Документы в форматах pdf и doc, без преувеличения, больше всего распространены среди пользователей. Еще сюда можно отнести различные таблицы, но они все же не столь универсальны. Текстовые документы можно подписать непосредственно в программах, где они созданы и заполнены. Но это не слишком удобно, да еще и велика вероятность конфликтов при проверке ЭЦП. Поэтому для указанных целей лучше использовать функционал систем ЭДО или КЭДО. Также есть удобные онлайн-сервисы, которые предлагают возможность подписать pdf и doc документы за пару минут. Подробнее об этом я расскажу на примере «Добыто. Подпись».
Кому и зачем нужно подписание pdf и doc документов онлайн
Расширение doc – это один из форматов обычных текстовых документов. Еще бывает docx, но это просто более современный и продвинутый формат doc-файлов. Расширение txt тоже встречается, пусть и не столь часто. А pdf — это общий и универсальный способ для хранения документов, работы с ними в специальных программах. Создать их можно сразу в указанном формате, либо путем конвертации их текстовых материалов.
Документы pdf и doc есть в любой компании. Их оформляют для внешнего и внутреннего документооборота. Не буду подробно останавливаться на программах, где можно создать pdf и doc документы. Мы рассматриваем тему с их подписанием ЭЦП, и вот общие правила:
- документы в формате pdf и doc можно оформить как электронные, а юридическую силу они приобретут после подписания ЭЦП;
- в большинстве случаев документы от имени компании необходимо подписывать УКЭП (усиленная квалифицированная подпись);
- pdf и doc документы можно удостоверить УНЭП, если стороны оформили соглашение о взаимном признании данного вида подписи;
- функционал современных программ и приложений позволяет проставить ЭЦП, но для рядовых пользователей это не всегда удобно, да и могут возникнуть проблемы при работе с разными версиями ПО.
Сейчас бизнес активно переходит на полноценный электронный документооборот. Для этого есть немало хороших и надежных решений. Системы ЭДО упрощают делопроизводство и позволяют работать со всеми основными форматами документов, в том числе pdf и doc. Есть и узкопрофильное ПО – для бухгалтерского учета, кадрового делопроизводства. Тут можно обратить внимание на «Добыто. КЭДО». Сервис разработан с учетом задач и целей, стоящих перед кадровиками и профильными отделами. Пользоваться им могут и обычные сотрудники, которых подключит работодатель.
Что касается возможности подписания pdf и doc документов, то это можно сделать и в специальных онлайн-сервисах. Для многих предпринимателей и организаций, еще не перешедших на ЭДО или КЭДО, это станет оптимальным решением. Электронные документы в «Добыто. Подпись» могут удостоверить:
- руководители юридических лиц или иные специалисты, на которых оформлена машиночитаемая доверенность;
- эксперты, оценщики и кадастровые инженеры (для них электронный формат документ сразу фактически обязательным);
- участники и заказчики тендеров, госзакупок (тут ЭЦП будет нужна и для работы на электронных торговых площадках);
- импортеры и экспортеры, таможенные брокеры;
- адвокаты и юристы, которые подают документы через электронные ресурсы.
Ну и не стоит напоминать, что текстовые документы (doc и docx) стороны оформляют при совершении различных сделок – купля-продажа, аренда и т.д. Контрагенты могут находится в разных городах и регионах, и это не станет препятствием для быстро подписания договоров, соглашений, актов или иных материалов. Все, что нужно – подготовить проект документа и согласовать его условия, иметь установленные крипто-плагины и саму ЭЦП, выбрать сервис для подписания. Сложностей в работе с «Добыто. Подпись» точно не возникнет, тем более что на странице сервиса подробно описаны все нюансы работы с электронными подписями.
Можно ли подписать pdf и doc в самом документе
Лицензионные программы действительно предлагают такую возможность. К примеру, при работе в WORD можно выбрать в меню функции с подписанием документа, выбрать установленную ЭЦП. Вторая сторона увидит, что полученный документ подписан, сможет проверить УНЭП через встроенный сервис. Редактирование будет невозможно, так как все присоединенные подписи «слетят» и это будет видно первоначальным подписантам. Чтобы использовать указанные возможности, необходимо установить специальный плагин КриптоПро Office Signasture. Кстати, многие пользователи вообще не знают, на что способы их программы и могут попросту не разобраться в опциях подписания.
В программах для работы с pdf тоже можно найти функционал для подписания документа ЭЦП. Но для этого еще будет специальное расширения для браузера в вашем устройстве (в частности, КриптоПро PDF). Оно позволяет создать присоединенную подпись. Напрямую в сервисе «Добыто» документ в формате pdf можно удостоверить только открепленной подписью. Но в целом, это не сильно ограничивает возможности пользователей.
«Внутренне» подписание очень критично к наличию лицензий на софт. До сих пор многие организации (осознанно или вынужденно) пользуются пиратским ПО, либо обходят ограничения правообладателей специальными утилитами. В этом случае функции для подписания ЭЦП могут быть недоступны, либо будет слишком велики риски утечки данных. Лучше подготовить документ и загрузить его для подписания в сервис «Добыто». Он предложит проверить вашу систему и ПО для подписания, покажет установленные криптоплагины и действующие ЭЦП.
Проблемы и конфликты при подписании документов и проверке ЭЦП
Помимо указанных выше нюансов, при подписании pdf и doc документов прямо в программах и приложения могут возникать и другие сложности:
- при несоответствии версий одной и той же программы могут возникнуть конфликты при проверке ЭЦП и подписании второй стороной;
- стороны могут вообще пользоваться разным ПО для создания и подписания pdf и doc документов, а вероятность конфликтов будет еще выше.
А теперь представьте, что у вас «горит» сделка и намечается крупный контракт, а вы не можете проверить ЭЦП в документе и подписать его со своей стороны. Даже если в компании есть айтишники, на решение проблемы уйдет драгоценное время, да еще далеко не всегда можно гарантировать результат. Поэтому – работайте в системе ЭДО, а если организация не подключена к ней, то подписывайте pdf и doc документы в сервисе «Добыто».
Добыто. Подпись – удобный сервис для подписания pdf и doc документов
В сервисе «Добыто» поддерживается более 100 различных форматов документов, в том числе с расширениями pdf и doc. Сейчас он бесплатный для пользователей, причем не нужно даже регистрироваться. Далее появятся разные тарифные планы, из которых вы точно сможете выбрать подходящий. Итак, что нужно знать о «Добыто. Подпись», если вы впервые работаете с ним:
- это сервис от российских разработчиков, и он зарегистрирован в реестре Минцифры РФ;
- для работы с «Добыто. Подпись» не нужно скачивать и устанавливать дополнительное ПО, так как все действия вы будете осуществлять прямо на странице;
- есть возможность выбора способа удостоверения pdf и doc документов – присоединенная или открепленная подпись (об этом подробнее чуть ниже);
- на странице сервиса вы можете найти много полезных ссылок и разъяснений (для проверки ЭЦП, для создания и регистрации машиночитаемой доверенности, и т.д.).
Вопросы, связанные с работой сервиса, можно задать через форму обратной связи. Служба поддержки ответит за считанные минуты (в чате или звонком).
Если хотите больше возможностей для ведения кадрового документооборота, подключитесь к «Добыто. КЭДО». Как видно из названия, это сервис от тех же разработчиков. При необходимости, его можно интегрировать с 1С или другой инфраструктурой, настроить для работы с личными кабинета на государственных порталах. Уверен, что «Добыто. КЭДО» оправдает даже самые высокие ожидания, поможет организовать кадровое делопроизводство строго по закону, с соблюдением интересов работодателя и персонала.
Какая электронная подпись нужна пользователю
Максимум возможностей при работе с электронными документами дает УКЭП. Этот вид ЭЦП всегда должен быть у руководителя. Использовать ее для подписания pdf и doc документов можно в сервисе «Добыто». До этого вам необходимо:
- получить новую УКЭП через пункты выдачи удостоверяющего центра ФНС (лично, с предъявлением сертифицированного носителя для записи сертификата);
- проверить действующую электронную подпись, если вы ее получали раньше;
- установить крипто-плагин на свое устройство, проверить корректность настроек по этой ссылке.
Чтобы сотрудник вашей компании смог подписывать pdf и doc документы, заранее оформите на него машиночитаемую доверенность. Для этого у ФНС есть специальный сервис. Далее, загрузите МЧД в реестр налоговой службы, периодически проверяете ее действительность. Перечень полномочий в доверенности определяет руководитель. Если требует, МЧД можно досрочно аннулировать. Для внесения изменений нужно будет оформить документ заново.
У усиленной неквалифицированной подписи возможностей чуть меньше. Но УНЭП отлично подойдет для организации внутреннего документооборота. В «Добыто. КЭДО» ее можно выпустить на сотрудников за несколько минут. Также УНЭП граждане могут оформить сами через приложение «Госключ». Для этого нужно иметь подтвержденный (верифицированный) аккаунт на портале государственных услуг.
Еще закон позволяет использовать простую электронную подпись, пусть и с существенными ограничениями. В основном, она используется для совершения некоторых действий, где нужно подтвердить личность. Документ, подписанный ПЭП, не защищен от редактирования, а значит, такой вариант совершенно точно не подходит бизнесу, государственным и бюджетным структурам.
Особенности работы с сервисом
«Добыто. Подпись» — это не текстовой редактор и не программа, где можно создать pdf файл. Поэтому вам нужно сначала подготовить документ, который будет подписан ЭЦП. Содержание стороны определяют на свое усмотрение. Если документ готов, действуйте так:
- перейдите по ссылке, где сразу увидите рабочую область сервиса;
- загрузите нужный документ или просто перетащите его из проводника мышкой (доступна загрузка сразу нескольких файлов);
- выберите электронную подпись (сервис предложит перейти по ссылке и проверить ее);
- выберите из выпадающего меню способ удостоверения pdf и doc документа – открепленная или присоединенная ЭЦП;
- завершите процесс, нажав кнопку «Подписать», после чего появится возможность скачать файл с документов и/или электронной подписью.
Подтверждая подписание, вы даете согласие на обработку персональных данных. Это обязательное требование закона, а не прихоть разработчиков.
В принципе, сложности могут возникнуть, только если проверка покажет отсутствие или некорректность настроек крипто-плагина, сертификатов ЭЦП. Но это уже забота самого пользователя. Впрочем, связавшись со службой поддержки «Добыто. Подпись». вы наверняка можете рассчитывать на помощь экспертов.
Исключения и ограничения
Документы в форматах doc или docx вы сможете подписать присоединенной или открепленной ЭЦП. Это будет влиять на порядок проверки подписи. В первом случае у вас будет один файл с самим документом. Присоединенная подпись создает файл, где содержится документ и, отдельно, ЭЦП в формате sig.
Единственное ограничение, о котором стоит знать пользователю – нельзя использовать вариант с присоединенной (встроенной) подписью для документа с расширением pdf. Как я сказал выше, для этого на устройстве должен быть установлен специальный крипто-плагин. В остальном никаких исключений нет. По аналогичной схеме осуществляется подписание таблиц, изображений и файлов с другим содержимым.
Насколько безопасна работа с pdf и doc документами в сервисе «Добыто. Подпись»
В чем вы точно можете быть уверены, так это в надлежащей безопасности документа, электронной подписи и персональных данных. Гарантией является не только регистрация сервиса «Добыто. Подпись» в реестре Минцифры РФ. Ваш документ не уходит «на сторону», не загружается на внешний сервер или дата-центр. Вы сразу скачиваете его после подписания, а сервис не хранит эту информацию.
Риски могут возникнуть при использовании открытых сейте wi-fi, незащищенного интернет-соединения. Но это общие требования безопасности, которые необходимо соблюдать владельцам ЭЦП. Также не советуем работать при включенном vpn.
Подведем итоги
Документы в формате pdf или doc (docx) можно подписать ЭЦП в сервисе «Добыто. Подпись». Напрямую в программах и текстовых редакторах это доступно только при наличии специального крипто-плагина.
Для работы с сервисом вам нужна УКЭП (усиленная квалифицированная подпись). До подписания будет проверена корректность настроек и наличие крипто-плагина под вашу ЭЦП.
Чтобы подписать pdf или doc документ, просто загрузите его или перетащите в рабочую область сервиса. Так же можно выбрать способ удостоверения – присоединенной или открепленной подписью.
