Подписание электронных документов ЭЦП – это уже не просто «модное» веяние, а фактически стандарт для многих сфер деятельности. Указанные функции есть во всех системах электронного документооборота, представленных на российском рынке. Но зачастую намного проще, быстрее и удобнее использовать специальные сервисы. Одним из современных решений, полностью отвечающим требованиям безопасности, является «Добыто. Подпись». В статье я расскажу, кому и когда он полезен, как работать с документом и ЭЦП, можно ли быть уверенным в надлежащей защите информации.
Кому актуально подписание электронных документов ЭЦП через сервис «Добыто. Подпись»
Сразу скажу, что для юридических лиц, да и индивидуальных предпринимателей, полный функционал для работы с электронными документами есть в системах ЭДО. В частности, там можно использовать ЭЦП, полученные ранее, а также выпускать УНЭП для текущей работы. Алгоритм действий при работе с разными видами подписей будет примерно одинаков. Также на рынке есть сервисы, разработанные под более узкие цели. Примером назову «Добыто. КЭДО», который предназначен для кадрового электронного документооборота.
Компании, ИП и частные специалисты, которые до сих пор не перешли на ЭДО или КЭДО, тоже работают с электронными документами. Для этого нужен сервис, в котором и осуществляется процесс подписания. «Добыто. Подпись» относится именно к таким решениям. Это сервис, зарегистрированный в реестре отечественно ПО, что гарантирует его безопасность для пользователей, защиту подписанных документов.
Вот примерный перечень специалистов, которым крайне важно использовать надежный сервис для подписания документов ЭЦП:
- юристы и адвокаты – подают различные документы в системах «Мой арбитр» и «Электронное правосудие», для чего нужна ЭЦП;
- оценщики – оформляют отчеты в электронной форме, т.е. тоже необходимо подписание ЭЦП;
- кадастровые инженеры – все документы для Росреестра сейчас изготавливают в электронном виде, подписывают ЭЦП;
- стороны по гражданским сделкам – электронно можно подписать договоры, доп. соглашения, акты, да и многие другие документы;
- участники внешнеэкономической деятельности – с ЭЦП можно подписать декларации и другие документы для таможенного оформления.
Естественно, это далеко не полный список. С электронными документами работают нотариусы и эксперты, заказчики и участники госзакупок/тендеров (44-ФЗ и 223-ФЗ), многие другие специалисты. Все, что нужно для сервиса «Добыто. Подпись» — это сам документ, и непосредственно ЭЦП.
Отличия от работы с электронными документами в системе ЭДО или КЭДО
Отличия заключаются в принципе работы сервисов и систем, где доступны функции подписания документов. В «Добыто» все максимально упрощено, т.е. пользователь получает возможность загрузить документ, выбрать установленную ЭЦП и сразу скачать результат. В системах ЭДО и КЭДО функций больше. При этом сам процесс подписания будет примерно таким же:
- документ загружается или создается сразу в системе;
- для подписания нужно, чтобы сертификат ЭЦП был установлен и настроен на устройстве (при работе с УКЭП требуется плагин КриптоПро);
- подписанный документ можно выгрузить на внешний носитель, либо работа с ним будет вестись непосредственно в системе ЭДО.
Если речь идет о регулярном подписании документов (однотипных или нет), то лучше подойдет сервис ЭДО. К примеру, не очень эффективно загружать и удостоверять множество кадровой документации через сервис, где нет других важных функций – регистрация, согласование, хранение в архиве и т.д. Для этих целей идеально подойдет «Добыто. КЭДО». Это тоже отечественное ПО, включенное в государственный реестр.
Как подписывать документы ЭЦП в сервисе «Добыто. Подпись»
Итак, вернемся непосредственно к сервису «Добыто. Подпись». Сразу стоит сказать, что сейчас пользоваться им можно бесплатно. Позже появятся тарифные планы под разные категории пользователей, но даже в этом случае стоимость работы вряд ли станет обременительной. Общие условия для подписания документов в сервисе «Добыто»:
- наличие установленной ЭЦП на устройстве, с которого будете подписывать документ;
- наличие на внутреннем или внешнем носителе самого документа (сервис позволяет загрузить и группу файлов);
- соответствие документа допустимым форматам (тут вряд ли возникнут сложности, ведь сервис «Добыто. Подпись» разработан под все распространенные форматы и расширения файлов).
Сервис представлен на интернет-странице. Разработчики предлагают и еще одно решение – подключение к вашей инфраструктуре. Мощный API идеально подходит для этого, а обсудить условия сотрудничества можно по индивидуальной заявке.
Относительные сложности могут возникнуть у людей, которые впервые используют ЭЦП и ранее не работали с электронными документами. Как минимум, им придется выполнить настройки на компьютере или ноутбуке (об этом расскажу чуть ниже). На этапе выбора ЭЦП сервис «Добыто» предложит проверить корректность настроек через этот сервис от налоговой службы. Если он покажет, что крипто-плагин не доступен (не загружен), то подписать документ не получится. Если плагин установлен, то в окне после проверки будут видны дополнительные данные (в частности, о действующих сертификатах).
С сервисом «Добыто. Подпись» могут работать оба участника договора или иного документа. Естественно, подписание пройдет сначала с одной стороны, а затем файл получит контрагент. Он загрузит полученный документ и удостоверит его своей ЭЦП.
Требования к электронным подписям – установка, настройка и проверка
Для работы с сервисом «Добыто. Подпись» нужна УКЭП – усиленная квалифицированная электронная подпись. Получить ее можно в удостоверяющем центре ФНС или через аккредитованных партнеров (пункты выдачи). Подробно о выпуске данного вида электронных подписей читайте на сайте налоговой службы. Это бесплатная услуга, но сам носитель заявитель должен приобрести заранее и за свой счет.
Для корректной работы с ЭЦП нужно выполнить настройки на свой устройстве. Вот полезные ссылки:
- здесь можно найти алгоритм действий по проверке конфигурации ПК, установке и настройке крипто-плагина;
- в отдельных случаях есть возможность автоматизированной настройки (ссылка);
- для установки и настройки крипто-плагина воспользуйтесь этой ссылкой.
УКЭП действует в пределах 15 месяцев. Проверить действительность подписи можно онлайн через сервис на портале «Госуслуг». Это тоже бесплатная опция.
Во многих случаях для корректной работы ЭЦП и получения защищенного доступа к государственным платформам нужно установить сертификаты Минцифры РФ. Вы можете увидеть такие уведомления при входе на соответствующие сайты. Автоматизированный настройщик рабочего места вы найдете по этой ссылке. Также есть и подробная инструкция для ручной настройки.
Если у вас возникли сложности с установкой и настройкой плагинов или сертификатов, лучше обратить к профессионалам. Для этого зачастую действительно нужны познания в сфере IT. Кстати, при подключении к сервису «Добыто. КЭДО» все настройки входят в стоимость услуг. Служба поддержки поможет и с разъяснениями по иным вопросам, связанным с организацией электронного документооборота.
Подписание документов с машиночитаемой доверенностью
С 2023 года изменилась схема электронного документооборота с участием представителей (специалистов) юридических лиц. Теперь для этого нужна машиночитаемая доверенность. В ее оформлении нет ничего особо сложного:
- в этом материале подробно описано, когда, как и зачем оформляется МЧД для бизнеса;
- для заполнения формы доверенности используйте сервис на сайте ФНС;
- файл с доверенностью можно загрузить и удостоверить через сервис «Добыто. Подпись»;
- скачанный файл с подписанной МЧД можно загрузить в реестр налоговой службы.
Чтобы избежать проблем в самый неподходящий момент, советую регулярно проверять статус машиночитаемой доверенности. Для этого у налоговой службы есть отдельный сервис.
МЧД модно оформить на всех сотрудников компании, которые получат полномочия на подписание электронных документов. По мере необходимости, их можно переоформить (например, при расширении объема полномочий) или аннулировать.
Какие документы можно загрузить для подписания
В сервисе «Добыто. Подпись» можно работать практически со всеми распространенными форматами документов. Чаще всего к ним относятся:
- документы в формате pdf (отмечу, что встроить подпись в pdf-документ нельзя, поскольку для этого нужно специальное ПО);
- текстовые документы в форматах txt, doc или docx;
- электронные таблицы с расширениями xls или scv;
- графические документы (картинки, изображения) в форматах tiff, png, jpeg.
В подготовке документа сервис «Добыто. Подпись» не поможет. Туда нужно загружать или перетаскивать мышкой уже готовый файл. Но стоит сказать, что в системах ЭДО зачастую есть базы данных или конструкторы документов под разные задачи. Их можно взять за основу и доработать «под себя». В частности, в «Добыто. КЭДО» есть сотни полезных образцов и шаблонов, которые применяются в кадровом делопроизводстве. Каждый из них проверен опытными кадровиками и юристами, полностью соответствует законодательству.
Открепленные и прикрепленные электронных подписи
После загрузки документа в сервис «Добыто. Подпись» вы сможете выбрать способ подписания – открепленной или присоединенной подписью. Это повлияет на способ проверки второй стороной:
- присоединенная подпись – создается новый файл, в котором будет сам документ и подпись к нему в формате sig;
- открепленная подпись – ЭЦП формируется отдельно от документа, который подписывается (формат подписи будет таким же – sig).
Выбирайте схему подписания сами, с учетом вида документа и лица (органа), которому он будет направлен. На портале «Госуслуг» есть сервис для проверки действительности открепленной подписи, которая создана для конкретного документа. При этом его содержание сервис не будет оценивать.
Безопасность и защита данных в сервисе «Добыто. Подпись»
Сейчас работа всех сервисом и систем, где используется ЭЦП, полностью отвечает требованиям безопасность. В отношении «Добыто. Подпись» это гарантировано следующим образом:
- документ, который вы загружаете для подписания, не сохраняется где-либо в облаке или на стороннем носителе (все действия осуществляются прямо в рабочей области);
- дата-центр (серверы), на котором размещено ПО сервиса, находится на территории России (сейчас это очень актуальное требование);
- подписав документ, вы выгружаете его без возможности сохранения.
По сути, единственным требованием для работы сервиса является наличие интернета. Поэтому в плане безопасности обращайте внимание на защищенность сети.
Вы наверняка знаете, что одним из ключевых принципов удостоверения документа ЭЦП является невозможность изменения его содержания. Это сразу будет видно при проверке, так как не сойдутся контрольные суммы цифр. Это тоже относится к защищенности и безопасности информации, что крайне актуально для бизнеса.
Что касается сервиса «Добыто. КЭДО», то и он полностью удовлетворяет требованиям по безопасности и защите персональных данных. Вся информация хранится в дата-центре на территории РФ, сертифицированном по ГОСТ 57580, 152-ФЗ, ISO 27001/27017/27018/ 27701, PCI. Не менее важно, что разработчик регулярно выпускают обновления, в составе которых будут и дополнительные решения по безопасности. Учитывая, что к «Добыто. КЭДО» подключено достаточно много крупных компаний и государственных структур, вызывает уважение тот факт, что сообщений об утечках документов или компрометации данных нет.
Чем «Добыто. Подпись» лучше, чем альтернативные сервисы
В принципе, на отечественном рынке есть и другие сервисы с аналогичной функцией. Но «Добыто. Подпись» является новым решением, не перегруженным дополнительными функциями. Кроме отсутствия платы за подписание документов ЭЦП, вам не нужно регистрироваться и открывать аккаунт (на это может уйти некоторое время).
Интерфейс «Добыто. Подпись» тоже намного проще, чем у большинства сервисов-аналогов. Это позволяет не тратить время на изучение рабочего места, ведь подписать документ вы сможете буквально в пару кликов мышкой. Если у вас возникли дополнительные вопросы, вы можете задать их консультанту сервиса в онлайн-чате, по электронной почте info@dobyto.ru или по телефону +7 (499) 110-38-07.
Подведем итоги
Сервис «Добыто. Подпись» — это современное, удобное и безопасное решение для подписания документов ЭЦП. Регистрироваться в нем не нужно, а все действия займут пару минут.
Пользователю необходимо загрузить документ со своего источника или перетащить файл в рабочую область сервиса. Далее можно выбрать, как удостоверить документ – открепленной или присоединенной ЭЦП.
Сервис поддерживает работу более чем со 100 самых распространенных форматов документов.
На данный момент платить за подписание документа ЭЦП в сервисе «Добыто» не нужно.
