Организовать документооборот по кадрам обязан работодатель. Все еще можно действовать по старинке, т.е. вести делопроизводство на бумаге. Но более удобной и эффективной схемой является электронный документооборот. Перейти на него не так уж и сложно, особенно при поддержке поставщика или разработчика ПО. Далее к КЭДО модно подключить всех или отдельных сотрудников, самозанятых. Об особенностях работы с кадровыми документами я расскажу в этой статье, взяв за основу сервис от отечественной компании – «Добыто».
Какие схемы подписания документов с сотрудниками может использовать работодатель
Кажется, что может быть очевиднее – подписывать все документы по кадрам вживую, предоставляя их сотруднику лично или направляя по почте. Такой вариант документооборота все еще соответствует закону и можно встретить во многих компаниях. Но и проблемы, которые будут возникать в данном случае, тоже хорошо известны – высокая нагрузка на кадровиков, риски утраты или повреждения документов, сложности взаимодействия с удаленщиками и т.д. Плюс не забудем о ведении архива, ведь все документы по кадрам нужно хранить очень долго или вообще бессрочно.
Электронное делопроизводство уже давно стало если не стандартом, то эффективной заменой ведению документов на бумаге. Это относится и к работе с кадрами, тем более что в ТК РФ уже несколько лет назад появились соответствующие статьи. Одна из основных функций любой системы КЭДО – возможность подписания документов с сотрудниками. Многие сервисы, в том числе «Добыто», предлагают и функционал для электронного документооборота с самозанятыми.
О плюсах перехода на КЭДО можно рассказывать бесконечно. Такая схема может не подойти только отъявленным консерваторам, которые боятся всего нового, опасаются утечки персональных данных и конфиденциальной информации. Но сейчас такие риски минимальны, ведь в сфере ЭДО есть множество нормативных актов и стандартов с требованиями безопасности.
Подключиться к сервису КЭДО не очень сложно, особенно с помощью службы поддержки разработчика. Этому посвящено несколько статей на нашем сайте. Но сам факт установки ПО или подключения к онлайн-ресурсам еще не означает, что можно приступать к подписанию документов с сотрудниками. Для этого нужно:
- получить согласие или уведомить персонал о переходе на КЭДО (об этом прямо сказано в ТК РФ);
- соблюсти требования к работе с персональными данными;
- подключить сотрудника к сервису (предоставить доступ к личному кабинету);
- провести обучение и инструктажи для работы в КЭДО;
- выпустить электронные подписи, без которых работа с документами не имеет смысла.
Все перечисленное – задача работодателя. Естественно, ее выполнение напрямую зависит и от действий сотрудников. В своей практике я видел примеры, когда один или группа работников наотрез отказывается дать согласие на подключение КЭДО. Мотивировка бывает самая разная и добиться урегулирования спора не всегда возможно. Но будем исходить из того, что ваш персонал знает о преимуществах электронного документооборота, готов изучать новое.
Особенности подписания документов с самозанятыми
С самозанятыми можно и нужно работать, когда нет необходимости держать в штате постоянного сотрудника. Это и дешевле для бюджета компании, и не сильно сложнее по отчетности, иным документам. При взаимодействии с самозанятым ваша компания может:
- подписывать договоры и акты на выполнение работ, услуг;
- вести переписку по текущим вопросам (ТЗ, обсуждение задач и т.д.);
- оформлять платежные документы;
- получать от самозанятого чеки, сформированные в приложении «Мой налог», справки и доходах и т.д.
У самозанятого нет и не может быть постоянного рабочего места, ведь он не штатный сотрудник. Поэтому в 99% случаев вы будете вести удаленное взаимодействие. И для этого отлично подойдет сервис КЭДО, ведь обмен документами почтой сложно назвать удобным и быстрым. Не менее важно, что многие сервисы предлагают полноценный или ограниченный функционал CRM, где можно ставить задачи и контролировать сроки их выполнения.
Больше всего преимуществ получат фирмы, которые работают с несколькими самозанятыми (по одному или разным профилям). Свести документооборот с ними воедино поможет «Добыто. КЭДО», к которой могут подключиться как крупные компании, так и микроорганизации. Ниже я расскажу не только о процессе подписания электронных документов с сотрудниками и самозанятыми, но и о правилах делопроизводства по кадрам, требованиям к ЭЦП и о многом другом. Приступим!
Рассказываем о нюансах подписания документов с сотрудниками и самозанятыми в системе КЭДО
Порядок перехода на КЭДО для штатных сотрудников и самозанятых будет отличаться. Если речь идет о работниках, которые уведомлены или дали согласие на электронное взаимодействие, вам еще необходимо:
- установить единые правила оборота документов, чтобы каждый сотрудник точно знал, что и когда делать;
- обеспечить техническую возможность для работы с личным кабинетом КЭДО (как вариант, в «Добыто» это можно делать не только на ПК, но и обычного смартфона);
- разработать шаблоны самых распространенных документов или взять за основу унифицированные формы (иначе будет хаос, ведь сотрудники будут заполнять один и тот же документов на свое усмотрение).
У сотрудника должна быть электронная подпись – УНЭП (в идеале) или ПЭП. Без нее цифровой документ попросту не удостоверить. Если подписать обычный бумажный документ и отсканировать его в цифру, то это не будет относиться к электронному документообороту. Но в целом, это зачастую бывает нужно для оцифровки старых документов, чтобы их было удобнее хранить. Однако от оригиналов вам все равно избавляться нельзя, чтобы не попасть на штрафы за нарушение правил хранения.
Возможность подписания документов с сотрудниками реализована во всех сервисах и системах КЭДО. Маршруты прохождения документации тоже будут примерно одинаковы. Но бывают весьма серьезные отличия:
- по скорости и способу подключения (например, только веб-версия, либо приложение на устройстве);
- по возможности выпуска УНЭП непосредственно в сервисе (это очень важно и удобно как для работодателя, так и для персонала);
- по настройкам рабочего места в личном кабинете (если очень сложные системы, где рядовой сотрудник может погрязнуть в десятках и сотнях не слишком актуальных опций).
Сервис «Добыто. КЭДО» — это современное, и одновременно простое в освоении решение для работы с кадровыми документами. Судя по нашей практике, работники уже через несколько минут знакомства с функционалом понимают все основное. Далее, можно повышать уровень их навыков, чтобы получить все преимущества от электронного документооборота.
Самозанятый наверняка и сам будет согласен на подключение к сервису КЭДО. Даже если работы и услуги он выполняет лично, проще работать с электронными, а не бумажными документами. Договоры и акты, которыми можно обменяться через интернет, имеют такую же юридическую силу, что и бумажные. Чеки вполне можно отправить и обычной электронной почтой, так как их заверять ЭЦП не нужно.
Что нужно для подключения к КЭДО
Чтобы сотрудник мог подписать электронный документ, его необходимо подключить к сервису КЭДО. В «Добыто» это реализовано максимально просто, а при возникновении вопросов всегда можно обратиться в службу поддержки. Кадровиков к сервису подключают бесплатно. Стоимость за подключение одного пользователя (работника) – 50 руб. В среднем, в других сервисах КЭДО это стоит примерно в два раза больше.
Для входа в личный кабинет КЭДО сотрудник может использовать обычный логин и пароль. Это будет аналог простой электронной подписи (ПЭП), которой достаточно только для подписания ограниченного количества документов. Поэтому лучше сразу выпустить в «Добыто» УНЭП, тем более что это займет буквально пару минут. Как вариант, сотрудник могут использовать аналогичную подпись, выпущенную через приложение «Госключ».
Со стороны работодателя все кадровые документы нужно подписывать УКЭП. Ее можно получить только через удостоверяющий центр ФНС и партнеров (пункты выдачи). Для служебной переписки подходит и УНЭП, что актуально для кадровиков и специалистов среднего звена. Если же у вас есть вопросы, связанные с выпуском и применением ЭЦП, проконсультируйтесь у экспертов службы поддержки «Добыто. КЭДО».
Инструктажи о правилах работы в КЭДО можно организовать через отдел кадров. Лучше использовать памятки с самими важными сведениями, чтобы не перегружать персонал. По мере работы в личном кабинете сотрудники наверняка получат представление и о других функциях. Важным моментом должно стать разъяснение правил работы с персональными данными, что актуально для любых электронных сервисов.
Порядок взаимодействия в электронном документообороте
У каждого электронного документа есть определенный маршрут. Его можно представить так:
- подготовка и заполнение проекта документа;
- согласование содержания между профильными службами и специалистами (если требуется);
- подписание документа с одной стороны (например, работодателем);
- загрузка подписанного документа и предоставление сотруднику доступа к нему (сервис КЭДО направит уведомление выбранным способом);
- контроль за сроками подписания (если требуется);
- подписание документа работников в личном кабинете сервиса;
- регистрация документа в системе делопроизводства.
С документом, подписанным обеими сторонами, смогут работать другие отделы (например, бухгалтерия для начисления зарплаты, отпускных).
Инициатором оформления документа может быть и сам работник. Вот что входит в маршрут прохождения для заявления о предоставлении отпуска:
- в соответствии с графиком отпусков на год кадровая служба уведомляет о предстоящем отдыхе сотрудника, предлагает ему оформить заявление;
- для заполнения заявления работник берет унифицированную форму (она, как и многие другие шаблоны, если в базе «Добыто. КЭДО»);
- большинство данных в заявлении будет подставлено автоматически (личные сведения о работнике, должность и т.д.);
- после подписания заявления оно поступает в систему на согласование (это часто требуется, чтобы руководители профильных отделов и взаимосвязанные сотрудники узнали об отсутствии коллеги на рабочем месте);
- заявление утверждает глава компании, после чего документ обрабатывает отдел кадров (регистрация, внесение сведений в личное дело, подготовка проекта приказа);
- после утверждения приказа, он вместе с заявлением передается в бухгалтерию для начисления выплат;
- сотрудник может контролировать маршрут прохождения заявления, расчет по отпускных в личном кабинете КЭДО.
Бывают и более сложные маршруты взаимодействия и прохождения документов. Примером назову проведение служебных расследований. Там сотрудник будет знакомиться с материалами, собранными комиссией, заполнять и подавать пояснения.
Важное преимущество КЭДО – подписанный документ автоматически зарегистрирует система, с присвоением номера и иных атрибутов. После этого документ можно будет легко найти в базе (в «Добыто. КЭДО» поиск основан на алгоритмах искусственного интеллекта, что ускоряет все действия). Еще стоит сказать, что ввиду защиты персональных данных, сотрудник сможет получить доступ и работать с документами:
- общего пользования (локальные акты – инструкции, положения, регламенты в и т.д.);
- по своим трудовым отношениям (договор, приказы, объяснительные, расчетные листы и т.д.);
- к которым предоставлен разовый специальный доступ (например, при работе над общим проектом).
После увольнения сотрудника нужно отключить от доступа к КЭДО. Но он сможет запрашивать документы о своей деятельности, в том числе по электронному заявлению. Подписать этот документ можно УНЭП через приложение «Госключ».
Откуда взять документы для подписания сотрудниками и самозанятыми
Многие формы кадровых документов унифицированы. Остальное компания разрабатывается сама, с учетом специфики деятельности, положений локальных актов. При подключении к «Добыто. КЭДО» работодатель и сотрудник получат доступ:
- к шаблонам, образцам и унифицированным формам (все они проверены опытными юристами и кадровиками);
- к конструктору шаблонов и документов, где можно создать все под свои индивидуальные требования.
Также в сервисе есть все нормативные акты с правилами заполнения унифицированных форм. Это точно оценят как кадровики, так и рядовые сотрудники.
В чем преимущества работы в сервисе «Добыто. КЭДО»
В статье я приводил примеры подписания документов с сотрудниками и самозанятыми при работе в сервисе «Добыто. КЭДО». Стоит сказать еще о нескольких преимуществах, актуальных для работодателя и персонала:
- постоянный доступ к архиву документов, загруженных в систему;
- возможность работы с документами из любого места, в том числе при нахождении в командировке и отпуске;
- удобная система отслеживания сроков подписания и маршрута прохождения документа, настройка уведомлений;
- полная безопасность и надежность хранения документов (за все время работы сервиса случаев потери не было ни разу).
Ну и само собой, «Добыто. КЭДО» содержит все необходимое для текущей работы кадровиков, от оформления графиков отпусков и ведения личных дел до подготовки отчетности в гос. органы. Если вас заинтересовало это предложение, свяжитесь с представителями ООО «Человеческие ресурсы» — +7 (499) 110-38-07, адрес электронной почты info@dobyto.ru.
Подведем итоги
Для подписания электронных документов с сотрудниками и самозанятыми подходит сервис «Добыто. КЭДО». Там есть все необходимое, от выпуска ЭЦП до шаблонов кадровых документов.
Со стороны сотрудника или самозанятого документ подписывается УНЭП (в отдельных случаях – ПЭП). Работодателю для этих целей всегда нужна УКЭП.
Сотрудники подписывают документ в своем личном кабинете. Далее он проходит маршруты согласования и регистрации, предусмотренные локальными актами.
