Автоматизация заключается в управлении различными процессами, чтобы снизить влияние человеческого фактора на результат. В итоге, это снижает время и затраты, повышает эффективность всех действий, сокращает риски ошибок и нарушений. Электронный документ тоже можно автоматизировать. Для этого есть различные системы, сервисы и приложения, ПО для создания корпоративных баз знаний и архивов. В сфере кадрового делопроизводства комплексным решением для автоматизации является «Добыто. КЭДО». О том, как все это работает на практике, расскажу в статье.
Суть и цель автоматизации электронного документооборота
В каждой компании есть процессы, которые можно автоматизировать. Обычно при этом представляют производство, цепочка действия при сборке товара вплоть до этапа его отгрузки покупателю. Но автоматизировать можно и процессы документооборота. Если он ведется на бумаге, это сделать намного сложнее, ведь роль человека во всех действия останется крайне высокой (распечатка документов, регистрация в журналах, отправка почтой или курьером и т.д.). Но если внедрен электронный документооборот (ЭДО), возможностей для автоматизации будет значительно больше.
Итак, под автоматизацию ЭДО для организаций можно подвести следующие процессы:
- маршруты движения документов (включают действия по созданию, согласованию, подписанию, регистрации, отправке и т.д.);
- ведение архивов документов, поиск по нему, настройка доступа для сотрудников (зачастую и для третьих лиц с определенными ограничениями);
- постановка задачи и контроль за их исполнением, фиксирование истории действий каждого участника;
- передача документов и сведений за пределы компании (внешний документооборот), в том числе путем подключения к онлайн-сервисам, государственным платформам;
- обеспечение безопасности данных и документов.
Это общие процессы, которые есть в каждой компании. Но их вполне может быть и больше. К примеру, если у предприятия есть филиалы и подразделения, то можно автоматизировать обмен документацией с ними, удаленный доступ к базам и многое другое.
Общие принципы автоматизации характеры как для общего, так и для кадрового документооборота. Но есть и важные отличия. К процессам и документам, связанным с трудовыми отношениями, намного больше требований. Возьмем для примера два договора – на поставку (гражданская сделка) и на трудоустройство сотрудника. В первом случае стороны сами выстраивают процессы согласования условий документа, способ подписания и иные важные нюансы. Для трудового договора большинство правил регламентировано законом – срок оформления, обязательные условия, форма и т.д. Это необходимо учесть при автоматизации документооборота, чтобы не нарушить права работника и нормы ТК РФ.
Кстати, многие системы и сервисы ЭДО охватывают и кадровые процессы. Но это не всегда реализовано удобно. Поэтому стоит рассмотреть программные продукты, которые «заточены» специально под КЭДО. Одним из них назову сервис «Добыто». Там реализованы все виды автоматизации, о которых расскажу ниже.
Чем поможет автоматизация ЭДО
Даже при автоматизации ЭДО нам не избежать участия человека. В частности, сотрудники компании будут вовлечены в процессы подготовки. Согласования и подписания документа. Но за счет автоматизации мы можем:
- привести большинство действий к единым стандартам и правилам (к примеру, маршрут прохождения конкретного вида документа будет описан в регламенте/инструкции, задан в системе ЭДО);
- повысить производительность и эффективность работы (все будет значительно быстрее, ведь основные задачи выполнит ПО);
- сократить количество ошибок (для этого сотрудникам будет предложена база шаблонов и форм документов);
- ввести системы контроля за каждым действиям, отслеживать их за считанные секунды в системе или сервисе ЭДО.
Если правильно настроить процессы ЭДО, ни один документ в организации не пропадет. Все будет автоматически фиксироваться в системе, регистрироваться в системе, храниться в архиве.
Не менее важно, что автоматизировав ЭДО, вы значительно повысите уровень безопасности для всех процессов. Для этого можно:
- разграничивать полномочия, доступ к информации и уровень ответственности;
- ввести и использовать специальные правила для работы со сведениями, относящимися к коммерческой и служебной тайне;
- запретить свободный доступ к определенным базам и документам.
Задав соответствующие настройки в программе или сервисе, вы создадите правила для всех действий. Далее, по мере необходимости, их можно корректировать.
Виды систем автоматизации ЭДО
Классификация между разными системами автоматизации весьма условна. Во многих программных продуктах для ЭДО можно найти все решения, о которых будет рассказано ниже. Да, это не всегда реализовано удобно и дружелюбно для пользователей. Поэтому зачастую компании подбирают ПО для автоматизации конкретных процессов, а не документооборота в целом. Характерный пример – сервисы для корпоративных баз знаний. Если отличные программы, предназначенные именно для указанной цели. А вот в обычной системе ЭДО такой функционал будет менее удобен, либо вообще отсутствует.
Чтобы использовать все или отдельные системы автоматизации ЭДО, компании необходимо:
- определиться с выбором программы или сервиса (желательно – от российского разработчика, чтобы ПО было зарегистрировано в реестре Минцифры РФ);
- утвердить локальные нормативные акты, где будут описаны процессы и маршруты движения документов, действия участников и т.д.;
- выпустить электронные подписи, без которых невозможна работа в ЭДО или КЭДО.
С настройкой параметров автоматизации ЭДО проблем не возникнет. Эти вопросы оперативно решает служба поддержки, которая есть у каждого отечественного разработчика.
Чтобы при участии в автоматизированных процессах ЭДО не возникало сложностей, желательно провести обучение, дать возможность выполнить задачи в тестовом режиме. Также стоит обязательно разъяснить правила безопасности при работе в ПО, при использовании электронных подписей. Это можно поручить рабочей группе, которая занимается внедрением сервиса ЭДО или КЭДО, отделу безопасности или кадровикам.
Work-flow системы
Это обозначение состоит из двух слов – work (работа) и flow (поток). Эти сервисы автоматизируют не отдельные действия пользователя, а весь процесс. В отношении работы с документом его можно представить в виде следующих этапов:
- принятие решения о необходимости оформления документа (автоматизация – уведомление системы о сроках подготовки графика отпусков);
- создание документа (автоматизация – шаблон будет взят из базы данных системы ЭДО или КЭДО);
- заполнение и согласование документа (автоматизация – документ будет направляться системой от одного участника к другому, фиксировать сроки всех действий);
- подписание (автоматизация – при наличии установленной ЭЦП проставление подписи в системе займет пару минут);
- регистрация документа и направление его в работу (автоматизация – система сама присвоит номер, предоставить доступ для определенной категории лиц или всем сотрудникам).
Work-flow предусматривает наличие инструментов для контроля за потоком работе и всеми процессами, срока выполнения. Задав все параметры в системе ЭДО или КЭДО, вы практически исключите ошибки, пропуски сроков и другие проблемы. По крайне мере, каждый участник процесса будет получать уведомления о необходимости дальнейших действий. Система зафиксирует, когда сотрудник получил задачу и приступил к ее выполнению. Элементы CRM позволяют участникам процесса взаимодействовать друг с другом – обсуждать содержание документа, согласовывать спорные моменты, готовить предложения руководству и т.д.
Системы документооборота и делопроизводства
Это комплексное решение для управления документооборотом и автоматизации процессов. Подходит как для крупных фирм, так и компаний с небольшим количеством сотрудников. Системы ЭДО и КЭДО:
- упорядочивают работу со всеми документами (внутренними, входящими и исходящими);
- минимизируют количество ручных операций, хотя полностью исключить их из делопроизводства практически невозможно;
- оптимизируют хранение и архивирование файлов, поиск нужных документов.
Полноценные системы ЭДО охватывают все процессы, связанные с документооборотом – бухгалтерия и финансы, кадры, договорная работа, сдача отчетности. Относительным минусом их является сложность в освоении, повышенные требования к навыкам сотрудников и характеристикам устройств. Поэтому многие компании выбирает ПО для решения конкретных задач. «Добыто. КЭДО» является сервисом, «заточенным» под кадровое делопроизводство. Тем не менее, там есть и функционал для иных целей.
ECM-системы
Здесь речь идет об автоматизации процессов, связанных с обработкой и хранением данных. Иное название – управление корпоративным контентом (Enterprise Content Management). За счет таких средств автоматизации компания:
- создает единое информационное пространство (корпоративная библиотека, база знаний и т.д.);
- хранит контент, созданный за время существования фирмы, постоянно обновляет его;
- создает резервные копии для восстановления данных на случай сбоев;
- использует системы поиска и индексации документов, информации;
- настраивает доступ к контенту для всех или отдельных категорий сотрудников.
Возможностей в данных системах автоматизации очень много. Сюда можно отнести ведение корпоративных порталов, настройки алгоритмов для поиска нового контента, его верификации. На основе корпоративных библиотек и баз знаний компания сможет организовать обучение и тестирование персонала, подбор новых кадров. Такой функционал предлагают и разработчики сервиса «Добыто».
Электронные архивы
Архив данных и документов есть в каждой компании. Процессы работы с ними тоже можно автоматизировать. Решения для этого есть как в полноценных системах ЭДО (КЭДО), так и в профильных программах и приложениях. Выбор зависит от целей компании, от массива и состава данных. В любом случае, автоматизация при работе с электронными архивами будет включать:
- автоматическое размещение файлов в хранилище (облако, собственный сервер, дата-центр оператора ЭДО и т.д.);
- настройку фильтров для работы с документами и информацией;
- разграничений прав для доступа к архивным сведениям.
Еще важным направлением работы с электронными архивами является оцифровывание бумажных документов. Это делает удобным работу с ними, а также сокращает расходы на хранение, упрощает поиск нужной информации. Да, многие документы, ранее оформленные на бумаге, придется хранить (постоянно или в определенный период времени). Но текущие процессы работы с электронными архивами все равно будут эффективнее.
Для создания и ведения архива по кадровых документам идеально подходит сервис «Добыто. КЭДО». Особое внимание здесь уделено не только самой автоматизации процессов, но и безопасности, защите данных. Сервис отвечает всем действующим стандартам, и к нему могут подключиться даже бюджетные и государственные организации.
Другие средства автоматизации процессов в электронном документообороте
Если и системы автоматизации ЭДО, классифицированные по другим критериям. Вот несколько примеров:
- системы для организации внешнего или внутреннего документооборота;
- облачные сервисы (либо веб-решения) и системы на основе внутренней инфраструктуры;
- серверные системы, интегрированные с базами данных;
- узкопрофильные системы автоматизации под отдельные процессы.
Еще раз скажу, что такое деление более чем условно. В современных системах ЭДО обычно есть все необходимое для полноценной автоматизации документооборота. Как вариант, разработчик может предлагать подключение дополнительных модулей (к примеру, сервис «Добыто» можно интегрировать с 1С и другим ПО, установленным компанией).
«Добыто. КЭДО» как комплексное средства автоматизации кадровых процессов и документооборота
Если говорить об автоматизации кадрового документооборота, то все необходимое вы найдете в сервисе «Добыто. КЭДО». Это достаточно новая разработка, где учтены все современные требования. Немаловажно, что «Добыто» включено в реестр отечественного ПО от Минцифры РФ. В сервисе есть:
- средства автоматизации всех процессов работы с документами (в том числе с подключением обычных сотрудников);
- функционал для создания и ведения архива, корпоративной базы знаний;
- возможность подключения к государственным порталам;
- средства взаимодействия с отделами и сотрудниками, удаленщиками и самозанятыми.
Гибкость и простота настроек тоже важна заказчику. В «Добыто. КЭДО» вы сможете настроить все процессы и маршруты именно так, как это описано в локальных регламентах, инструкциях и правилах. Оценить возможности сервиса можно в демоверсии.
Подведем итоги
Автоматизация ЭДО – это комплекс решений, снижающих влияние человеческого фактора на процессы и действия, их результат.
Автоматизировать можно маршруты движения документов, создание и ведение архивов, работу с базами знаний и данными, взаимодействие участников документооборота.
В отношении автоматизации кадрового документооборота эффективным решением станет сервис «Добыто. КЭДО».
