Контур.КЭДО – сервис для обмена юридически значимыми кадровыми электронными документами от разработчика СКБ Контур. Можно создавать, загружать документы, отправлять их на подписание, согласование, ознакомление, используя маршруты, выпускать электронные подписи для сотрудников и многое другое. Предлагаю детальнее рассмотреть основные функции системы, узнать, как именно осуществляется работа в Контур.КЭДО, какие есть преимущества и недостатки.
Ключевые особенности Контур.КЭДО
У каждой системы КЭДО есть какие-то особенности, благодаря которым она выделяется среди других. Это могут быть специальные инструменты, упрощающие кадровый документооборот, какие-то фишки, которых нет у конкурентов. У Контур.КЭДО я бы выделил следующее в качестве ключевых особенностей:
- Простой и удобный интерфейс веб-версии. Вход осуществляется по единой учетной записи SSO. Интерфейс максимально упрощен, чтобы не возникало затруднений при работе. Есть фильтры по различным параметрам для быстрого поиска нужных кадровых документов.
- Маршруты согласования. Несколько типов маршрутов, в которых можно менять участников даже в процесс прохождения документа по этим маршрутам. В процессе подписания сервис проверяет валидность электронной подписи. Для сохранения юридической значимости есть поддержка синего штампа.
- Интеграция с 1С. Есть готовый модуль для интеграции с различными системами от 1С – ЗУП, УПП, ERP и др. Кадровик может работать с документами в одном окне без необходимости переключения между системами. Поддерживаются все печатные формы.
- Мобильная версия. Сохраняет все возможности веб-версии, удобна для сотрудников, поскольку можно подписывать, отправлять документы в любое время из любого места при наличии доступа в интернет.
- Создание документов по шаблонам или загрузка произвольных документов. В шаблонах, которые создает кадровик, часть информации сотрудника уже будет заполнена – нужно будет указать лишь переменные данные. Также предусмотрена возможность загрузки произвольного документа, если, например, его нет подходящего шаблона.
- Массовая выгрузка документов для локального хранения. Если планируется организовать локально электронный архив, то можно воспользоваться специальным решением – коннектором.
Есть у Контур.КЭДО еще несколько фишек, о которых расскажу далее. Пока что предлагаю рассмотреть основные возможности для сотрудников и кадровиков.
Личный кабинет сотрудника
После получения приглашения от кадровика сотрудник получает доступ в личный кабинет Контур.КЭДО. Для начала ему потребуется зарегистрироваться в сервисе, указав ФИО и актуальный номер телефона. Телефон используется не только для входа в сервис, но и для выпуска усиленной неквалифицированной электронной подписи. Опять же, чтобы ПЭП и УНЭП имели юридическую силу, сервис предложит сотруднику принять соответствующее соглашение.
Как войти в личный кабинет Контур.КЭДО? Тут есть 2 варианта:
- Номер телефона и пара «логин-пароль».
- Сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи, полученный сотрудником самостоятельно.
Как и во многих системах КЭДО в Контуре сотрудники могут заходить в ЛС и со смартфона.
Лиза, HR-менеджер клининговой компании «ЭкоЛайф»:
«У нас молодая команда, многие смартфон из рук не выпускают, наверное, даже ночью. Естественно, что им удобнее пользоваться мобильной версией, но дело даже не в этом. В личном кабинете есть все необходимое, что потребуется от сотрудника и для сотрудника. Подписание в 1 клик без необходимости совершать лишние действия – это главное преимущество системы КЭДО».
Хочу отметить, что личный кабинет – это хорошо, но сотрудник не будет заходить в систему каждый час, чтобы узнать о новых входящих документах. Для этого должны быть уведомления. В «Добыто. КЭДО» уведомления могут приходить по SMS, e-mail или в Telegram, поэтому каждый сотрудник точно узнает о поступлении новых кадровых документов, с которыми нужно ознакомиться. Опять же, в Контур.КЭДО только 2 канала: e-mail и SMS. Не смертельно, конечно, но Telegram пользуются очень многие.
Выпуск электронной подписи для сотрудника
Чтобы кадровые документы имели юридическую силу, их необходимо подписывать соответствующей электронной подписью. Работники могут использовать подпись Госключ, личную УКЭП, полученную ранее, УНЭП. Для работы в Контур.КЭДО есть 2 варианта получения электронной подписи:
- Непосредственно через Контур.КЭДО.
- Через мобильное приложение Госключ.
Предлагаю рассмотреть оба варианта оформления сертификата. В первом случае сотрудник получает от специалиста отдела кадров письмо, в котором необходимо указать данные для заявки на выпуск сертификата УНЭП, после чего проверяет данные и отправляет заявку на выпуск. После проверки подтверждает выпуск на портале Госуслуг. Во втором случае сотрудник самостоятельно получает сертификат УНЭП или УКЭП через мобильное приложение Госключ.
Контур.КЭДО интегрирован с Госключом, и процесс подписания электронных документов будет выглядеть следующим образом:
- Создание документа в Контуре.
- Выбор ЭЦП – Госключ.
- Аутентификация на портале Госуслуг.
Удобно ли это? Я бы не сказал, хотя для кого-то такой вариант может и подходит. В «Добыто. КЭДО», как в некоторых системах КЭДО, для выпуска УНЭП используется корпоративный удостоверяющий центр. Что это означает? То, что выпустить электронную подпись можно непосредственно в сервисе, и сделает это или кадровик, или сотрудник компании с правами администратора. Работник отправляет заявку в системе, ее проверяет кадровик (администратор), после чего в системе оформляется сертификат на данного работника с учетом его данных. Занимает все это не более 15 минут. Использовать подпись Госключ в «Добыто. КЭДО», кстати, тоже можно.
Маршруты согласования
Маршрут согласования или маршрут подписания – последовательность этапов прохождения документа от момента его создания до окончательного утверждения (подписания). Маршруты есть далеко не во всех системах кадрового электронного документооборота. В Контур.КЭДО есть 3 типа маршрутов:
- Обычный. Создается каждый раз перед отправкой нового документа. Должен быть указан хотя бы 1 участник, кроме инициатора. Максимальное количество участников документооборота: 900 человек.
- Преднастроенный. Это шаблон часто используемых маршрутов, в котором последовательность прохождения документа, участники не меняются. Собственно, шаблон создается 1 раз, после чего меняется лишь прикрепляемый электронный документ. Создается для 1 подразделения, имеет свойство наследования – маршруты для головного подразделения применяются и для дочернего.
- Лист ознакомления. В других системах кадрового ЭДО такой маршрут называется параллельным. Суть в том, что очередность подписания документа не имеет значения – все участники получают доступ к документу одновременно, и могут подписывать его.
Маршруты, которые перечислил выше, являются, в принципе, типовыми для систем КЭДО, просто называться могут по-разному.
В Контур.КЭДО при создании маршрута указываются роли для каждого из участников документооборота:
- Согласующий – принимает решение о согласовании или отклонении электронного документа.
- Подписант – подписывает документ посредством ПЭП, УНЭП, УКЭП, в т.ч. с МЧД.
- Ознакомление – участник может ознакомиться с документом, если выбран тип «лист ознакомления».
- Наблюдатель – может только просматривать документ, но без права подписи или изменения маршрута.
В принципе, считаю, что система ролей у Контура вполне простая, продуманная, удобная.
Модуль 1С КЭДО
Согласитесь, что модуль интеграции с 1С – простой и логичный путь, если в компании используются продукты от 1С – тот же 1С:Зарплата и управление персоналом. Кадровик сможет работать в привычной для него системе, не потребуется вести двойную работу по кадровым документам, не нужно отдельно создавать справочники и т.д.
Опять же, сотрудники отдела КДП сможет работать в «режиме одного окна», т.е. в одной программе без необходимости постоянно переключаться между несколькими системами. В «Добыто. КЭДО» есть готовый модуль интеграции с 1С – его настройка занимает до 15 минут при обычных условиях и до 1 рабочего дня, если работодателю потребуются какие-то доработки, специфические инструменты в соответствии с конкретным направлением бизнеса.
У Контур.КЭДО тоже есть модуль интеграции, и называется он модуль 1С КЭДО. Поддерживается интеграция с 1С:Зарплата и управление персоналом, 1С:Управление производственным предприятием, 1С: Бухгалтерия предприятия, 1С:ERP Управление предприятием,1С:Комплексная автоматизация. Установка стандартная – посредством добавление расширения (файл в формате .cfe).
Игорь Михайлович, руководитель отдела кадров компании «Юг-Инвест»:
«Отдел кадров работает с КЭДО в 1С:ЗУП. Насколько помню, функционал полностью аналогичный, как и в веб-версии системы КЭДО. Считаю, что готовый модуль интеграции хотя бы с 1С – обязательное требование к системе кадрового ЭДО».
Коннектор
В Контур.КЭДО коннектор – это инструмент интеграции, позволяющий массово в автоматическом режиме выгружать кадровые документы из системы для локального хранения. Зачем нужен коннектор? Чаще всего используется при организации локального электронного архива. Некоторые из особенностей коннектора в Контур:
- Выгрузка на сервер компании или в папку на компьютере.
- Работа в режиме реального времени или запуск по требованию.
- Выгрузка только определенного набора файлов (например, оригинал документа, электронные подписи из него, печатные формы, XML-описание и пр.). Для выбора используется фильтр.
- Структура папок – например, по дате, типу, участникам документооборота.
Удобен ли коннектор для кадровиков? Я считаю, что вполне. Не во всех системах кадрового электронного документооборота есть инструмент автоматизации для выгрузки документов. В «Добыто. КЭДО», например, тоже можно автоматически массово выгружать документы, используя соответствующие фильтры. Сделано все это чуть удобнее, чем в Контуре.
Мобильная версия Контур.КЭДО
Под мобильной версией я подразумеваю не веб-версию, оптимизированную под экран телефона, а мобильное приложение Контура. Установка возможна на мобильные устройства под управлением Android или iOS. При этом пользоваться такой версией могу как рядовые сотрудники, так и кадровики, руководители подразделений, гендиректор.
В мобильной версии Контур.КЭДО можно, в принципе, выполнять такие же действия, как и в веб-версии. Т.е. обрабатывать документы (согласование, подписание, ознакомление, отклонение), отправлять документы по маршруту согласования или создавать новые маршруты, пользоваться шаблонами или отправлять произвольные документы. Впрочем, произвольные кадровые документы должны быть обязательно формализованными.
Что лучше – мобильное приложение или веб-версия для мобильных устройств
По моим наблюдениям сотрудники охотнее пользуются веб-версией. Некоторые просто не хотят устанавливать дополнительные приложения на смартфон. Несколько раз сталкивался с тем, что у сотрудников КДП, особенно предпенсионного возраста довольно старенькие мобилки, и на них современные приложения, требующие Android 8 минимум не установить.
Служба поддержки
Могут ли возникнуть сложности с работой в системе Контур.КЭДО? Да, хотя сервис и сделан достаточно простым. Поэтому необходимо, чтобы разработчик всегда оставался на связи для оперативного решения проблем пользователей. У Контура есть целый сайт службы поддержки, где можно самостоятельно найти ответы на часто возникающие вопросы. Сайт посвящен всем продуктам СКБ Контур. Также есть бесплатный многоканальный телефон «8-800».
В «Добыто. КЭДО» тоже можно позвонить в службу поддержки, воспользоваться чатом или найти ответы в базе знаний «Добыто. Знания».
Стоимость
Системы КЭДО приобретают по подписке. Контур.КЭДО доступен по базовому тарифу в 2000 рублей в год за 1 сотрудника. Впрочем, разработчик предлагает для начала связаться с менеджером, который подберет подходящий тариф для компании.
У «Добыто. КЭДО» стоимость за 1 сотрудника ниже, но это еще не все. Во-первых, в тариф уже включен выпуск УНЭП сотрудника с возможностью бесплатного неограниченного перевыпуска подписи. Во-вторых, платить нужно только за сотрудников – за кадровиков оплата не берется.
Плюсы и минусы
Думаю, что у любой системы кадрового ЭДО есть как преимущества, так и недостатки. Что касается Контур.КЭДО, то к плюсам сервисам могу отнести следующее:
- Дружелюбный интерфейс – сотрудникам не потребуется долго разбираться, как работать в системе, как подписывать, отправлять электронные документы.
- Наличие модуля КЭДО 1С для интеграции с продуктами 1С.
- Коннектор для быстрой выгрузки кадровых документов в ручном или автоматическом режиме.
Без минусов, конечно, не обошлось. Некоторые из них:
- Высокая стоимость подписки за 1 сотрудника – на российском рынке есть системы и дешевле, ничем не уступающие по функционалу.
- Немного проблематичный выпуск УНЭП через Контур.КЭДО.
- Иногда ответ от службы поддержки приходится долго ждать.
Считаю, что Контур.КЭДО не лучше и не хуже других популярных систем кадрового электронного документооборота: СБИС, HRLink, «Добыто. КЭДО», Астрал i КЭДО.
Заключение
Контур.КЭДО относится к простым, но достаточно функциональным системам кадрового электронного документооборота. Сервис не перегружен ненужными инструментами, которые кадровик использует крайне редко или не использует вовсе.
Здесь нет ничего лишнего. Интерфейс личного кабинета в минималистическом стиле не вызовет сложностей даже у тех, кто с компьютером на «Вы».
С другой стороны, стоимость подписки может показаться завышенной, поскольку есть сервисы, предлагающие точно такие же решения для кадрового ЭДО, но дешевле. Некоторые инструменты в Контур.КЭДО реализованы сложно, как мне кажется, и потребуется привыкать.
Если интересует простая, но при этом мощная система, то кроме Контур.КЭДО советую рассмотреть вариант с «Добыто. КЭДО».
