Отчет по электронным трудовым книжкам (СЗВ-ТД)

Электронная трудовая книжка, новый отчет по трудовой книжке – важные темы, которые волнуют бухгалтера в начале 2020 года. Ведь работодатель должен представлять с начала 2020 года как отчет в ПФР по электронным трудовым книжкам, так и выдавать сведения по запросам сотрудников. Но обо всем по-порядку.

Содержание статьи:

1. Электронные трудовые книжки – порядок действий с 2020 года

2. Что нужно сделать работодателю

3. Отчет по трудовым книжкам в ПФР

4. Заполнение отчета СЗВ-ТД при смене наименования организации

5. Изменение данных отчета СЗВ-ТД

6. Отчет (сведения) по трудовым книжкам по запросу работника

1. Электронные трудовые книжки – порядок действий с 2020 года.

Когда бухгалтер начинает изучать эту тему, первый вопрос, который возникает – как вести электронные трудовые книжки. Вести их будет ПФР. Работодатель с 2020 года ответственен лишь за то, чтобы сведения, связанные с оформление трудовых отношений с работниками вовремя и в установленном объеме поступали в ПФР.

Законодательные номы содержатся в двух нормативных актах:

• Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ,

• Федеральный закон от 16.12.2019 № 436-ФЗ

В настоящий момент работники могут как сохранить бумажную трудовую книжку, так и отказаться от нее, перейдя на электронную. Те же, кто только начинает свою трудовую деятельность с начала 2021 года, бумажную трудовую уже не увидят. Сведения по таким работникам будут фиксироваться только в электронной трудовой книжке. В 2020 году начинающим трудовую деятельность работникам может быть оформлена как бумажная, так и электронная трудовая книжка.

2. Что нужно сделать работодателю

В Федеральном законе № 439-ФЗ (статья 2) прописан порядок действий работодателя по переходу на электронные трудовые книжки:

• Необходимо привести локальные нормативные акты (ЛНА) организации в соответствие с новыми нормами в отношении оформления трудовой деятельности сотрудников (электронные трудовые), либо создать новые ЛНА.

• Согласовать принятые изменения с представителями работников (профсоюзами, если такие есть, или другими выборными органами представителей работников).

• Обеспечить техническую готовность к передаче сведений в ПФР. И здесь идет речь не только о наличие компьютерной техники и подключении к ТКС (телекоммуникационным каналам связи), но и заключении с ПФР нового соглашения о взаимодействии по электронным трудовым. На наш взгляд, соглашение должны оформить все работодатели, в том числе и те, кто ранее не заключал с ПФР соглашения об электронном документообороте. Ждем более подробную информацию ПФР.

Форма такого заявления уже есть в 1С Бухгалтерия предприятия и 1С ЗУП – «Заявление на подключение к ЭДО ПФР (электронные трудовые книжки)». Находится форма в разделе Отчетность / Уведомления / Заявления по эл. документообороту с ПФР / Заявление на подключение к ЭДО ПФР. Затем нужно дождаться рассмотрения такого заявления региональным отделением ПФР. И только при положительном результате рассмотрения заявления, — отправлять отчеты (сведения) в ПФР.

• Уведомить до 30 июня 2020 года всех работников в письменной форме о новых формах ведения трудовых книжек. Например, о возможности сохранить бумажную трудовую книжку наряду с ведением электронной.

• Принять до 31.12.2020 от всех работников заявление о форме трудовой книжки. Тем сотрудникам, которые решили больше не вести бумажную трудовую, нужно будет сделать запись о соответствующем заявлении работника в бумажную трудовую книжку и выдать ее на руки работнику.

Работодатель обязан с 1 января 2020 года как представлять отчет в ПФР по электронным трудовым книжкам, так и выдавать сведения по запросу работника.

3. Отчет по трудовым книжкам в ПФР

Отчет по трудовым книжкам с 2020 года представляется в ПФР в те же сроки, что и СЗВ-М. Полное правильное название отчета – «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)».

Первые сведения об утверждении новой отчетной формы (СЗВ-ТД) появились 30 января 2020 г. Сама форма, порядок ее заполнения утверждены Постановлением Правления ПФР еще 25.12.2019 за № 730п. Форма вступает в действие с 04 февраля 2020 года.

Отчет по трудовым книжкам в ПФР по форме СЗВ-ТД можно подавать как в электронном виде по установленным форматам, так и в бумажном виде.

Сведения в отношении трудовой деятельности необходимо представлять на всех работников. Никаких особых правил для совместителей не прописано, значит – и на них тоже.

Это сведения:

• о заключении или прекращение трудового договора,

• других изменений по трудовой деятельности (например, перевод на другую должность, установление второй и последующей профессии или иной квалификации и т.п.),

• поступление заявления сотрудника о желании продолжить ведение трудовой книжки в бумажном виде,

• запрос сотрудника сведений об его трудовой деятельности.

Если ничего из перечисленного не было, сведения по форме СЗВ-ТД не подаются. Иными словами, «нулевой СЗВ-ТД» в случае, когда отсутствуют сведения для заполнения, подавать не нужно.

Такой порядок действует в 2020 году.

Предположим, что никаких событий из вышеперечисленных не было. Но необходимо помнить, что до 31 декабря 2020 года все сотрудники (включая и, например, единственного сотрудника – директора) должны подать заявление о выборе формы трудовой книжки. Если подача заявления произойдет в декабре, то до 15 января 2021 года (через год!) придется подать как сведения о таком заявлении, так и сведения о трудовой деятельности сотрудника, подавшего заявление, по состоянию на 01.01.2020 – именно так прописано в законодательстве:

«При представлении указанных сведений впервые в отношении зарегистрированного лица страхователь одновременно представляет сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя» (п.п. 1 п. 2.5 статьи 11 Федерального закона № 27-ФЗ).

Одновременно представление сведений означает наличие в отчете дополнительной строки, в которой указывается последняя запись из трудовой книжки, сделанная перед 01.01.2020 года:

Так прописано в п. 2.6.6. Порядка заполнения формы «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)».

Пример 1

Предположим, что единственный сотрудник (директор) оформит заявление о сохранении бумажной трудовой книжки 25 декабря 2020 года. Тогда в срок до 15.01.2021 будет необходимо подать отчет по трудовым книжкам в ПФР, в котором в шапке формы будет отметка о том, что директор подал заявление. В табличной форме будет заполнена одна строка, в ней будут сведения о том факте, что он, например, приступил к исполнению обязанностей директора общества с 17 января 2019 года.

В таблице нужно будет указать дату 17.01.2019, вид мероприятия «ПРИЕМ», реквизиты документа о приеме (приказ или решение единственного учредителя), должность и вид поручаемой работы.

На одном из бухгалтерских сайтов размещена информация, что виды мероприятий заполняются согласно цифровым кодам:

1 — прием на работу,

2 — перевод,

3 — переименование работодателя,

4 — установление (присвоение) профессии, специальности или иной квалификации,

5 — увольнение,

6 — запрет занимать должность (вид деятельности).

Также должен быть указан Код выполняемой функции (при наличии).

В отношении заполнения кода в разных источниках опубликована противоречивая информация.

В одном из них утверждается, что код занятий нужно выбрать из Общероссийского классификатора занятий (ОК 010-2014 (МСКЗ-08), утв. приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст), и он состоит из 5 знаков.

В другом источнике советуют определять код исходя из данных, прописанных в профессиональных стандартах. Реестр профессиональных стандартов можно найти на сайте Минтруда.

Тогда код состоит из семи знаков в формате «ХХ.ХХХ-Х-Х», где:

• первые пять цифр, разделенные точкой — код наименования вида профессиональной деятельности и обобщенная трудовая функция (раздел I профессионального стандарта),

• последние два цифробуквенных знака (раздел II профессионального стандарта) – буквенный знак кода обобщенной трудовой функции и цифровой знак – уровень квалификации, к которому относится данная обобщенная трудовая функция.

На сайте ПФР в разделе «Электронные трудовые книжки» — http://www.pfrf.ru/etk приведены примеры заполнения формы СЗВ-ТД. На основании примеров можно заключить, что заполнение кода выполняемой функции, исходя из кодов, указанных в классификаторе, неверно. Нужно руководствоваться кодами, указанными в профстандартах.

По информации ПФР код нужно будет проставлять только с 2021 года при его наличии. В 2020 году в эту графу нужно просто оставить пустой, не заполнять.

Пример 2

Разберемся, где найти код выполняемой функции на основании Примера 4, размещенного на сайте ПФР. Пример можно скачать из предпоследнего раздела «Законодательство об электронных трудовых книжках» (Примеры заполнения формы СЗВ-ТД).

В примере речь идет о приеме на работу «Бухгалтера по зарплате в бухгалтерии». Значит, нам нужен профессиональный стандарт «Бухгалтер» (Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 21 февраля 2019 г. № 103н «Об утверждении профессионального стандарта «Бухгалтер»). Надеемся, что каждый бухгалтер хоть раз заглядывал в этот документ.

В Примере 4 выбран код «8.002-В-6». Вот тут мы бы поспорили со специалистами ПФР, подготовившими Пример 4. На наш взгляд, они не очень внимательно изучили профстандарт «Бухгалтер».

Да, в разделе I стандарта указан основной код для вида деятельности – «Деятельность в области бухгалтерского учета» — 08.002.

Предположим, что в Пример 4 вкралась техническая ошибка и первый нолик перед цифрой «8» просто потерялся.

А вот В-6, на наш взгляд, для «бухгалтера по зарплате в бухгалтерии» не подходит категорически. Ведь обобщенная функция по коду «В» — это «составление и представление бухгалтерской (финансовой) отчетности экономического субъекта».

Если по поиску в стандарте найти «заработная плата» — то попадем в разделе III стандарта, в описание «необходимых умений» для трудовой функции с кодом А/02.5.

Соответственно, в Примере 4 мы бы рекомендовали поставить код «08.002-А-5».

Бухгалтеру в фирмах, где нет специалиста по кадрам, придется подробно разбираться в кодах других профессий. Но вернемся к отчету СЗВ-ТД.

Если заявление сотрудника о выборе формы трудовой до 31.12.2020 не будет оформлено, подать новый отчет по трудовым книжкам по форме СЗВ-ТД все равно придется, даже если никаких кадровых событий не произошло.

Крайний срок подачи — до 15 февраля 2021 года (п. 2.5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ в ред. проекта № 748744-7).

С 2021 года будет для сдачи сведений установлено два срока.

Прежний срок (до 15 числа следующего месяца) останется для всех сведений кроме приема/увольнения.

Новый срок подачи отчета с 01.01.2021 — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения) о приеме или увольнении, а также иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений.

4. Заполнение отчета СЗВ-ТД при смене наименования организации

Ранее, при ведении бумажной трудовой книжки, при смене наименования организации или ее правовой формы, каждому сотруднику делалась запись в трудовую о таком факте. Также нужно действовать и при ведении трудовой книжки в электронном виде. Нужно будет подать сведения на всех сотрудников.

Пример заполнения СЗВ-ТД для такого случая есть на указанном выше сайте ПФР. Он — для одного сотрудника (пример 5). Если таких сотрудников 120, то придется подать 120 сведений по форме СЗВ-ТД!

5. Изменение данных отчета СЗВ-ТД

Нормативным документом ПФР предусмотрена подача отменяющих и корректирующих сведений.

Если необходимо отменить ранее представленные сведения, то подается форма с первоначальными данными, но в последней графе 10 «Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении» указывается символ «Х».

Если нужно изменить ранее предоставленные сведения, то во вновь заполняемой форме приписываются две строки:

• первая заполняется как в предыдущем случае,
• вторая — заполняется новыми (верными) данными.

6. Отчет (сведения) по трудовым книжкам по запросу работника

Сведения из электронной книжки можно получить согласно статье 66.1 ТК РФ:

• у текущего (последнего) работодателя,

• по запросу в ПФР или МФЦ,

• в личном кабинете на сайте ПФР или портала Госуслуг.

Форма в документах ПФР – СЗИ-ТД.

НО

Есть проект Минтруда, в котором совсем другие формы: СТД-Р и СТД-ПФР. Именно эти формы, скорее всего, будут утверждены вместо СЗИ-ТД. Об этом говорит, например, тот факт, что в 1С-ЗУП уже сейчас может увидеть именно их.

Форма СТД-Р (Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем) будет представляться работнику по его запросу или увольнению с 2020 г. У работника будет право выбрать форму, в которой он хочет получить сведения (в бумажном или электронном виде).

Запрос делается в произвольной форме. Работодатель может помочь работнику, распечатав форму заявления из программы 1С. В бухгалтерии предприятия форма находится в блоке «электронные трудовые книжки» (Зарплата и Кадры / Электронные трудовые книжки).

Более подробно про форму СЗВ-ТД есть в нашем курсе Азбука отчетности

Подписывайтесь на наш инстаграм и телеграм

Подробнее про формирование отчета по электронным трудовым книжкам СЗВ-ТД в 1С Бухгалтерия 8 ред. 3.0 смотрите в видео: