«Добыто. ЭДО» – сервис электронного документооборота, позволяющий обмениваться юридически значимыми электронными документами с контрагентами и государственными фондами, службами. Применяется при заключении контрактов в бизнесе, для сдачи отчетности в ФНС, СФР, Росстат, подачи сведений в военкоматы, для участия в госзакупках, отправки данных в «Честный ЗНАК», а также при оформлении транспортных документов. Рассказываю, чем будет полезен сервис ЭДО от «Добыто», в каких сферах и каким образом он используется, как именно подписывать электронные документы посредством «Добыто. Подпись».
Особенности «Добыто. ЭДО»
Сервис электронного документооборота от «Добыто» позволяет ИП и организациям различной формы собственности вести обмен электронными документами, подписывать документы посредством электронных подписей, безопасно хранить всю документацию. К основным особенностям отнесу следующее:
- Шаблоны документов, в т.ч. единые формы электронных документов для участия в государственных закупках, для обмена с контрагентами.
- Обмен документами с контрагентами при заключении сделок, совместном производстве, организации поставок товаров.
- Возможность работы по 44-ФЗ, 223-ФЗ – участие в госзакупках государственных и коммерческих компаний, оборот маркированных товаров с применением системы ЭДО в полном соответствии с законом, перевод в электронный вид транспортных документов и другие возможности электронного документооборота.
- Поддержка всех видов электронных подписей, которые используются в электронном документообороте: УКЭП юридического лица для гендиректора, УКЭП физического лица и машиночитаемая доверенность для замов, главбуха, кадровика, руководителей подразделений, УНЭП «Добыто», УНЭП Госключ.
- Наличие отдельного удобного сервиса для подписания электронных документов онлайн «Добыто. Подпись».
- Веб-версия с возможностью доступа в личный кабинет с мобильного устройства для подписания электронных документов – не потребуется устанавливать дополнительное программное обеспечение на компьютере или смартфоне.
- Отслеживание статуса электронного документа в режиме реального времени – подписан, не подписан, просмотрен и др.
- Приглашение контрагентов в систему, если они не пользуются электронным документооборотом, роуминг для ЭДО с контрагентами, использующими другие системы.
- Интеграция с продуктами 1С (готовый модуль), по API с Oracle, SAP и др.
Конечно, перечислил не все возможности ЭДО от «Добыто». Например, система автоматически отслеживает валидность электронных подписей, и не допустит подписание документа при просроченном или отозванном сертификате.
Андрей, гипермаркет бытовой техники «Технорай-ТТ»:
«Используем ЭДО в складском производстве. Существенно упростилась и ускорилась отгрузка, инвентаризация, оприходование товаров».
Электронный документооборот используют как государственные, так и коммерческие организации. При этом ЭДО подходит для различных целей. Далее покажу, где именно его можно использовать.
Где можно использовать
ЭДО от «Добыто» является универсальной системой, а потому подходит как для внутреннего, так и внешнего документооборота. Вот некоторые примеры, где можно использовать ЭДО:
- Обмен документами с контрагентами при заключении контрактов, документальном оформлении партнерских отношений, совместных проектах.
- Складской учет – документы в электронной форме при приеме товара (приходная накладная, акт о приеме по форме М-7), хранение товара (карточка товара по форме М-17, товарный ярлык), перемещение (требование-накладная М-11, ТОРГ-13) и др.
- Кадровый документооборот – ознакомление с локальными нормативными актами, отправка заявлений в отдел кадров, уведомления об отсутствии на рабочем месте, многоэтапное согласование электронных кадровых документов, шаблоны, удаленное оформление трудового договора, работа с самозанятыми.
- Взаимодействие с государственными органами – представления в ФНС, суд, отчеты и информация по персоналу в СФР, Росстат, военкомат, выписки.
- Транспортный ЭДО – электронные перевозочные документы (транспортная накладная, заказ-наряд, путевой лист, договор перевозки грузов, коносамент и др.), которые принимают в государственной базе ГИС ЭПД.
- Участие в государственных закупках и торгах – акты, счета-фактуры, передаточные документы и многое другое.
Электронный документооборот от «Добыто» может использоваться в сфере ЖКХ, в торговле, производстве, медицинских, учебных заведениях. Это мощный инструмент, позволяющий полностью отказаться от дублирования большинства документов на бумаге, и ускорить взаимодействие с контрагентами, государственными службами.
Обмен документами с контрагентами
Обмениваться электронными документами с контрагентами можно, если вторая сторона также пользуется сервисом ЭДО от «Добыто», подписывает документы посредством «Добыто. Подпись». Процесс занимает менее 1 минуты.
Юрий, индивидуальный предприниматель, продажа электрооборудования:
«После перехода на ЭДО «Добыто» намного ускорились бизнес-процессы при взаимодействии с основными партнерами. Подписание, отправка счета-фактуры, транспортных документов на груз всего за пару минут без курьерской службы».
Если контрагент использует другую систему, а не «Добыто», то возможен внешний документооборот с роумингом. Если же контрагенты не пользуются ЭДО, то рекомендую отправить им приглашение. Сделать это можно как в веб-версии, так и через модуль 1С.
Участие в государственных закупках
Поставщики товаров и услуг, участвующие в госзакупках по 44-ФЗ должны оформлять приемку посредством электронного актирования. Электронные документы передаются через Единую информационную систему закупок ЕИС. Электронные документы будут считаться равнозначными бумажным с собственноручной подписью, если используется усиленная квалифицированная электронная подпись.
С помощью сервиса «Добыто. Подпись» можно подписать необходимые акты для передачи заказчику в ЕИС. Впрочем, электронное актирование недоступно в «Добыто», как оно недоступно в любой другой системе электронного документооборота, поскольку оператором ЭДО в этом случае будет только ЕИС.
В ЭДО от «Добыто» можно легко и быстро настроить электронный документооборот с операторами торговых площадок. Закрывающие документы с электронных торговых площадок будут поступать в личный кабинет системы. Документы для участия в торгах на площадках через ЭДО «Добыто» можно использовать и во внутреннем документообороте – например, при согласовании со специалистом по тендером, главбухом. Все это можно делать через «Добыто».
ЭДО для маркированных товаров
Еще с 01.01.2022 г. передавать данные в «Честный ЗНАК» можно только через оператора ЭДО. Производители, поставщики, продавцы следующей продукции, подлежащей обязательной маркировке, могут использовать ЭДО «Добыто» для передачи сведений регулятору:
- Обувь.
- Продукция легкой промышленности.
- Молочная продукция.
- Упакованная вода.
- Фототехника.
- Парфюмерия.
- Шины для авто, мототехники.
- Табачные изделия.
Для сервиса ЭДО «Добыто» есть возможность интеграции с системой «Честный ЗНАК». Перед началом работы убедитесь в наличии роуминга с ЭДО контрагентов. Если роуминг есть или контрагенты используют «Добыто», то можно будет обмениваться УПД, передавать данные в «Честный ЗНАК» о движении маркированной продукции без лишних проблем.
Транспортные документы в электронном виде с «Добыто. ЭДО»
Благодаря ЭДО «Добыто» можно легко перейти на электронные транспортные накладные ЭТрН. В сервисе можно оформить транспортную накладную, подписать ее посредством УКЭП и передать в ГИС ЭПД. Водитель транспортного средства сможет войти в систему с мобильного устройства для подтверждения приема груза – для данного участника транспортного ЭДО достаточно простой электронной подписи.
Перевозчику для подписания транспортной накладной потребуется УКЭП. Подписать накладную можно через «Добыто. Подпись». Получателю груза также потребуется использовать УКЭП. При передаче груза водитель снова использует ПЭП в системе ЭДО. Завершается транспортный электронный документооборот после того, как менеджер транспортной компании подписывает титул перевозчика посредством УКЭП.
Все перечисленные выше этапы документооборота могут быть пройдены с использованием ЭДО «Добыто». Также для участников доступен сервис «Добыто. Подпись». При подписании ЭТрН ГИС ЭПД получает об этом информацию онлайн в режиме реального времени. При необходимости все данные передаются в ФНС, Ространснадзор. Весь процесс транспортного электронного документооборота в ЭДО «Добыто» автоматизирован, что позволяет существенно ускорить бизнес-процессы при организации грузоперевозок.
Автоматизация складского учета благодаря ЭДО «Добыто»
Документооборот на складе включает в себя документирование всех процессов движения материально-технических ценностей для контроля запасов, отслеживания срока годности, распределения складских мощностей и оптимизации работы складских сотрудников. Применение системы ЭДО «Добыто» позволяет автоматизировать складской учет на всех этапах- движения объектов хранения, например:
- Приемка и оприходование: ТОРГ-12, 1-Т, чек, спецификация.
- Хранение: М-4, ТОРГ-1 (М-7), МХ-1, М-17, ТОРГ-11, МХ-10.
- Отпуск: ТОРГ-13, М-11, М-8.
Помимо перечисленных этапов в ЭДО «Добыто» можно документально оформлять инвентаризацию, списание, выдачу в зал или иные перемещения. В систему ЭДО благодаря интеграции можно автоматически загружать шаблоны документов из складской информационной системы, 1С или онлайн-кассы. Благодаря ЭДО можно отслеживать срок годности товаров, получать сведения об остатках, обороте, поэтому исключаются внутренние кражи со склада.
Кадровый документооборот
Сервис ЭДО «Добыто» может использоваться для автоматизации кадрового документооборота. Подходит для различных процессов в отделе кадров, HR-службе:
- Прием на работу – оформление сотрудников в штат, удаленное трудоустройство, оформление самозанятых, ГПХ.
- Адаптация новых сотрудников – предоставление доступа к инструкциям, обучающим материалов, в т.ч. к базе знаний «Добыто. Знания».
- Переводы, командировки, отпуска – отправка, согласование, подписание заявлений, приказов.
- Предоставление справок, выписок сотрудникам по запросу непосредственно в сервисе.
Обмен как юридически значимыми кадровыми документами в установленном формате PDF-A/1A, так и произвольными документами в DOCX, XMLX, PNG и др. в случае, если эти документы не будут учитываться в кадровой системе (например, в 1С:Зарплата и управление персоналом.
В сервисе ЭДО «Добыто» можно использовать мощные инструменты, заметно упрощающие кадровое делопроизводство. Я про массовое подписание электронных документов, маршруты согласования, шаблоны.
Юлия Н., HR-служба агентства новостей «Тудей Ньюс»:
«Пользуемся сервисом от «Добыто» в кадровом электронном документообороте. Часто документы требуют согласования несколькими руководителями отделов, и благодаря гибким маршрутам все этапы от отправки первому участнику до окончательного утверждения и завершения документооборота проходят полностью в автоматическом режиме».
В сервисе кадрового ЭДО можно абсолютно бесплатно выпускать усиленные электронные подписи для сотрудников. Сотрудникам не нужно посещать удостоверяющий центр или самостоятельно оформлять ЭЦП через Госуслуги, ведь в системе ЭДО «Добыто» это можно сделать всего за 15 минут.
Подписание электронных документов
Хочу подробно остановится на специальном сервисе «Добыто. Подпись». Это решение для онлайн подписания любых документов, имеющих юридическую силу – кадровых, складских, транспортных, декларации для таможенного оформления, документы для торгов на ЭТП и т.д. Основные возможности:
- Открепленная или прикрепленная ЭЦП.
- Подписание нескольких документов за 1 раз.
- Поддержка машиночитаемой доверенности.
- API для интеграции с информационной системой пользователя.
Обращаю внимание, что «Добыто. Подпись» используется только для подписания электронных документов. Выпустить в нем ЭЦП нельзя. Но в ЭДО «Добыто» есть возможность выпуска УНЭП. Напоминаю, что при наличии соглашения между участниками электронного документооборота УНЭП признается аналогом собственноручной подписи, и может использоваться при взаимодействии с контрагентами.
Преимущества и недостатки
К плюсам ЭДО от «Добыто» отнесу следующее:
- Универсальность – подходит для различных сфер деятельности, для ИП и крупных компаний с филиалами в регионах.
- Безопасность – сервис внесен в реестр российского ПО, все данные хранятся на серверах на территории РФ.
- Удобство – ничего лишнего, только необходимые инструменты для организации электронного документооборота с контрагентами, государственными службами.
Особых недостатков у ЭДО «Добыто» нет – разве что хотелось бы иметь возможность более простого приглашения контрагентов для обмена электронными документами. Но, думаю, в скором времени система будет доработана.
Заключение
Сервис ЭДО «Добыто» – универсальное решение для электронного документооборота в различных направлениях бизнеса. Можно полноценно использовать систему или только подписывать электронные документы отдельно через сервис «Добыто. Подпись», используя УКЭП или УНЭП.
Благодаря электронному документообороту можно автоматизировать бизнес-процессы, ускорить взаимодействие с контрагентами, а, следовательно, быстрее осуществлять поставки или получение товаров, оказание услуг.
Сервис можно использовать для участия в торгах на электронных торговых площадках, в складском учете, торговле, в логистике и других сферах. Полностью безопасный обмен электронными документами в соответствии с 63-ФЗ, 149-ФЗ, 152-ФЗ.
