«Добыто. КЭДО» – система кадрового электронного документооборота от разработчика ООО «Человеческие ресурсы». Предоставляет возможность полноценного обмена юридически значимыми кадровыми документами между работодателем и сотрудниками в организациях любой формы собственности, масштаба, направления деятельности. Отличается простым и удобным интерфейсом, широким функционалом и более чем доступной стоимостью подписки. Давайте рассмотрим подробнее, что собой представляет «Добыто. КЭДО», какие у сервиса есть инструменты автоматизации кадрового делопроизводства, чем будет полезна система для руководителей, кадровиков и сотрудников.
Особенности
Система кадрового ЭДО «Добыто. КЭДО» является гибкой, легкой в освоении и достаточно функциональной, чтобы избавить кадровика от рутинных типовых задач, а обращения сотрудников в отдел кадров сделать максимально эффективным, быстрым и удобным. Почему? Вот лишь некоторые причины:
- Последовательные, параллельные, смешанные маршруты согласования.
- Шаблоны кадровых документов в личном кабинете сотрудника.
- Готовый модуль интеграции с 1С, интеграция с другими информационными системами по API.
- Бесплатный выпуск усиленной неквалифицированной электронной подписи для сотрудников.
- Поддержка всех видов ЭЦП, разрешенных для КЭДО.
- Электронный архив с поиском по документам с использованием искусственного интеллекта.
В «Добыто. КЭДО» для поиска кадровых документов используется искусственный интеллект – найти необходимые приказы, заявления, договора, соглашения становится намного проще и быстрее.
Как «Добыто. КЭДО» помогает руководителям, кадровикам, сотрудникам
Система кадрового электронного документооборота «Добыто. КЭДО» полезна различным подразделениям, руководству, штатным офисным и удаленным сотрудникам, самозанятым. Для руководителей:
- Можно массово подписывать кадровые документы – десятки и даже сотни всего в один клик, выбрав из списка в личном кабинете необходимые документы.
- Повышение лояльности сотрудников к руководству компании, поскольку КЭДО – это удобно.
- Контроль трудовой дисциплины – проще отслеживать, кто сразу подписывает, согласовывает документы, а кто задерживает процесс.
Для кадровиков:
- Автоматизация кадрового делопроизводства, снижение временных затрат на рутину.
- Простое взаимодействие с сотрудниками, мгновенный двухсторонний обмен кадровыми документами.
- Отслеживание статуса документа, быстрый поиск по архиву с использованием AI, выгрузка для отчетности.
Для сотрудников:
- Возможность подписания документов со смартфона, любого компьютера.
- Запрос справок из личного кабинета.
- Мгновенная отправка заявлений в виде шаблонов с минимумом вносимых данных.
Для других подразделений:
- Бухгалтеры – получение всей необходимой информации для расчета заработной платы, налоговых вычетов, НДФЛ.
- Юристы – контроль соблюдения трудового законодательства, оформление документов, которые будут иметь юридическую силу.
- IT-специалисты – хранение данных на серверах «Добыто. КЭДО» без необходимости развертывания собственного сервера, защита информации, в т.ч. персональных данных по 152-ФЗ.
А еще «Добыто. КЭДО» полезен HR-службе для соблюдения кадровой политики и работы с персоналом. Поэтому система КЭДО затрагивает практически всю компанию, помогаю автоматизировать различные процессы, не только кадровые.
Гибкие маршруты согласования
Если в штате несколько сотен человек, десятки подразделений, есть непосредственный руководитель сотрудника, руководитель Level+1, несколько кадровиков, юристы, бухгалтера, то согласование одного документа может состоять из этапов с привлечением нескольких участников документооборота.
В «Добыто. КЭДО» не нужно вручную отправлять документ следующему участнику после подписания или согласования, ознакомления. Можно задать маршрут, и документ автоматически отправится дальше с учетом конкретного решения, принятого на текущем этапе (например, согласован или отправлен на доработку). В «Добыто. КЭДО» есть следующие маршруты:
- Последовательный. Необходим, когда документ должен пройти цепочку определенных этапов для успешного завершения документооборота. На каждом этапе только один участник имеет доступ к документу для совершения над ним необходимых действий (подписание, согласование, отказ).
- Параллельный. В некоторых системах КЭДО называется «лист ознакомления». В этом случае последовательность не имеет значения – все участники могут одновременно подписывать электронный документ, например, ознакомление с графиком отпусков, с приказом об изменении режима работы компании в предпраздничные дни и т.д.
Добавлю, что оба маршрута можно комбинировать. Также отмечу, что часто используемые маршруты согласования можно сохранить в качестве шаблонов, меняя по мере необходимости вложения (электронные документы), участников. В некоторых системах КЭДО предоставляется определенный набор шаблонов, а за остальные нужно платить. В «Добыто. КЭДО» шаблоны бесплатные, и кадровик может создавать их неограниченное количество.
Шаблоны электронных документов
Считаю, что шаблоны – мощный инструмент, решающий сразу несколько задач. Они могут использоваться для:
- Предотвращения ошибок, т.е. исключения влияния человеческого фактора – банально даты отпуска сотрудник может поставить неправильно, не 14 дней, как требует ТК РФ, а 13. Система укажет на ошибку.
- Быстрого заполнения готовой формы – при отправке заявления сотруднику не нужно будет указывать ФИО, должность и другую постоянную информацию благодаря автозаполнению (сведения берутся из 1С или вносятся кадровиком в систему в веб-версии).
- Отсутствия беспорядка в кадровых документах – все отправляемые сотрудниками заявления будут иметь единый вид по форме в соответствии с шаблоном.
- Простой загрузки данных в 1С – сведения из электронного документа, созданного по шаблону, сразу же будут загружены в документы в 1С:ЗУП без необходимости вносить данные вручную.
В простейшем случае шаблоны работают так:
- кадровик открывает доступ к шаблонам определенному отделу или сотрудникам, всей компании;
- сотрудники получают доступ к шаблонам в личном кабинете;
- когда требуется отправка заявления, уведомления об отсутствии, сотрудник просто заполняет переменные данные в шаблоне – например, даты отпуска, предполагаемое время опоздания и пр.
Думаю, ни у кого не возникнет сомнений в удобстве использования шаблонов в электронном кадровом документообороте.
Егор, специалист КДП компании «СпецСтрой-Поставка»:
«Создали шаблоны трудового договора, договора с самозанятыми, а также заявлений на отпуска, уведомлений об отсутствии и еще нескольких документов. Быстро и удобно – с созданием никаких сложностей, с заполнением тоже».
Возможно создание неограниченного количества шаблонов – например, для разных типов документов, различных подразделений. Создавать их могут кадровики или специалисты с правом доступа «администратор», если такая роль выделена в компании отдельно.
Модуль интеграции 1С
Не секрет, что кадровики очень неохотно изучают новые системы, и часто выступают против внедрения дополнительных программ. Действительно, зачем выполнять двойную работу при обработке кадровой документации? Если в компании используется 1С:Зарплата и управление персоналом, что встречается довольно часто, то можно вместо веб-версии использовать модуль интеграции 1С «Добыто. КЭДО».
Галина Степановна, отдел кадров предприятия общественного питания «Как у бабушки»:
«Не во всех сервисах КЭДО интеграция с 1С:Бухгалтерия или ЗУП гладкая, бесшовная и, вообще, удачная. До этого пользовались 2-мя системами, не понравилось. С «Добыто. КЭДО» все хорошо».
Важно, чтобы функционал веб-версии и модуля 1С был полностью идентичным, иначе в некоторых случаях кадровик просто не сможет работать в одном окне. В «Добыто. КЭДО» все инструменты, возможности веб-версии и модуля одинаковые, и можно выбрать, в чем именно будет удобнее работать.
Выпуск УНЭП
В соответствии с ч. 12 ст. 22.2 ТК РФ работодатель несет расходы на получение сертификата электронной подписи для сотрудника. В общем случае нужно получить от сотрудника личную информацию, обратиться в удостоверяющий центр для выпуска УНЭП. Работник вправе использовать УНЭП Госключ, но удобнее, когда применяется так называемая облачная электронная подпись в корпоративном удостоверяющем центре. Скажу простыми словами – лучше, если УНЭП может выпустить кадровик по запросу сотрудника прямо в системе КЭДО. Именно такую возможность и предоставляет «Добыто. КЭДО».
В отличие от некоторых других систем кадрового электронного документооборота выпуск сертификата УНЭП в «Добыто. КЭДО» имеет ряд преимуществ:
- Выпускается бесплатно – сотруднику достаточно отправить шаблонное заявление в личном кабинете сервиса.
- Выпуск занимает около 15 минут, после чего можно подписывать юридически значимые кадровые документы.
- Перевыпуск неограниченное количество раз – бесплатно.
При подписании электронных документов, в т.ч. при многоэтапном согласовании по маршруту система автоматически проверяет валидность ЭЦП – в случае, если сертификат недействителен, подписать документ не получится.
Отмечу еще один важный момент по поводу выпуска УНЭП через сервис «Добыто. КЭДО». Если со штатными сотрудниками все понятно – вся необходимая для сертификата информация есть в отделе кадров с момента приема на работу, то при удаленном трудоустройстве, при работе с самозанятыми может возникнуть сложности с идентификацией личности. Ведь вся ответственность лежит целиком на специалисте КДП. Специально для таких случаев в «Добыто. КЭДО» предусмотрена удаленная идентификация.
При удаленной идентификации сотрудник подтверждает свою личность через портал Госуслуги. Ответственность за корректность данных будет лежать не на кадровике, а на самом удаленном сотруднике или самозанятом.
Поддержка электронных подписей
В «Добыто. КЭДО» для кадровых документов в электронном виде можно использовать все виды ЭЦП, разрешенные законом. В частности, доступны следующие варианты:
- УКЭП юридического лица – использует гендиректор при подписании документов от лица компании.
- УКЭП физического лица и машиночитаемая доверенность – используют заместители директора, руководители подразделений, иногда специалисты кадровой службы.
- УКЭП физического лица – используют сотрудники для подписания любых документов.
УНЭП «Добыто. КЭДО», УНЭП Госключ – используют сотрудники для всех кадровых документов при условии заключения соглашения работодателя о том, что ЭЦП признается равнозначной собственноручной подписи.
ПЭП Госуслуги, ПЭП «Добыто. КЭДО» – используют сотрудники для документов, не имеющих юридической силы, и не вносящихся в кадровую учетную программу.
Как видно, проблем с подписанием электронных документов в сервисе «Добыто. КЭДО» не возникнет. Само подписание возможно за 1 клик или тап по экрану смартфона. Подписывать документы можно где угодно – на рабочем месте, дома, в пробке, в кафе и т.д. Это касается не только сотрудников, но и руководителей, кадровиков, ведь для доступа в личный кабинет достаточно мобильного устройства и интернета.
Электронный архив
Некоторые кадровые документы нужно хранить до 75 лет, хотя большинство требуют хранения до 5 лет. Если используется бумажный кадровый документооборот, то либо нужно выделять соответствующее помещение под архив с защитой от несанкционированного доступа, либо арендовать места в коммерческих архивах-складах, что ведет к дополнительным расходам компании.
Алевтина Олеговна, бухгалтер и по совместительству специалист КДП стекольного завода «Хрусталь-Этна»:
«Сомневались, что Росархив одобряет хранение архивных документов в электронном виде. Оказалось, что это полностью законно, и можно заметно сократить расходы на архивное хранение кадровой документации».
В «Добыто. КЭДО» можно организовать электронный архив в полном соответствии с требованиями законодательства. Все файлы электронных документов будут храниться на распределенных серверах «Добыто», расположенных на территории Российской Федерации. Исключено повреждение, а также потеря, кража электронных документов. Всегда можно выгрузить необходимые документы или весь электронный архив при его переносе на собственный сервер. Сервис также доступен по модели On-Premises.
Служба поддержки
Разработчик «Добыто. КЭДО» всегда готов помочь клиентам при возникновении сложностей. Связь возможна в чате на сайте, по e-mail, телефону, в Telegram и WhatsApp. Также имеется база знаний, где собрана исчерпывающая информация по работе с системой, приведены решения типовых кадровых задач.
Стоимость
Стоимость подписки для одного сотрудника составляет от 50 руб./месяц, и зависит от способа развертывания системы (облако, локально), необходимости интеграции модуля, требований к доработке модуля. Минимальная оплата – 50 сотрудников за 30 тыс. рублей в год. Это намного ниже среднерыночной стоимости подписки на сервисы кадрового ЭДО. При этом за регистрацию кадрового специалиста платить не нужно, выпуск и перевыпуск УНЭП для сотрудников не оплачивается.
Преимущества и недостатки
К плюсам системы отнесу следующее:
- Мощные инструменты автоматизации КДП – гибкие маршруты согласования, шаблоны, массовое подписание и рассылка документов.
- Наличие веб-версии и модуля 1С, интеграция с ИС клиента по API.
- Бесплатный выпуск УНЭП за 15 минут.
Из недостатков, хотя это больше особенность, можно отметить то, что сервис еще «молодой», развивающийся, поэтому не все инструменты реализованы. Но в ближайшее время функционал «Добыто. КЭДО» будет расширяться.
Заключение
«Добыто. КЭДО» относится к удобным функциональным системам кадрового ЭДО. Есть все инструменты для автоматизации кадрового документооборота, заметно упрощающие жизнь кадровику.
Интерфейс личного кабинета сотрудника сделан в минималистическом стиле – невозможно запутаться, нажать не ту кнопку при подписании, ознакомлении, отправке заявлений.
Прямо в системе можно бесплатно выпустить УНЭП для сотрудников, которые будут участвовать в КЭДО.
