Кадровый электронный документооборот – это возможность существенно ускорить, упростить, сделать прозрачными кадровые процессы. Стороны трудового договора, а также договора ГПХ, договора с самозанятыми могут обмениваться практически любыми электронными документами, подписывать их в любом месте и в любое время. Не нужно посещать отдел кадров, чтобы подписать заявление на отпуск – достаточно отправить документ из личного кабинета со смартфона.
Чтобы получить все выгоды от кадрового электронного документооборота, необходимо перейти на КЭДО, и сделать это нужно правильно. Процесс перехода многоэтапный – нужно подготовить обязательные по ТК РФ локальные нормативные акты, провести работу с персоналом, получить согласие сотрудников, выбрать и настроить систему КЭДО. Более того, переходить на кадровый ЭДО малый бизнес, небольшие фирмы или ИП и крупные предприятия, организации будут по-разному. Как минимум, при малом количестве сотрудников и кадровых процессов можно внедрить КЭДО сразу, для среднего и крупного бизнеса потребуется поэтапное внедрение.
Давайте расскажу, как это происходит на практике, с какими сложностями можно столкнуться, и как сделать переход быстрым и безболезненным.
Особенности перехода на КЭДО в крупных организациях
В крупных компаниях есть обособленные подразделения, полноценный отдел кадров и, как правило, HR-отдел, филиалы. Все это влияет на этапы перехода на кадровый электронный документооборот. В общем случае я бы выделил следующие этапы:
- Аудит. Анализ текущего состояния кадрового делопроизводства и всех кадровых процессов.
- Определение требований к системе КЭДО. Система кадрового ЭДО должна эффективно решать первоочередные задачи документооборота, иметь необходимый функционал, быть простой и удобной в использовании.
- Выбор системы КЭДО. В крупных компаниях можно использовать как сервис КЭДО, так и более мощные HR, BPM системы. При выборе учитывают функционал, удобство системы, тарифы и др.
- Подготовка документации для перехода на КЭДО. Согласно ст. 22.2 ТК РФ необходимо лишь 2 документа: локального нормативного акта и согласие работников. На практике документов в крупной компании будет больше, поскольку удобнее разбить их на типы по назначению: приказ о КЭДО (ответственные лица, система, сроки перехода), положение о КЭДО (все основные моменты относительно использования системы, регистрации в ней, работе с отдельными документами, использования электронной подписи и пр.
- Уведомление сотрудников о переходе на КЭДО. Необходимо в обязательном порядке получить письменное согласие или отказ. С теми, кто согласился, нужно составить соглашение о разрешении сбора и обработки персональных данных в соответствии с 152-ФЗ.
- Установка, настройка системы. Крупнейшие разработчики сервисов кадрового электронного документооборота предлагают различные решения для работы с документами: облако (все участники документооборота используют веб-версию. Модули интеграции. В «Добыто. КЭДО» и нескольких других системах есть такое, в остальных случаях (БОСС-Кадровик, SAP и прочее – через API).
Это общие шаги, которые проходит большинство крупных организаций.
«Возникали сложности с КЭДО – выбранная система не была удобна, частые вопросы от работников и кадровиков. Перешли на «Добыто. КЭДО», и довольны. Сотрудники теперь не обсуждают, какой отдел кадров плохой, мягко говоря, и как они долго согласуют заявление»
Карина, отдел кадров компании «ФриИатерРу»
Не забывайте, что с сотрудниками нужно работать – презентации, консультации помогут переубедить даже тех, кто против кадрового документооборота в электронном виде.
Аудит и рабочая группа
На первом этапе руководителю компании необходимо утвердить состав рабочей группы, которая будет организовывать переход на кадровый ЭДО. Сначала рабочая группа проводит аудит – определяет, какие документы будут переведены в электронную форму в первую очередь. В небольших фирмах можно полностью перейти на КЭДО, но в крупных организациях обычно сначала переводят несколько отделов. Опять же, можно вести электронный документооборот не для всех кадровых документов – особенно, если этих документов достаточно много.
В крупных компаниях есть отдел по автоматизации документооборота, сотрудники которого могут входить в рабочую группу. При отсутствии такого отдела рабочую группу можно собрать из специалистов HR-отдела, юриста, руководителей основных отделов, системных администраторов и ответственных за информационную безопасность, кадровиков.
Рабочую группу и ответственных лиц за переход на КЭДО лучше всего указать в приказе. Для небольших компаний, где часто кадровик по совместительству является секретарем, бухгалтеров, необходимости в приказе нет.
Требования к системе КЭДО
После проведения аудита составляется техническое задание, определяются требования, которым должна удовлетворять система. Этот этап необходим в крупных компаниях, которые могут самостоятельно разработать необходимое программное обеспечение или приобрести дорогую функциональную систему.
Небольшие фирмы могут ограничиться или бесплатным ресурсом «Работа в России», Госключ или каким-то простым сервисом, обеспечивающим решение основных задач кадрового документооборота – формирование, подписание, хранение документов.
Для небольших фирм нет необходимости в наличии маршрутов подписания, но может потребоваться возможность создания шаблонов документов. Это удобно, ведь кадровик может один раз сформировать необходимые шаблоны, которые потом станет отправлять сотрудникам на ознакомление, подписание.
Выбор системы КЭДО
Когда требования к сервису определены, можно выбирать подходящую систему. На российском рынке представлено свыше 10 популярных решений, отличающихся по функциональным возможностям, стоимости, возможностям интеграции и другим ключевым параметрам. К основным системам могу отнести СБИС, Астрал КЭДО, «Добыто. КЭДО». Желательно, чтобы в выбранном сервисе было следующее:
- Наличие готового модуля для интеграции с 1С, возможность интеграции с другими информационными системами, использующимися в компании.
- Наличие демо или возможность предварительной демонстрации функций.
- Возможность приобретения лицензии для ограниченного количества сотрудников – особенно, если крупная компания внедряет КЭДО не сразу, а поэтапно.
- Функция выпуска УНЭП для сотрудников прямо в системе.
- Последовательные и параллельные маршруты подписания для компаний с большим количеством подразделений, сотрудников.
В мощных системах все это имеется, но в «Добыто. КЭДО» реализовано проще и удобнее. К тому же, можно приобрести лицензии сначала для сотрудников ключевых отделов, а уже потом докупать необходимое количество для всех остальных.
Документы для перехода на КЭДО
Чтобы переход на кадровый электронный документооборот был полностью законным, необходимо подготовить пакет документов – приказ и положение о КЭДО. В локальных нормативных актах обязательно укажите следующую информацию:
- Дата внедрения КЭДО, получения согласия сотрудников.
- Какая система будет использоваться в компании.
- Как будет осуществляться документооборот, какие будут права и обязанности, возможности у сотрудников, кадровиков, руководителей.
- Какие виды электронных подписей будут использоваться, кто именно и какими ЭЦП сможет подписывать документы.
Обращаю внимание, что по ТК РФ работодатель обязан получить письменное согласие сотрудников под подпись. Если такого согласия нет, то с отказавшимися работниками нужно будет продолжать вести бумажный кадровый документооборот. Увольнять или угрожать дисциплинарными взысканиями нельзя – за это предусмотрена ответственность.
Что делать, если сотрудники отказываются от перехода на документооборот в электронной форме? Нужно проводить консультации, показывать удобство применения системы для работы с документами – возможность мгновенного подписания в любом месте и в любое время, отсутствие специальных приложений и программ (достаточно лишь смартфона и доступа в интернет), простое заполнение шаблонов вместо подготовки документов на бумаге для последующего согласования.
Уведомление сотрудников
Уведомить необходимо всех сотрудников, которые будут задействованы в электронном кадровом документообороте. Сделать это можно отдельным локальным нормативным актом. После этого работодатель получает согласие или отказ от каждого работника. Нужно определить сроки, когда работники должны согласиться или отказаться. При получении согласия потребуется оформить разрешение на обработку персональных данных.
Установка и настройка системы
Если работодатель выбрал готовое решение, то потребуется его настройка в соответствии с нуждами компании. Например, при использовании 1С:ЗУП логично, что кадровикам удобнее будет работать через эту систему, и можно выбрать модуль интеграции. Обычно настройка модуля не представляет сложностей, и занимает не более 15 минут. В некоторых случаях возможна доработка модуля в соответствии с пожеланиями работодателя, тогда срок интеграции может составлять до 1 рабочего дня. Так это происходит при использовании системы «Добыто.КЭДО».
Перед началом работы сотрудникам, давшим согласие на электронный документооборот, необходимо отправить приглашения в систему. На практике это обычно происходит следующим образом:
- Кадровик формирует список участников КЭДО, отправляет приглашения на электронную почту каждого работника.
- Сотрудники в письме получают ссылку, при переходе по которой у них открывается доступ к личному кабинету системы.
- Вход в личный кабинет осуществляется по паре «логин-пароль». Пароль можно получить в СМС.
- После успешного входа в систему работникам необходимо получить электронную подпись.
С электронными подписями есть несколько вариантов: использование ранее полученной личной УКЭП или УНЭП, применение подписи Госключ, получение УНЭП в удостоверяющем центре, выпуск УНЭП в системе КЭДО. Последний вариант более предпочтительный. В этом случае прямо в сервисе сотрудник формирует и отправляет запрос, после чего администратор или кадровик выпускает для него УНЭП. Процесс занимает минут 10-15.
«Удобно, что выпуск усиленной неквалифицированной подписи возможен прямо в системе «Добыто.КЭДО». В отличие от сервиса, который мы использовали ранее, здесь за ЭЦП отдельно платить не нужно – стоимость уже включена в лицензию»
Елена, руководитель отдела кадров компании «ПромТовары»
Добавлю, что в «Добыто.КЭДО» не только первичный выпуск УНЭП не потребуется оплачивать. Также бесплатно можно перевыпускать электронные подписи неограниченное количество раз. Это может потребоваться, когда у работников поменялись личные данные, при увольнении сотрудника с последующим оформлением другого на его место.
Отличия перехода на КЭДО в небольших и крупных компаниях
Этапы перехода на кадровый ЭДО в небольших и крупных компаниях различаются. Вот некоторые из отличий:
- При небольшой среднесписочной численности можно перейти сразу – в крупных компаниях желательно делать это постепенно. Например, сначала предоставить доступ к системе для кадровиков, HR-отдела, руководителей отделов, некоторых сотрудников. Если что-то пойдет не так, то будет проще исправить ошибки.
- Крупные компании могут позволить себе BPM или HR-систему с функциями КЭДО, либо самостоятельно разработать систему. Внедрение может занимать до нескольких месяцев. В небольших фирмах достаточно использовать простую и эффективную систему КЭДО с необходимым минимумом инструментов для хранения, подписания документов. Перейти можно за 1 день.
- В небольших компаниях нет смысла в создании рабочей группы, проведении аудита – в крупных организациях с большим документооборотом без рабочей группы не обойтись.
- Если крупная компания переходит на сложную HR-систему с функциями кадрового ЭДО, то потребуется дополнительный этап обучения сотрудников. В небольших фирмах обычно не нужно специально обучать специалистов – особенно, если выбран простой и понятный сервис.
Получить согласие на КЭДО и обработку персональных данных при 10-50 сотрудниках намного проще и быстрее, чем в крупных организациях с филиалами, офисными и удаленными работниками.
Внедрение кадрового электронного документооборота с «Добыто. КЭДО» является простым и быстрым для любого бизнеса. Можно пользоваться веб-версией или модулем интеграции с 1С. Возможен выпуск УНЭП через личный кабинет – работодателю не потребуется отдельно получать сертификаты ЭП для каждого работника. Интерфейс сервиса не представляет сложностей для самостоятельного изучения, поэтому обучать сотрудников не потребуется – это дополнительная экономия времени при переходе компании на кадровый ЭДО.
«Среди всех сервисов решили выбрать «Добыто. КЭДО», и не ошиблись. Кадровики и линейные сотрудники сразу разобрались, как пользоваться системой. Никаких проблем не возникает, когда, например, работники не знают, как подписывать документы, заполнять шаблоны»
Валерий, руководитель проекта «Социум»
Отмечу, что разработчик ООО «Человеческие ресурсы» готов помочь на всех этапах внедрения «Добыто. КЭДО», включая предоставление пакета документов, обучение при необходимости, доработку модуля интеграции под нужды заказчика. При возникновении любых вопросов по системе можно воспользоваться базой знаний или обратиться в службу поддержки. В целом, считаю, что переход на КЭДО с «Добыто. КЭДО» намного проще, чем с другими системами.
Заключение
Этапы перехода на кадровый ЭДО и для крупных, и для небольших компаний примерно одинаковые, хотя и есть отличия.
Основное различие заключается в необходимости создания рабочей группы и постепенном переходе на КЭДО, тогда как в небольших фирмах можно сразу выбрать систему и перевести всех работников, которые согласятся на электронный документооборот.
Создание положения о КЭДО, получение согласия сотрудников – обязательные этапы в соответствии с трудовым законодательством, и их пропускать нельзя.
