Кадровый учёт в ООО с нуля: пошаговая инструкция 2026

Кадровый учёт в ООО с нуля начинается не с приёма первого сотрудника, а с оформления директора — и большинство учредителей узнают об этом постфактум, когда ГИТ запрашивает приказ о вступлении в должность. В статье разберём, какие документы обязан завести каждый работодатель по ТК РФ, в каком порядке их оформлять, что можно сразу перевести в электронный вид по 377-му закону и сколько стоит автоматизация кадрового учёта в 2026 году. Инструкция рассчитана на компанию, где кадровика пока нет, а учёт ведёт сам директор или бухгалтер.

Автор статьи — Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству, трудовому праву и электронному документообороту с опытом более 10 лет. Имеет высшее юридическое образование (трудовое право), более 10 лет в кадровом консалтинге, практический опыт внедрения КЭДО и ЭЦП. Автор публикаций в профильных изданиях по HR.

Нормативная база: какие законы регулируют кадровый учёт в ООО

Кадровый учёт в ООО регулирует Трудовой кодекс — в первую очередь. Дальше идут 152-ФЗ «О персональных данных» (без него нельзя хранить даже анкету кандидата), 63-ФЗ «Об электронной подписи» и 377-й закон, который в 2021 году добавил в ТК РФ статьи 22.1-22.3 про электронный кадровый документооборот. Плюс приказ Росархива от 31.07.2023 № 77 о правилах хранения документов и КоАП РФ со штрафами по ст. 5.27 — до 50 000 рублей за каждое нарушение оформления трудовых отношений, а при повторном нарушении до 70 000 рублей на юрлицо.

Нюанс в том, что закон не делает скидок на размер бизнеса. ООО с одним директором и завод на 5 000 человек обязаны вести один и тот же базовый набор документов. Микропредприятия (до 15 человек) по ст. 309.2 ТК РФ вправе отказаться от части ЛНА — правил внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда — но тогда все эти условия переносятся в типовой трудовой договор, утверждённый постановлением Правительства № 858. По сути, бумаги меньше не становится, она просто перекладывается в договор.

Юлия К, эксперт по трудовому праву:
«Самые дорогие грабли для новых ООО — это персональные данные. Кадровик заводит личные карточки, собирает копии паспортов, а положения о персданных и согласий нет. Роскомнадзор и ГИТ смотрят на это в первую очередь. Я всегда советую: сначала положение об обработке ПДн и формы согласий, потом всё остальное. Это час работы, который закрывает целый блок рисков.»

Обязательные кадровые документы ООО: минимальный комплект

Перечень обязательных документов работодателя складывается из требований разных статей ТК РФ, и единого списка в кодексе нет. На практике минимальный комплект для ООО выглядит так:

• Штатное расписание (ст. 57 ТК РФ требует указывать должность в соответствии с ним);
• Правила внутреннего трудового распорядка — ПВТР (ст. 189 ТК РФ), кроме микропредприятий на типовом договоре;
• Положение об оплате труда и премировании (ст. 135 ТК РФ);
• Положение об обработке и защите персональных данных + согласия работников (гл. 14 ТК РФ, 152-ФЗ);
• График отпусков по форме Т-7 — утверждается не позднее чем за 2 недели до нового года (ст. 123 ТК РФ);
• Трудовые договоры и приказы о приёме;
• Табель учёта рабочего времени (Т-12 или Т-13);
• Книга учёта движения трудовых книжек — для тех работников, кто сохранил бумажную книжку;
• Инструкции по охране труда и журналы инструктажей (раздел X ТК РФ);
• Должностные инструкции — формально необязательны, но без них сложно обосновать дисциплинарку или несоответствие должности.

Унифицированные формы Т-1, Т-2, Т-5, Т-8 с 2013 года применять необязательно, можно разработать свои. Но практика показывает: инспекторы ГИТ привыкли к госкомстатовским формам, и проверка идёт быстрее, когда документы оформлены по ним. Мы в Азбухе закладываем в шаблоны клиентов именно унифицированные формы с минимальными доработками — так меньше вопросов на проверках.

Образцы документов для постановки кадрового учёта в ООО

Пошаговая инструкция: как поставить кадровый учёт в ООО с нуля

Постановка кадрового учёта в новом ООО занимает от 5 до 10 рабочих дней, если делать последовательно и не переделывать. Первый документ всегда один — решение учредителя о назначении директора и приказ о вступлении в должность. Директор подписывает приказ сам на себя, это нормально и законно. Без этого приказа директор не вправе подписывать трудовые договоры с остальными, и вся цепочка кадровых документов повисает.

Дальше порядок такой. Утверждаете штатное расписание — хотя бы из одной строки с директором. Принимаете ЛНА: ПВТР, положение об оплате, положение о персданных. Знакомите с ними работников под подпись до подписания трудового договора, так требует ст. 68 ТК РФ. Потом оформление приёма: договор в двух экземплярах, приказ, личная карточка, передача сведений в СФР по форме ЕФС-1 не позднее следующего рабочего дня после приёма. И заводите табель с первого же дня, не задним числом.

Как оформить кадровый учёт в новом ООО: пошаговая инструкция

Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству:
«Кадровики-новички часто начинают с трудовых договоров, а ЛНА оставляют на потом. Это перевёрнутая логика. Ст. 68 ТК РФ требует ознакомить работника с ПВТР до подписания договора. Если ПВТР появились через месяц после приёма — у вас уже косяк, который инспектор увидит по датам. Сначала ЛНА, потом приём, и никакого заднего числа.»

КЭДО с первого дня: зачем новому ООО электронный кадровый учёт

Статьи 22.1-22.3 ТК РФ разрешают вести почти все кадровые документы в электронном виде без бумажных дублей. Исключения — акт о несчастном случае, приказ об увольнении (по нему позиция менялась, следите за редакцией) и журналы инструктажей по охране труда. Новому ООО переход даётся проще, чем работающей компании: сотрудники, принятые после 31 декабря 2021 года и не имеющие трудового стажа на эту дату, подключаются к КЭДО без письменного согласия — достаточно уведомления. Остальным согласие обязательно, и отказ от КЭДО не может быть основанием для увольнения или отказа в приёме.

Для подписания со стороны работника ст. 22.3 ТК РФ допускает УКЭП, УНЭП по соглашению сторон и УНЭП, выданную через инфраструктуру электронного правительства — это Госключ. По опыту вендоров КЭДО, около 70% клиентов выбирают именно Госключ: работнику нужен только смартфон и подтверждённая учётка Госуслуг, подпись выпускается бесплатно за 5-10 минут, работодателю не нужно разворачивать свой УЦ или подписывать с каждым соглашение об УНЭП. Описание приложения и порядок выпуска подписи есть на портале Госуслуг в разделе Госключ. С середины 2024 года в Госключе нет временных ограничений на хранение подписанных документов — работник видит их в приложении бессрочно.

В практике Азбуха цифровой приём через Госключ закрывает и больной вопрос удалёнки: кандидат из другого региона подписывает трудовой договор УНЭП в день оффера, без курьеров и сканов. Банковские кейсы из наших источников показывают доходимость до 95% трудовых договоров, подписанных в Госключе при цифровом приёме, и до 90% действующих сотрудников с подключённым Госключом за время раскатки. Минцифры анонсировало до конца 2026 года десктоп-версию Госключа для Windows и Linux — это снимет вопрос с сотрудниками без смартфонов, которых в регионах до 10-15%.

Юлия К, специалист по внедрению КЭДО:
«Госключ для нового ООО — это почти бесплатный вход в КЭДО. Не нужен УЦ, не нужны флешки с сертификатами, не нужны денежки на токены для каждого сотрудника. Один нюанс: при самостоятельном подключении обезличенный сертификат выпускает только гендир, и перевыпускать его надо каждый год лично. Если гендир вечно в командировках — берите подключение через вендора по агентскому договору, но тогда понадобится согласие сотрудников на передачу ПДн вендору.»

Ошибки при постановке кадрового учёта и их цена

Ошибка 1: учёт ведётся задним числом. Документы оформляют пачкой перед проверкой или перед увольнением конфликтного сотрудника. Делают так ради экономии времени — кажется, что пока все довольны, бумага не нужна. Цена ошибки: ст. 5.27 КоАП РФ квалифицирует ненадлежащее оформление трудового договора отдельным составом со штрафом до 100 000 рублей на юрлицо за каждого работника, плюс в трудовом споре суд трактует отсутствие документа против работодателя. Восстановление учёта за год для компании в 30 человек стоит дороже, чем его ведение с нуля.

Ошибка 2: персональные данные собираются без положения и согласий. Мотив понятный — формы кажутся формальностью, а паспорта копировать надо прямо сейчас. Цена: штраф по ст. 13.11 КоАП РФ за обработку ПДн без согласия — до 700 000 рублей для юрлица за нарушение, при повторном — до 1,5 млн, и Роскомнадзор в 2026 году проверяет работодателей наравне с интернет-сервисами.

Ошибка 3: переход на КЭДО без согласий и без ЛНА о введении электронного документооборота. Компания покупает систему, начинает слать документы на подпись, а юридического основания нет. Цена: подписанные таким образом документы оспоримы, в споре об увольнении суд встанет на сторону работника, а это восстановление, оплата вынужденного прогула (средний заработок за все месяцы спора) и моральный вред. На одном из проектов в нашей практике пересбор согласий на 400 человек занял 6 недель — вдвое дольше, чем заняло бы оформление с самого начала.

Юлия К, консультант по кадровым процессам:
«Текучка в малом бизнесе высокая, и каждый незакрытый документ при увольнении — потенциальный иск. Я смотрю на кадровый учёт как на доказательную базу: пока всё хорошо, она лежит мёртвым грузом, а в споре каждый приказ и каждая подпись об ознакомлении работают на работодателя. Электронная подпись здесь даже надёжнее живой — подделать УНЭП из Госключа нельзя, документ фиксируется с гарантированной целостностью.»

Стоимость автоматизации кадрового учёта в ООО в 2026 году

Стоимость зависит от численности штата, выбранного модуля и формата размещения. Для нового ООО, где кадровый учёт ставится с нуля, базовый сценарий — модуль КЭДО на всю численность плюс, при росте, пакетное решение с подбором и адаптацией. Тарифы сервиса Азбука на дату написания статьи:

Минимальная сумма договора по модулю КЭДО — 34 300 ₽/год (тариф «Лайт», 70 сотрудников), пробный период — 30 дней. Итоговая цифра зависит от численности, количества юрлиц и набора подключаемых модулей — актуальные тарифы сервиса Азбука помогут посчитать бюджет под ваш штат точнее.

Вывод: с чего начать кадровый учёт в ООО

Порядок фиксированный: директор, штатное расписание, ЛНА, формы документов, выбор между бумагой и КЭДО, назначение ответственных. На комплект из шаблонов выше уходит 5-10 рабочих дней. Новой компании рациональнее сразу закладывать электронный учёт — сотрудники без стажа до 2022 года подключаются к КЭДО без согласий, а Госключ закрывает вопрос подписи бесплатно. Проверка соблюдения требований доступна работодателю самостоятельно через сервисы Роструда на портале Онлайнинспекция.рф — самопроверка по чек-листам ГИТ до того, как придёт настоящий инспектор.

Часто задаваемые вопросы