За последние несколько лет кадровый электронный документооборот из чего-то непонятного, ненужного и дорогого превратился в эффективный инструмент автоматизации кадровых процессов, доступный даже небольшим фирмам. После перехода на КЭДО можно забыть о пылящихся на полках шкафов папках с подшивками, беготне за каждый сотрудником, который не соизволил поставить подпись в документе, испорченной или потерянной документации. Все это остается в прошлом. Главное, что перейти на кадровый ЭДО можно на совершенно законных основаниях.
Кстати, о законах стоит поговорить детальнее. Несмотря на то, что в России нет единого закона о КЭДО, ряд нормативно-правовых актов регламентирует основные положения о кадровом документообороте в электронном виде. Это касается и порядка введения КЭДО в организации, и использования электронных подписей, и многое другое. Поэтому предлагают рассмотреть кадровый электронный документооборот в срезе законодательной базы.
377-ФЗ – основа основ КЭДО
КЭДО, конечно, начинался не с Федерального закона № 377-ФЗ от 22.11.2021 г., а намного раньше – де-факто, с закона об электронной подписи № 63-ФЗ. Когда появилось определение, порядок применения и возможность использования электронной цифровой подписи (ЭЦП), работодатели могли начать вести документооборот с государственными органами и внутри организации, подписывая документы в электронной форме посредством УНЭП или УКЭП.
Но именно 377-ФЗ стал той отправной точкой, когда государство, наконец-то, урегулировало электронный документооборот в трудовых отношениях. Закон дополнил Трудовой кодекс РФ статьями 22.1-22.3. Коротко о том, что нам дают эти статьи:
- Определен порядок введения кадрового электронного документооборота в организации – указаны документы, которые необходимы для внедрения КЭДО, системы, которые могут использоваться для обмена документами, права и обязанности сторон при электронном документообороте.
- Указаны кадровые документы, которые можно оформлять только в электронном виде. Это все документы, кроме приказа об увольнении, акта о несчастном случае на производстве, а также документов, подтверждающих прохождение инструктажа по технике безопасности.
- Даны пояснения, какими видами электронных подписей может пользоваться работодатель и его представители, сотрудники. Работодатель использует УКЭП, УНЭП, Госключ, сотрудники – УКЭП, УНЭП, Госключ, «Работа в России», ПЭП.
377-ФЗ не просто узаконивает ведение кадрового ЭДО, но и полностью отвечает на всевозможные вопросы, которые могут возникать у работодателя по внедрению и ведению КЭДО. На практике, конечно, вопросы появляются – и к документам, которые необходимы для внедрения кадрового электронного документооборота, и к форматам файлов электронных документов, к электронным подписям. Все это я рассмотрю далее.
Порядок введения КЭДО
Чтобы использовать КЭДО законно, необходимо следующее:
- Подготовить локальные нормативные акты – приказ (распоряжение) о переходе на КЭДО, положение о КЭДО (могут объединяться).
- Уведомить сотрудников о переходе на КЭДО – подготовить и разослать уведомления, получить в письменной форме согласие или отказ (отсутствие согласия приравнивается к отказу).
- Заключить соглашение с сотрудниками об обработке персональных данных.
- Пригласить сотрудников, участвующих в электронном кадровом документообороте, в выбранную и настроенную систему КЭДО.
- Выпустить электронные подписи для сотрудников – все расходы по выпуску УНЭП несет именно работодатель, о чем прямо сказано в ст. 22.2 ТК РФ.
- Настроить сервис КЭДО для начала полноценной работы – загрузка шаблонов документов, настройка частых маршрутов подписания и пр.
Переход, в целом, не должен вызывать сложностей. ООО «Человеческие ресурсы», разработчик системы кадрового электронного документооборота «Добыто. КЭДО», обеспечивает полное сопровождение перехода – технические, юридические консультации, предоставление шаблонов ЛНА для перехода, помощь в разработке документов, презентация сервиса для кадровиков и рядового персонала. «Добыто. КЭДО» – один из сервисов, использующихся работодателем для ведения кадрового документооборота.
Елена, юрист с опытом работы более 20 лет:
«Согласно ст. 22.1 работодатель вправе использовать в качестве системы КЭДО платформу «Работа в России» или собственную информационную систему, позволяющую подписывать, хранить и фиксировать факт получения электронного документа. Т.е. выбрать можно любую систему, которая соответствует требованиям Трудового кодекса РФ».
В ТК РФ отмечено, что работодатель обязан получить согласие от работников на ведения с ними кадрового документооборота в электронном виде. Форма может быть свободной, в т.ч. и в качестве приложения к уведомлению о переходе на КЭДО. Важно, чтобы документ был подписан. Отказ также оформляется в письменной форме. Если ответа от сотрудника работодатель не получил, то это приравнивается к отказу.
Валерий Игоревич, HR-менеджер торгово-производственной компании «Домовой»:
«Главбух был против перехода на КЭДО, поскольку считала, что дополнительная информационная система в компании – только лишняя трата времени. От нее получили отказ. После частичного введения кадрового ЭДО главбух смогла сама убедиться, что это удобно и быстро. По закону сотрудник, отказавшийся от КЭДО, вправе впоследствии дать согласие, что и произошло в нашем случае».
Здесь еще могу добавить, что ни в коем случае нельзя принуждать сотрудников к кадровому ЭДО, тем более – применять дисциплинарные взыскания вплоть до увольнения. Уволенный сотрудник сможет легко восстановиться через суд с компенсацией, а работодателем заинтересуются в инспекции труда.
Что можно переводить в электронный вид
Как уже написал, оформлять только в электронном виде можно любые кадровые документы, кроме 3-х. Никто не запрещает и приказ об увольнении оформить в электронном виде, но он обязательно должен быть оформлен и на бумаге, и именно бумажная версия будет считаться оригиналом. Приведу случай из практики:
Георгий, молочная фабрика «Молоколэнд»:
«Николай работал удаленно, но нам пришлось его уволить. Вели с ним КЭДО, приказ об увольнении отправили в электронном виде. Через некоторое время Николай приказ оспорил, потребовал компенсацию за потерянную заработную плату за тот период, что он не работал. Суд принял его сторону».
Суд – это одно, но и любая проверка ГИТ, если выяснится, что обязательные кадровые документы на бумажном носителе не оформлялись, выпишет штраф.
Электронные подписи в КЭДО
Использование ЭЦП во внутреннем ЭДО, в принципе, аналогично, как и во внешнем документообороте. Есть категории документов, которые сотрудник может подписывать простой электронной подписью – например, служенная записка, инструкция, не относящаяся к технике безопасности, объяснительная. В основном же при трудовых отношениях сотрудники пользуются УНЭП. Есть 3 пути выпуска УНЭП:
- Через аккредитованный удостоверяющий центр. Приходится посещать УЦ, где сотрудник сможет получить сертификат усиленной неквалифицированной электронной подписи. Неудобно.
- Непосредственно в сервисе КЭДО. В отдельных системах кадрового ЭДО есть возможность выпуска УНЭП. Это быстро и удобно.
- Получение УНЭП Госключ. Бесплатная УНЭП, имеющая, впрочем, ограниченный функционал. Подходит, если работодатель пользуется порталом «Работа в России».
В «Добыто. КЭДО» имеется возможность выпуска УНЭП. Отмечу, что, во-первых, это бесплатно, и уже включено в лицензию за каждого пользователя. Во-вторых, можно перевыпускать УНЭП неограниченное количество раз – это тоже будет бесплатно, тогда как в большинстве сервисов КЭДО и первый выпуск, и перевыпуск оплачиваются.
До 2023 г. работодатель и его заместители, начальники отделов могли подписывать документы от лица компании с помощью УКЭП. С 01.03.2024 г. вступили в силу положения Федерального закона № 389-ФЗ от 31.07.2023 г. Теперь представитель налогоплательщика-организации осуществляет деятельность на основании доверенности. Если перевести на человеческий язык, то получаем вот что:
- УКЭП юридического лица есть только у гендиректора.
- Чтобы подписать трудовой договор замдиректора или кадровику потребуется УКЭП физического лица и машиночитаемая доверенность.
- Машиночитаемая доверенность подписывается УКЭП юридического лица, т.е. выдает ее гендиректор.
Приказ ФНС России № ЕД-7-26/445@2 от 19.09.2023 утвержден формат МЧД 5.02. Его особенность в том, что допускается передоверие МЧД. Оформил директор электронную доверенность на руководителя отдела кадров, а тот – на кадровика, занимающегося оформлением трудовых договоров, и никаких проблем. Можно снизить часть нагрузки с руководства, связанной с подписанием электронных документов от лица компании. Другой момент касается предоставления полномочий сразу нескольким уполномоченным лицам. Главбух, кадровик, юрист, замдиректора могут подписывать документы УКЭП физического лица + МЧД.
63-ФЗ: виды электронных подписей
Закон не новый, все давно известно и особых трудностей вызывать не должно. Есть 3 вида электронных подписей: ПЭП, УНЭП и УКЭП. ПЭП – самая незащищенная, и представляет собой код из SMS, пару «логин-пароль», e-mail и пр. Де-факто, как только пользователь входит в личный кабинет и открывает документ, открывает письмо электронной почты и отправляет ответ со своего e-mail, он подписывает документ ПЭП. В системе «Добыто. КЭДО» простая ЭП подходит для служебных записок, пояснительных и аналогичных документов, априори не имеющих юридической силы.
Антон, руководитель проекта PartyLand:
«Мы расширяем штат сотрудников, и с каждый соискателем оговариваем вопросы ведения кадрового документооборота в электронном виде. Из 10 человек только у 1 может быть личная УКЭП, хотя мне тяжело понять, как при современных темпах цифровизации люди не используют электронные подписи для банка, госуслуг. Те, кто устраиваются в штат, получают УНЭП – выпуск в «Добыто. КЭДО» занимает минут 15 максимум».
Здесь добавлю, что по закону сотрудник может использовать для подписания любых кадровых документов личную УКЭП физического лица. Тогда в личном кабинете «Добыто. КЭДО» можно использовать ее, но удобнее будет не прикреплять отдельно личную УКЭП при загрузке и отправке документов, а выпустить УНЭП в сервисе, и работать с помощью нее.
152-ФЗ: персональные данные превыше всего
Если рассмотреть суть 152-ФЗ, то коротко получаем следующее: собирать, обрабатывать и использовать персональные данные без их владельца нельзя. К персональным данным относится вся личная информация, включая номер телефона и e-mail, адрес проживания, ФИО и пр. Чтобы у работодателя не возникло проблем с инспекцией труда, рекомендуется еще до введения кадрового электронного документооборота получить согласие на обработку персональных данных в письменной форме от каждого сотрудника, задействованного в КЭДО. Форма документа свободная.
407-ФЗ: удаленка и КЭДО
Кадровый электронный документооборот возможен с офисными и удаленными сотрудниками, самозанятыми, по ГПХ. В отношении удаленных сотрудников Федеральный закон № 407-ФЗ добавил сразу 4 новые статьи в ТК РФ. Также изменились 5 действующих статей. Список важных изменений:
Заключать договор с удаленным сотрудником теперь можно сразу в электронном виде. Работодатель может использовать сервис «Добыто. КЭДО»: выслать приглашение дистанционщику на e-mail, предоставить в личном кабинете доступ к шаблону трудового договора, выпустить УНЭП. Далее будущий сотрудник на удаленке подписывает договор своей УНЭП, отправляет работодателю. Трудоустройство онлайн с «Добыто. КЭДО» – это быстро и удобно.
Стороны трудовых отношений должны присылать друг другу подтверждение о получении кадровых документов. Один из вариантов – использование ПЭП. Уведомления по SMS, в Telegram, вход в личный кабинет сервиса КЭДО можно считать простой электронной подписью.
Если сотрудник просит предоставить бумажную копию трудового договора, то работодатель обязан выслать экземпляр на бумаге в течение 3-х дней. Также сам работодатель может запросить у соискателя ИНН, СНИЛС и иные документы в виде нотариально заверенных скан-копий.
В целом, считаю, что частичная удаленка и сотрудничество с самозанятыми – будущее малого и среднего бизнеса, особенно в сфере IT, дизайна и рекламы. И сервис «Добыто. КЭДО» при оформлении трудовых отношений, договора гражданско-правовых отношений будет очень полезен.
Что еще нужно знать о законодательстве в сфере КЭДО
Самое главное – правильно оформлять электронные документы, и всегда сохранять все файлы на случай проверок. Если сторонами трудового договора используется УКЭП, то все документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, будут иметь юридическую силу. Чтобы юридическую силу имели документы, подписанные УНЭП, необходимо дополнительное соглашение между сторонами. Его необязательно оформлять отдельным документом – можно сделать приложением к трудовому договору или прямо в трудовом договоре отметить этот момент.
По действующему законодательству переход на КЭДО для работодателя не является обязательным. Впрочем, прослеживается устойчивая тенденция цифровизации различных сфер деятельности. Многие государственные структуры становятся участниками пилотных проектов по ЭДО. Поэтому рекомендую основательно подготовиться, изучить законодательную базу, которая еще может дополниться новыми статьями ТК РФ, и начать постепенный переход на кадровый электронный документооборот. Все идет к тому, что и для бизнеса в ближайшие годы КЭДО может стать обязательным.
Заключение
Электронный документооборот в трудовых отношениях регламентируется различными нормативно-правовыми актами, главными из которых являются Законы №№ 63-ФЗ, 377-ФЗ, 152-ФЗ и 407-ФЗ.
В Трудовом кодексе появились новые статьи, определяющие порядок внедрения и ведения КЭДО. Теперь работодатель может точно знать, что он имеет право требовать от сотрудников, а за что может грозить штраф от инспекции труда.
Современные системы КЭДО помогают соблюдать трудовое законодательство в сфере кадрового ЭДО. Благодаря «Добыто. КЭДО» можно исключить подписание документов задним числом или третьими лицами, электронной подписью с недействительным сертификатом. Сервис всегда напомнит о необходимости подписания документов. Удобно как с офисными сотрудниками, так и с удаленщиками.
