Правильное ведение бухгалтерского учета – основа успешного функционирования любой организации или частной компании. При отсутствии адекватного бухгалтерского учета трудно оценить итоги деятельности предприятия и выбрать стратегию будущего развития с целью получения прибыли. Если у компании нет собственной бухгалтерской службы, неизбежны проблемы с учетом. Решить их и сэкономить денежные средства можно, если выбрать удаленное бухгалтерское обслуживание.
Преимущества и возможные минусы удаленного ведения бухучета
Передача бухгалтерского учета на аутсорсинг помогает наладить финансовый учет, даже если он отсутствовал или содержал очевидные ошибки. Услуги сторонних организаций в этой области пользуются все возрастающей популярностью. Несмотря на это, многие руководители относятся к такому способу ведения бухучета настороженно. Это происходит потому, что методика организации данного процесса им неясна, в отличие от наличия привычного штата бухгалтеров или одного сотрудника, наделенного такими полномочиями и обязанностями. Аудиторы из фирм-аутсорсеров и специализированных организаций полностью или частично берут на себя функции бухгалтерской службы, предоставляя конкретные результаты в виде отчетов.
К преимуществам удаленного бухгалтерского обслуживания можно отнести следующие:
- Сокращение затрат на содержание штатной бухгалтерской службы или одного бухгалтера за счет экономии на заработной плате. Расходы компании сокращаются значительно, если вы обращаетесь к сторонним аудиторам, без ущерба для качества получаемых услуг.
- Отсутствие выделенного рабочего места, специального программного обеспечения и необходимости обучать штатного специалиста также сократит расходы на бухгалтерское обслуживание.
- В случае возникновения непредвиденных ситуаций при наличии в штате бухгалтера (отпуск, болезнь или увольнение) вам не придется искать замену, фирма-аутсорсер предоставит вам другого специалиста для выполнения тех же задач.
- Компетентность, профессионализм и регулярное повышение квалификации позволит компании получить гарантии того, что учет ведется на должном уровне.
- Полная ответственность за результаты деятельность возложена на стороннюю организацию на основании заключенного договора бухгалтерского обслуживания.
Минусы такого способа ведения учета весьма условны и их легко избежать, если заранее обговорить все условия и прописать их в договоре. К недостаткам можно отнести обязательную абонентскую плату, которую нужно вносить ежемесячно.
Но и эти расходы будут несравнимо ниже, чем содержание бухгалтера в штате. Кроме того, штатный сотрудник может выполнять функции офис- менеджера, отдела кадров и секретаря. В случае, если вы выбираете передачу бухучета сопровождающей компании, получить такие услуги вы не сможете.
Состав услуг комплексного бухгалтерского обслуживания при передаче учета сторонней организации
При заключении договора на удаленное бухгалтерское обслуживание вы можете выбрать пакет услуг в зависимости от ваших целей. К примеру, первичные документы вы можете оформлять самостоятельно, передавая их потом в аутсорсинговую компанию для составления итоговой отчетности. Стороннее бухгалтерское обслуживание может предложить вам:
- Текущее ведение бухучета.
- Составление отчетности и отправку ее в вышестоящие органы (налоговую инспекцию, фонды, органы статистического наблюдения), взаимодействие и ответы на требования.
- Финансовый аудит результатов и прогнозирование дальнейшей производственной деятельности.
- Обоснованные предложения по снижению налогового бремени.
- Взаимодействие с поставщиками и подрядчиками, проверка потенциальных партнеров.
Аутсорсинговые компании предлагают также разовые консультации при возникновении каких-то вопросов, в тех случаях, когда возникли сложности в работе штатного бухгалтера. Передавая бухгалтерию для удаленного ведения, руководитель снимает с себя все заботы, связанные с ведением бухучета, что помогает удалять больше внимания основной деятельности или производственным процессам с целью получения прибыли.
Банки зачастую предлагают аналогичные услуги или использование специальных сервисов для ведения бухгалтерского учета. Разница между аутсорсинговыми компаниями и услугами банков важна. Банки предлагают, как правильно, стандартные варианты, которые относятся к самым простым схемам учета (например, УСН 6% для индивидуальных предпринимателей), и для пользования подобными сервисами также необходимы специальные навыки.
Сервисы банков подходят для малого и среднего бизнеса, ИП, в то время как для крупных организаций появляется реальная возможность сэкономить собственное время и средства при выборе атусорсингового обслуживания.
Как правильно составить договор на обслуживание?
Оптимизация работы компании возможна при передаче бухгалтерии сторонним организациям при условии, что поставщик бухгалтерских услуг надежный и проверенный. Гарантировать качество получаемых услуг можно, если ответственно подойти к составлению договора на бухгалтерское обслуживание. Он обязательно должен включать следующие нюансы, которые следует обговорить заранее и затем закрепить в договоре документально:
- Способ взаимодействия и его периодичность (личные встречи, общение по телефону или электронной почте, устные и письменные консультации). Заказчик должен заранее понимать, в каком формате происходит взаимодействие и как будет построена схема его учета с привлечением сторонней компании, какие документы нужно будет предоставлять и в какие сроки, какими полномочиями будет наделена компания-аутсорсер.
- Перечень предоставляемых услуг – составление отчетности и передача ее в контролирующие органы, ответы на требования, оценка финансового состояния и перспектив деятельности, разовые консультации по интересующим вопросам.
- Гарантия качества оказанных услуг, в случае несоблюдения договорных обязательств – возмещение ущерба.
- Периодичность и способы расчета – в конце каждого квартала или ежемесячно, оплата разовых услуг по факту выполнения.
- Конфиденциальность данных и неразглашение полученной от заказчика информации, что достигается внесением в договор положения о коммерческой тайне.
- Заказчик может запрашивать любые интересующие его документы и сведения, касающиеся деятельности его организации, в том числе отчетные и балансовые документы. Поставщик бухгалтерских услуг должен незамедлительно отвечать на требование о представлении документов, связанных с компанией заказчика.
- Сроки выполнения работы. В интересах компании и заказчика, чтобы вся работа была сделана как можно быстрее без ущерба для качества и оплачена вовремя. Возникают также ситуации, в которых промедление чревато финансовыми потерями и штрафами.
Удаленное ведение бухгалтерского учета при передаче его на аутсорсинг позволяет сэкономить средства фирмы с гарантией качества оказанных услуг. Это не только экономично, но и удобно, ведь всю работу по ведению финансового учета выполнят профессионалы с четким соблюдением сроков и отсутствием штрафов за несвоевременную сдачу отчетности в вышестоящие органы.
При выборе конкретной аутсорсинговой компании обратите внимание на репутацию и положительные отзывы о ее деятельности от постоянных заказчиков.
