Онлайн можно подписать электронный документ. Им может быть не только текстовой файл, но и таблица, картинга или иные графические материалы, другие форматы. Главное условие для работы с соответствующими онлайн-сервисами – наличие ЭЦП. Как правило, это будет усиленная квалифицированная электронная подпись. Среди сервисов, которые предлагают такой функционал, выделю «Добыто. Подпись». На его примере я покажу в статье, кому нужно подписание документов ЭЦП и как это правильно сделать.
Что значит подпись документов онлайн
Каждый день мы общаемся в мессенджерах и социальных сетях, пересылаем сообщения, картинки и другие файлы. Это нельзя назвать электронным документом, поскольку не соблюдено ключевое условие – использование одного из видов ЭЦП. Только она придает документу юридическую силу и защищает его от внесения изменений. Еще подпись позволяет установить и подтвердить личность лица, которое направило вам файл.
На обычном бумажном документе подпись появляется «росчерком пера». Она будет уникальна ввиду особенностей почерка каждого человека. Для электронного документооборота все совершенно по-другому:
- в графических приложениях можно «нарисовать» подпись, но она не будет равнозначная собственноручной;
- ЭЦП представляет собой уникальный набор цифр, который будет действителен только при использовании сертификатов и ключей;
- законодатель признает ЭЦП аналогом собственноручной подпись, если соблюдены требования к удостоверению документа;
- ЭЦП, выпущенная на конкретное лицо, нельзя передавать другим людям (это правило нередко нарушается в организациях, где с подписью руководителя работают другие специалисты).
Слово «онлайн» в данном контексте означает, что для подписания документы вы используете какой-либо сервис, программу или приложение. Их очень много, а отличия могут заключаться в объеме доступных функций, в стоимость услуг, в удобстве и простоте работы. Для полноценного документооборота юридические лица и ИП подключают системы ЭДО. Есть и ПО для решения узкопрофильных задач. В частности, для кадрового делопроизводства все больше фирм выбирают сервис «Добыто. КЭДО».
В этой статье я делаю акцент на подписании документов онлайн через сервисы, предлагающие именно такую функцию. Процесс работы опишу на примере «Добыто. Подпись». Это принципиально новое решение, для которого не нужно быть продвинутым пользователем. Подписание документа займет пару минут, если у вас уже выпущена УКЭП (усиленная квалифицированная подпись).
Всегда ли нужна электронная подпись для работы с онлайн-сервисами
Да, подписание электронных документов подразумевает наличие ЭЦП. Для большинства случаев при внешнем документообороте подойдет только УКЭП. Чтобы получить ее, нужно:
- обратиться лично в удостоверяющий центр ФНС или в один из пунктов выдачи (перевыпуск, до истечения срока действия ЭЦП, возможен удаленно);
- предоставить документ, подтверждающий личность, а для руководителя компании еще и свои полномочия;
- приобрести сертифицированный носитель, на который будет записана ЭЦП (его проверят прямо в пункте выдачи или УЦ налоговой службы).
Наличие УКЭП тоже ничего не даст, если вы не настроите ее на своем устройстве. Как минимум, для этого необходимо скачать и установить крипто-плагин, который обеспечивает шифрование, защиту и проверку данных в сертификатах, ключах. На сайте ФНС есть подробные инструкции по всем действиям, связанным с настройками и использованием электронных подписей.
В системах ЭДО и КЭДО зачастую можно использовать УНЭП (усиленная неквалифицированная подпись). Во внешнем документообороте она применяется при дополнительном условии – стороны должны оформить соглашение о признании юридической силы документа, подписанного таким способом. Отмечу, что УНЭП выпускают не только коммерческие удостоверяющие центры. Сейчас такую возможность предлагают многие сервисы и системы электронного документооборота.
Кому важно подписывать документы онлайн
Сейчас сложно найти сферу деятельности, где можно обойтись без электронных документов. Даже сделки между обычными гражданами сейчас все чаще проходят в цифровом формате. К примеру, договор купли-продажи недвижимости можно подписать даже при нахождении сторон в разных городах и регионах. Я выдели условно несколько схем взаимодействия, где точно будет нужна подпись документов онлайн. Прежде всего, сюда относятся различные обращения в государственные органы:
- подача документов на получение лицензий и разрешений, на регистрацию нового юридического лица или ИП;
- сдача отчетности в налоговую службу и другие ведомства;
- прохождения различных согласований, в том числе на строительные работы;
- взаимодействия в сфере обязательной маркировки товаров;
- таможенные процедуры (декларирование, получение специальных разрешений на ввоз и т.д.).
Проверки, которые проводят надзорные органы, всегда включают работу с документами. Проверяемое лицо может заверить их ЭЦП, направить через специальные сервисы или по электронной почте.
Стоит сказать, что для подачи многих документов можно использовать функционал государственных сервисов. Как вариант, такая возможность реализована в личном кабинете налогоплательщика (сайт ФНС). Там можно проставить подпись и направить отчеты по различным формам, заявления, ответы за запросы и т.д. Также компании могут подключаться к личному кабинету ФНС через свою инфраструктуру. Такой функционал предлагают почти все системы ЭДО и КЭДО.
Внешний документооборот
В данном случае документ, который вы оформляете и подписываете, будет направлен или передан второй стороне. Есть ситуации, когда электронный формат будет обязательным или рекомендуемым:
- документы для кадастрового учета (технический или межевой план, акт обследования) необходимо предоставить в Росреестр в электронном виде – подпись будет ставить кадастровый инженер, а сделать это можно в сервисе «Добыто»;
- отчеты оценщика также сейчас оформляют с подписанием ЭЦП – эти документы необходимы для судебных споров, для кредитования, совершения сделок и во многих других случаях;
- документы для арбитражных споров тоже можно подписать и направить онлайн – система «Мой арбитр» позволяет проставить подпись прямо там, но можно использовать и сторонние сервисы;
- торги и госзакупки проходят в электронном формате – с ЭЦП можно подать заявку и сопроводительные документы, пройти регистрацию на торговых площадках, оформить банковскую гарантию и т.д.
Не стоит забивать и про обычный коммерческий документооборот. Выезжать лично или направлять документы по почте контрагенту слишком долго и затратно, а переговоры можно провести и удаленно. Поэтому лучше поставить подпись онлайн на договоре, допсоглашении, акте или ином документе, чтобы они уже через несколько минут были у второй стороны. За счет этого процесс подписания проходит максимально быстро, если, конечно, нет разногласий по содержанию.
Итак, если документ нужно подписать именно в рамках внешнего документооборота, то идеальным решением станет сервис «Добыто. Подпись». При этом не имеет значение, с каким ПО работает ваш контрагент. ЭЦП можно использовать в различных сервисах, если они соответствуют требования безопасности и криптографической защиты.
Так как интересы компании может представлять не только руководитель, но и другие специалисты, на них можно оформить машиночитаемые доверенности. Для этого не требуется обращаться к нотариусу, так как весь процесс проходит через сервисы ФНС. При подписании документа ЭЦП будет проверено, включена ли МЧД в реестр налоговой службы, не истек ли ее срок действия.
Недопустима схема, при которой одна сторона сделки не имеет ЭЦП или не согласна на такой вариант документооборота. Только если оба участника договора подпишут его УКЭП (или УНЭП – с оформлением отдельного соглашения), он приобретет юридическую силу. Но сейчас усиленная квалифицированная подпись должна быть у каждого руководителя, ведь, как минимум, отчеты в госорганы необходимо направлять через онлайн-сервисы.
Внутренний документооборот в компании
Делопроизводство в организации тоже может перевести в электронный формат. Для этого есть мощные и многофункциональные системы ЭДО, узкоспециализированное ПО (для кадров, бухгалтерии, договорной работы и т.д.). Но здесь вопросы с подписанием электронных документов решают несколько иначе:
- для внутреннего документооборота подходит не только УКЭП, но и УНЭП, а в отдельных случаях и простые электронные подписи;
- правила работы с документами руководство компании опишет в локальных актах (но для подключения сотрудников в кадровому ЭДО необходимо их информирование или получение согласия);
- ввиду большого объема внутренних документов работа с сервисом «Добыто» будет менее эффективной, чем в системе ЭДО, хотя это вполне возможно.
Подключаясь к сервисам и системам ЭДО, компания получает возможность выпускать усиленные неквалифицированные электронные подписи. Такой функционал есть и в «Добыто. КЭДО». Также УНЭП можно получить при работе с приложением «Госключ», через коммерческие удостоверяющие центры. Для внутреннего документооборота вполне достаточно уровня защиты, который есть у указанного вида ЭЦП.
Подпись документов онлайн в сервисе «Добыто»
Чтобы подписать документ онлайн, вам нужен сервис с соответствующими функциями. Посмотрим, как процесс организован в «Добыто. Подпись»:
- вы готовите документ, который после подписания сразу вступит в силу или будет направлен второй стороне для аналогичных действий;
- документ загружается или перетаскивается в рабочую область сервиса, причем пользователю не нужно регистрироваться, открывать личный кабинет;
- прямо в сервисе необходимо выбрать установленную ЭЦП (если проверка покажет отсутствие крипто-плагина или некорректные настройки сертификатов, подписание документа будет невозможно);
- в «Добыто» можно выбрать один из двух вариантов удостоверения документа – присоединенная или открепленная подпись;
- после подписания (занимает буквально несколько секунд), вы скачиваете готовый документ, и он не будет храниться на сторонних серверах или иных источниках.
Что важно, в полезной информации на странице сервиса «Добыто. Подпись» вы найдете много ссылок (к примеру, для проверки ЭЦП и машиночитаемой доверенности).
Если необходимо, в рабочую область можно загрузить несколько документов. Пользоваться сервисом «Добыто. Подпись» сейчас можно бесплатно. Но даже после введения тарифных планов стоимость не будет слишком обременительной для юридических лиц и ИП. Если же возникнут вопросы, вы сможете обратиться к консультантам службы поддержки. Она работает очень оперативно.
Итак, после нажатия кнопки «Подписать» вы скачаете сам документ (с присоединенной подписью) в одном файле. Если выбран второй вариант, то в файле будет документ и отсоединенная подпись. Далее подписанный документ вы направляете контрагенту, в госорган и т.д. Если требуется вторая подпись, для работы также можно использовать «Добыто. Подпись».
Требования к формату файлов с документами
В «Добыто» вы можете подписать онлайн практически все распространенные форматы документов – текстовые, изображения, таблицы, pdf-файлы и т.д. Общее количество доступных форматов более 100, что делает сервис универсальным. Файл для подписания можно выбрать с устройства или внешнего носителя.
Разработчики предлагают и другой вариант работы с документами. Для этого можно настроить API под свою инфраструктуру. Для среднего и крупного бизнеса такое решение может быть намного эффективнее, чем каждый раз обращаться к онлайн-сервису для регулярного подписания документов ЭЦП.
Насколько безопасна подпись документов онлайн
УКЭП (да и УНЭП) изначально являются безопасным и защищенным подписания документов. Всем обязательным требованиям стандартам безопасности соответствует и онлайн-сервис «Добыто. Подпись». Об этом свидетельствует и включение его в реестр отечественного ПО (ведет Минцифры РФ). Естественно, это не снимает с пользователя от ответственности за защиты носителя с ЭЦП, чтобы он не попал в чужие руки.
Если вы работаете с сервисом «Добыто. КЭДО», то тоже получите безопасное программное обеспечение. Там акцент сделан на документообороте по кадрам, взаимодействию с персоналом, ведению учета и подготовке отчетности, хранения документов в электронном архиве. Непременно оцените это решение, ведь совсем скоро КЭДО станет обязательным для всех работодателей.
Подведем итоги
Подписать документы онлайн можно через различные сервисы (в том числе «Добыто»), в системах ЭДО и КЭДО.
Для полноценной работы нужна УКЭП (усиленная квалифицированная подпись). При подписании в сервисе «Добыто. Подпись» вы выбираете ЭЦП со своего устройства.
«Добыто. Подпись» предлагает подписать документы более чем в 100 форматах, в том числе несколько за одну сессию.
В зависимости от ваших задач, можно выбрать схему с присоединенной или отсоединенной электронной подписью.
