Предприниматель вряд ли сможет избежать перехода на электронный документооборот, даже если принципиально игнорирует новые технологии. Более-менее серьезная коммерческая деятельность сейчас не обходится без онлайн-сервисов, работы с личными кабинетами на гос. порталах, взаимодействие с банками и контрагентами в удаленном формате. Для этого, как минимум, будет нужна ЭЦП, которую можно бесплатно оформить через удостоверяющий центр налоговой службы. А чтобы воспользоваться всеми преимуществами, стоит рассмотреть вариант с подключением ИП к ЭДО. Об этом и поговорим в статье.
Зачем электронный документооборот нужен индивидуальному предпринимателю
Электронный документооборот – это не просто подписание какого-либо отдельного документа с ЭЦП или работа с онлайн-сервисом. ЭДО является комплексным решениям для автоматизации процессов и маршрутов подписания (согласования) документации, ее хранения, направления другим лицам или в гос. органы, да и многое другое. Решения для этого можно найти в различных программах, сервисах и системах. ЭДО для ИП будет крайне актуально:
- для подключения к государственным платформам (ФНС, Социальный фонд РФ и т.д.), в том числе при работе с онлайн-кассой;
- для взаимодействия с контрагентами и банками, большинство из которых наверняка работают с электронными документами;
- для совершения действий в системах обязательной маркировки, подготовки документов на прослеживаемые товары;
- для участия в закупках по Федеральным законам № 223-ФЗ (в редакции от 08.08.2024 года) и № 44-ФЗ (в редакции от 26.12.2024 года);
- для работы с маркетплейсами, который уже полностью перешли на электронный документооборот.
Все перечисленные направления ЭДО охватывают деятельность ИП и юридических лиц. По сути, только предприниматель с небольшими оборотами и без сотрудников может обойтись без подключения к электронным сервисам. Но и ему придется, в той или иной мере, иметь дело с электронными документами и интернет-ресурсами.
Отмечу, что в Федеральном законе № 129-ФЗ (в редакции от 08.082024 года) сказано, даже открыть предпринимательство можно удаленно по электронному заявлению. По факту, здесь тоже есть элементы ЭДО, правда исключительно через государственные сервисы. Выделю явные и неочевидные сложности, с которыми может столкнуться ИП при переходе на полноценный электронный документооборот:
- высокая стоимость систем и сервисов (справедливости ради, почти всегда можно не очень дорогой минимальный тарифный план, либо получить льготы из-за статуса ИП);
- сложности с подключением и освоением ПО (тут можно рассчитывать на помощь службы поддержки, которая есть у каждого сервиса);
- необходимость приобретения ПК или других устройств, соответствующих требованиям для работы с ЭДО (по факту, вложения будут не очень большими).
Самый простой вариант подключения ЭДО для ИП – работа с государственными сервисами или в приложениях банков, где открыт расчетный счет. Там будет минимально необходимый функционал для работы с электронными документами. Но по мере развития бизнеса и увеличения численности персонала стоит задуматься о подключении к более серьезным коммерческим продуктам.
В каких случаях ИП обязан перейти на ЭДО
Обязанность перехода на ЭДО для ИП пока не предусмотрена. Но в плане сдачи отчетности она возникнет при следующих условиях:
- при численности сотрудников более 10 человек (справки по форме 2-НДФЛ нужно выдавать исключительно электронно);
- для сдачи деклараций по НДС, отчетности в Росстат;
- при численности персонала более 25 человек все отчеты по застрахованным лицам сдаем только электронно;
- при численности сотрудников от 100 человек всю отчетность в ФНС нужно подавать только в электронном виде.
В текущей деятельность переход на ЭДО для ИП пока является рекомендацией. Но как я уже разъяснил выше, без этого не получится участвовать в торгах, продавать товары, подпадающие под маркировку и регистрацию в различных ГИС.
Предпринимателю, который намерен реально работать и развивать бизнес, не обойтись без ЭЦП. Подробнее об электронных подписях можно узнать из Федерального закона № 63-ФЗ в редакции от 28.12.2024 года. На сайте ФНС есть подробные разъяснения по алгоритму действий ИП, который хочет получить усиленную квалифицированную подпись. Это бесплатно, но придется приобрести за свой счет сертифицированный носитель (для записи сертификатов и цифровых данных).
О своем решении перейти на ЭДО рассказывает Дмитрий, который открыл ИП в сфере торговли (2023 год) и работает в Санкт-Петербурге:
«Сначала возникла необходимость в сервисе КЭДО, так как оформлять на бумаги документы на 8 сотрудников было весьма сложно. По совету друга из питерской компании я подключился к «Добыто. КЭДО», с которым работаю до сих пор. Полноценный переход на ЭДО для меня стал жизненно необходим уже к концу первого года работы. Прежде всего, мы столкнулись с обязанность маркировки товаров из нашего ассортимента. Также я решил попробовать участвовать в тендере на поставку для муниципальных нужд. В целом, переход на ЭДО у меня занял около трех недель».
Что нужно ИП для подключения к ЭДО
Необходимость и порядок перехода на ЭДО напрямую зависит от того, чем занимается предприниматель, сколько у него наемных работников. Если персонала нет, то ИП может:
- пользоваться платформами и сервисами, которые предлагает государство (например, заполнять и сдавать отчетность можно прямо в личном кабинете налогоплательщика);
- подключаться к коммерческим сервисам по тарифным планам для ИП (зачастую первые месяцы работы будут бесплатны, но при определенных условиях);
- использовать онлайн-сервисы для разового подписания электронных документов (надежным и безопасным решением станет «Добыто. Подпись»).
Если у ИП несколько работников, то для кадрового документооборота может подойти сервис на портале «Работа России». Там не самый продвинутый функционал, но зато пользоваться им можно бесплатно. А вот если сотрудников стало больше 10, то уже стоит задуматься о переходе на коммерческие сервисы КЭДО. Также эти функции есть и в ПО для общего электронного документооборота.
Где оформить электронную подпись
Сразу стоит смириться с тем, что ИП придется оформлять электронную подпись. Советуем сразу обратиться в удостоверяющий центр ФНС и получить усиленную квалифицированную подпись (УКЭП). Для этого нужен только паспорт и носитель для записи сертификата. Оформление УКЭП снимет множество проблем:
- можно будет работать с любыми государственными и коммерческими сервисами, без ограничений;
- не придется каждый раз оформлять с контрагентами соглашение о взаимном признании ЭЦП, как это требуется при наличии УНЭП.
Усиленная квалифицированная подпись будет выпущена сразу при обращении (все действия займут пару часов). При определенных условиях, если не истек срок действия сертификата, УКЭП можно перевыпустить удаленно.
Пошаговая инструкция подключения ЭДО для ИП
Если вы открыли предпринимательство, то для подключения к сервису или системе ЭДО нужно действовать по следующим этапам:
- получение электронной подписи, установка и настройка крипто-плагина;
- выбор системы ЭДО, которая устраивает вас по стоимости и функционалу;
- утверждение локальных нормативных актов для перехода на ЭДО (или КЭДО) – положение, инструкция, приказ и т.д.;
- установка ПО на свои устройства и подключение к онлайн-сервису, настройка при взаимодействии со службой поддержки;
- подключение к системе сотрудников, которые будут участвовать в электронном документообороте, выпуск на них УНЭП;
- разграничение полномочий, прав доступа к документам.
Это упрощенная схема действий. Она может включать и дополнительные этапы, исходя из возможностей и функционала ПО. Например, многие системы позволяют сразу подключиться к государственным порталам, чтобы автоматизировать процессы сдачи отчетности, других документов.
Опытом делится Сергей, ИП из Новгорода, который перешел на ЭДО в 2024 году:
«Подключиться к сервису ЭДО мне предложил банк, где я открыл расчетный счет. Первые два месяца мне дали бесплатный тариф, а затем я выбрал опцию оплаты за объем документов. Нагрузка по финансам была не очень большой, зато намного удобнее стало оформлять все документы. У меня подключение и настройка сервиса заняло около недели, плюс еще пару дней ушло на освоение личного кабинета. Функционал моей системы Эдо может и не самый продвинутый, но и для текущих задач вполне приемлем».
Какие сервисы ЭДО подходят для ИП
При подготовке статьи я забил в поисковике запрос «ЭДО для ИП». Не считая чисто информационных материалов, я увидел не менее двух десятков сервисов. Все они заявлены именно для предпринимателей, а не для юридических лиц. Многие популярные сервисы предлагают ИП версию с ограниченным функционалом (это дешевле, да и проще в освоении).
В любом случае, если речь идет об ЭДО для ИП, пользователю предложат такие возможности:
- подготовка, согласование, подписание документов, обмен ими;
- автоматизация процессов работы с документами (регистрация, помещение в архив, распределение между исполнителями и т.д.);
- использование базы шаблонов и онлайн-конструктора документов;
- создание электронного архива, в том числе для хранения оцифрованных документов.
ИП и его сотрудники будут работать с ЭДО в личном кабинете. После подключения можно выпустить УНЭП (эту возможность предлагают почти все сервисы).
Ниже я расскажу о трех системах, которые заявлены как ЭДО для ИП. Это просто случайная выборка, чтобы показать доступные функционал и некоторые интересные «фишки». Другие сервисы, которые не указаны в моем списке, наверняка не хуже, а может даже и лучше. Еще поговорим о ПО, которое походит для кадрового электронного документооборота.
Особенности ведения электронного документооборота в разных сервисах
Итак, начнем мы с сервиса СберКорус, который входит в экосистему Сбербанка. Вариант для предпринимателей называется «ЭДО СФЕРА Курьер». Там для ИП предлагают:
- упрощенную веб-версию сервиса, без необходимости установки ПО на свои устройства;
- бесплатную работу с входящими документами, несколько тарифных планов для исходящих документов;
- модульное решение для подключения к системам учета, которые уже использует ИП;
- бесплатный модуль «Доверенности», где можно оформлять и отзывать МЧД;
- помощь в настройке роуминга (если контрагент работает с другой системой ЭДО).
Заявлено, что в сервисе есть более 260 типов шаблонов документов, которые ИП сможет использовать в работе.
Сервис «Контур Диадок» тоже заявлен как ЭДО для ИП. Но в информационном материале на сайте я не увидел, чем кардинально отличается общая (стандартная) и упрощенная версия. Из функционала для выделю:
- возможность заполнять и вести специальные документы под разные режимы налогообложения (книга учета доходов и расходов, заявление на открытие онлайн-кассы и т.д.);
- интеграция с другим ПО и системами учета;
- эффективное масштабирование, что будет актуально для развития бизнеса;
- специальные тарифные планы для малого бизнеса.
Из небольших минусов выделю возможность работы в системе только с УКЭП.
Еще один сервис из списка – «Астрал». Заявлено, что максимальную эффективность получат ИП на УСН. Важный плюс – первые 90 дней сервис будет бесплатным для предпринимателя (без ограничений по функционалу). Далее можно подключать разные тарифные планы (от 200 до 10 000 документов в год). У «Астрал» есть отдельный модуль для роуминга, а также удобно реализована функция интеграции с системами учета. Еще разработчики предлагают помощь с выпуском электронных подписей для сотрудников ИП.
Кадровый электронный документооборот для ИП
Если у ИП есть более-менее значительное количество сотрудников, кадровый документооборот тоже лучше вести электронно (хотя пока это рекомендация, а не обязательное требование). Для перехода на КЭДО необходимо:
- определиться с сервисом, который подходит ИП (во многих системах ЭДО тоже есть такой функционал);
- выполнить требования статьи 22.2 Трудового кодекса РФ (уведомление сотрудников или получение их согласие на подключение, утверждение локальных актов и т.д.);
- установить ПО или подключиться к онлайн-сервису, настроить рабочие места для пользователей;
- подключить сотрудников к КЭДО, где они будут работать в личных кабинетах (во многих сервисах можно выпустить усиленную неквалифицированную подпись).
Как я говорил выше, самый простой вариант с КЭДО для ИП – сервис на портале «Работа России». Его точно будет достаточно на первое время или при небольшом штате. Но продвинутых функций там нет, поэтому для этого придется искать коммерческое ПО.
Преимущества работы в «Добыто. КЭДО»
КЭДО – это более узкое, профильное направление электронного документооборота. Эта специфика практически идеально реализована в сервисе «Добыто. КЭДО». Он зарегистрирован в реестре отечественного ПО, полностью отвечает требованиям безопасности. «Добыто» точно поможет предпринимателю:
- с оформлением всех документов по кадрам, сдачей отчетности (есть формы и шаблоны, онлайн-конструктов);
- с автоматизацией процессов учета, согласования и по иным направлениям;
- с ведением электронного архива;
- с обучением и тестированием персонала, подбором новых сотрудников.
Есть и дополнительные «фишки», которые точно оценят ИП – возможность выпуска УНЭП, интеграция с другими программами и сервисами, да и многое другое. Стоимость подключения работников и работы с документами тоже существенно ниже, чем у аналогов на рынке. Кстати, кадровиков в «Добыто» вообще подключают бесплатно.
Подведем итоги
ЭДО для ИП сейчас обязательно только по отдельным направлениям — при большой численности сотрудников, для работы в системе маркировки товаров и т.д.
ИП может работать с государственными онлайн-сервисами или подключиться к коммерческим системам ЭДО. Выбор весьма большой, и подобрать вариант под свои требования не очень сложно.
Отдельным направлением ЭДО является кадровый электронный документооборот. Тут для ИП идеально подойдет сервис «Добыто. КЭДО».
