Кадровый учёт простыми словами: документы и порядок 2026

Кадровый учёт — это вся работа с документами о сотрудниках: от анкеты кандидата до приказа об увольнении. Звучит скучно, но именно эти бумаги решают, получит ли человек пенсию без проблем, выиграет ли компания трудовой спор и сколько заплатит при проверке. В этой статье разберём кадровый учёт по-человечески: какие документы нужны, кто их ведёт, где компании чаще всего наступают на грабли и как электронный формат меняет работу кадровика. Без номеров статей и параграфов — только суть и практика.

Автор статьи — Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству, трудовому праву и электронному документообороту с опытом более 10 лет. Имеет высшее юридическое образование (трудовое право), более 10 лет в кадровом консалтинге, практический опыт внедрения КЭДО и ЭЦП. Автор публикаций в профильных изданиях по HR.

Что такое кадровый учёт и кто им занимается

Кадровый учёт фиксирует все события трудовой жизни сотрудника в компании. Человека приняли — появился трудовой договор и приказ. Перевели на другую должность — допник и приказ о переводе. Ушёл в отпуск — заявление, график отпусков, приказ. Заболел — больничка и отметка в табеле. Уволился — заявление, приказ, запись о трудовой деятельности. Каждое событие = документ. Или несколько.

Зачем это всё? Три причины. Первая — государство хочет видеть, что вы платите людям честно и оформляете их по правилам. Вторая — сам сотрудник через 20 лет придёт за пенсией, и подтверждать его стаж будут именно эти документы. Третья, о которой думают реже всего — защита самой компании. Когда работник идёт в суд, выигрывает тот, у кого документы в порядке. Я видела споры, где компания была права по сути, но проиграла, потому что кадровик не оформил уведомление. Бумажка решила всё.

Кто ведёт учёт — зависит от размера бизнеса. В компании на 15 человек этим занимается бухгалтер или сам директор, по остаточному принципу. С 50-70 сотрудников появляется отдельный кадровик. От 200-300 человек — кадровая служба из нескольких специалистов, где один отвечает за приём и увольнение, другой за табель и отпуска, третий за воинский учёт. В практике Азбуха мы видим компании на 400 человек, где весь учёт тянет один специалист — формально это работает, фактически документы копятся стопками и подписываются задним числом.

Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству:
«Главное заблуждение малого бизнеса — что кадровый учёт нужен только большим. На деле наоборот: у крупных юриков есть кадровая служба, которая всё подхватит, а в компании на 20 человек один косяк в оформлении увольнения превращается в суд, восстановление работника и выплату за вынужденный прогул. Я бы сказала так: чем меньше компания, тем дороже ей обходится каждая ошибка кадровика.»

Какие документы входят в кадровый учёт

Документы кадрового учёта делятся на две группы. Первая — обязательные для всех работодателей. Вторая — те, что появляются при определённых условиях: есть ночные смены — нужен один документ, есть вахта — другой, наняли иностранца — третий.

Обязательный минимум выглядит так: трудовые договоры с каждым сотрудником, приказы о приёме, штатное расписание, график отпусков, табель учёта рабочего времени, правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, документы по защите персональных данных и согласия работников на их обработку, журналы инструктажей по охране труда. Плюс личные карточки, сведения о трудовой деятельности, должностные инструкции — формально часть из них необязательна, но на проверке их спрашивают, а в споре они спасают.

Табель — отдельная история. Это документ, на основании которого считают зарплату, и расхождение между табелем и расчёткой — первое, что ищет инспектор. Если в табеле у человека 8 часов, а он фактически отработал 12, и это всплывёт — доначисления, пени и разбирательство обеспечены.

Сроки хранения у кадровых документов длинные: приказы по личному составу и личные карточки хранятся 50 лет (для документов, созданных после 2003 года), табели — 5 лет, графики отпусков — 3 года. Выбросить ничего нельзя, и архив растёт с каждым годом. В одном из проектов Азбуха клиент с историей с 1998 года держал под кадровый архив отдельное помещение 40 квадратных метров — и платил за него аренду.

Образцы кадровых документов для скачивания

Как кадровый учёт устроен на практике: от приёма до увольнения

Приём начинается раньше первого рабочего дня. Кандидат заполняет анкету, получает оффер, приносит документы. Кадровик готовит трудовой договор, знакомит человека с правилами распорядка, положением об оплате, инструкциями по охране труда — и всё это под подпись, до подписания договора. Потом сам договор, приказ, согласие на обработку данных. На одного новичка уходит 7-10 документов. При массовке — помножьте на количество людей в потоке.

Дальше рутина. Каждый месяц — табель и расчётки. Каждый декабрь — график отпусков на следующий год, который нужно собрать со всех подразделений, согласовать и утвердить за две недели до нового года. Любое изменение условий — зарплата, должность, график, удалёнка — оформляется допником. Сотрудник съездил в командировку — приказ и авансовый отчёт. Получил выговор — акт, объяснительная, приказ. Текучка в прямом смысле слова: документы текут постоянно, и остановить этот поток нельзя.

Увольнение — самый рискованный этап. По собственному желанию всё просто: заявление за две недели, приказ, расчёт в последний день. А вот увольнение по инициативе работодателя требует целой цепочки документов с жёсткими сроками, и пропуск одного звена делает увольнение оспоримым. На моей практике восстановленный через суд сотрудник получал средний заработок за 6-8 месяцев вынужденного прогула — это сотни тысяч рублей за одну непрошитую процедуру.

Как навести порядок в кадровом учёте: пошаговая инструкция

Юлия К, консультант по кадровым процессам:
«Кадровики тонут не в сложных документах, а в рутине. Подписать график отпусков у 300 человек на бумаге — это две недели беготни по этажам с папкой. Я считаю, что 70% времени кадровой службы уходит именно на бегание с бумажками и допинать подписи, а не на содержательную работу. И это первое, что стоит автоматизировать.»

Частые ошибки в кадровом учёте и их цена

Ошибка первая — подмена трудовых отношений договорами ГПХ. Компания экономит на взносах и отпускных, оформляя фактических сотрудников как гэпэхашников или самозанятых. Мотив понятен: экономия достигает 30-40% от фонда оплаты труда. Цена ошибки: при переквалификации договора налоговая доначисляет взносы и НДФЛ за весь период с пенями, а инспекция труда добавляет штраф до 100 000 рублей за каждый случай. Плюс работник получает право требовать отпускные и больничные задним числом.

Ошибка вторая — документы оформляются задним числом или не оформляются вовсе. Делают так из-за нехватки времени: сначала человек выходит на работу, потом, через месяц, под него рисуют договор. Цена: работа без оформленного договора — до 100 000 рублей штрафа для юрлица за каждого работника. А если человек за этот месяц получит травму — последствия уже не административные.

Ошибка третья — персональные данные хранятся как попало. Сканы паспортов в общей сетевой папке, согласия не собраны, в анкете спрашивают лишнее. Штрафы за нарушения с персональными данными в 2026 году доходят до 700 000 рублей для компаний, а за утечки — кратно выше. И проверить это могут дистанционно, по жалобе одного обиженного сотрудника.

Ошибка четвёртая — отсутствие системы хранения. Документы есть, но найти их нельзя: часть у бухгалтера, часть в коробках, часть у уволившегося кадровика на личной почте. Когда приходит запрос от инспекции — на ответ даётся 10 рабочих дней, и компания физически не успевает собрать комплект. Результат — штраф за непредставление документов плюс внеплановая проверка, которой могло не быть.

Юлия К, эксперт по трудовому праву:
«Самые дорогие грабли — это ГПХ вместо трудового договора. Бизнес видит экономию здесь и сейчас, а риск кажется абстрактным. Потом один гэпэхашник идёт в суд, отношения признают трудовыми, и налоговая пересчитывает взносы по всем таким договорам за три года. Я видела доначисления, которые превышали годовую экономию в 4-5 раз. Дешевле сразу оформить по-белому.»

Кадровый учёт в электронном виде: что меняет КЭДО

КЭДО переводит кадровые документы в электронный формат: сотрудник подписывает заявление или допник с телефона, кадровик отправляет документы пачкой, архив формируется сам. Бумага остаётся только там, где электронный формат запрещён — акт о несчастном случае и приказ об увольнении по-прежнему оформляются на бумаге (для приказа об увольнении — дублируются).

Цифры из практики внедрений говорят сами за себя. Компания с 40 000 сотрудников сократила трудозатраты на кадровый документооборот в 6,5 раз после перехода на электронный формат. Банк, выстроивший цифровой приём через Госключ, добился стабильного подписания 95% трудовых договоров в электронном виде — кандидат подписывает документы со смартфона ещё до первого визита в офис. А в Битрикс24 подписание документа через Госключ от отправки из сервиса до подписи занимает меньше минуты.

Про подписи коротко. Для внутренних документов — заявлений, ознакомлений — работнику хватает ПЭП, которую выдаёт сам работодатель бесплатно. Для трудового договора и других значимых документов нужна усиленная подпись — УНЭП или УКЭП. И тут интересный момент: государственное приложение Госключ выпускает работнику УНЭП за 2 минуты, дистанционно и бесплатно, нужен только смартфон и подтверждённая учётка на Госуслугах. Сертификат действует 12 месяцев, напоминание о продлении приходит за 30 дней. Коммерческие подписи стоят порядка 400-500 рублей в год на сотрудника — для компании на 2 500 человек переход на Госключ экономит около 1 000 000 рублей только на выпуске подписей. По статистике одного из провайдеров КЭДО, 70% клиентов выбирают именно Госключ.

Переход на КЭДО добровольный для сотрудников: каждый даёт письменное согласие, и заставить отказавшегося нельзя. На практике это значит, что первое время компания живёт в гибридном режиме — часть людей подписывает электронно, часть на бумаге. В проектах Азбуха мы закладываем пилотную группу на 2-3 недели перед раскатыванием на всю компанию: пилот вылавливает ошибки маршрутов согласования до того, как они затронут сотни людей, и экономит клиенту месяц на исправлениях. Расходы на электронный документооборот и подписи несёт работодатель — перекладывать их на работника нельзя.

Юлия К, специалист по внедрению КЭДО:
«Сопротивление сотрудников — главный затык при переходе на КЭДО, и он не про технологии. Возрастной линейный персонал боится непонятного, и УНЭП от сторонней компании вызывает тревогу. С Госключом проще: люди доверяют государственному приложению больше, чем коммерческому. Один наш клиент сделал базу знаний с короткими роликами процесса подписания — и вопросы у людей закончились за пару недель.»

Стоимость ведения кадрового учёта в электронном виде: тарифы Азбука

Стоимость зависит от численности персонала и набора модулей: чем больше штат, тем ниже цена на одного сотрудника. Базовая единица расчёта — один сотрудник в год для КЭДО или компания в месяц для пакетных решений.

Тариф «Лайт» закрывает базовый документооборот: трудовые договоры, приказы, заявления, расчётные листки с подписанием через УНЭП. «Стандарт» добавляет конструктор шаблонов, маршруты согласования и интеграцию с 1С:ЗУП — для компаний, где кадровик работает в одинэске, это снимает двойной ввод данных. У модуля КЭДО есть пробный период 30 дней. Итоговая сумма зависит от численности персонала и набора подключаемых модулей — актуальные тарифы сервиса Азбуха помогут рассчитать бюджет под вашу компанию точнее.

Вывод: с чего начать наведение порядка в кадровом учёте

Кадровый учёт держится на трёх вещах: полный комплект обязательных документов, своевременное оформление каждого кадрового события и понятная система хранения. Начните с аудита — перечень имеющихся документов против обязательного минимума покажет дыры. Затем закройте самые рискованные: трудовые договоры, согласия на обработку персональных данных, табель. И только потом думайте об автоматизации — переводить в электронный вид хаос бессмысленно, КЭДО ускоряет процессы, но не исправляет отсутствующие документы. Бесплатно проверить свои знания требований к кадровым документам работодатель может на сервисе Роструда — там же доступны проверочные листы, по которым работает инспекция.

Часто задаваемые вопросы