Книга покупок и продаж представляют собой основные регистры бухгалтерского учета. Они служат основой для заполнения декларации по НДС и подлежат тщательной проверке со стороны налоговых инспекторов. В нашей статье мы разберем правила оформления этих регистров, а также дополнительных листов к ним.
Содержание статьи:
1.Книга покупок и продаж
2.Записи книги покупок
3.Доп. лист книги покупок
4.Заполнение книги продаж
5.Код операции в книге покупок и продаж
6.Срок хранения книги покупок и книги продаж
1.Книга покупок и продаж
Книга покупок и книга продаж представляют собой сводные налоговые регистры. В них фиксируются данные из счетов-фактур: входящих (полученных от поставщиков и подрядчиков) и исходящих (выставленных покупателям). Формы этих книг и правила их ведения утверждены постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.
По завершении квартала, который является налоговым периодом по НДС, данные из этих регистров используются для заполнения разделов 8 и 9 декларации по налогу на добавленную стоимость. В книге покупок регистрируются документы, на основании которых юридическое лицо или предприниматель вправе применить вычет по НДС. К таким документам, среди прочего, относятся:
счета-фактуры, выставленные продавцами;
авансовые счета-фактуры;
корректировочные счета-фактуры: исходящие с уменьшенной стоимостью поставки и входящие с увеличенной стоимостью поставки;
счета-фактуры по строительно-монтажным работам для собственного потребления;
бланки строгой отчетности или их копии (при вычетах по командировкам);
таможенная декларация и документы, подтверждающие уплату НДС при импорте.
Не подлежат регистрации счета-фактуры, не дающие права на вычет, такие как заполненные с нарушениями или по неустановленной форме, а также выставленные при безвозмездной передаче имущества или при получении товаров для необлагаемой НДС деятельности и прочее (п. 19 Правил ведения книги покупок).
В книге продаж регистрируются документы, на основании которых продавец начисляет НДС к уплате или восстанавливает ранее принятый вычет. К таким документам, среди прочего, относятся: исходящие счета-фактуры на поставку, бланки строгой отчетности, документы, содержащие суммарные данные по кассовым чекам, и другие документы.
2.Записи книги покупок
Книга покупок состоит из двух основных частей: «шапки» и таблицы.
В «шапке» указываются сведения о покупателе: для юридических лиц — наименование организации, для индивидуальных предпринимателей — фамилия, имя и отчество. Также необходимо указать ИНН и КПП (для юридических лиц). Кроме того, нужно обозначить налоговый период, то есть даты начала и окончания квартала.
Таблица книги покупок содержит информацию о входящих счетах-фактурах и других документах, на основании которых покупатель принимает НДС к вычету.
При заполнении книги покупок следует соблюдать определённые правила:
Можно вести книгу в бумажном или электронном виде.
Если книга покупок ведётся в электронном формате, её необходимо подписать усиленной квалифицированной электронной подписью перед отправкой в налоговую инспекцию.
Если книга покупок ведётся в бумажном формате, то до 25-го числа месяца, следующего за отчётным кварталом, её должен подписать руководитель компании или индивидуальный предприниматель. После этого необходимо провести процедуру оформления: прошнуровать и пронумеровать все страницы документа.
В графе 14 книги покупок стоимость приобретённых товаров, работ или услуг следует указывать в рублях и копейках (исключение составляют случаи покупки за иностранную валюту).
Если к вычету можно принять только часть НДС, указанного в счёте-фактуре, то в графе 15 необходимо указать именно эту часть.
Записи книги покупок при исправлении ошибок.
Если ошибка в книге покупок обнаружена до сдачи декларации по НДС за период, когда она была допущена, необходимо выполнить следующие действия:
Аннулировать неверную запись, создав аналогичную с отрицательными стоимостными значениями.
Внести правильную запись.
При этом составлять дополнительный лист книги покупок не требуется.
Если декларация уже была сдана, то придётся оформить дополнительный лист книги покупок и подать уточнённую декларацию.
Данные из книги покупок переносятся в раздел 8 декларации по НДС, форма которой утверждена приказом ФНС от 29.10.14 № ММВ-7-3/558@. При этом необходимо соблюдать следующие правила:
- количество разделов 8 в декларации должно соответствовать числу счетов-фактур (и других документов), зарегистрированных в книге покупок;
- итоговая сумма НДС по графе 15 регистра за квартал должна быть равна итоговой величине вычета, указанной в декларации.
Стоит отметить, что большинство налогоплательщиков обязаны подавать декларации по НДС через интернет, поэтому ведение книги покупок в электронном виде является более удобным вариантом.
3.Доп лист книги покупок
Дополнительный лист книги покупок оформляется в случае получения исправленного или корректировочного счёта-фактуры за прошедший квартал, по которому уже была сдана декларация по НДС.
Рассмотрим алгоритм действий на примере: предположим, что организация сдала декларацию по НДС за II квартал 2024 года. В III квартале того же года она получила исправленный счёт-фактуру за II квартал. Что нужно сделать бухгалтеру?
1.Оформить «шапку» дополнительного листа, указав в качестве налогового периода «II квартал 2024 года».
2.Перенести итоговые данные из книги покупок за II квартал в строку «Итого». Если к этому периоду уже были оформлены дополнительные листы, то итоговые данные переносятся из последнего листа.
3.Внести аннулирующую запись для счёта-фактуры, который впоследствии оказался неверным и был исправлен. В графах 14 «Стоимость…» и 15 «Сумма НДС…» должны стоять отрицательные значения.
4.Зарегистрировать исправленный счёт-фактуру с положительными значениями в графах 14 и 15.
5.Заполнить строку «Всего». Для этого нужно вычесть цифры из аннулированного счёта-фактуры из строки «Итого» и прибавить цифры из исправленного счёта-фактуры.
6.Сдать уточнённую декларацию по НДС за II квартал.
4.Заполнение книги продаж
Заполнение книги продаж осуществляют:
плательщики НДС при продаже товаров (работ, услуг);
организации и ИП, освобождённые от обязанностей плательщика НДС на основании статьи 145 НК РФ;
налоговые агенты;
импортёры.
Этот регистр можно не вести при реализации товаров (услуг, работ), которые освобождены от налога на добавленную стоимость (например, при экспорте). А также при операциях, которые являются объектом обложения, но освобождены от НДС (указаны в статье 149 НК РФ).
Нужно ли «упрощенщику» вести книгу продаж, если он выставил покупателю счёт-фактуру с НДС? Нет, это не требуется. Такой вывод можно сделать из пункта 3 порядка заполнения декларации по НДС. В нём указано, что в такой ситуации необходимо сдать декларацию с заполненными титульным листом и разделами 1 и 12. Тогда как книга продаж нужна для оформления раздела 9 декларации.
Стоит отметить, что правила заполнения книги продаж аналогичны правилам заполнения книги покупок.
5.Код операции в книге покупок и продаж
Код вида операции (КВО) — это важный атрибут книг покупок и продаж. Для него отведена графа 2 в каждом из этих регистров. Коды КВО были утверждены приказом ФНС от 14.03.16 № ММВ-7-3/136@.
Сотрудники налоговой службы уделяют особое внимание КВО при проведении взаимного контроля между контрагентами. В частности, они проверяют, чтобы счёт-фактура на аванс был зарегистрирован в книге продаж поставщика и в книге покупок покупателя с кодом 02. После отгрузки этот же счёт-фактуру следует зарегистрировать в книге покупок поставщика с кодом вида операции 22 и в книге продаж покупателя с кодом вида операции 21.
В утверждённом перечне (приказ ФНС № ММВ-7-3/136@) не предусмотрены коды вида операции для некоторых операций. Поэтому налогоплательщикам следует использовать рекомендуемые коды.
Например, при реализации сырых шкур животных, а также лома и отходов чёрных и цветных металлов рекомендуется применять коды из письма ФНС от 16.01.18 № СД-4-3/480@. А при продаже ряда товаров, вывезенных в таможенной процедуре реэкспорта, — коды из письма ФНС от 16.01.18 № СД-4-3/532@.
6.Срок хранения книги покупок и книги продаж
Книга покупок и продаж должна храниться не менее четырех лет с даты последней записи. Это касается как книг в электронном виде так и бумажном. Данное правило распространяется также на дополнительные листы.
За неведение книги покупок и продаж по НДС предусмотрена ответственность в виде штрафа. Если налогоплательщик не ведет книги покупок и продаж или ведет их с нарушениями, налоговая инспекция может запросить эти документы при проведении камеральной проверки. Данные из книг покупок и продаж используются для заполнения разделов 8 и 9 декларации по НДС, поэтому их неведение или неправильное ведение может привести к ошибкам в отчетности и начислению штрафов.
Такие особенности по заполнению книги покупок и продаж. Смотрите также порядок отражения НДС в бухгалтерском учете.
Вся теория по НДС в нашем теоретическом конспекте
А если вам нужно изучить отражение операций по НДС в 1С Бухгалтерия 8 ред. 3.0 записывайтесь на наш мастер-класс с отражением всех основных операций и составлением декларации.
Подписывайтесь на наш телеграм
