УНЭП в КЭДО

УНЭП, как один из видов электронных подписей, подходит и для работы в КЭДО. Правда документы от имени работодателя данной ЭЦП подписывать нельзя, ведь для этого необходимо получить усиленную квалифицированную подпись. А вот специалистам кадровой службы, как и рядовым сотрудникам компании, вполне достаточно иметь УНЭП. Она выпускается прямо в сервисе КЭДО, через приложение «Госключ». Я расскажу, какие возможности дает УНЭП для организации кадрового электронного документооборота. Для примера будет рассматривать функционал сервиса «Добыто. КЭДО», как одного из лучших решений на отечественном рынке.

УНЭП как вид электронной подписи

Человеку, далекому от информационных технологий, аббревиатуры УКЭП и УНЭП могут ничего не сказать. При этом про ЭЦП он наверняка слышал, даже если не сталкивался в работе. Для руководителей и должностных лиц организаций, напротив, работа с УНЭП и УКЕЭП уже давно стала обыденной реальностью – при заключении договоров с контрагентами, обращения с отчетами и иными документами в гос. органы, да и во многих других ситуациях.

КЭДО – это кадровый электронный документооборот. Он организован на основе каких-либо сервисов или систем. Есть и бесплатное решение от государства, правда пока с весьма ограниченным функционалом – портал «Работа России». В любом случае, для работы в КЭДО нужно электронные подписи:

• УКЭП (усиленная квалифицированная) – в основном, для подписания документов от имени юридического лица или ИП (это может быть сам руководитель, либо иной специалист с доверенностью);
• УНЭП (усиленная неквалифицированная) – для подписания большинства внутренних документов, так как юридическая сила этой подписи возникает в силу соглашения или локального нормативного акта;
• ПЭП (простая) – подходит только в ограниченных случаях, и может выпускаться исключительно для рядовых сотрудников.

Несмотря на отличия, о которых я расскажу ниже, нужно знать – УНЭП и УКЭП являются аналогами собственноручной подписи. Но документ, который подписан таким способом, будет изначально электронным. Его бумажную копию можно использовать. Но юридической силы у нее не будет.

Государство регулярно вносит изменения в нормативные акты, описывающие порядок выпуска и применения электронных подписей. Но общие положения остаются неизменными. Все самое важное можно найти в Федеральном законе от 06.04.2011 года № 63-ФЗ. Что касается электронного документооборота по кадрам, то такие нормы сейчас уже есть в ТК РФ. Работодатель обязан их соблюдать, чтобы не столкнуться с жалобами сотрудников, штрафами от надзорных органов.

Отличия в юридической силе и порядке выпуска

УНЭП, по своей юридической силе, занимает промежуточное значение между УКЭП и ПЭП. Ключевое отличие от усиленной квалифицированной подписи – возможность применения и признания зависит от договоренностей с другой стороной. В КЭДО это может быть реализовано принятием единого локального акта, где будет описан порядок использования УНЭП. Работники, подключаемые к системе или сервису, дадут согласие на такой формат взаимодействия. Это обязательное условие. Только для сотрудников, чей стаж начался после 31.12.2021 года, вместо получения согласий предусмотрено информирование и уведомление о подключении к КЭДО.

УНЭП, как и УКЭП, появляется после выпуска. И здесь есть кардинальные отличия:

• УКЭП, как самая «сильная», электронная подпись, сейчас выпускается исключительно через удостоверяющий центр ФНС (еще такие полномочия передают аккредитованным партнерам – пункты выдачи);
• УНЭП могут выпускать коммерческие удостоверяющие центры, но есть и другие варианты – непосредственно в сервисе ЭДО или КЭДО, государственное приложение «Госключ» (работает в привязке к профилю «Госуслуг»).

Подключение к КЭДО, само по себе, только дает компании функционал для ведения электронного документооборота. Но работа в указанных сервисах и системах будет невозможна без ЭЦП. Подписи нужно выпустить как на руководителя фирмы (это будет УКЭП), так и на кадровиков, рядовых сотрудников.

Процесс выпуска УНЭП заключается в появлении уникального набора цифр (символов). Он будет определять и подтверждать личность лица, подписавшего определенный документ. При этом после использования УНЭП или УКЭП документ будет защищен от внесения изменений. Если это произойдет, то контрольная сумма при проверке подписи и документам не сойдется.

Подходит ли УНЭП для кадрового электронного документооборота

Не только подходит, но и станет основным инструментом для текущей работы в сервисе. С УНЭП можно:

• подтверждать личность при входе в систему КЭДО;
• подписывать, направлять и запрашивать документы;
• участвовать в процедурах согласований проектов документов;
• использовать иные функции КЭДО, предоставленные разработчиком.

Возможность работы с УНЭП есть во всех сервисах электронного документооборота, в том числе в «Добыто. КЭДО». Прямо в нем можно выпустить или перевыпустить усиленную неквалифицированную подпись. Также работники смогут использовать ЭЦП с «Госуслуг» (приложение «Госключ»). Этого будет достаточно для полноценной эксплуатации сервиса.

В системах ЭДО и КЭДО можно использовать и простую подпись. Но у ПЭП ограничена сфера использования. Она подтверждает личность лица, подписавшего документ, но не защищает его от внесения изменений. Для кадровых документов это жизненно важно, ведь они непосредственно связаны с трудовыми правоотношениями.

Особенности работы с УНЭП в сервисе «Добыто. КЭДО»

На российском рынке ПО есть не менее десятка достойных сервисов КЭДО. У каждого из них есть свои «фишки», на которые стоит обратить внимание. «Добыто. КЭДО», пожалуй, сочетает лучшее в части функционала, просто и удобен в освоении и текущей работе. Работодателя наверняка оценят и низкие тарифы, ведь это весьма важное преимущество.

Выбирая сервис для КЭДО, возможность использования УНЭП вряд ли будет среди первостепенных требований. Тем не менее, у «Добыто» и здесь есть преимущества. В частности, перевыпуск усиленной неквалифицированной подписи будет бесплатным, тогда как во многих других сервисов за это необходимо платить отдельно.

И еще пара слов о безопасности работы в «Добыто. КЭДО». Прежде всего, сервис зарегистрирован в реестре отечественного ПО (ведется Минцифры РФ). Это автоматически гарантирует, что разработчик выполнит все требования нормативных актов и стандартов, обеспечил надлежащую защиту документов и информации.

Нужно понимать, что безопасность при работе с УКЭП или УНЭП напрямую зависит от самого пользователя. Носитель и сертификат ЭЦП может попасть в чужие руки, что называется компрометацией. Соответственно, при выпуске любых подписей необходимо провести инструктажи и обучение, разъяснить требования безопасности и меры по защите УНЭП. Это одна из задач работодателя, которой не стоит пренебрегать.

На кого и как можно выпустить УНЭП

Темой этой статьи не является описание процесса подключения к «Добыто. КЭДО». Об этом вы можете прочитать в других материалах на нашем сайте. Поэтому возьмем за основу, что вы уже получили доступ к сервису, настроили все правильно (самостоятельно или с помощью службы поддержки). Чтобы КЭДО начал работать так, как положено, вам необходимо:

• иметь утвержденные локальные акты, описывающие порядок электронного документооборота;
• провести информирование сотрудников или получить у них письменное согласие (в зависимости от момента начала трудовых отношений);
• подключить работников к КЭДО (например, по ссылке-приглашению, после чего сотрудник сам заполнит профиль в сервисе).

Далее начнется работа по выпуску, установке и настройке крипто-плагинов, сертификатов электронных подписей.

Итак, если говорить об УНЭП, то ее можно выпустить в сервисе «Добыто. КЭДО»:

• на специалистов отдела кадров (бесплатно);
• на должностных лиц, руководителей других подразделений (50 рублей за 1 пользователя);
• на рядовых сотрудников компании (50 рублей за 1 пользователя).

В других сервисах КЭДО стоимость подключения будет примерно такой же или существенно выше.

Не стоит объяснять, зачем нужна УНЭП кадровикам. Именно они занимаются текущей работой с кадровыми документами, взаимодействуют с персоналом, проводят проверки и иные действия. УКЭП кадровику, скорее всего, не понадобится, ведь он не подписывает документы от имени компании. Но если такие полномочия переданы, то будет нужна УКЭП с машиночитаемой доверенностью.

В компании могут быть сотрудники, у которых уже выпущен сертификат УНЭП через «Госключ». Нет проблем, его можно использовать для работы в «Добыто. КЭДО». Но, скорее всего, у большинства подчиненных не будет усиленной неквалифицированной подписи. Поэтому ее нужно будет выпустить, чтобы пользователь смог полноценно работать с документами по своей трудовой деятельности.

Оформлять разные соглашения о признании юридической силы УНЭП при работе в КЭДО не нужно. Для этого работодателю достаточно утвердить единый локальный акт по соответствующим вопросам. Для внутреннего кадрового документооборота этого хватит. Содержание всех локальных актов общего назначения вы доводите до персонала.

Особенности подписания кадровых документов с УНЭП

Основа функционала любого сервиса КЭДО – работа с документами. Сюда входит разработка проектов, согласование, подписание, направление и получение, хранение документов. Кадровики, на которых выпущены УНЭП в «Добыто. КЭДО», смогут подписывать:

• табели учета рабочего времени и графики отпусков;
• служебные записки;
• акты и протоколы;
• инструкции и иные акты внутри отдела (но локальные акты, действующей по всей организации, может утверждать только руководитель).

Это только примерный список, ведь состав текущей кадровой документации может быть намного шире.

Подписание ведется в сервисе «Добыто. КЭДО». Для этого после выпуска УНЭП нужно проверить корректности установки и настройки сертификата. Задача не очень сложная, а по мере необходимости помощь окажет служба поддержки.

Работник, которым выпущены УНЭП в сервисе «Добыто. КЭДО», как и с подписью «Госключ», смогут подписывать со своей стороны:

• трудовые договоры и соглашения к ним;
• заявления и иные обращения на имя работодателя (о предоставлении отпуска, о выплате компенсаций и т.д.);
• запрос на предоставление документов о трудовых отношениях;
• объяснительные при проведении служебных расследований;
• анкеты, опросные листы и иные формы для кадрового учета.

Также с подписью УНЭП можно пользоваться другими функциями сервиса – доступ к базе знаний и шаблонам документов, проверка сведений о себе и трудовой деятельности в режиме онлайн, да и многое другое.

В локальных актах руководитель описывает, какие документы будут оформляться в обычном бумажном виде. Если же работник не дал согласие на подключение КЭДО, хотя по нормам ТК РФ это было обязательно, взаимодействие с ним придется вести «на бумаге». Но, скорее всего, у вас получится убедить в безопасности и удобстве такого формата документооборота. Да и наглядный пример со стороны коллег тоже наверняка принесет результаты.

Подписания кадровых документов от имени работодателя – почему нельзя использовать УНЭП

Одной из стороны трудовых отношений является работодатель, т.е. юридическое лицо или предприниматель. Они подписывают кадровые документы со своей стороны только УКЭП. При распределении обязанностей директор компании может передать часть полномочий подчиненным (например, заместителю, начальнику отдела и т.д.). Чтобы реализовать их при подписании электронных документов, нужно оформить и зарегистрировать машиночитаемую доверенность (МЧД). После подготовки и подписания ее необходимо загрузить в реестр ФНС по ссылке.

Если у руководителя или другого должностного лица фирмы есть УКЭП, дополнительно выпускать усиленную неквалифицированную подпись не нужно. УКЭП подходит и для подписания внутренних документов, без необходимости оформления соглашений о признании юридической силы. К сожалению, выпустить или перевыпустить усиленную квалифицированную подпись в «Добыто. КЭДО», как и в других сервисах-аналогах, нельзя. Для этого обращаемся в удостоверяющий центр ФНС или в пункты выдачи. При определенных условиях, действующую подпись можно продлить через онлайн-сервис.

Дополнительные преимущества при работе с ЭЦП в сервисе «Добыто. КЭДО»

Итак, в «Добыто. КЭДО» вы сможете организовать работу со всеми кадровыми документами. Но функционал сервиса также позволяет:

• выполнять действия по подбору персонала;
• вести архив документации (в том числе с оцифровыванием материалов с бумажных носителей);
• подключаться к личным кабинетам государственных сайтов и платформ;
• настраивать интеграцию с другим ПО, которое использует ваша организация;
• работать с базой шаблонов (образцов) и онлайн-конструктором документов.

Эти, и многие другие функции, наверняка оценят не только ваши кадровики, но и рядовые сотрудники. Все подробности можно уточнить у консультантов из службы поддержки «Добыто».

Подведем итоги

УНЭП является основным видом электронных подписей для работы в КЭДО. Но для подписания документов от имени работодателя будет нужна УКЭП (дополнительно – машиночитаемая доверенность).

Сервис «Добыто. КЭДО» дает возможность выпуска и перевыпуска УНЭП для сотрудников. Также можно использовать усиленную неквалифицированную подпись, выпущенную через приложение «Госключ».

С УНЭП можно подписывать многие виды документов – заявления, табели учета рабочего времени, акты, объяснительные и т.д. Помощь с выпуском, настройкой и обучением работе с ЭЦП окажет служба поддержки «Добыто. КЭДО».