Для подписания электронных документов мы всегда используем какие-либо программы, приложения или сервисы. Это может быть полноценная система ЭДО или профильная разработка для кадрового делопроизводства (КЭДО). Там можно выпускать такие виды ЭЦП, как УНЭП или ПЭП. В сторонних сервисах, к которым относится и «Добыто», вам предлагают загрузить документ и использовать уже имеющуюся подпись. В любом случае, если вы работаете с УКЭП или УНЭП, гарантирована безопасности и защита данных. В статье я подробно расскажу о двух вариантах подписания электронных документов в ЭДО (КЭДО) и специальном сервисе «Добыто».
Варианты подписания электронных документов – ЭДО или сторонний сервис
Работа с электронными документами намного удобнее, чем с бумажными. Объяснять все преимущества и отличия не нужно, ведь это наверняка понятно каждому. Сложности могут возникнуть только с выбором между тремя видами ЭЦП, а также сервисами и программами, где и осуществляется процесс подписания. Именно об этом мы будем говорить ниже по статье.
В данном материале я не рассматриваю такие вопросы, как установка, подключение и настройка системы ЭДО. По этой теме у нас на сайте есть подробная информация. Стоит сказать, что кроме системы ЭДО, которая охватывает все электронное делопроизводство в компании, есть и узкопрофильные сервисы. Примером назову «Добыто. КЭДО» — разработан специально для документооборота по кадрам, решения других смежных задач.
Итак, если вам нужно подписать какой-либо электронный документ, то это можно сделать:
- непосредственно в системе ЭДО или сервисе КЭДО – работа ведется через личный кабинет, а вам необходимо установить и настроить сертификаты ЭЦП, выбрать их при подписании;
- в различных сервисах, которые предлагают функционал только по подписанию документов – ЭЦП должна быть установлена у вас на устройстве, и вы выберите ее после загрузки документа.
В обоих случаях вы получите документ с отсоединенной или присоединенной подписью. Он сразу приобретает юридическую силу, будет защищен от внесения изменений (полная защита только при использовании УКЭП).
Из системы ЭДО или КЭДО вы можете выгрузить подписанный документ, отправить его контрагенты или в гос. орган, использовать для других целей. Хранение документов осуществляется один из способов, доступных в функционале – в облачном сервисе (дата-центре), на своем сервере и т.д. Если использовать стороннее решение, то после подписания вы скачиваете удостоверенный документ на свое устройство. Так как поддержка ПО требует расходов, за подписание нужно платить (впрочем, на данный момент в «Добыто. Подпись» это можно сделать бесплатно, пока действует промо-акция). В ЭДО или КЭДО подписание документов может входить в общий тарифный план или оплачивается отдельно.
Что лучше – ЭДО или отдельный сервис
Чтобы решать все задачи, связанные с электронным делопроизводством, лучше установить или подключить ЭДО (КЭДО). В частности, в сервисе «Добыто» есть возможность:
- выпускать УНЭП непосредственно через программное обеспечение;
- настраивать и контролировать маршруты движения и согласования документов, обеспечивать их регистрацию и хранение;
- подключаться к личным кабинетам государственных порталов (для сдачи отчетности, для работы по 44-ФЗ и 229-ФЗ, и т.д.);
- подключать рядовых сотрудников к КЭДО (с согласия или путем уведомления).
Соответственно, подписание документов в КЭДО является важнейшей, но далеко не единственной функцией. Правда и стоимость подключения к таком сервисам точно будет выше, чем тарифы за удостоверения разового документа или пакета файлов. Но эти расходы вполне оправданы практически для любой компании.
У сервиса «Добыто. Подпись», по сути, единственной функцией является именно подписание документов. Это может быть удобнее и проще, чем работа в ЭДО. В среднем, подписание и скачивание файла с документом занимает не больше минуты. Если у вас в организации до сих пор вообще нет системы ЭДО или КЭДО, то указанный вариант вообще станет приоритетным. На рынке есть и другие сервисы с аналогичными функциями. Они тоже безопасны, а отличия могут заключаться в схеме загрузки, перечне доступных форматов документов. Об этом мы еще поговорим ниже.
Итак, если есть возможность, подключайтесь к ЭДО или КЭДО. Если вы еще ведете классическое делопроизводство на бумаге, то сервис «Добыто» будет незаменим для быстрого подписания нужного документа. Но при этом ЭЦП уже должна быть установлена у вас на устройстве.
Схема подписания электронных документов в КЭДО
Сперва посмотрим алгоритм действий при подписании документов, если работа ведется в КЭДО. Участниками процесса будут сотрудники, подключенные к сервису и имеющие ЭЦП. В зависимости от ситуации, документ может быть:
- односторонним – например, приказ руководителя, который подписывает только одно лицо;
- двусторонним – примером назову трудовой договор, где подписи ставит работник и руководитель (либо иное лицо, уполномоченное на такие действия);
- многосторонний – это может быть протокол или акт, где подписи ставят члены комиссии или несколько лиц, уполномоченных руководителем.
В первом случае документ приобретет силу сразу после подписания. Если в процессе участвует несколько лиц, то окончательная версия документа вступит в силу после подписания всеми. До этого возможны правки в ходе согласований, замена редакции документа. Но при этом, по мере перехода проекта от одного участника к другому, можно отслеживать все корректировки, статус согласования.
Использование ЭЦП в сервисе КЭДО – это постоянный процесс. Схема с двусторонним документом работает так:
- инициатор разрабатывает проект документ (сам или на основе шаблона), загружает его в систему;
- для подписания выбирается ЭЦП, чьи сертификаты уже установлены на устройстве;
- файл с документом и/или подписью поступает второй стороне (для этого можно настроить уведомления в КЭДО);
- если нет возражений по содержанию, вторая сторона подписывает документ ЭЦП, и он сразу приобретает юридическую силу;
- документ будет зарегистрирован в системе с присвоением номера, других обязательных реквизитов.
Функционал КЭДО позволяет настраивать предоставление доступа к документу иным лицам, подразделениям. Например, соглашение об изменении условий трудового договора нужно кадровому отделу (для обновления личного дела), бухгалтерии (при новых условиях оплаты труда). Но сам документ при этом нельзя дополнять и изменять, так как он защищен подписями сторон.
Вообще, подписание в КЭДО не вызовет сложностей, если разобраться во всем при подключении к системе. Работодатели обычно проводят инструктажи и обучение сотрудников, которые будут задействованы в электронном документообороте. Также можно организовать практические занятия в основной или демоверсии КЭДО. Такую возможность предлагают разработчики сервиса «Добыто».
Виды электронных подписей для работы с документами и особенности их получения
Принцип работы в КЭДО построен на использовании разных видов электронных подписей. Вот самые важные нюансы:
- работники могут использовать простую подпись (ПЭП), но только для ограниченного объема функций – данный вид ЭЦП выпускается даже обычной парой логин/пароль, верификацией по смс на номер телефона;
- основным видом ЭЦП для специалистов и рядовых сотрудников станет УНЭП, у которой высокий уровень защиты – выпустить такой вид подписи можно в большинстве сервисов ЭДО и КЭДО (еще один вариант – через коммерческие удостоверяющие центры);
- полный объем полномочий доступен при использовании УКЭП, которую можно получить только через удостоверяющий центр ФНС и аккредитованные пункты выдачи – в сервисе КЭДО данную подпись не выпустить, но работать с ней можно после установки сертификатов.
Как я сказал выше, работодатель всегда подписывает документы только посредством УКЭП. Еще важно вовремя оформлять и подписывать машиночитаемые доверенности (МЧД). С ними можно работать не только в КЭДО, но и в сторонних сервисах для подписания документов. Но при этом сведения о доверенности должны содержаться в реестр ФНС. Для создания МЧС используйте государственный сервис на сайте налоговой службы.
У всех сервисов ЭДО и КЭДО есть нюансы в порядке выпуска, перевыпуска и использования УНЭП. Отличия могут заключаться:
- в стоимости первичного выпуска или перевыпуска электронной подписи (в «Добыто. КЭДО» это бесплатно);
- в возможности использования УНЭП при работе на других платформах (например, на «Госуслугах», электронных торговых площадках);
- в ограничениях на подключение нескольких юридических лиц (в отличие от многих сервисов, «Добыто. КЭДО» предлагает такую возможность).
Это только отличия в части работы с УКЭП. Но функционал может отличаться и во многих других вопросах. Еще важно, насколько оперативно служба поддержки подключает компанию и пользователей, решает возникшие сложности.
Безопасность и защита персональных данных
Главное, что наверняка волнует руководителя и сотрудников компании при работе с электронными документами – насколько обеспечена безопасность, реализована защита данных. Можно смело сказать, что все сервисы ЭДО и КЭДО, зарегистрированные в реестре отечественного ПО, полностью безопасны. Да, исключать утечки данных никогда нельзя (это актуально даже для государственных платформ), но все же эти риски минимальны.
При выпуске любой электронной подписи ее владельцу разъясняют правила использования, меры по обеспечению безопасности. Не лишним будет проведение такой работы не только сразу после подключения КЭДО, но и далее, с определенной периодичностью. Эти задачи обычно возлагают на кадровиков, на специалистов службы безопасности компании.
Подписание документов ЭЦП в сервисе «Добыто»
Теперь посмотрим, чем отличается подписание документа ЭЦП через сторонний сервис. Процесс работы в «Добыто. Подпись» имеет следующие нюансы:
- регистрация в сервисе не нужна (позже, такая возможность появится как дополнительная опция, чтобы предоставить пользователю больше услуг);
- сервис предлагает загрузить нужный документ или просто перетащить его в рабочее поле (можно выбрать сразу несколько документов);
- в меню сервиса вы сами выбираете способ работы – присоединенная или отсоединенная подпись (отмечу, что в документ формата pdf встроить ЭЦП нельзя);
- для подписания вы выбираете ЭЦП со своего устройства, а после завершения удостоверенный документ можно будет скачать;
- «Добыто. Подпись» корректно работает с машиночитаемыми доверенностями, если они внесены в реестр ФНС (проверить это можно по ссылке).
В индивидуальном порядке можно обсудить возможность подключения сервиса к вашей инфраструктуре (это позволяет мощный API).
Сейчас «Добыто. Подпись» доступен бесплатно. Позже появятся тарифные планы под разные категории пользователей. Утечка документа «на сторону» исключена, так как после подписания вы сразу скачете его без хранения в дата-центре.
Форматы файлов и виды электронных подписей
Разработчик сервиса «Добыто. Подпись» дает возможность загрузки документов более чем в 100 форматах. Естественно, доступны самые распространенные – Word, pdf, таблицы (xls или scv), картинки (jpeg, png, tiff). Это подходит для подавляющего большинства пользователей. После подписания вы можете скачать:
- документ и отдельно подпись в формате sig;
- архив с файлом и подписью sig.
Еще раз повторю, даже при отсутствии опыта работы с аналогичными сервисами, подписание документа займет у вас не более пары минут. Сложности могут возникнуть только с настройкой ЭЦП. Для этого советую почитать инструкцию, воспользоваться опцией для автоматизированной настройки. Для использования УКЭП необходимо установить и настроить плагин от КриптоПро.
Безопасность работы и стоимость подписания документов в «Добыто»
Сам принцип использования УКЭП или УНЭП гарантирует, что документ будет защищен от подделки. Проблем с безопасностью не возникнет, если ЭЦП не попала в чужие руки, не скомпрометирована. Если же это произошло, обратитесь в удостоверяющий центр или перевыпустите подпись иным способом.
Что касается защиты данных непосредственно при работе в сервисе «Добыто», то нужно знать следующее:
- при использовании ЭЦП вы даете согласие на обработку персональных данных (все организовано строго по федеральному законодательству);
- сам сервис внесен в реестр отечественно ПО, а значит, отвечает всем стандартам шифрования и безопасности;
- серверы дата-центра «Добыто» расположены в России, что тоже является гарантией безопасности.
После завершения работы документы не сохраняются в сервисе, а выгружаются исключительно подписанту. Таким образом, вы можете не переживать за сохранность своей информации и файлов.
Подведем итоги
Подпись в ЭДО или КЭДО – это основная функция всех систем электронного документооборота.
Для подписания документов в ЭДО или сторонних сервисах можно использовать УКЭП или УНЭП. Простая подпись применяется в ограниченных случаях.
Очень простой, но при этом полностью безопасный способ подписания документа по ЭЦП – сервис «Добыто». На данный момент он доступен бесплатно.
