Вы только собираетесь перейти на кадровый электронный документооборот или уже начали работать с документами в электронном виде, но используемый сервис не удовлетворяет вашим потребностям? В отличие от «незаменяемых» продуктов 1С, которые для бухгалтерии устанавливают почти все компании, в случае с КЭДО у работодателей есть из чего выбрать. Мы подготовили подборку кадровых сервисов, на которые стоит обратить внимание, расскажем об их плюсах и минусах. На наш взгляд, оптимальным решением станет ПО от отечественных разработчиков – «Добыто. КЭДО». В нем есть все необходимое для работы с кадровыми документами.
Общие требования к кадровым сервисам
Сначала определим, что какой функционал должен обязательно быть в любом кадровом сервисе. Нельзя представить программное обеспечение для электронного документооборота (КЭДО) без следующих опций:
- оформление, добавление (загрузка), согласование подписание любых кадровых электронных документов;
- безопасное хранение документов, создание и ведение архива с быстрым поиском по разным параметрам;
- разграничение прав и полномочий для разных категорий пользователей (кадровая служба, рядовые сотрудники), каждой из готовых доступны свои возможности по работе с электронными документами;
- поддержка всех видов подписей по Федеральному закону № 63-ФЗ — ПЭП, УНЭП, УКЭП;
- возможность работы с кадровыми документами с разных устройств, в том числе мобильных (особенно актуально, когда подпись нужна срочно, а нужный подписант отсутствует на рабочем месте).
Документооборот может предусматривать разные маршруты подписания и прохождения документов. Они могут быть последовательными, когда сначала документ подписывает один сотрудник, а только потом второй, третий и т.д. Также есть параллельные маршруты. В них не требуется очередность подписания. Важно лишь, чтобы все указанные по конкретному документу лица поставили свои электронные подписи. Схема реализации маршрутов может серьезно отличаться в разных кадровых сервисах, быть слишком сложной и громоздкой, либо, напротив, удобной и простой в освоении.
Еще одно важное требование к кадровым сервисам — хранение документов на серверах, расположенных на территории РФ, а также включение их в Единый реестр российских программ. В принципе, все кадровые сервисы, предоставленные на рынке, отвечают нормам безопасности и правилам защиты данных. Для государственных и бюджетных учреждений есть специальные требования. Эти организации обычно приобретают ПО через закупки, где можно установить десятки, сотки и даже тысячи разных параметров для сервиса или системы ЭДО.
Какие функции кадровых сервисов точно упростят работы с документами
Помимо общего функционала, который должен быть в любом кадровом сервисе, стоит обращать внимание и на дополнительные «фишки». Приведу несколько примеров, ставших актуальными в последние годы. Кстати, все они, в том или ином виде, реализованы в сервисе «Добыто. КЭДО», о котором еще поговорим ниже.
1. Интеграция с 1С, SAP и другими системами, с которыми компания работает на момент перехода на КЭДО. Здесь все зависит от особенностей API кадрового сервиса, который можно подключить к другому ПО в виде модуля. Соответственно, организация сможет использовать привычные программы, и существенно расширит их функционал. Еще очень важна возможность подключения к личным кабинетам государственных порталов, ведь с ними все равно придется работать.
2. База шаблонов кадровых документов. Многие документы утверждены в виде унифицированных форм, т.е. их можно найти в нормативных актах. Но часто возникают проблемы с поиском шаблонов, для которых нет типовых форм. Базы с образцами предлагают не все кадровые сервисы, а ведь это значительно упрощает работу. Вот пример — кадровик создает шаблоны на основе базы документов из сервиса КЭДО или в онлайн-конструкторе. Сотрудники просто заполняют поля представленного шаблона, а не создают новый документ (в частности, когда хотят взять отпуск по собственному желанию или объясняют уважительные причины отсутствия на рабочем месте).
3. Выпуск электронных подписей. Все сервисы могут выпускать ПЭП, но далеко не в каждом можно выпускать УНЭП на сотрудников. А ведь для большинства кадровых документов нужна именно усиленная неквалифицированная подпись. В «Добыто. КЭДО» такой функционал есть.
4. Уведомления и напоминания. По сути, это две одинаковых опции, но в отдельных сервисах КЭДО напоминания отсутствуют. Грубо говоря, уведомления – когда пришел новый документ на подпись или, напротив, документ в ожидании был подписан, то кадровику приходит сообщение по SMS или иному каналу связи. Напоминание – когда подходит установленный срок подписания, а подписант занят более важными делами, то будут отправляться сообщения о том, что пора бы уже и подпись поставить.
Вадим, автор блога по кадровому ЭДО, специалист в области цифровизации кадровых процессов:
«От себя отмечу, что на практике уведомления и напоминания по SMS читает практически 100% сотрудников – вряд ли можно найти человека, который постоянно не просматривает на рабочем месте что-то интересное в смартфоне. А вот по e-mail уведомления читают реже, хотя в том же смартфоне пользователи прекрасно видят, что у них новое письмо от системы. Такой вот парадокс».
Не лишним будет и проверка заполнения шаблонов, дат – особенно в заявлениях на отпуск, но это реализовано далеко не во всех системах кадрового электронного документооборота, это не их основные функции.
Вышке я перечислил весьма важные возможности, но бизнесу зачастую нужны решения и под иные задачи. Большинство основных сервисов с рынка КЭДО не будет «допиливать» готовый продукт под нужды клиента. Поэтому важно сразу при выборе системы учесть, какой функционал требуется сейчас, а какой может потребоваться через пару месяцев или год. Можно и менять системы, но стоит ли тратить время и силы на изучение нового сервиса кадрового ЭДО?
Виктор, руководитель отдела кадров строительной компании «ВЕКТОР»:
«У нас часто возникают ситуации, когда нужно сразу подписать десятки документов. Конечно, при КЭДО поставить электронную подпись проще и быстрее, чем на бумаге, но это все равно отнимает время. Нравится, что в «Добыто. КЭДО» есть возможность массового подписания. Один клик, и 30-50 кадровых документов уже подписано».
Кадровые сервисы для коммерческих организаций
В этой статье мы говорим о кадровых сервисах для юридических лиц и ИП. У них меньше ограничений по выбору ПО, чем у бюджетных и государственных учреждений. Помимо прочего, сервисы КЭДО могут отличаться:
- по функционалу, который получит компания и ее сотрудники;
- по способу подключения и хранения данных, документов (полностью онлайн-сервис, дата-центр или свой сервер и т.д.);
- по стоимости подключения кадровиков и обычных работников.
Если есть возможность, изучите отзывы от организаций, которые выбрали тот или иной кадровый сервис. Там может быть важная информация, которая повлияет на ваш выбор. Итак, давайте посмотрим, что нам предлагают отечественные разработчики систем и сервисов КЭДО.
«Добыто. КЭДО»
Мой выбор – сервис «Добыто. КЭДО». Появился на российском рынке относительно недавно, а потому при его разработке учтены основные недочеты конкурентов и пожелания клиентов, все современные технологии и решения. Вот ключевые особенности «Добыто. КЭДО», которые будут важны бизнесу.
2 версии на выбор: безопасное облачное хранение или On-Premise (хранение на сервере клиента). Все документы и информация хранятся в дата-центре на территории РФ. Сертификация по ГОСТ 57580, 152-ФЗ, ISO 27001/27017/27018/ 27701, PCI.
Конструктор документов для работы с шаблонами. Можно пользоваться готовыми шаблонами типовых кадровых документов из «Добыто. КЭДО» или создавать свои шаблоны с необходимыми переменными. ФИО, должность и другие атрибуты для каждого сотрудника подставляются системой автоматически. Другие данные (даты, причины отсутствий) выбираются из списка.
Поиск документов с использованием искусственного интеллекта (AI). Достаточно начать указывать какие-то ключевые слова, цифры из нужного документа. Сервис быстро найдет именно то, что вы ищете.
Выпуск и перевыпуск УНЭП для работников. Выпускать усиленные неквалифицированные электронные подписи для персонала можно прямо в системе. Это займет несколько минут. Более того, выпуск УНЭП осуществляется бесплатно, т.е. эта услуга уже включена в подписку на то количество сотрудников, на которое клиент оформил подписку. 100 пользователей – 100 подписей.
Кроме расширенного функционала важным плюсом «Добыто. КЭДО» назову весьма низкую цену – от 50 рублей за пользователя. Где еще можно встретить такие расценки? Стоимость программного продукта, естественно, не главный фактор для среднего и крупного бизнеса. А вот для ИП, малого бизнеса финансовая доступность сервиса «Добыто. КЭДО» может оказаться ключевой при выборе.
Вы можете спросить, а что с мобильным приложением? Отвечаю – в «Добыто. КЭДО» нет мобильного приложения, но, в принципе, это и не нужно. Вы уверены, что все сотрудники захотят устанавливать лишнее приложение в смартфон? Зато есть мобильная версия личного кабинета – доступ со смартфона, ноутбука, любого компьютера, планшета. Этого вполне достаточно для большинства ситуаций.
Слово одному из клиентов, которые уже более года работает с этим сервисом.
Александр, HR-менеджер головного офиса сети магазинов парфюмерии и косметики «Бьюти-Лайф»:
«Работаем с 1С:ЗУП, как и многие российские компании. При переходе на КЭДО и изучении рынка считали, что на интеграцию с 1С будут дополнительные расходы. Удивительно, но специалисты компании «Добыто» не берут плату за эту работу, а сам процесс интеграции занял около часа».
HRlink
Сервис КЭДО с базовыми функциями и некоторыми дополнительными решениями для упрощения и ускорения кадровых процессов. Внедрен искусственный интеллект для автоматического поиска неподписанных документов.
Оформить новых сотрудников в штат, в т.ч. удаленно можно за 15 минут. Для личного кабинета сотрудника предусмотрены бесплатные шаблоны документов, доступ с любого устройства, технология SSO (единый вход).
Выпуск УНЭП, интеграция с 1С:ЗУП за отдельную плату, причем, цифры на официальном сайте не приводят – заполните заявку, и получите калькулятор. Считаю, что прозрачность ценообразования на столь конкурентном рынке ПО важна для каждого разработчика, так зачем скрывать прайс?
Контур.КЭДО
Группа компаний «Контур» – гигант на российском рынке комплексных решений для электронного документооборота. Есть у разработчика и отдельный продукт для кадрового ЭДО. Контур.КЭДО получил максимально упрощенный функционал и интерфейс. Можно подписывать документы, создавать шаблоны, настраивать маршруты согласования.
Предусмотрены уведомления по SMS, есть интеграция с 1С:ЗУП, SAP. Поскольку СКБ Контур – это не только разработчик ПО и оператор ЭДО, но и удостоверяющий центр, то логично, что в Контур.КЭДО есть возможность удаленного выпуска УНЭП. Впрочем, услуга предоставляется не бесплатно.
Есть ли модульное исполнение или интеграция происходит по API? Как и в случае с «Добыто. КЭДО» в Контур.КЭДО имеется модульное исполнение. Модуль встраивается в 1С:ЗУП, и кадровики смогут продолжить работу в привычном интерфейсе «в одном окне».
ELMA365.КЭДО
Сервис ELMA365.КЭДО помогает упростить типовые кадровые процессы, на которые у кадровиков обычно уходит много времени. Можно создавать, отправлять на согласование по сложным маршрутам, подписывать и отклонять (отправлять на доработку) кадровые электронные документы.
Для популярного 1С:ЗУП разработан отдельный модуль, интеграция с другими учетными системами – по API. Стоимость в среднем выше, что обусловлено расширенным функционалом уже в базовой версии. Вопрос только в том, а нужно ли это среднестатистическому клиенту?
Никонов М. Т., руководитель отдела кадров строительной компании «СтройЖилСервис»:
«Пользуемся ELMA365.КЭДО уже второй год. В целом, все, что нужно для кадрового электронного документооборота в соответствии с российским законодательством, в сервисе предусмотрено. Сразу скажу, что смысл переходить на ELMA365.КЭДО есть только в случае, если в вашей компании пользуются и другими продуктами платформы ELMA365. Если другими решениями не пользуйтесь, то лучше присмотреться к другим сервисам КЭДО».
СБИС
СБИС – это даже не сервис КЭДО, а целая экосистема для автоматизации бизнеса со всеми вытекающими отсюда последствиями. Кроме основной работы с электронными документами в СБИС реализован полноценный электронный архив, элементы системы управления обучением, в частности – геймификации, функции дистанционного трудоустройства и пр.
Интеграция с популярными и самописными учетными системами – еще один ил плюсов этого ПО. Единое окно входа – SSO, Госуслуги или социальные сети. Если сравнивать с «Добыто», то отмечу, что этот сервис именно для КЭДО, а СБИС – это все же HRM-система, причем – не самая дешевая
Directum HR Pro
Сервис кадрового электронного документооборота с блочной системой – клиент сам выбирает модули (блоки), которые нужны в его компании (например, модуль приема на работу или учета отпусков и командировок), и, соответственно, платит за них. По функционалу HRM-системы все стандартно. Если рассматривать Directum HR Pro в качестве сервиса КЭДО для малого бизнеса, то это как забивать гвозди микроскопом – можно, но вряд ли целеообразно. Тем более, что техническая поддержка и обновление ПО бесплатные только в 1 год использования.
1С:Кабинет сотрудника
Это не сервис КЭДО, а дополнение для сервисов 1С, в частности – для 1С:ЗУП, только не для кадровиков, а для рядовых сотрудников. Функционал настолько минимальный, что даже не смешно. Сотрудникам доступно только получение и подписание документов, отправка заявлений и отслеживание статусов электронных документов в личном кабинете (доступ через веб).
Можно рекомендовать исключительно в случае, когда в компании используется 1С, кадровики категоричны в отношении других решений, даже модулей интеграции с 1С:ЗУП, и сотрудникам не потребуется ничего дополнительного из функций. Ограниченный функционал и не совсем удобная работа – главные минусы 1С:Кабинет сотрудника по сравнению с «Добыто. КЭДО».
EmplDocs
Простое, но интересное решение для автоматизации рутинных кадровых процессов. Модуль разработан на основе 1С, что вполне предсказуемо делает его более подходящим для отделов кадров, пользующихся 1С:ЗУП и только этим ПО для кадрового делопроизводства. Можно:
- подписывать электронные документы;
- планировать графики отпусков;
- трудоустраивать новых сотрудников дистанционно.
Есть возможность кастомизации интерфейса, настроить его под себя.
СберКорус КЭДО
Простейшее решение, которое можем рекомендовать только тем, кто задумался о принципе кадрового электронного документооборота, и хочет попробовать простой сервис. Состоит из личного кабинета сотрудников (мобильная версия) и модуля интеграции с 1С. Авторизация по Sber ID. Поддержка DOCX, PDF, JPEG.
Михайлов Д. О., руководитель проекта по внедрению КЭДО в бизнесе «HR Associated RUS»:
«У нас был опыт внедрения СберКорус КЭДО для небольшого предприятия по производству кровельных материалов. Не скажу, что остались довольны – слишком ограниченный функционал, а рекламируется как премиальный продукт для кадрового ЭДО. Если нужно что-то простое только для пересылки, подписания электронных документов, то, конечно, можно выбрать и СберКорус КЭДО».
Астрал iКЭДО
Сервис для кадрового учета, архивного хранения документов, выпуска электронных подписей для сотрудников. Основной функционал есть, но учтите, что доступна только облачная версия – для кого-то это может оказаться критичным. Также в Астрал iКЭДО нет демоверсии, что, как мы считаем, неправильно для продвижения столь серьезного программного продукта. По функционалу уступает «Добыто. КЭДО».
Интересная особенность – поступление уведомлений о новых электронных документах, требующих подписания, в Telegram. Обычно разработчики предпочитают SMS или e-mail, а не мессенджеры. Круглосуточная техподдержка доступна при любом тарифе.
Заключение
Кроме перечисленных выше 10 сервисов кадрового электронного документооборота на российском рынке есть и другие решения, но рассматривать их мы не стали – или функционал там совсем ограниченный, или много багов, или ПО не соответствует требованиям российского законодательства.
Что выбрать из предложенного – решать исключительно вам, мы же рекомендуем «Добыто. КЭДО».
Запросите демонстрацию, оцените выгоды, и сами поймете, что этот вариант может быть оптимальным для вашего бизнеса.
