Как руководитель бизнеса или должностное лицо компании, вы наверняка знаете такие аббревиатуры, как ЭДО и КЭДО, УКЭП и УНЭП. По сути, электронный документооборот стал стандартом даже для небольших фирм. В государственных и бюджетных учреждениях он вообще уже обязателен к применению. Несмотря на это, специальные сервисы и приложения для электронного делопроизводства по кадрам пока можно увидеть далеко не везде. Я помогу разобраться, как подключить КЭДО, с учетом специфики деятельности компании и других нюансов.
Для подготовки это статьи я оценивал нюансы подключения электронного документооборота в сервисе «Добыто. КЭДО». Это отличное решение не только для крупных компаний, но и для небольших фирм, предпринимателей. Так как сервис включен в реестр российского программного обеспечения, он отвечает всем требованиям законодательства.
Разработчиком «Добыто. КЭДО» является ООО «Человеческие ресурсы». Эксперты этой компании непременно помогут с подключением, чтобы вы не теряли время и быстро приступили к работе в сервисе! Звоните, чтобы узнать больше — +7 (499) 110-38-07. Адрес электронной почты info@dobyto.ru.
Чек-лист для подготовки подключения кадрового электронного документооборота
Эта статья будет полезна, если у вас все еще не выполнен переход на КЭДО или существующий сервис не отвечает требованиям компании. Забегая вперед, скажу, что с подключением к «Добыто» точно не возникнет серьезных сложностей. А если появятся вопросы или трудности, все быстро решит служба поддержки.
Итак, начнем. Я подготовил небольшой чек-лист с вопросами, по которым нужно определиться при выборе сервиса КЭДО и до начала подключения:
- если ли в компании ПО, в котором есть функционал для кадрового делопроизводства, насколько он удобен и прост в использовании;
- какие документы вы планируете вести в электронном виде (в целом, исключений по ТК РФ не очень много);
- готовы ли ваши кадровики к работе в новых условиях, нужно ли организовать их обучение и повышение квалификации;
- какие расходы вы несете на деятельность кадровой службы (практически всегда подключение к КЭДО даст ощутимую экономию, и вовсе не только на приобретении бумаги);
- как вы планируете хранить документы по кадрам и работать в КЭДО – через онлайн-сервисы и облачные службы, либо на своих серверах и оборудовании (в «Добыто. КЭДО», как и во многих других системах, доступны оба варианта).
Вы наверняка захотите сразу просчитать, будет ли выгода от подключения кадрового электронного документооборота. Сделайте это с нашей помощью! На сайте можно заполнить форму и записаться на демо, что сразу покажет предстоящий экономический эффект. Также добавлю, что далеко не все решают финансы. Я уверен, что снижение нагрузки на сотрудников за счет перехода на КЭДО позволит им решать другие задачи более эффективно и быстро. А это одно из ключевых условия для развития и роста любого бизнеса.
Может ли КЭДО быть невыгодным для работодателя
С таким вопросом я действительно сталкивался при подборе материалов для статьи. Главная «боль» руководителей бизнеса в не очень простых экономических условиях – не будут ли потрачены деньги впустую, не станет ли подключение к КЭДО излишней нагрузкой для бюджета компании. Для себя я сделал вывод, что переход на полноценный электронный документооборот с приобретением доступа к новому сервису может быть невыгоден:
- в случае, если установленное ПО полностью закрывает задачи по кадровому делопроизводству (впрочем, зачастую оно слишком сложное, и упрощение процессов тоже даст отличный результат);
- в случае, если штат компании состоит из 2-3 человек, и вполне можно обойтись бесплатным сервисом с портала «Работа России» (но и здесь нужно учитывать, что современные системы КЭДО дают намного больше возможностей, чем просто работа с документами по кадрам).
Даже если финансовой состояние фирмы оставляет желать лучшего, расходы на КЭДО не сильно ухудшат ситуацию. Напротив, это может стать неплохим решением для оптимизации затрат и бюджета. В частности, можно рассмотреть вопрос о сокращении чрезмерно раздутого штата отдела кадров, перераспределить полномочия и задачи между другими специалистами.
Не стоит забывать, что большие расходы зачастую связаны со штрафами за нарушение правил документооборота, пропуск сроков сдачи отчетности и т.д. В КЭДО такие риски будут намного меньше. Вот пример – в базе «Добыто» есть приличный список шаблонов и типовых форм. По мере изменения законодательства будут внесены корректировки и во все соответствующие образцы. Кадровик будет всегда работать с актуальной формой, а компания не получит штраф за нарушение. Также в системе можно настроить уведомления по срокам сдачи отчетов, датам согласования документов и т.д.
Рассказываю пошагово о подключении электронного документооборота на примере сервиса «Добыто. КЭДО»
Я уже указал выше, что до заключения договора на подключение сервиса, лучше попробовать демо. Такая возможности есть не у всех разработчиков, но «Добыто» ее предлагает. В демо представлены основные и необходимые функции, а вы увидите, как все работает на практике. Естественно, наверняка возникнут вопросы, и на них быстро ответят эксперты из службы поддержки.
Вот 5 моментов, связанных с выбором сервиса КЭДО для подключения, на которые бы обратил внимание как руководитель компании:
- стоимость ПО и подключения каждого сотрудника (кстати, в этом плане «Добыто» дает приличную фору всем конкурентам);
- сроки подключения и перехода на КЭДО (что касается базового подключения и настройки, то в «Добыто» это занимает около 10 минут, хотя возможны и нюансы);
- оперативность решения проблем и ответом на вопросы службой поддержки (тут я проверил лично – консультант из «Добыто» связался со мной уже через 2 минут после заполнения формы обратной связи);
- функционал сервиса, от возможности выпуска электронных подписей до схемы работы на разных гаджетах;
- возможность интеграции с другим ПО, которое есть в организации (это важно, чтобы сервисы и приложения были совместимы).
Естественно, у вас могут быть и другие важные требования, которые повлияют на решение. В чем точно не стоит сомневаться, так это в полном соответствии нормам безопасности, в том числе при работе с персональными данными. Все сервисы, включенные в реестр отечественного ПО (в том числе и «Добыто») проверены на этот предмет государственными органами.
При подключении электронного документооборота по кадрам вашей компании предстоит:
- разработать и утвердить локальные нормативные акты в соответствие с ТК РФ (об этом подробно расскажу ниже);
- провести информирование персонала, уведомить сотрудников или получить у них согласие на взаимодействие в электронной форме (тут тоже важны требования Трудового кодекса РФ);
- выполнить действия по установке, настройке и подключению сервисов (самостоятельно или через службу поддержки);
- выпустить электронные подписи исходя из полномочий сотрудников, либо настроить для работы действующий ЭП.
Будьте уверены, что функционал КЭДО будут постоянно расширять, оптимизировать и улучшать. В частности, за почти 2 года знакомства с сервисом «Добыто», там появилось множество новых опций, которых не было в базовой версии. Это актуально и для других предложений на рынке, ведь все разработчики хотят преимущества в конкурентной среде.
Требования ТК РФ к документам о введении электронного документооборота
В 2021 года в ТК РФ появились три статьи, которые описывают правила перехода работодателей на электронное взаимодействие с сотрудниками. Вам обязательно нужно знать эти требования, чтобы не столкнуться с жалобами, необоснованными отказами со стороны персонала. Расскажу о самых важных обязанностях. Сначала нужно принять решение о введении КЭДО и утвердить приказ (распоряжение). Там вы укажете:
- суть решения, т.е. о начале электронного взаимодействия с сотрудниками;
- описание системы или сервиса, в котором будет вестись документооборот;
- порядок доступа к сервису и документам в нем (как для специалистов кадровой службы, так и для рядовых сотрудников);
- перечень документов, которые организация переводит в цифровой оборот;
- перечень категорий сотрудников, которых переводят на электронное взаимодействие;
- срок и порядок уведомления работников.
На этом этапе советую сразу определить лиц, которые будут отвечать за внедрение КЭДО, информирование персонала. В крупной компании лучше создать рабочую групп с представителями разных отделов.
Еще предстоит разработать локальные акты общего действия, по которым будет вестись электронный документооборот. Это может быть инструкция, положение, правила и т.д. Помимо прочего, обязательно указываем там:
- особенности инструктажа сотрудников перед подключением к КЭДО (как минимум, это важно для защиты персональных данных);
- порядок и сроки подписания кадровых документов, особенности ознакомления с ними;
- описание процессов взаимодействия работодателя и сотрудников (например, при подаче и рассмотрении заявлений на отпуск, проведении служебных расследований и т.д.);
- ситуации, когда сотрудник имеет право или будет обязан подать документы в бумажном формате (например, при увольнении по собственному желанию).
На практике, в ваших локальных актах будут и другие пункты, разделы и разъяснения. Одновременно советую утвердить формы документов, с которыми персонал будет работать в сервисе КЭДО. Для этого можно использовать базу знаний «Добыто», где есть шаблоны и образцы почти под все кадровые задачи. Отмечу, что содержание локальных актов всегда может проверить прокуратура или инспектор ГТИ. Лучше не допускать нарушений в этих вопросах, чтобы не «попасть» на большие штрафы.
Клиенты «Добыто» получат и иные весомые преимущества. Им предоставят весь пакет локальных актов, которые нужны для подключения электронного документооборота и соблюдении правил ТК РФ. Доработать предоставленные шаблоны не очень сложно, а необходимую помощь в этом окажут специалисты службы поддержки.
Порядок подключения к КЭДО для работодателя
Сам процесс подключения включает ряд процессов. На примере с сервисом «Добыто. КЭДО» сюда может входить:
- установка ПО на компьютеры, ноутбуки, смартфоны и иные гаджеты;
- установка сертификатов Минцифры РФ (актуально почти для всех работодателей ввиду новых требований законодательства);
- настройка учетных записей и доступа к КЭО руководителя, ответственных лиц и специалистов отдела кадров;
- поэтапное подключение к сервису сотрудников (по мере уведомления и получения согласий);
- настройки маршрутов движения и хранения электронных документов (по умолчанию, в дата-центре «Добыто», но можно выбрать и вариант со своим сервером);
- интеграция с другим ПО компании (служба поддержки поможет настроить все максимально быстро);
- подключение к личным кабинетам государственных порталов (ФНС, Социальный фонд РФ, сайт «Работа России» и т.д.).
Насколько важны технические требования к компьютерам и другому оборудованию? Сейчас сложно найти компанию, в которой были бы слишком старые ПК. Критически важным можно назвать только требование о наличии интернета. Но многие функции в «Добыто» доступны и в режиме оффлайн.
При подключении консультанты службы поддержки проверят и настроят соединения, сертификаты. Если требуется модернизация оборудования, вы получите список рекомендаций. Еще зачастую требуется обновить операционную систему, браузер и иные приложения. Все это тоже входит в стоимость услуг по подключению и настройке сервисе КЭДО.
Информирование и согласие работников
Даже если все остальные вопросы с подключением к КЭДО успешно решены, вам не обойтись без уведомления и информирования сотрудников. Тут есть два важных нюанса, связанных с датой начала трудовых отношений:
- если она после 31.12.2021 года – достаточно уведомить работника, ознакомить с содержанием локального акта, провести инструктаж;
- если она до 31.12.2021 года – все то же самое, но еще нужно взять письменное согласие.
Сотрудник-консерватор, давно работающий на предприятии, вполне может встать в позу и отказаться от электронного взаимодействия. Тут вы бессильны, и останется только сохранять для такого работника письменный формат обмена документами. Но у вас есть возможности стимулировать подключение к КЭДО (например, небольшой разовой премией для всего персонала). Кроме того, ничто так не покажет преимущества электронного документооборота, как живые примеры среди коллег.
Нельзя требовать от подчиненных, чтобы они мгновенно освоились в новом сервисе и научились работать со всеми опциями КЭДО. Лучше ввести переходные период, провести обучение и инструктажи, отработать сложные моменты на тестовых задачах. Естественно, для этого сами кадровики уже должны уметь разбираться в настройках, маршрутах движения документов.
Электронные подписи для начала работы в КЭДО
Само по себе, подключение к электронному кадровому документообороту не имеет смысла, если:
- не предоставить доступ к сервису сотрудникам компании;
- не выпустить электронные подписи для работы с КЭДО.
Предоставление доступа осуществляется после уведомления или получения согласия работника. Самый простой способ – дать ссылку-приглашение, после чего пользователь задаст свой пароль.
Для большинства функций, связанных с подписанием и получением документов внутри организации, подойдет УНЭП. Ее можно выпустить и продлевать непосредственно в «Добыто. КЭДО». Для ряда задач, в том числе подписания отчетов и других документов в гос. органы, нужна УКЭП. Ее выдают удостоверяющие центры ФНС и аккредитованные партнеры. Подробнее о разных видах электронных подписей вы можете узнать из других материалов на нашем сайте, либо у консультантов сервиса «Добыто».
Заключение – повышаем эффективность кадрового электронного документооборота с сервисами «Добыто»
По данным от клиентов «Добыто. КЭДО», подключение к электронному документообороту повышает эффективность работы до 50%, сокращает почти на 40% штрафы за нарушения.
При содействии службы поддержки подключение к сервису КЭДО займет не более нескольких часов, а основной функционал будет настроен в течение 10 минут.
На подготовку локальных актов, информирование и обучение сотрудников может уйти больше времени, но и это уложится в разумные сроки.
