СБИС КЭДО (Saby Staff) – современная многофункциональная система кадрового электронного документооборота от компании ООО «СБИС-Софт». Позволяет компаниям на совершенно законных основаниях вести кадровый документооборот в электронной форме. Подходит различным организациям, и может использоваться совместно с различными информационными системами благодаря готовым модулям интеграции или API. Предлагаю ознакомиться с основными инструментами в Saby, оценить преимущества и недостатки, а также уникальные возможности, которые имеются у СБИС.
Что предлагает СБИС КЭДО разным отделам компании
Понятно, что кадровый документооборот – это не только про отдел кадров и линейных сотрудников. При внедрении КЭДО в процессе принимают участие разные отделы компании. Кратко пройдусь, что может предложить СБИС для основных отделов:
- Кадровики: быстрый, безопасный обмен юридически значимыми документами с сотрудниками, выгрузка кадровой документации для контролирующих органов, работа в 1С или веб-версии с любыми кадровыми документами, подписание в 1 клик.
- Бухгалтерия: массовая рассылка уведомлений, получение необходимых сведений от сотрудников, отдела кадров для расчета.
- Сотрудники: получение необходимой личной информации, запрос выписок, трудовой книжки, справок, подписание различных локальных нормативных актов в личном кабинете в одно нажатие кнопки.
- Юридический отдел: подписание электронных документов в соответствии с требованиями трудового законодательства, безопасное хранение кадровых документов, разрешение споров с сотрудниками.
- HR: организация кадрового электронного документооборота, выдача электронной подписи корпоративным удостоверяющим центром, оформление на работу удаленных сотрудников, подписание документов с любого устройства, уведомления сотрудников о новых документах.
- IT-отдел: безопасное хранение текущих и архивных документов, возможность хранения всей кадровой документации в облаке на серверах СБИС без необходимости аренды, покупки собственного сервера.
Собственно, все эти же возможности предлагает и «Добыто.КЭДО»: сервис разработан в соответствии с 63-ФЗ и включен в реестр отечественного ПО, защита информации по 149-ФЗ, облачный сервер, соответствующий 152-ФЗ о защите персональных данных.
Кому подходит
Согласно заявлению разработчика сервис СБИС КЭДО для организации любого типа и масштаба: ДУК, IT, ЖКХ, производство и т.д. Я бы, честно, не сказал про масштаб – среднему и крупному бизнесу Saby еще может и подойдет, а вот небольшой фирме использование такой системы вряд ли принесет пользу – больше времени уйдет на внедрение, обучение кадровика, который часто еще бухгалтер, секретарь, т.е. ему есть чем заняться.
Основные возможности
Не секрет, что в системах КЭДО общий функционал примерно одинаковый. Впрочем, особенности, выделяющие его среди конкурентов, есть у каждого сервиса. К основным возможностям СБИС КЭДО отнесу следующее:
- Безопасное хранение документов. Текущие и архивные кадровые документы можно хранить в облаке СБИС или на собственном сервере.
- Подписание документов. Сотрудники могут подписывать все кадровые документы посредством усиленной неквалифицированной электронной подписи. Гендиректор использует УКЭП юридического лица, руководители, специалисты кадровой службы – УКЭП физического лица совместно с машиночитаемой доверенностью.
- Интеграции. Для 1С и SAP уже есть готовые модули интеграции – возможен двусторонний обмен кадровыми документами, синхронизация справочников и др. Если в компании используются другие информационные системы, то есть интеграция по API.
- Готовые пакеты документов. Имеется набор типовых кадровых документов, используемых почти в любой организации. Если готового пакета СБИС не хватит, то есть возможность создания и загрузки своих документов в виде шаблонов.
- Маршруты согласования. Кадровые документы автоматически проходят всю цепочку согласования и подписания. Предусмотрена возможность использования последовательных и параллельных маршрутов, сохранения их в виде шаблона.
- Личный кабинет сотрудника. Вход в ЛК возможен по учетной записи (SSO), через «Госуслуги» или социальные сети.
Также СБИС КЭДО позволяет работать с электронными трудовыми книжками, вести кадровый и воинский учет, учет отпусков.
Дмитрий, производственная компания «Телеком+»:
«Пользуемся СБИС КЭДО второй год. Из плюсов отметим быструю интеграцию с 1С, много полезных инструментов уже в базовом тарифе. Есть и некоторые минусы – например, достаточно сложный интерфейс для кадровика – не сразу разобрались, иногда приходилось обращаться в службу поддержки».
Отмечу, что не всегда простой и понятный интерфейс системы – частая проблема систем кадрового электронного документооборота. Если со стороны кадровика или администратора еще можно ее быстро решать путем того же обращения в службу поддержки, обучения, базы знаний, то при сложностях для рядовых сотрудников проблема уже становится серьезной. В «Добыто. КЭДО», кстати, интерфейс максимально упрощен, чтобы таких вот неприятностей не случалось. Знаете, бывает, что сотрудник не разобрался «что к чему», и подписал согласие на перевод или дополнительные часы, а потом начинается: «я не знал», «я случайно».
Работа кадровика в СБИС КЭДО
Сотрудники отдела кадров могут работать в Saby непосредственно в веб-версии или в той информационной системе, которая используется в компании.
В Saby Staff можно делать следующее:
- Выпускать электронные подписи для сотрудников.
- Отправлять документы на подпись сразу всем сотрудникам отдела, компании или формировать цепочку согласований.
- Оформлять кадровые документы, инструкции, распоряжения с использованием готовых шаблонов или загружать свои.
- Контролировать процесс документооборота в режиме реального времени – кто уже подписал, на каком этапе все застопорилось.
- Вести учет отпусков.
- Следить за сроком действия сертификатов электронной подписи сотрудников, продлевать их при необходимости.
- Связываться с сотрудниками, отправлять уведомления, напоминания о необходимости подписания электронных документов.
Рабочее окно в веб-версии, в принципе, относительно простое. Слева расположены пункты меню «Входящие», «Документы», «Сотрудники», «Кадровые», «Заявления», «Отпуска», «Графики работ», «Контакты», «Подписи» и др. В основном рабочем окне подробная информация. Здесь все стандартное. В верхней части быстрый поиск, справа дополнительные действия в виде значков, с которыми, кстати, и возникают сложности у пользователей.
Личный кабинет сотрудника в СБИС КЭДО
В Saby сотрудники могут пользоваться веб-версией – войти в систему можно с рабочего, домашнего компьютера, смартфона. Есть и мобильная версия Saby, которую можно бесплатно скачать и установить. Что выбрать? По опыту знаю, что некоторым сотрудникам удобнее пользоваться мобильным приложением – например, из-за PUSH-уведомлений, но большая часть не хочет устанавливать на смартфон дополнительные приложения.
В личном кабинете СБИС КЭДО предусмотрено следующее:
- Самостоятельное обслуживание по справкам, заявлениям. Можно запросить у работодателя справку о доходах, копию трудовой книжки и т.д. При этом имеются шаблоны заявлений, но возможен и запрос по индивидуальной форме.
- Единое окно взаимодействия с работодателем. ЛК сотрудника работает в обе стороны, т.е. можно отправить запрос, так и ознакомиться, подписать документы, присланные кадровиком.
- Вход без логина и пароля. Хотя это и не так распространено, но для входа в ЛК сотруднику не нужно использовать пару «логин-пароль», поскольку войти можно по учетной записи СБИС.
- Доступ к личной информации. Ознакомиться с расчетными листками, графиком отпусков можно с любого устройства, с которого войдет сотрудник.
Разработчик утверждает, что интерфейс личного кабинета сотрудника интуитивно понятный, и дополнительное обучение не требуется. В «Добыто. КЭДО» тоже простой и понятный интерфейс – еще не было случаев, когда работники не могли совершать необходимые действия, т.к. не понимали, где и что находится.
Выпуск электронной подписи
Электронные документы не будут иметь юридическую силу, если они не подписаны электронной подписью. В СБИС КЭДО есть 3 вида электронных подписей:
- Простая. Это логин-пароль, учетка или вход в Saby через социальные сети. Может использоваться только для документов или процессов, не требующих подтверждения личности.
- НЭП. Если в компании есть корпоративный удостоверяющий центр, то можно сгенерировать УНЭП непосредственно в СБИС КЭДО. Единственное, что это достаточно сложный процесс – не для сотрудника, а для администратора КУЦ или супервизора.
- КЭП. Оформить УКЭП в СБИС КЭДО нельзя. Впрочем, во всех системах КЭДО такая возможность отсутствует.
Вот что отмечают пользователю по поводу выпуска УНЭП через СБИС. Ангелина, HR-отдел развлекательного центра «ХэппиХолидэй»
«Знали, что можно выпускать ЭЦП сотруднику в Saby, но наш администратор несколько раз перечитывал инструкцию из учебника СБИС, пару раз при оформлении сертификата происходил сбой. В итоге, конечно, все получилось, но процесс утомительный».
Если кто не знает, то далеко не во всех системах кадрового ЭДО есть возможность выпуска усиленной неквалифицированной электронной подписи для сотрудников. В «Добыто. КЭДО» такая возможность есть, процесс простой и занимает не более 15 минут.
Интеграции
Для 1С и SAP предусмотрены готовые модули интеграции – удобно, поскольку кадровики могут вести КЭДО в привычной им системе. Для других ИС интеграция осуществляется по API: Microsoft Dynamics, Oracle, Directum, БОСС-Кадровик, Галактика или собственная система, применяемая в компании.
Права и роли
В крупной компании может быть несколько сотрудников с одинаковой должностью и полным доступом к системе. Чтобы не возникало путаницы, дублирования операций, СБИС КЭДО предлагает распределение операций путем определения роли для таких сотрудников – например, кадровик с ролью «менеджер по персоналу» может оформлять прием на работу, а с ролью «кадровик» заниматься переводами и оформлением. Права и роли назначает администратор или директор.
Удобна ли такая система? Считаю, что для действительно крупных компаний такой подход может и оправдан, но для небольших и средних организаций, наверное, это лишнее.
Поддержка клиентов
У СБИС КЭДО есть служба поддержки, работающая в режиме 24/7 – достаточно оставить на сайте номер телефона, и специалисты свяжутся для помощи в решении возникших вопросов. Есть еще достаточно объемный онлайн-учебник с большим количеством статей, где можно самостоятельно найти ответы на вопросы.
Служба поддержки – важная часть системы кадрового ЭДО. Дело в том, что перед, при и после внедрения кадрового электронного документооборота у работодателя, в частности, у кадровиков нередко возникают вопросы: «А как оформить на удаленке», «Как система уведомляет о новых входящих документах», «Каким образом настроить маршруты, загрузить шаблоны только для одного отдела» и т.д. У «Добыто. КЭДО» есть собственная служба поддержки, а также база знаний с удобным поиском по разделам.
Стоимость
Системы кадрового ЭДО обычно предлагаются по подписки на определенное количество пользователей. Т.е. сколько будет учетных записей, столько работодатель и платит. Конкретно в СБИС КЭДО базовый пакет на 30 человек обойдется в 15 тыс. рублей в год. Хотите сэкономить? Периодически ООО «СБИС-Софт» проводит различные акции, и может повести с дополнительной скидкой.
Еще пара слов про СБИС КЭДО
В системе есть функция работы с отпусками – я не про ознакомление с графиком отпусков. Кадровик может настроить оповещения, и за 14 дней до начала отпуска система сама сообщит сотруднику о предстоящем отпуске.
Поиск по электронному архиву может стать настоящей головной болью, если у компании большой годовой документооборот, много кадровых документов было переведено в электронный вид, и хранится в архиве. Немного упростить задачу можно благодаря использованию фильтров – по типу документа, дате создания или переноса в архив, по участникам документооборота. Тут у СБИС реализовано все стандартно. Поиска с привлечением искусственного интеллекта, к сожалению, нет.
В плане безопасности у Saby все более или менее нормально. Есть многофакторная авторизация, распределенные серверы, работа по протоколу HTTPS. Сервис соответствует 152-ФЗ, 242-ФЗ, входит в Единый реестр российских программ. В принципе, украсть или повредить данные невозможно. Но это есть и у других систем кадрового электронного документооборота.
Преимущества и недостатки
В качестве итога кратко выделю плюсы и минусы СБИС КЭДО. Для начала преимущества:
- Функциональный сервис, который может использоваться как часть экосистемы Saby (СБИС), так и отдельно.
- Быстрая интеграция с 1С – при стандартных настройках может занять около 1 часа.
- Наличие пробного периода, когда можно ознакомиться с основными инструментами системы.
Теперь немного о недостатках, которые, в большей или меньшей степени, если наверно в любой программе:
- Слегка запутанный интерфейс для специалистов кадровой службы – потребуется время, чтобы привыкать.
- Сложный выпуск УНЭП в самом сервисе.
- Стоимость средняя по рынку отечественного ПО для КЭДО.
По поводу стоимости хочу еще один момент отметить. При оплате лицензии учитываются все пользователи системы, получающие доступ к СБИС КЭДО. Справедливости ради скажу, что в «Добыто. КЭДО» за кадровиков платить не нужно.
Заключение
СБИС КЭДО – достаточно мощная система для кадрового электронного документооборота. Есть все основные инструменты, которые потребуются кадровикам и рядовым сотрудникам, дополнительные функции, а также индивидуальные решения.
Интерфейс может показаться немного запутанным, но имеется подробный онлайн-учебник, есть служба поддержки. Стоимость за пользователей не самая низкая в России, но и не максимальная.
Выбирать ли СБИС КЭДО? Тут уж решать вам, что именно требуется. Если хотите простой и удобный сервис, то я бы лучше порекомендовал «Добыто. КЭДО».
