ЭДО для ООО

Как глава компании, вы наверняка уже знаете о возможностях и преимуществах перехода на ЭДО. Выбор программы или сервиса для этого – не самое простое решение. Чтобы найти оптимальный вариант и не потерять впустую деньги, стоит внимательно изучить функционал ПО, схемы работы с документами, различные «фишки», да и стоимость обслуживания. Мы постараемся помочь в выборе, сделав обзор сервисов ЭДО для ООО от отечественных разработчиков. Акцент сделаем на решениях, которые позволяют вести кадровый документооборот.

Несколько слов про общие требования к сервисам ЭДО

Функционал большинства программ ЭДО для ООО имеет много схожего. Сервисы и системы подобного рода решают задачи:

подписания, согласования и обмена документами;
ведения внутреннего и внешнего документооборота, регистрацией входящих и исходящих документов;
организация взаимодействия между отделами и сотрудниками (постановка и выполнение задач, контроль за сроками и т.д.);
подключения к личным кабинетам на государственных порталах;
безопасного обмена документами с сотрудниками, сторонними организациями;
ведения архива электронных и отсканированных документов.

Все сервисы поддерживают электронные подписи – ПЭП, УНЭП или УКЭП. Также сейчас вы уже сможете работать с машиночитаемыми доверенностями. Это одно из новых требований, чтобы сотрудник мог подписывать документы от имени ООО. Для директора МЧД не нужна, ведь его полномочия возникают на основании устава и приказа.

Один из примеров электронного взаимодействия ООО с государственными органами - система обязательной маркировки товаров — Один из примеров электронного взаимодействия ООО с государственными органами — система обязательной маркировки товаров

Несмотря на сходство, у каждого сервиса ЭДО есть свои преимущества и минусы. Это нормально, ведь разработчики стараются выделиться среди конкурентов (пусть и не всегда удачно). Поэтому не советуем покупать «кота в мешке», основываясь только на рекламе или сомнительных отзывах в интернете.

Подробное описание каждого сервиса нереально сделать в рамках одной статьи. Поэтому мы остановимся на самых важных моментах:

удобство работы, особенности и простота освоения ПО;
безопасность данных и документов;
возможность выпуска УНЭП непосредственно в сервисе (это особенно актуально для внутреннего документооборота);
масштабируемость и модульность (возможность интеграции с другими сервисами).

Еще одним критерием для выбора сервисов ЭДО для ООО у нас будет наличие функционала для кадрового документооборота. Без этого не обходится делопроизводство ни в одной компании. Сразу скажу, что есть полноценные системы ЭДО, которые включают и решения для кадрового документооборота. Это не всегда идет на пользу программному обеспечению, так как оно становится слишком сложным в работе. Поэтому стоит рассмотреть возможность подключения к сервисам, которые изначально предназначены для КЭДО. Зачастую их можно интегрировать в виде модуля к системам и приложениям, которые ваша фирма использует для общего электронного документооборота.

Варианты подключения к ЭДО для ООО

Несмотря на много общего, специфика документооборота может существенно отличаться для разных компаний. На это влияет сфера деятельности (поставки, импорт и экспорт, и т.д.), объем документации, количество отделов и сотрудников, наличие или отсутствие филиалов, да и ряд иных факторов. Поэтому ЭДО для ООО можно организовать:

путем приобретения готовых решений или подключения к системам? уже представленным на рынке (подходит для большинства компаний);
путем заказа ПО под индивидуальные требования (актуально для крупных предприятий);
путем подключения к государственным платформам (примером назову МосЭДО, если столичная организация постоянно обращается в органы власти Москвы с документами);
путем выбора сервисов для отдельных направлений делопроизводства (например, КЭДО для кадрового документооборота, программы для бухгалтеров и т.д.).

При любой из указанных схем работать с электронными документами можно при наличии ЭЦП. Соответственно, если речь идет об УКЭП, то ее сначала нужно получить через удостоверяющий центр ФНС, установить и настроить крипто-плагин на устройствах и гаджетах. В подавляющем большинстве случаев необходимо подключение к интернету, хотя ряд задач можно решать и в формате оффлайн.

На фото показана рабочая область одного из популярных сервисов ЭДО, который может выбрать ООО

На какие сервисы ЭДО и КЭДО стоит обратить внимание юридическим лицам

Я не зря вынес в название параграфа не только термин ЭДО, но и КЭДО. В обоих случаях речь идет об электронном документообороте. Отечественные разработчики предлагают готовые продукты, которые зарегистрированы в реестре Минцифры РФ. Это позволяет приобретать коммерческие сервисы и системы не только ООО, но и бюджетных или государственным организациям. Для ПО постоянно выпускают обновления, новые расширения и плагины. Некоторые сервисы доступны только по модели SaaS, другие – как в облаке, так и в «коробочном» исполнении. Функционал может серьезно отличаться, поэтому советуем заказать демоверсию ПО или поработать с ним в тестовом режиме. Обращайте внимание и на стоимость продукта, соотносите расходы со своим бюджетом и требованиями.

А теперь посмотрим на несколько вариантов ЭДО для ООО, в том числе с функционалом для ведения кадрового документооборота. В отдельных сервисах, в том числе в «Добыто. КЭДО», вы увидите опцию для интеграции с 1С:Зарплата и управление персоналом, Битрикс24. Это важно преимущество, на которое точно стоит обратить внимание.

«Добыто. КЭДО»

Модуль «Добыто. КЭДО» — это новый продукт на нашем рынке. Он включен в реестр отечественного ПО, отвечает всем стандартам безопасности. Вы найдете в «Добыто. КЭДО» все необходимое для решения кадровых задач:

последовательные и параллельные маршруты согласования;
загрузка документов, их согласование и обмен;
поддержка всех видов электронных подписей – ПЭП, УНЭП, УКЭП.

Это решение будет эффективно для ООО, у которых уже есть инфраструктура для ведения электронного документооборота. Кадровик может работать в привычной системе 1С:ЗУП, с которым будет интегрирован модуль «Добыто. КЭДО». Для настройки не требуется личное присутствие специалистов разработчика, но они могут оказать всю необходимую помощь.

Еще несколько важных моментов, которыми отличается сервис «Добыто. КЭДО»:

реальная помощь алгоритмов AI (многие другие разработчики тоже заявляют об этом, но не реализуют на практике);
выгодные тарифы (к примеру, стоимость подключения одного сотрудника начинается от 50 руб., а это очень низкий тариф);
бесплатное подключение кадровиков;
большое количество готовых шаблонов, которые вы сможете взять за основу;
разные варианты хранения документов (у себя на сервере, в облаке и т.д.);
возможность работы с электронными торговыми площадками.

По сути, описанное выше закрывает множество задач, которые подпадают под понятие электронного документооборота. В «Добыто. КЭДО» вы увидите очень простой и интуитивно понятный интерфейс. Это сэкономит время на обучении сотрудников. Служба поддержки сервиса отвечает практически мгновенно.

Если ООО нужно решение для организации кадрового электронного документооборота, лучшим вариантом станет сервис "Добыто. КЭДО" — Если ООО нужно решение для организации кадрового электронного документооборота, лучшим вариантом станет сервис «Добыто. КЭДО»

Как быстро можно выпустить УНЭП в сервисах КЭДО?

Разъясняет эксперт. В целом, эта опция удачно реализована почти во всех сервисах. На примере «Добыто. КЭДО» — можно бесплатно выпускать усиленные неквалифицированные подписи для сотрудников (хотя это скорее актуально для кадровиков). Процесс занимает несколько минут. Сотрудники могут пользоваться простой подпись сразу после регистрации и подключения к личному кабинету.

СБИС

Продукт от этой компании называется Saby. Это полноценная система электронного документооборота и управления бизнес-процессами. Возможна интеграция с 1С и SAP, а также с другим ПО через API. Saby будет актуально для крупных компаний, тогда как для небольших предприятий обойдет слишком дорого и будет сложна в освоении сотрудниками. Из преимуществ СБИС мы выделим:

удобные процессы для создания и ведения электронного архива;
полезные инструменты для рекрутинга (в частности, автоматическое распознавание паспортных данных и СНИЛС), т.е. можно организовать подбор персонала удаленно (это, кстати, предусмотрено и в сервисе «Добыто»);
возможность входа в систему через «Госуслуги», социальные сети или по SSO;
функции CRM и HRM;
большое количество настроек для ведения внешнего и внутреннего документооборота.

Для кадровых задач это слишком сложный и «тяжелый» сервис. Но если речь идет о полной автоматизации бизнес-процессов и огромном трафике документов, Saby от СБИС станет неплохим вариантом для подключения ЭДО в ООО.

Как нам добавить сотрудника для участия в ЭДО?

Разъясняет эксперт. В целом, схема будет одинакова для всех сервисов КЭДО. Вы отправляете по e-mail приглашения со ссылкой на личный кабинет. Сотрудник авторизуется, оставляет заявку на выпуск электронной подписи (ПЭП формируется системой автоматически). После этого можно будет начать пользоваться сервисом. В некоторых сервисах есть опция по направлению приглашения через QR-коды. УНЭП можно выпускать прямо в системе ЭДО? через приложение «Госключ» или коммерческие удостоверяющие центры.

1С:Документооборот

Инструмент от компании 1С, одной из лидеров на рынке систем ЭДО. Представляет собой полноценное решение для документооборота. Не менее важно, что 1С разработано с возможностью подключения модулей. В том числе для работы с кадрами и управления персоналом. Но при этом функционал модулей от 1С далеко не самый продвинутый, а о сложностях освоения системы вы сами без труда найдете много примеров.

Для реализации кадрового электронного документооборота внутри среды 1С разработчик предлагает вариант, когда используется 1С:ЗУП и 1С:Кабинет сотрудника. В этом случае 1С:Зарплата и управление персоналом – это инструмент на стороне кадровика. Только специалисты кадровой службы имеют к нему доступ для формирования, отправки документов. 1С:Кабинет сотрудника – сервис на клиентской стороне, т.е. в нашем случае – на стороне рядовых сотрудников. При такой связке программ реализуются следующие возможности:

Кадровик работает в привычной для него системе 1С:ЗУП.
Когда кадровые электронные документы необходимо направить для ознакомления и подписания сотруднику, то используются печатные формы (например, шаблон приказа о предоставлении отпуска или шаблон трудового договора) или произвольный документ формата PDF/A-1A. Далее достаточно в привычной среде 1С:Зарплата и управление персоналом нажать на кнопку «Передать в 1С:Кабинет сотрудника».
Сотрудники имеют доступ к 1С:Кабинет сотрудника. В личном кабинете работники могут получать, подтверждать расчетные листки и иные документы, требующие подписания усиленной неквалифицированной электронной подписью, отправлять заявления со своей стороны.

В целом, принцип работы 1С КЭДО не отличается от аналогичного принципа при использовании других сервисов. Все кадровые документы хранятся в 1С в компании, а не где-то на стороннем сервере (такая же возможность есть и в «Добыто. КЭДО» за счет покупки версии On-Premise).

Еще один сервис ЭДО от отечественных разработчиков

Учитывая изложенное, во иных случаях советуем отдать предпочтение более функциональным решениям. Например, в модуле «Добыто. КЭДО» есть возможность выпускать как простые, так и усиленные неквалифицированные подписи для сотрудников (это полностью бесплатно). Также реализована возможность загрузки произвольных документов, шаблоны и онлайн-конструктор, массовое подписание.

Мнение эксперта. Разработчик 1С рекомендует пользоваться именно связкой 1С:ЗУП (или иной программой 1С) и 1С:Кабинет сотрудника, указывая, что это быстро, удобно, не нужно вести двойной работы и пр. Только важно понимать, что 1С:Кабинет сотрудника – это платное, и не самое дешевое решение. Нужно приобретать пакет или пакеты на нужное количество работников. Стоимость «Добыто. КЭДО» ниже, и кадровику не нужно будет вести двойную работу, поскольку модуль легко интегрируется в 1С:Зарплата и управление персоналом.

Электронный документооборот от СберБизнеса

В экосистеме Сбера тоже есть продукт для электронного документооборота. Базовая стоимость достаточно низкая, а при открытии счета и подключении к СберБизнесу с ЭДО можно вообще работать бесплатно. Функционал сервиса прост в освоении, но и перечень возможностей не самый большой. Сами разработчики предлагают вариант с интеграцией сервиса с 1С. В чем смысл таких действий — не совсем понятно. Если в компании уже есть система 1С, то она и так закроет все задачи по электронному делопроизводству.

Еще юридическим лицам предлагают сервис для кадрового документооборота — СберКорус КЭДО. Это достаточно простое приложение. Для авторизации вы можете использовать Sber ID (но не обязательно). О получении документов пользователи могут получать уведомления по e-mail или SMS. Среди особенностей СберКорус КЭДО мы выделим:

мобильную версию для сотрудников (без установки приложения);
модуль интеграции с 1С и с другими системами по API;
максимально простой интерфейс с 3 видами личных кабинетов (для администратора, кадровика и сотрудника);
поддержка шаблонов кадровых документов и разных файлов (DOCX, PDF, JPEG и т.д.).

Большого массива функций в СберКорус КЭДО вы не найдете. В частности, там нельзя выпустить УНЭП, как это сделано в сервисе «Добыто. КЭДО». Нет возможности создавать документы прямо в системе, т.е. вам придется загружать готовые.

HRlink

Это тоже сервис, который поможет организовать кадровое делопроизводство и имеет функционал HRM-системы. В HRlink вы можете найти инструменты для дистанционного оформления на работу, сервис для распознавания отсканированных документов.

В сервисе HRlink 2.0 есть технологии на базе искусственного интеллекта. Тем не менее, AI-помощник объективно лучше в модуле «Добыто. КЭДО». Поиск документов с помощью искусственного интеллекта будет проще и быстрее.

HRlink подойдет работодателям, у которых нет завышенных требований к функционалу. Внедрить систему можно достаточно быстро. В сервисе есть базовые функции для подписания документов, инструменты для поиска и оформления сотрудников. HRlink доступен как в облаке, так и в «коробочном» исполнении.

Directum

Это продукт из экосистемы Directum. В сервисе есть все необходимое для работы с документами:

подписание, согласование, обмен документами;
настройки сложных маршрутов согласования;
электронный архив;
интеграция с вашей инфраструктурой с помощью готового модуля (аналогичное решение есть и в «Добыто. КЭДО»).

Также в экосистеме есть отдельный сервис для кадрового документооборота -Directum HR Pro. Ключевая особенность — там можно нанимать сотрудников в режиме онлайн, оформлять отпуска и командировки. Упор сделан на графический интерфейс. Сервис идеально подойдет компаниям, которые уже пользуются другими решениями от Directum. Если требуется только функционал для решения кадровых задач, то сервис «Добыто. КЭДО» будет эффективнее.

Контур Диадок

Это система от российской группы компаний СКБ Контур. Функционал вполне приличный, а освоение с ПО не должно вызвать сложностей у более-менее продвинутых пользователей. Несколько интересных моментов:

сервис поддерживает подписание электронных документов и формирование шаблонов (в виде конструктора), маршруты согласования;
возможна интеграция модуля с 1С:ЗУП и другими системами;
при изменении статуса документа участники ЭДО получат уведомления по SMS.

Отметим, что СКБ Контур является удостоверяющим центром и оператором ЭДО. Это дает преимущества, так как вы можете оставить заявки на выпуск электронных подписей для сотрудников прямо в системе. Чтобы оценить возможности сервиса, можно заказать демоверсию.

Это общий алгоритм работы системы электронного документооборота с участием ООО

Нужно ли согласие сотрудников для перехода на КЭДО?

Разъясняет эксперт. Да, вам нужно обязательно получать согласие сотрудников в письменном виде. Исключение – новые сотрудники, принятые в штат после 31.12.2021 г., и не имеющие до этого трудового стажа. Отметим, что сервисы «Добыто. КЭДО» и Контур имеют модульное исполнение. Готовый модуль можно за пару кликов интегрировать в 1С:ЗУП или иную систему. Это удобно, поскольку ваши кадровики смогут работать как в веб-версии, так и в привычной для них системе.

Плюсы сервиса «Добыто. КЭДО»

При разработке системы «Добыто. КЭДО» был учтен передовой опыт эксплуатации других систем, современные инновации и пожелания клиентов. В модуле предусмотрено все, что может потребоваться вам для работы с кадровыми документами (и даже больше). Из преимуществ выделим:

оплата только за рядовых сотрудников (кадровиков подключают бесплатно);
удаленная настройка сервиса занимает от 10 минут, т.е. вы сможете быстро запустить КЭДО;
полное соответствие требованиям законов и стандартов.

Благодаря шаблонам, которые кадровик берет из базы или добавляет сам, резко снижается количество ошибок и неточностей. Сотрудник просто вносит изменяемые данные в шаблон, отправляет его в отдел кадров, и получает уведомления об изменении статуса документа. Не нужно постоянно находиться в статусе онлайн. При подписании документа придет уведомление на e-mail или по SMS.

Подведем итоги

Вы получили общее представление некоторых сервисах ЭДО для ООО. Какие-то системы и порталы отличаются функциональностью, другие – более простые, предназначены исключительно для подписания и обмена документами.

Если требуется недорогой универсальный инструмент для быстрого запуска и безопасного ведения КЭДО, то рекомендуем остановить выбор на «Добыто». Сервис отвечает всем стандартам в области защиты информации.

Все системы КЭДО позволяют подключать рядовых сотрудников. Но возможность выпуска УНЭП если не в каждой программе (у «Добыто» это одно из ключевых преимуществ).