Опоздавшие документы: бухгалтерский и налоговый учет

Пожалуй, нет ни одного бухгалтера, который бы не сталкивался с опоздавшими документами.

Вне зависимости от того, почему так произошло, бухгалтер, следуя правилам, отражает факт хозяйственной жизни в бухгалтерском учете на основании имеющейся у него информации, а после поступления документов корректирует при необходимости данные учета.

Содержание статьи:

1.Опоздавшие документы

2.Опоздавшая первичка

3.Учет опоздавших документов

4.Налоговый учет и первичные документы

5.ЭДО и опоздавшие документы

1. Опоздавшие документы

Свести к минимуму ситуации, когда возможны опоздавшие документы, поможет грамотная организация документооборота:

• четкое определение сроков движения документов, ответственных за документооборот лиц и т.п. может быть обеспечено составлением и исполнением графика документооборота. График составляется в произвольной форме, утверждается в составе учетной политики формы,
• распределение ответственности за своевременную доставку документов между подразделениями / сотрудниками,
• информирование должностных лиц об ответственности за сроки предоставления документов.

Если все-же документы поступаются позже установленного срока, возможны 2 варианта:

• опоздавшая первичка касается факта хозяйственной жизни (ФХЖ), о котором бухгалтер не знал, в этом случае в учете отражается изменение оценочного значения о ФХЖ;
• если бухгалтер имел информацию о ФХЖ, но не отразил этот факт в учете и отчетности, проводится исправление ошибки.

Опоздавшие документы, часто встречающиеся ситуации (на практике список ситуаций значительно шире):

• в срок предоставлен «черновик» документа без подписей ответственных лиц,
• в срок предоставлена только скан-копия документа,
• документ не предоставлен, но информация о ФХЖ может быть получена из других документов, анализа аналогичных сделок и т.п.,
• документ не предоставлен, никакой информации, кроме оплаты, нет.

Минфин «разрешает» в исключительных случаях в качестве документов, подтверждающих факты хозяйственной жизни, использовать скан-образы документов бухгалтерского учета (БУ), если в них есть все обязательные реквизиты (Письма Минфина России от 22.10.2020 № 03-03-06/1/92073, от 22.04.2020 № 03-01-10/32570, от 13.05.2020 № 03-03-07/38785).

2. Опоздавшая первичка

Рассмотрим более подробно в каком порядке отражается в бухгалтерском учете опоздавшая первичка.

Вариант 1

Бухгалтер не знал о факте хозяйственной жизни.

На лицо пропуск в отражении ФХЗ, этот факт согласно нормативным документам по бухгалтерскому учету ошибкой не является (п. 2 ПБУ 22/2010).

Согласно Рекомендации НРБУ «БМЦ Р-18/2011-КпР «Неотфактурованные поставки» речь идет об изменении оценочных значений (с «0» до тех значений, что указаны в документах).

Напомним, что оценочные значения корректируются по правилам ПБУ 21/2008 «Изменения оценочных значений».

Если такие ситуации не единичны, и срок «запаздывания» значителен, рекомендуется в учетной политике по БУ отразить методику (порядок действий) по отражение опоздавших документов (неотфактурованных поставок).

Вариант 2.

Бухгалтер знал о ФХЖ.

Отмечаем ошибку, и опять возможны 2 варианта:

• факт в учете был отражен в прогнозной оценке, в этом случае данные учета проверяются, при необходимости делаются корректировки. Например был отражен приход товаров в количестве 100 единиц на сумму 120 тыс. руб. По документам поставщика, поступившим значительно позже, сумма — 124 тыс. руб.

Корректирующие проводки (при условии, что товар еще не реализован):

• Дебет 41.01 Кредит 60.01 — 3 333,33,
• Дебет 19.03 Кредит 60.01 — 666,67.

Если товар уже был реализован, и бухгалтерская отчетность утверждена и представлена пользователям, корректируются счета расчетов и финансовых результатов, например:

Дебет 91.02 (84.01) Кредит 60.01 — 4 000,00,

• Если ФХЖ не отражался, поступление товара фиксируется той датой, которая возможна. Например, если документы прошлого года поступили в феврале, до подписания и сдачи БФО, то поступление отражаются декабрем прошлого года.

3. Учет опоздавших документов

Учет опоздавших документов начните с ответов на следующие вопросы:

• Опоздавшая первичка поступила до или после сдачи бухгалтерской финансовой отчетности (БФО),
• если речь идет об ошибках, то существенна ошибка или нет.

Рассмотрим еще несколько примеров, когда учет опоздавших документов проводится как исправление ошибок.

Пример 1

Документы поступили в апреле. БФО подписана, представлена пользователям, в т.ч. отравлена в ФНС. Ошибка существенна.

В этом случае ошибка исправляется бухгалтерскими проводками с использованием счета 84 «Нераспределенная прибыль».

Опоздавший документ отражается на дату получения, например, документом «Поступление услуг» в 1С. Реальная дата документа также отмечается в учете при проведении документа и в БУ, и в НУ (дата счета-фактуры, ТОРГ-12 и т.п.).

Бухгалтерская отчетность исправляется и направляется пользователям отчетности.

Пример 2

Документы поступили в августе. БФО подписана и сдана, ошибка существенна.

В этом случае исправления в учете как в примере 1, а вот отчетность в этот момент не исправляется, пользователям исправленный вариант БФО не представляется. Крайний срок представления пользователям исправленной отчетности — 31 июля года, следующего за отчетным (п. 47 ПБУ 4/99).

Исправления в БФО вносятся при формировании отчетности за год, в котором была обнаружена ошибка, но корректируются не данные за отчетный год, а данные за год предыдущий.

Более подробно об этом мы говорили в статье Исправление ошибок ПБУ 22/2010.

Пример 3

Ошибка несущественна. Данные документа отражаются текущим периодом (периодом поступления опоздавших документов). Корректировки проводятся с использованием счета 91 «Прочие доходы и расходы».

В бухгалтерской программе операции корректировки оформляются созданием бухгалтерской справки, либо корректирующего документа поступления или реализации.

4. Налоговый учет и первичные документы

Налоговый Кодекс предъявляет к наличию и содержанию первичных документов более жесткие требования. Например, по правилам налогового учета (НУ) расходы отражаются только при наличии документов, подтверждающих произведенные затраты (ст. 252 НК РФ).

В НУ в исключительных случаях также допускается использование скан-образов (Письмо ФНС от 26.02.2021 № СД-4-3/2476).

Факт неотражения налоговых расходов из-за отсутствия документов фиксируется как ошибка, ошибка приводящая к излишней уплате, например, налога на прибыль.

Налоговый учет и первичные документы, общие правила при получении опоздавших документов:

• согласно позиции налоговых органов, корректировать данные НУ можно в периоде обнаружения ошибки, если у компании в этом периоде зафиксирована прибыль по данным НУ за год (п. 1 ст. 54 НК РФ, Письма Минфина от 06.04.2020 № 03-03-06/2/27064, от 13.04.2016 № 03-03-06/2/21034),
• если документ поступил с небольшим опозданием (до сдачи декларации по налогу на прибыль), то факт, отраженный в опоздавшем документе фиксируется в учете НУ по дате документа (п. 1 ст. 272 НК РФ, Письма Минфина от 17.01.2022 № 03-03-06/1/1880, от 27.07.2015 № 03-03-05/42971, ФНС от 25.03.2019 № СД-4-3/5272),
• налоговый вычет по НДС при отражении опоздавших документов:
• проводится отчетным периодом (ФХЖ относится к отчетному периоду), в случаях позднего поступления счетов-фактур, если это поступление случилось до даты сдачи декларации по НДС, даже если дата счета-фактуры относится уже к следующем периоду (п. 1.1 ст. 172 НК РФ, Письма Минфина от 03.11.2020 № 03-03-06/1/95811, от 14.03.2019 № 03-07-11/16556, от 23.12.2016 № 03-03-06/3/77429),
• также можно, вычет НДС принимать в течение 3-х лет, если это право действует по операциям, отраженным в опоздавших документах.

Учитывайте, что 3-хлетний срок при этом считается от даты счета-фактуры, а не от даты получения опоздавшего документа.

5. ЭДО и опоздавшие документы

В бухгалтерском учете не различаются подходы в отношении формы опоздавших документов (бумажные или электронные). Правила для обоих видов документов одинаковые.

ЭДО и опоздавшие документы, основные правила:

• если речь о периодических услугах (ежемесячные услуги аренды, лизинга, доступа к базам данных и т.п.), отражайте документы последним днем периода, к которому они относятся, т.е. тем периодом, когда услуги фактически имели место (п. 18 ПБУ 10/99 «Расходы организации»),
• для работ: если работы по договору не считаются выполненными, пока не подписаны документы ЭДО, отражайте опоздавшие документы датой их подписания.

Помните, что документ по конкретному факту хозяйственной жизни должен быть один: не дублируйте бумажные документы электронными и наоборот.

Например, получили документ на бумажном носителе, а потом еще и электронный с более поздней датой.

Последний документ опоздавшим документом, на наш взгляд, признавать не следует, особенно если данные бумажного документа уже нашли отражение в учете. Повторное отражение данных по электронному документу в этом случае в целях налогового учета имеет высокие налоговые риски.

В ваших интересах прописывать в соглашениях с контрагентами подробный порядок ЭДО, исключающий дублирование документов.Мы с вами рассмотрели, как вести учет опоздавших документов, какие особенности отражения опоздавших документов в налоговом учете, как строится ЭДО и опоздавшие документы. Если у вас остались вопросы, задайте их в комментариях.

Еще больше информации по бухгалтерскому учету, налогам и работе в 1С Бухгалтерия 8 смотрите в курсе «Азбука бухгалтера на ОСНО». В курсе вы найдете весь учет с нуля и до составления отчетности в теории и практике в 1С Бухгалтерия 8.

Нужно освежить знания по учету на ОСНО или УСН и зарплате? Воспользуйтесь нашими шпаргалками

Мой телеграм канал

Наши курсы

Консультации

Приобрести программы 1С

Подписывайтесь на наш телеграм

Группа вконтакте

Наш канал на яндекс-дзен