Корпоративные карты используют многие организации и предприниматели. У бухгалтера, который сталкивается с ними впервые, возникают вопросы по их учету. Эти вопросы и рассмотрим в нашей статье.
Содержание статьи:
1.Корпоративная карта в бухгалтерском учете
2.Учет корпоративной карты
3.Учет операций по корпоративным картам
4.Корпоративная карта проводки
- Корпоративная карта в бухгалтерском учете
Корпоративная карта в бухгалтерском учете — это инструмент, позволяющий с минимальными затратами времени подотчетному лицу рассчитаться за покупку, либо снять деньги для расчета наличными.
Карта может быть и дебетовой и кредитной, рублевой и валютной. Она может быть именной (на директора, главбуха и т.п.), а может быть на предъявителя, т.е. быть обезличенной, выдаваться тому или иному сотруднику по необходимости.
В теории: клиент подает заявление на корпоративную карту, банк ее выпускает. На практике зачастую директор новой фирмы при открытии счета получает корпоративную банковскую карту (бизнес карту), хотя никакого заявления на нее он вроде и не подавал. Возможно, просто не обратил внимания не пункт, связанный с корпоративными картами, при оформлении открытия расчетного счета.
Банк выпускает корпоративную карту на организацию, при этом карта может быть либо привязана к расчетному счету, либо для карты открывается специальный «карточный» счет. К карточному счету в свою очередь может быть открыто несколько корпоративных карт на сотрудников, аналитический учет должен вестись по каждому сотруднику – держателю карты.
Карточный счет бухгалтер должен завести в программе, проводить все действия по нему так же, как и по расчетному счету.
Бухгалтеру нужно учесть следующее:
- для облегчения собственной работы именно бухгалтер должен довести до директора и сотрудников правила работы с такими картами,
- в организации, где таких карт много, не лишним будет выпустить инструкцию по работе с корпоративными картами.
Важный момент — банковский контроль за движением денежных средств клиента по корпоративным картам. Правила довольно жесткие.
Так, Методическими рекомендациями Банка России от 21.07.2017 № 19-МР рекомендован лимит расчетов по корпоративным картам — не более 100 тыс. рублей. Этого лимита должны придерживаться как банки, прописывающие правила использования корпоративных карт клиентами, так и клиенты, чтобы не ощутить на себе негативные последствия банковского контроля.
Рекомендация — подробно изучать упомянутые выше методические указания, в них содержится масса других правил и ограничений.
- Учет корпоративной карты
Какого-либо специального нормативного документа, регламентирующего учет корпоративной карты нет.
Как отразить в учете корпоративную карту, каждый бухгалтер решается сам, прописывая порядок учета в учетной политике организации, либо другом локальном нормативном акте (ЛНА).
Методологи советует завести журнал (регистратор) корпоративных банковских карт, в котором фиксировать их движение.
Как актив сама корпоративная карта в бухгалтерском учете не отражается. Активом являются деньги, учитываемые на счете корпоративной карты.
В расходах учитываются затраты на выпуск такой карты. Полученную из банка корпоративную карту рекомендуется отражать за балансом, на счете 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение».
Учет корпоративной карты подразумевает, что
- расходы по банковской карте могут быть только производственными, на осуществление уставной деятельности фирмы.
- траты на личные цели, а также траты, не подтвержденные документами, не допустимы. Если такой факт зафиксирован, компания может потребовать с лица, допустившего недочеты, компенсации убытков.
- перечислять заработную плату, какие-либо социальные платежи на корпоративную карту, выданную сотруднику, также нельзя.
- Учет операций по корпоративным картам
Учет операций по корпоративным картам зависит от того, привязана ли она к расчетному счету организации.
Если карта привязана к расчетному счету, специальный счет банк не открывает, все операции отражаются по счету 51 «Расчетные счета».
На наш взгляд, учет операций по корпоративной карте при этом не очень удобен.
В программе 1С нужно в настройка расчетного счета обязательно установить флажок «К счету привязаны корпоративные карты».
В целом учет операций по корпоративной карте при использовании только счета 51 ничем не отличаются от тех, что мы рассмотрим ниже для случая, когда Учет операций по корпоративной карте осуществляется с использованием счета 55.04 «Специальные счета в банках».
- Корпоративная карта проводки
Корпоративная карта проводки, когда карта используется как аналог чековой книжки, т.е. для того, чтобы отразить поступление наличных в кассу:
- Дебет 71 Кредит 55 — сняты наличные через банкомат,
- Дебет 50 Кредит 71 — наличные сданы в кассу организации.
Старайтесь не проводить такие операции на постоянной основе и в больших объемах (более 30% от оборота по расчетным счетам), ведь, по мнению Банка России (Методические рекомендации от 21.07.2017 № 19-МР), такие действия клиента могут свидетельствовать о проведении сомнительных, противоправных операций в рамках закона № 115-ФЗ.
Напомним, что в Методических рекомендациях № 19-МР перечислено 10 признаков сомнительных операций, которые могут возникнуть при работе с корпоративными картами.
Корпоративная карта проводки для случая, когда к корпоративной карте открыт свой счет, обычно связаны с использованием счета второго порядка 55.04 «Прочие специальные счета»:
- Поступление денег на корпоративную карту уменьшает наполнение расчетного счета и увеличивает сальдо на счете 55.04:
Дебет 55.04 Кредит 51.
- Списание денежных средств в связи с расчетом в торговой точке банковской картой:
Дебет 71 Кредит 55.04.
Такая же проводка будет и при снятии денежных средств с корпоративной карты.
- Если при снятии наличных дата операции по слипу и выписке банка будут различаться, то можно использовать дополнительно счет 57 «Переводы в пути»:
- Дебет 71 Кредит 57.01 сняты наличные в банкомате,
- Дебет 57.01 Кредит 55.04 снятые наличные отражены дату выписки банка.
Минус таких проводок в том, что счет 57 — активный, на дату снятия наличных в банкомате будет зафиксирован кредитовый остаток по счету, что не соответствует правилам работы с активными счетами. Тем не менее, счет 57 для таких операций на практике используют многие бухгалтера.
Можно использовать вместо счета 57 счет 76, открыв к нему дополнительный субсчет.
А счет 57.01 применять, например, тогда, когда расчетный счет и счет корпоративной карты находятся в разных банках.
- Оплата корпоративной картой товаров, работ, услуги (документ — авансовый отчет):
Дебет 60 (76) Кредит 71,
- Возврат излишка ранее снятых наличных на корпоративную карту через банкомат:
Дебет 55.04 Кредит 71.
- Комиссия банка за обслуживание карты:
Дебет 91.02 Кредит 55.04.
По мнению контролирующих органов, при составлении авансового отчета подотчетник, помимо обычных документов, должен приложить и документы, подтверждающие движение денег по банковской карте (слип, квитанцию электронного терминала и т.п.). Об этом — в Письмах Минфина РФ от 06.10.2017 № 03-03-06/1/65253, от 06.04.2015 № 03-03-06/2/19106.
Обратите внимание, если в одном чеке есть и производственные траты, и личные, в авансовый отчет следует внести только производственные затраты. Личные траты подотчетное лицо должно компенсировать организации.
Документальное оформление при наличии в чеке личных трат сотрудника, на наш взгляд, следующее:
- Краткая объяснительная о потраченных в личных целях суммах, с указанием этих сумм.
- Согласие на удержание из заработной платы, либо добровольных возврат потраченной в личных целях суммы.
- Удержание из заработной платы, либо возврат спорных сумм.
Мы рассмотрели, как отразить в учете корпоративную карту, как вести учет операций по корпоративным картам в организации, проводки, связанные с использованием такой карты. Остались вопросы — пишите их в комментариях.
Подробнее по учет корпоративной карты смотрите в МК Денежные средства
Подписывайтесь на наш телеграм
