Для упрощения кадрового делопроизводства (КДП) в системах КЭДО используются различные инструменты автоматизации. Некоторыми из таких инструментов кадровики пользуются чаще, другими – реже. Предлагаю рассмотреть, как осуществляется автоматизация кадрового делопроизводства на примере системы «Добыто. КЭДО».
Что такое автоматизация КДП
Автоматизация КДП – применение специализированных сервисов, программ для автоматического решения типовых задач, с которыми сталкиваются кадровики в повседневной работе. Что я под этим подразумеваю? Во многих компаниях даже с большим по объему документооборотом в отделах кадров до сих пор используют простейшие офисные программы – MS Excel для графиков отпусков, таблиц, MS Word для создания документов и т.д. Для кадрового документооборота такие программы предназначены мало, поскольку:
- Отсутствует возможность быстрого заполнения данных, нет, как таковой, интеграции с 1С и другими информационными системами, и половину работы кадровику приходится выполнять вручную.
- Высок риск ошибок из-за человеческого фактора – за некоторые из таких ошибок в кадровых документах организацию могут оштрафовать.
- В компании остается бумажный документооборот – документы в формате DOC, DOCX, XLS электронными не являются (см. приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н).
- Все документы, созданные в Word, Excel нужно распечатывать, отдавать сотрудникам, руководителям на согласование, и при необходимости правок перепечатывать.
В результате кадровики тратят много времени на рутинные процессы, которые вполне можно автоматизировать. Не забываем еще про то, что специалистам отела кадров нужно еще отслеживать изменения в трудовом законодательстве, оформлять в штат или заниматься увольнением сотрудников – возникает повышенная нагрузка на кадровиков.
По этим причинам гораздо удобнее использовать для кадрового делопроизводства специальные сервисы – системы КЭДО. Они делают работу с кадровыми документами намного удобнее. Другие преимущества автоматизации КДП посредством системы КЭДО:
- Намного ускоряется обмен документами для согласования, подписания – все справки, ЛНА, графики отпусков можно рассылать непосредственно в системе.
- Не требуется вводить вручную большинство данных – системы легко интегрируются с 1С:ЗУП, БОСС-Кадровик, SAP.
- Нет необходимости в печати документов, поскольку все документы, созданные и подписанные непосредственно в сервисе КЭДО, по трудовому законодательству могут считаться электронными, и не требуют дублирования на бумаге.
У автоматизации посредством системы КЭДО есть и другие преимущества.
Игорь Константинович, торгово-производственная компания «Евросантехника»:
«После перехода на кадровый электронный документооборот смогли создать комфортные условия для сотрудников – особенно тех, кто работает удаленно. Чтобы подписать очередной ЛНА, сотрудникам не нужно приходить в отдел кадров, приезжать в офис – все можно сделать в считанные минуты через смартфон».
Но как именно система кадрового электронного документооборота помогает в автоматизации КДП? Для этого в сервисах предусмотрены различные инструменты.
Маршруты подписания
Кадровые документы до окончательного утверждения могут пройти длинный путь – подписание сотрудником, согласование с руководителем отдела, подписание гендиректором компании. В других случаях один документ должны сразу подписать сотрудники целого отдела – например, график отпусков, различные приказы. При бумажном документообороте потребовалось бы много времени и хождений по кабинетам. В системе кадрового ЭДО «Добыто. КЭДО» для автоматизации этих процессов есть гибкие маршруты подписания:
- Последовательные. Кадровик указывает последовательность, в которой документ будет отправляться участникам документооборота для согласования и подписания.
- Параллельные. Кадровик указывает участников документооборота, которые должны будут подписать документ. Очередность подписания не имеет значения – документ становится доступным всем участникам сразу после отправки в системе.
Возможно использование комбинированных маршрутов – например, сначала параллельные, а потом последовательные.
Специалист отдела КДП учебного центра «Развитие» Елена отмечает, что благодаря маршрутам подписания она экономит до 30% времени на рутинные процессы согласования документов с руководством.
Массовое подписание документов
Руководителям отделов, руководству компании, да и кадровикам порой приходится подписывать большое количество однотипных документов. На это уходит слишком много времени. Опять же, далеко не всегда у директора есть это время. При бумажном КДП это еще и заметные затраты на бумагу, печать.
В системе «Добыто. КЭДО» есть возможность массового подписания. Достаточно выбрать из списка необходимые документы, после чего нажать на кнопку «Подписать» в выпадающем меню. Все электронные документы будут подписаны одновременно за несколько секунд.
Нина Николаевна К., руководитель отдела кадров компании «Мебельный рай»:
«Наш начальник часто в разъездах на встречах с партнерами, на производствах при выборе и закупке товаров. Благодаря сервису КЭДО можно отправить ему на смартфон хоть пачку документов, и он сможет их подписать в любом месте».
Подписывать документы массово в сервисе «Добыто. КЭДО» можно с любого устройства при наличии доступа в интернет. Достаточно войти в личный кабинет, выбрать все необходимые электронные документы, и подписать их. Гендиректор использует для этого свою УКЭП юридического лица, руководители отделов – личную УКЭП и машиночитаемую доверенность. Сотрудникам достаточно использовать УНЭП, которую можно выпустить прямо в системе.
Автоматическая рассылка уведомлений
Одна из проблем обмена кадровыми документами в электронной форме заключается в том, что не всегда можно узнать, получил ли адресат документы или нет. В итоге кадровый специалист может ждать несколько дней, а окажется, что другие участники документооборота не знали о входящих документах.
Для решения данной проблемы в системах КЭДО предусмотрена автоматическая рассылка уведомлений – по e-mail, SMS, в мессенджерах. При этом возможно несколько вариантов рассылок:
- Первичная. Участник документооборота получает уведомление о новых входящих кадровых документах. Перед отправкой документов кадровик может выбрать, по какому каналу связи будет отправлено уведомление.
- Напоминания. Если кадровик видит в системе, что сотрудники долго не подписывают документы, то он может вручную отправить напоминания.
- Автоматические напоминания по сроку. По мере приближения срока подписания документов участникам будут автоматически отправляться напоминания, и происходит это будет тем чаще, чем ближе дедлайн.
Благодаря уведомлениям ни один важный документ не останется без подписи. Это особенно важно в тех случаях, когда в соответствии с трудовым законодательством сотрудников необходимо уведомлять под подпись за определенный срок до часа X.
Шаблоны документов в личном кабинете
В каждой организации есть кадровые документы в устоявшейся форме – например, трудовой договор. Чтобы каждый раз не создавать новый договор при оформлении нового сотрудника, можно для этого использовать шаблон. Доступ к шаблону будет в личном кабинете сотрудника.
У шаблонов в «Добыто. КЭДО» есть и другие способы применения. Кадровик или администратор добавляет в систему необходимые шаблоны (анкеты, заявление на отпуск и пр.), и эти шаблоны становятся доступны участникам документооборота. Заполнять полностью документы не потребуется, что автоматически исключает ошибки, связанные с человеческим фактором. К тому же, кадровый документ упорядочивается – не получается так, что каждый сотрудник оформляет документы так, как посчитает нужным.
Отслеживание документооборота в реальном времени
В крупных компаниях нередко возникают ситуации, когда документооборот «застревает» на определенном этапе – например, кто-то из руководителей отделов забыл подписать документ. Кадровику приходится уточнять, кто именно задерживает процесс, напоминать о необходимости ознакомления и подписания. В случае использования сервиса «Добыто. КЭДО» таких проблем не возникает. Выглядит отслеживание документооборота в реальном времени следующим образом:
- Кадровик в модуле 1С или в веб-версии может посмотреть, кто документ уже открывал/согласовал/подписал.
- Если на ком-то процесс завис, то кадровик прямо в системе может отправить напоминание о необходимости подписания.
Благодаря отслеживанию документооборота можно наладить трудовую дисциплину в организации – особенно, если некоторые сотрудники регулярно «забывают» подписывать документы.
Архивное хранение с быстрым поиском по фильтрам
В соответствии с трудовым законодательством некоторые документы после завершения документооборота необходимо хранить в архиве – вплоть до 75 лет. При ведении КДП на бумаге необходимо выделять под архив отдельное помещение. Если потребуется найти определенные папки, документы, то на это может уйти много времени. К тому же, бумажные документы не защищены от затопления архива, пожара, кражи.
Электронный архив в системе КЭДО позволяет за считанные секунды найти нужные документы по определенным фильтрам – дате, типу, участникам документооборота и пр.
Можно ли искать по отдельным словам, фразам?
Да, такая возможность в сервисе КЭДО предусмотрена, хотя и удобнее пользоваться фильтрами. В «Добыто. КЭДО» для поиска используется искусственный интеллект, поэтому в результатах выдачи будут именно искомые документы. Существенно сокращается время поиска.
Электронный архив невозможно повредить, нельзя потерять или испортить документы, поскольку они хранятся на распределенных серверах с регулярным резервированием. К документам можно легко ограничить доступ – просматривать могут только определенные сотрудники.
Другие инструменты автоматизации кадрового делопроизводства
В системах кадрового электронного документооборота могут быть предусмотрены и другие возможности для автоматизации КДП. При оформлении трудового договора с удаленным сотрудником при бумажном документообороте потребовалось бы отправлять документы почтой или курьерской службой – потеря времени и, возможно, потеря самих документов. В случае использования «Добыто. КЭДО» достаточно внести нового сотрудника в систему – он получит приглашение, войдет в личный кабинет, ознакомиться с трудовым договором и подпишет его. Кадровик сможет сразу же получить подписанный трудовой договор.
Преимущества автоматизации кадрового делопроизводства
И для работодателя, и для рядовых сотрудников автоматизация КДП предоставляет много преимуществ. У кадровиков появляется больше времени для решения сложных задач, поскольку не приходится заниматься рутинными процессами. Те же маршруты согласования, если часто используются одинаковые, можно сделать шаблонами, а не добавлять участников документооборота каждый раз снова.
Благодаря уведомлениям все сотрудники точно узнают о поступлении новых документов. Для отправки заявления на отпуск работнику не нужно посещать отдел кадров – отправить документ можно со смартфона в любое время и в любом месте. Это повышает престиж работодателя в глазах сотрудников. Руководителям не нужно подписывать кипы бумаг, тратить на это много времени, ведь есть функция массового подписания.
Автоматизация кадрового делопроизводства затрагивает не только отдел кадров, но и другие отделы, подразделения компании. Бухгалтерия сможет мгновенно получать данные для расчетов с сотрудниками, юристы смогут ознакомиться с документами в случае возникновения трудовых споров.
Как «Добыто. КЭДО» помогает автоматизировать КДП
Система кадрового электронного документооборота «Добыто. КЭДО» помогает существенно упростить, ускорить и автоматизировать КДП. Все инструменты, что перечислил ранее, есть в системе, и реализованы они максимально удобно. Более того, выпуск усиленной неквалифицированной электронной подписи возможен прямо в сервисе. Работодателю не потребуется отдельно оформлять УНЭП для сотрудников.
В «Добыто. КЭДО» есть готовый модуль интеграции 1С – если кадровик привык работать в 1С:ЗУП, то ему не потребуется привыкать к новой системе. Можно продолжать работу в привычном интерфейсе. Сотрудники, участвующие в КЭДО, будут получать, подписывать, отправлять документы в веб-версии сервиса. Работа с веб-версией возможна с компьютера, смартфона.
Алена Владимировна, компания «Локус-Экспресс»:
«Наши сотрудники быстро оценили все преимущества системы КЭДО. Удобно, что любой документ можно подписать со смартфона тапом по одной кнопке. Оформлять заявления «с нуля» не нужно – есть шаблоны».
Система имеет простой, удобный интерфейс, поэтому долго разбираться сотрудникам не потребуется. При необходимости можно будет воспользоваться базой знаний, обратиться в службу поддержки.
Заключение
Автоматизация кадрового делопроизводства с помощью системы КЭДО позволяет заметно ускорить процесс обмена, согласования, подписания документов. Не требуется распечатывать кадровые документы, носить их из отдела в отдел, ждать, когда их утвердят и подпишут. Многие рутинные процессы, встречающиеся в работе кадровика, можно полностью автоматизировать – экономия времени и человеческих ресурсов.
Для автоматизации КДП идеально подходит система «Добыто. КЭДО». В системе имеются гибкие маршруты подписания, шаблоны документов, уведомления по e-mail, SMS, в Telegram. Есть возможность массового подписания электронных документов, архивное хранение с поиском с помощью AI.
Можно легко интегрировать сервис в 1С:ЗУП, и работать в привычной системе. Дополнительным преимуществом является возможность выпуска УНЭП для сотрудников прямо в системе – это быстро, бесплатно и удобно для работодателя.
