путевой лист выписывается перед рейсом в случае длительного рейса, превышающего рабочий день (смену) водителя. Если в течение рабочего дня водитель совершает несколько рейсов – то перед первым рейсом.

Получается, что в настоящее время необходимо выписывать либо путевой лист на каждый день, если в течение дня водитель совершает несколько рейсов, либо на длительный рейс.

В предыдущей редакции Приказа № 152 была другая формулировка, допускающая выписку путевого листа: как на день, так и на другой срок. И была установлена верхняя граница такого срока — 1 месяц. Теперь таких ограничений нет. Для длительных рейсов необходимо указывать даты начала и окончания рейса (срока, когда путевой лист может быть использован).

Но, повторимся, это требования для транспортных организаций. Для других фирм, в которых иногда даже должность водителя не предусмотрена штатным расписанием, на наш взгляд, локальным нормативным актом (ЛНА) организации, либо учетной политикой фирмы может быть предусмотрено выписка путевого листа и на срок, превышающий 1 день.

Тонкость 2 – маршрут следования

Минфин менял свою позицию по этому вопросу. В письме Минфина 2006 года (от 20.02.2006 г. N 03-03-04/1/129) указывалось, что маршрут указывать в путевом листе нужно обязательно. Иначе нельзя учесть в расходах ГСМ. В некоторых более поздних письмах (с 2009 года) Минфин уже не возражал против того, чтобы нетранспортные организации, использующие самостоятельно разработанную форму путевого листа, маршрут следования не указывали. Также считают и некоторые суды.

Напомним, что если нетранспортная организация использует унифицированную форму путевого листа, маршрут следования указывать придется, так как это обязательный реквизит.

Тонкость 3 — обязательность отметки о медицинском осмотре

Минфин считает, что даже если организация разработала свою форму путевого листа, обязательные реквизиты по Приказу Минтранса № 152 должны заполняться. В том числе сведения о водителе, в состав которых включены сведения о прохождении медицинского осмотра. Иначе нельзя учесть налоговые расходы на ГСМ.

Но есть и другой подход. Согласно ему Приказ № 152 на нетранспортные организации не распространяется. А расходы в соответствии со статьей 252 НК РФ можно подтвердить другими документами. Такой позиции придерживаются, например, некоторые суды (Постановление ФАС Московского округа от 10.08.2009 г. по делу № КА-А40/7253-09).

Налогоплательщику придется самостоятельно решать, какую позицию он будет использовать. Если будет указывать данные о медосмотрах, то нужно будет руководствоваться Порядком проведения медицинских осмотров, утвержденном Приказом Минздрава России от 15.12.2014 г. № 835н.

Обратим лишь внимание на формулировку нормативных актов, которые можно использовать в случаях, когда водителя (должности, строчки в штатном расписании) вообще нет:

«Обязательные предрейсовые медицинские осмотры проводятся в течение всего времени работы лица в качестве водителя транспортного средства…» (п.3 статьи 23 Закона № 196-ФЗ, п.6 Порядка, утвержденного Приказом Минздрава № 835н).

Формулировки судей еще более конкретны:

«ООО … водителей в штате не имеет, факт оказания услуг либо выполнения какими-либо конкретными лицами трудовой функции водителя, равно как и факт использования каких-либо конкретных транспортных средств для перевозки… не подтвержден, пришли к выводу, что… обязанность организовывать и проводить предрейсовый и послерейсовый медицинские осмотры водителей, на общество… не распространяются» (Постановление АС ЦО от 15.04.2015 № Ф10-863/2015 по делу № А35-7124/2014, Определение ВС РФ от 06.10.2015 № 310-КГ15-8439).

Тонкость 4 — обязательность отметки о предрейсовом контроле технического состояния автомобиля

Здесь также существуют два противоположных подхода.

Подход 1 — в организации должен быть определен порядок контроля технического состояния автомобиля и лицо, ответственное за такой контроль (Правила обеспечения безопасности перевозок пассажиров и грузов автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утвержденных Приказом Минтранса России от 15.01.2014 г. № 7).

Подход 2 — такие правила не распространяются на нетранспортные организации.

Нужно учесть, что в Федеральном законе № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» требования о контроле технического состояния транспортных средств, используемых для собственных нужд, относится только к автобусам и грузовым автомобилям (п. 2 статьи 20 Закона № 196-ФЗ, Письмо Минтранса от 17.03.2017 № 03-525ПГ, п. 3 Постановления Пленума ВС РФ от 26.06.2018 № 26).

Тонкость 5 — нормы расходы ГСМ

Учет ведения путевых листов и определение норм расхода топлива напрямую не связаны. Но считаем необходимым затронуть и эту тонкость.

В отношении норм расхода ГСМ для нетранспортных организаций на настоящий момент есть сложившийся подход, суть которого в том, что нормы, утвержденные Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 г. № АМ-23-р обязательны для транспортных организаций.

Но ответ на вопрос «можно ли учесть в расходах фактический расход ГСМ» не так однозначен.

По НК РФ такие расходы не нормируются (в отличие от сумм компенсаций, выплачиваемым сотрудникам, использующим личный транспорт в служебных целях).

Но, например, при выездной проверке, контролеры проверяют соответствие расхода ГСМ пройденному расстоянию, руководствуясь нормами расхода ГСМ для определенного класса автомобилей. Но проверяющие, как правило, не возражают, если в компании были установлены собственные нормы расхода ГСМ. Но такие нормы должны быть обоснованы. Например, при установлении норм были произведены замеры расходуемого топлива, исходя из условий эксплуатации транспорта в организации. Если в организации свои нормы не установлены, то контролеры считают, что нужно учитывать нормы для транспортных компаний.

4. Учет выдачи путевых листов

Нужно ли как-то фиксировать выдачу путевых листов?

Согласно тому же Приказу № 152 да, нужно вести журнал регистрации путевых листов. И мы опять возвращаемся к неоднозначному ответу на вопрос «применимы ли требования приказа № 152 к нетранспортным организациям?».

Учет выдачи путевых листов требует, таким образом, самостоятельного решения налогоплательщика. Мы лишь напомним, что журнал может быть как унифицированной, так и самостоятельно разработанной формы.

5. Учет ГСМ и путевых листов

При использовании унифицированной формы путевого листа в отдельных графах указывается количество ГСМ в баке автомобиля, его расход и остаток. Поэтому по путевому листу легко вычислить фактический расход ГСМ.

Если в организации используется своя форма путевого листа, содержащая обязательные реквизиты, установленные Приказом Минтранса № 152, то в нем заполняются показания спидометра на начало и конец пути. Исходя из этих данных, определяются количество пройденных километров. В этом случае рассчитывается расход ГСМ исходя из установленных норм.

Еще раз напомним, что можно использовать нормы расхода, как установленные распоряжением Минтранса № АМ-23-р, так и обоснованные нормы расхода, разработанные организацией самостоятельно.

На основании путевого листа производится расчет либо фактического, либо нормативного списания ГСМ. Рассчитанные таким образом данные используются для отражения в учете.

Учет ГСМ и путевых листов для целей бухгалтерского учета сводится к расчету расхода топлива и отражению этого расхода на счетах учета.

Вне зависимости от применяемого способа, в бухгалтерском учете списания ГСМ производится по фактической стоимости, даже если есть сверхнормативный расход топлива при нормативном способе учете.

Для списания ГСМ применяют один из методов (ПБУ 5/01):

• по средней себестоимости,
• по себестоимости первых приобретенных закупок ГСМ (метод ФИФО).

Бухгалтерские проводки – в таблице 1.

Таблица 1.

Содержание операции (факта хозяйственной жизни)	Проводка
	Дебет	Кредит
Приобретен бензин	10.03	60.01
Отражен НДС	19.03	60.01
ГСМ списан на расходы	20, 26, 44…	10.03

Налоговый учет ГСМ и путевых листов базируется на том, что в расходах можно учесть лишь стоимость топлива, списанного по установленным нормам. Перерасход принять в налоговых расходах не получится.

6. Если не вести путевые листы

Расходы на ГСМ можно учитывать и на основании других документов. Например, заполнять акт на списание согласно данным приборов учета и контроля за движением автомобиля с использованием системы ГЛОНАСС или других (Письмо Минфина России от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354). Но сегодня мы говорим только о путевых листах.

Претензии в отсутствии путевых листов могут предъявить:

1. ИФНС (за исключение компаний на УСН доходы)

2. ГБДД. Ведь в соответствии с Правилами дорожного движения (п.2.1.1.) водитель должен иметь при себе и по требования сотрудников предъявлять ряд документов, в число которых входит и путевой лист.

Часто налогоплательщик, арендующий автотранспорт для служебных целей у своих сотрудников, считает, что если обязанность по закупке ГСМ и поддержанию автомобиля в технически исправном состоянии возлагается договором на арендодателя, стоимость ГСМ и техобслуживания входит в состав арендной платы и отдельно в расходах не отражается, то и заполнять путевой лист не нужно. На первый взгляд, с такой позицией можно согласиться.

Но стоит учесть тот момент, что при выездных проверках контролеры, скорее всего, потребуют документально подтвердить факт использования автомобиля в служебных целях. Одного договора аренды будет не достаточно. Некоторые консультанты предлагают в таких случаях вести не путевые, а маршрутные листы.

Требования к маршрутным листам не установлены. Форму можно разработать самостоятельно. Документ должен содержать обязательные реквизиты, установленные Федеральным законом № 402-ФЗ. Отметки о медосмотрах и техосмотрах обязательными реквизитами по Федеральному закону № 402-ФЗ не являются. Но служебный характер поездок (если они действительно служебные) такой документ, на наш взгляд, подтвердит.

Главный налоговый риск — такой автомобиль на протяжении всего времени аренды не должен использоваться в личных целях арендодателя. Иначе контролерам будет очень легко убрать расходы по аренде автомобиля из расходов, принимаемых в налоговом учете.

Штрафные санкции за отсутствие путевого листа установлены КоАП РФ:

1. Статья 12.3 (часть 2) — для водителя — предупреждение или штраф в размере 500 рублей.

2. Статья 12.31.1 (часть 1) — для организации – штраф 20 000 рублей на должностное лицо, или 100 000 рублей на юридическое лицо.

Мы с вами рассмотрели использование путевых листов в нетранспортных организациях. Если у вас остались вопросы, пишите их в комментариях ниже.

Подписывайтесь на наш инстаграм и телеграм

Про учет путевых листов в программе 1С Бухгалтерия 8 ред. 3.0 смотрите в видео: