У 1С есть несколько решений для КЭДО. Если 1С:Зарплата и управление персоналом является мощной системой кадрового учета и делопроизводства, то 1С:Кабинет сотрудника – решение именно для кадрового электронного документооборота. Думаю, стоит рассмотреть сначала, что такое 1С:ЗУП, потом детально разобрать 1С:Кабинет сотрудника и, наконец, узнать, как сотрудники и кадровики могут использовать сервис от 1С.
Особенности 1С:ЗУП
1С:Зарплата и управление персоналом – программа для комплексной автоматизации расчета зарплаты и реализации кадровой политики компании. Может использоваться в отделе кадров, HR-отделе, бухгалтерии и других подразделениях. 1С:ЗУП позволяет решать следующие задачи:
- Автоматизированный расчет зарплаты, надбавок, премий.
- Исчисление НДФЛ, взносов.
- Формирование отчетности с возможностью отправки в ФНС, СФР, Росстат прямо из программы.
- Штатное расписание.
- Учет рабочего времени.
- Кадровое делопроизводство и оформление трудовых отношений в соответствии с действующим законодательством.
- Учет кадров предприятия.
- Воинский учет.
1С:Зарплата и управление персоналом уже в базовой версии предоставляет широкие возможности для кадровиков, но интересно другое. Для программы разработано множество расширений, в т.ч. и для кадрового электронного документооборота.
Скажу больше, популярные системы КЭДО имеют готовые модули интеграции с 1С – они есть в Контур.КЭДО, СБИС и др. В «Добыто. КЭДО» также имеется модуль 1С, установка и настройка которого займет не более 15 минут. Вполне логично, что разработчики 1С создали собственный модуль, позволяющий компаниям организовать кадровый электронный документооборот. О нем и пойдет далее речь.
Особенности 1С:Кабинет сотрудника
1С:Кабинет сотрудника – специальный сервис, отдельный от 1С:ЗУП, но легко интегрирующийся с ним. Предназначен для обмена юридически значимыми кадровыми документами с сотрудниками и не только. К особенностям 1С:Кабинет сотрудника можно отнести следующее:
- Работа в привычной системе 1С (Бухгалтерия, Зарплата и управление персоналом, ERP, Комплексная автоматизация).
- Быстрое внедрение – в большинстве случаев не требуется дополнительная настройка.
- Обмен любыми кадровыми документами – созданными в 1С, собственными, печатные формы которых загружены в 1С или произвольными.
Несмотря на название, 1С:Кабинет сотрудника используется не только рядовыми сотрудниками, но и кадровиками и бухгалтерами, руководителями.
Для сотрудников:
- Просмотр расчетного листка за любой период работы в компании, подтверждение факта ознакомления с расчетным листком.
- Уведомление об отсутствии на рабочем месте по уважительной причине или без нее, согласование отсутствия с руководством
- Информация по отпускам – количество неиспользованных дней отпуска.
- Отправка заявления на ежегодный оплачиваемый отпуск или отпуск за свой счет, налоговый вычет, удержание в Пенсионный фонд РФ.
- Отправка заявки на получение справки 2-НДФЛ, с места работы.
- Оформление командировки.
- Поиск контактной информации коллег по работе (телефон, e-mail).
- Ведение переписки со специалистом отдела кадров или бухгалтером для решения текущих вопросов.
- Проверка личных данных, которые хранятся в отделе кадров, отправка заявки на их изменение при необходимости.
Да, возможности для сотрудников, конечно, широкие. Представьте, сколько экономится времени, учитывая, что все вышеперечисленное можно сделать с ПК, планшета или смартфона в любое время и любом месте, а не только на работе.
Теперь давайте посмотрим, чем полезен 1С:Кабинет сотрудника для кадровиков и бухгалтеров:
- Автоматизация обработки заявлений от сотрудников – документы сразу загружаются в 1С.
- Обмен с сотрудниками любыми кадровыми документами – приказы и другие локальные нормативные акты, справки, выписки из электронной трудовой и пр.
- Массовая рассылка расчетных листов, графиков отпусков и других документов, требующих ознакомления и подписания сотрудниками целого отдела или всей компании.
- Контроль дисциплины персонала – можно отследить, кто уже ознакомился и подписал документы, а на ком процесс застопорился.
- Подключение, отключение работников от кадрового ЭДО.
- Переписка с сотрудниками.
Не считаю, что функционал для кадровиков сильно отличается от того, что есть в модуле «Добыто. КЭДО» для 1С или модулях других систем КЭДО.
Нина Владимировна, бухгалтер в компании «ХимПромТехнология»:
«Раньше использовали 1С:Кабинет сотрудника в 1С:Зарплата и управление персоналом. Перешли на «Добыто. КЭДО» исключительно из финансовых соображений – возможности такие же, а стоимость за 1 сотрудника ниже».
Чем полезен руководителю
Наконец, предлагаю ознакомиться с возможностями для руководителей. Сразу скажу, что под руководителями подразумевается не только и не столько гендиректор, сколько руководители подразделений и лица, имеющие права администратора. В небольших компаниях эти же возможности будут доступны и кадровику. Для руководителей:
- Согласование, подписание электронных кадровых документов в 1 клик, массовое подписание.
- Гибкая настройка маршрутов согласования (последовательные, параллельные) с возможностью изменения уже после отправки документов.
- Выпуск УНЭП для сотрудников, подключение ЭЦП Госключ.
- Создание шаблонов кадровых документов, доступ к которым будет у сотрудников соответствующих подразделений.
- Автоматическая массовая проверка валидности ЭЦП.
- Выгрузка документов при организации электронного архива.
- Редактирование доступов в КЭДО.
- Просмотр информации о работниках.
- Напоминания о предстоящих отпусках сотрудников.
Опять же, почти все из перечисленного – типовые функции нормальной системы КЭДО. Все это есть в «Добыто. КЭДО», но, возможно, работодатель захочет попробовать на практике работу с разными сервисами и модулями до принятия окончательного решения.
Обмен электронными документами
В 1С:Кабинет сотрудника можно обмениваться кадровыми документами различного типа в зависимости от способа их создания. Выделю 3 таких типа:
Созданные в программе 1С, например, в 1С:ЗУП. Кадровик создает в 1С приказ на отпуск, приказ о приеме на работу или на перевод, другие приказы, и отправляет их в модуль 1С:Кабинет сотрудника нажатием всего лишь одной кнопки из печатной формы.
Свои документы, печатные формы которых загружены в 1С:ЗУП. Понятно, что в программах 1С можно загружать собственные документы – тот же трудовой договор, принятый в организации. Такие кадровые документы также можно отправлять в ЛК работникам, нажав на кнопку «Передать в 1С:Кабинет сотрудника».
Отправка произвольных документов. Можно загружать и произвольные электронные документы в формате PDF/A-1A. Бывает, что документ создан в другом формате, и сохранить в требуемом по законодательству PDF/A-1A возможности нет. Не требуется пользоваться конвертерами – в сервисе для этого есть встроенный редактор.
Удобна ли отправка электронных кадровых документов в 1С:ЗУП со стороны кадровика и в 1С:Кабинет сотрудника со стороны сотрудников? В целом, реализовано все хорошо, но тот же модуль «Добыто. КЭДО» предоставляет не меньшие возможности, а личный кабинет сотрудников немного удобнее, как мне кажется.
Как работать в 1С:Кабинет сотрудника
Модуль 1С:Кабинет сотрудника в программе 1С:Зарплата и управления персоналом для кадровика, в принципе, не должен вызывать никаких сложностей – интерфейс, инструменты, работа с электронными документами должны быть привычными и понятными. Поэтому хочу подробно рассмотреть, как работать с 1С:Кабинет сотрудника именно рядовым сотрудникам, потому что тут есть несколько нюансов.
Для начала общая информация, знать которую не только полезно, но и необходимо:
- При создании личного кабинета сотрудник получает только логин – пароль придумывает самостоятельно, и подтверждает его посредством ввода кода из SMS.
- В личном кабинете сотрудник видит только свою персональную информацию, а также общедоступные сведения (списки работников, общедоступные телефоны).
- Все данные хранятся на серверах 1С в дата-центрах, расположенных на территории РФ.
Вход в ЛК с мобильного устройство можно сделать более защищенным – например, не только по паре «логин-пароль», но и по отпечатку пальца, распознаванию лица, если смартфон это поддерживает.
Содержимое личного кабинета при работе через смартфон, планшет или ПК одинаковое – отличается лишь внешний вид ЛК. Сервис отправляет уведомления пользователю – например, о поступлении новых документов для ознакомления и подписания, о готовности расчетного листа или запрошенной справке.
Еще один важный момент уточню. Если устанавливается мобильное приложение (есть в Google Play и App Store), то для начала работы потребуется его активация. В тексте приглашения из e-mail есть код активации, который пользователю нужно будет ввести в приложении.
Зарплата
В разделе «Зарплата» отображаются данные расчетного листа за последний месяц, но есть доступ к архиву. Возможно отображение в виде PDF-файла для печати. Печатать расчетный лист, конечно, не нужно, но в таком виде информация отображается подробнее.
В разделе «Зарплата» также можно посмотреть применяемые налоговые вычеты, отправить заявку на налоговый вычет – например, на ребенка. Считаю, что это удобно – не нужно лишний раз посещать бухгалтерию.
Отсутствия
Как следует из названия, в разделе «Отсутствия» сотрудник отмечает свое отсутствие на рабочем месте. Если нужно предупредить руководство, то флажок с «согласование» не снимается. Если же отсутствие уже согласовано с руководством, то, чтобы начальнику не приходило лишний раз уведомление, можно отключить согласование
Как указать в мобильном приложении, что отсутствие по болезни
В разделе уже представлены шаблонные причины – «Личные дела», «Опоздание», «Болезнь», «Командировка», «Отпуск по уходу» и др. Достаточно выбрать соответствующую причину. В зависимости от причины в форму потребуется ввести разные данные.
Не забывайте, что отсутствия нужно отмечать не только для руководства, чтобы исключить дисциплинарные взыскания, и для кадровика, который будет в итоге рассчитывать зарплату, но и для коллег. При совместной работе по различным проектам сотрудники смогут увидеть, кто отсутствует, кто и на какой срок планирует отсутствие на рабочем месте.
Отпуск
Не только отправка заявления на отпуск, но много другой полезной информации. В частности, здесь отмечаются сведения об оставшихся днях отпуска, о следующем согласованном отпуске, состоянии заявления и др. Можно запросить справку о том, почему сложился такой остаток.
Мне показался интересным инструмент «Калькулятор». Позволяет рассчитать, когда можно будет пойти в отпуск на определенный период, и сколько дней будет доступно в определенный месяц с учетом государственных праздников.
Справки
Думаю, всем все понятно – в данном разделе можно запросить у отдела кадров интересующую справку. Доступные справки по форме 2-НДФЛ, с места работы, по отпускам. В форме справки можно указать для кого, за какой период, в каком виде она необходима.
Служба поддержки
У 1С достаточно мощная, отзывчивая, развитая служба поддержки. Единственное, что иногда приходится долго ждать ответ. При приобретении подписки на 1С:Кабинет сотрудника можно рассчитывать на:
- демонстрацию сервиса (мобильного приложения);
- первичное обучение сотрудников;
- ответы на возникающие вопросы, решение проблем пользователей;
- рекомендации по переходу на КЭДО;
- расчет стоимости и персональное коммерческое сопровождение;
- внедрение и настройку 1С:Кабинет сотрудника в программе 1С заказчика.
Также служба поддержки поможет настроить маршруты согласования, предоставит инструкции для кадровых сотрудников, организует выпуск УНЭП для работников компании.
Стоимость
Стоимость сервиса КЭДО от 1С за 10 человек зависит от того, насколько приобретается подписка. Если это будет ежемесячная оплата, то 30 руб./месяц за 1 сотрудника, если годовая подписка, то 28 руб./месяц. Еще тариф зависит от общего количества человек. Можно заказать онлайн-демонстрацию, получить бесплатный доступ на 45 дней.
В «Добыто. КЭДО» стоимость подписки за сотрудника ниже. При этом в тариф уже включен выпуск УНЭП, неограниченный перевыпуск ЭЦП.
Преимущества и недостатки
Главный плюс 1С:Кабинет сотрудника, очевидно, в том, что он уже встроен в продукты 1С. При покупке лицензии происходит его активация и последующая настройка. К другим преимуществам я бы отнес следующее:
- Простой интерфейс с несколькими вкладками, шаблонами, детальной информацией.
- Возможность загрузки произвольных документов, а также переписки с кадровиками.
- Наличие мобильного приложения для Android и iOS.
Минус назвал бы один, но он очень «жирный». Сервис работает исключительно в связке с другими программами 1С – если 1С:ЗУП, 1С:Бухгалтерия или иные продукты 1С компания не использует, то 1С:Кабинет сотрудника будет бесполезным.
Евгений, индивидуальный предприниматель, поставка оборудования для автосервисов:
«Выбрали «Добыто. КЭДО» для электронного документооборота, поскольку сервис показался достаточно простым, но со всеми необходимыми функциями».
Вряд ли ИП со штатом 10-15 человек будет приобретать 1С:ЗУП для кадрового учета – скорее воспользуется возможностями портала Госуслуги, Работа в России или отдаст предпочтение более доступным сервисам КЭДО – например, «Добыто. КЭДО» или другим.
Заключение
С помощью связки 1С:Зарплата и управление персоналом и 1С:Кабинет сотрудника можно организовать достаточно гибкую систему кадрового электронного документооборота.
1С:ЗУП – мощная система для бухгалтеров и кадровиков, а 1С:Кабинет сотрудника – удобный инструмент сотрудника при взаимодействии с бухгалтерией или отделом кадров.
1С:Кабинет сотрудника не является самостоятельным решением – его использование возможно только при использовании в компании определенных программ 1С, да и то не всех версий.
Если интересует что-то более простое, функциональное и доступное без привязки к 1С, но с возможностью интеграции с 1С:ЗУП при необходимости, то советую рассмотреть вариант подписки «Добыто. КЭДО».
