Начисление и выплата премии: учет, НДФЛ и взносы

Одним из эффективных способов повысить заинтересованность сотрудников в результатах труда является материальное поощрение за труд. Именно деньги были и остаются неплохим стимулом, чтобы заставить человека поработать.

По трудовому законодательству выплаты поощрительного и стимулирующего характера могут производиться ежемесячно, ежеквартально или по итогам года. Такие выплаты обычно называются премии.

Более того, если год оказался для организации удачным в финансовом плане, то грех не поделиться деньгами с работниками, которые имели самое прямое отношение к получению этих результатов.

По каким правилам производится начисление премий? Об этом мы и поговорим в статье.

Содержание статьи:

1. Начисление и выплата премии. Виды премий

2. Документы для начисления премии

3. Приказ о начислении премии

4. Учет начисления премий

5. Расчет премии за месяц

6. Пример расчета годовой премии

7. Выплата премии из прибыли

8. Перечисление НДФЛ с премии

9. Какими взносами облагается премия

10. Премии при начислении отпускных

11. Премия в расчете больничного листа

Итак, идем по порядку.

1. Начисление и выплата премии. Виды премий

Премия согласно Трудовому кодексу РФ (статья 129 ТК РФ) — составная часть заработной платы (оплаты труда), относящаяся к стимулирующим выплатам.

Различают следующие виды премий в зависимости от:

1. периодичности начисления и выплаты:

• разовые,
• периодические (ежемесячные, ежеквартальные, годовые),

2. оснований начисления и выплаты:

• производственные (за трудовые достижения),
• непроизводственные или социальные (не связанные с трудовыми достижениями),

3. источника выплаты:

• за счет расходов организации (как связанных с основной деятельностью, так и прочих),
• за счет чистой прибыли,

В Трудовом кодексе говорится о системе оплаты труда (статья 135 ТК РФ). Это система, в соответствии с которой ведется начисление заработной платы, включая надбавки и премии. Она должна устанавливаться внутренними нормативными документами организации.

2. Документы для начисления премии

Документы, которые могут служить основанием для начислений премий:

• трудовой договор,
• коллективный договор,
• соглашение, локальный нормативный акт (ЛНА),
• приказ,
• положение.

Например, положение об оплате труда с разделом «Стимулирующие выплаты», либо «Положение о премировании».

Премии считаются предусмотренными трудовом договором, если они прописаны в тексте договора, либо есть ссылка на документ, содержащий правила расчета премий.

Премии за производственные результаты должны быть обоснованы. При этом работодатель устанавливает показатели, за достижение которых будет проводиться начисление и выплата премии.

Для разных профессий значений их различно. Это может быть и количество изделий за месяц, и количество заключенных сделок, и размер взысканных долгов. Критерии могут быть установлены как в самом документе, так и в планах сотрудника на определенный период. В последнем случае премия будет назначаться, если отчет о проделанной работе подтверждает выполнения плана за период.

3. Приказ о начислении премии

Если в ЛНА четко прописан порядок начисления премии, то возможно ежемесячную премию приказом не оформлять.

Для оформления других премий, например, разовых, приказ о начислении премии обязателен. Его рекомендуется оформлять по унифицированной форме — форма № Т–11 или № Т-11а (для группы сотрудников) при условии, что учетной политикой организации не предусмотрена иная форма приказа.

Для обоснования начисления и выплаты премии за производственные результаты к приказу целесообразно прилагать расчеты премии исходя из установленных в компании показателей.

Для инженерного, управленческого персонала выделить показатели для премирования достаточно трудно. Можно назначать премию, например,  «за добросовестное отношение к труду».

4. Учет начисления премий

Премии, связанные с исполнением трудовых обязанностей, в бухгалтерском учете отражаются на счетах затрат — 20 (23, 23, 26…).

Бухгалтерская проводка:

Дебет 20 (23, 25, 26, …) — Кредит 70 — начислена премия за счет расходов по обычным видам деятельности.

Если же премия не носит явного производственного характера и относится к прочим расходам, бухгалтерская проводка будет такой:

Дебет 91.2 — Кредит 70 – начислена премия за счет прочих расходов.

5. Расчет премии за месяц

Существует 2 варианта расчета премии за месяц:

• в процентах от оклада,
• исходя из установленных показателей.

Расчет премии за месяц производится в установленные локальным нормативным актом (ЛНА) организации сроки. Но только в том случае, если согласно ЛНА премия — это обязательная часть заработной платы. Если такой записи в ЛНА нет, а есть положение о выплате ежемесячной премии при определенных условиях, например, при достижении конкретных финансовых результатов в целом по организации, то ежемесячная премия может и не начисляться. (Определение ВС РФ от 27.11.2017 № 69-КГ17-22).

Если месяц отработан не полностью, премии считаются пропорционально отработанным дням. Но в ЛНА может быть установлен и иной порядок расчета премии для таких случаев.

Пример 1. Расчет премии за месяц

В организации установлены ежемесячные премии за производственные результаты — 10 % от оклада. Оклад 25 000,00. Согласно Положению о премировании премии считаются пропорционально отработанному времени. Работник отработал 15 дней из 20.

Расчет премии

25 000,00 * 10% / 20 * 15 = 1 875,00

6. Пример расчета годовой премии

Расчет годовой премии привязывается к подведению итогов работы организации за год. Расчет может осуществляться, например, после утверждения итогов работы на годовом собрании акционеров (участников) общества.

Положение о премировании может содержать условие определение размера премии в зависимости от стажа работы в организации. Также положением могут быть предусмотрены критерии снижения размера годовой премии, например, за нарушения трудовой дисциплины.

Если сотрудник отработал год не полностью, учитывается время его фактической работы в расчетном периоде.

Пример 2. Расчет годовой премии

Положением о премировании установлен фиксированной размер годовой премии — в размере оклада при условии выполнения плана продаж. Если процент выполнения плана продаж менее 75% — премия не выплачивается. При выполнении плана продаж на 75 – 99,9 %% премия начисляется в размере 50 % от оклада. Оклад сотрудника 30 000,00. Процент выполнения плана продаж — 92%.

Расчет премии

30 000,00 * 50% = 15 000,00

Пример 3. Расчет годовой премии с учетом стажа и добавочных коэффициентов

В компании согласно Положению о премировании при расчете годовой премии учитывается стаж работы в компании (установлены соответствующие коэффициенты) и дополнительные коэффициенты, порядок расчета которых также установлен в Положении о премировании. На подразделение выделен лимит премии в 30 тысяч рублей.

Дополнительные коэффициенты установлены согласно служебной руководителя:

• 0,5 — за привлечение выгодного клиента,
• — 0,5 — за прогул.

Расчет суммы премии

Смелов – 30 000 / 103 500 * 30 000 = 8 695,65

Знобин – 30 000 / 103 500 * 62 500 = 18 115,94

Буряк – 30 000 / 103 500 * 11 000 = 3 188,41

7. Выплата премии из прибыли

Начисление и выплата премии из прибыли имеют свои особенности. Документы для начисления премии в этом случае должны включать согласие собственников на выплату премии из прибыли. Согласие оформляется либо как протокол общего собрания, либо как решение единственного участника общества. Выплата премии из прибыли оформляется приказом руководителя. Приказ о начислении премии может быть составлен как по унифицированной форме, так и по форме, утвержденной учетной политикой организации.

Начисление премии за счет чистой прибыли отражается бухгалтерской записью:

Дебет 91-2 — Кредит 70 — начислена премия.

Начисление премии из прибыли иногда оформляют проводкой с использованием счета 84. Так поступать не следует, так как такая проводка не соответствует Инструкции к Плану счетов бухгалтерского учета.

Подобная позиция подтверждается разъяснениями Минфина РФ (письма Минфина РФ от 19 декабря 2008 г. № 07-05-06/260 и от 19 июня 2008 г. № 07-05-06/138).

8. Перечисление НДФЛ с премии

Производственные премии облагаются страховыми взносами, и с суммы премий удерживается НДФЛ.

Датой фактического получения дохода в виде ежемесячной премии признается последний день месяца, за который начислена премия.

Такая премия начисляется и выплачивается одновременно с заработной платой за месяц. НДФЛ в таком случае перечисляется не позднее следующего дня после выплаты.

В 6-НДФЛ такие премии можно отражать одной в одном блоке общей суммой с заработной платой.

Пример 4. Заполнение 2-го раздела 6-НДФЛ (фрагмент 1)

Выплата зарплаты за месяц (100 000,00) и ежемесячной премии (10 000,00) за апрель прошла 10 мая:

Если в организации ежемесячная премия выплачивается значительно позже, чем основная заработная плата, то в ЛНА должен быть прописан соответствующий порядок.  При этом датой получения дохода для учета НДФЛ будет считаться дата выплаты премии.  Перечисление НДФЛ с премии в таком случае осуществляется не позднее следующего для после выплаты.

Пример 5. Заполнение 2-го раздела 6-НДФЛ (фрагмент 2)

Зарплата за март выплачена 10 апреля, ежемесячная премия за март — 07 мая (порядок установлен ЛНА). Премию отражаем датой фактической выплаты:

Датой фактического получения дохода в виде премии за квартал (год) признается день выплаты дохода.

Такая позиция изложена в документах контролирующих органов:

• Письмо Минфина РФ от 29.09.2017 № 03-04-07/63400,
• Письмо ФНС РФ от 06.10.2017 № ГД-4-11/20217@.

Если премия за производственные результаты (единовременная, за квартал, за год) начисляется уже бывшему работнику после увольнения, то датой получения дохода будет признаваться день выплаты премии (Письмо ФНС РФ от 05.10.2017 № ГД-4-11/20102@).

Перечисление НДФЛ с премии в этом случае также следует сделать не позднее следующего для после выплаты.

9. Какими взносами облагается премия

Премии, являющиеся частью системы оплаты труда (премии за производственные результаты) облагаются взносами в том же порядке, что и основная заработная плата.

Пример 6. Расчет платежей в бюджет с премии

Работнику в апреле начислена квартальная премия за 1 квартал в размере 20 % от месячного оклада. Оклад 20 000 руб. Страховые взносы начисляются по основному тарифу. Тариф взносов в ФСС – 0,2%. В соответствии с ЛНА премия выплачивается с зарплатой за последний месяц квартала. Срок выплаты зарплаты — 10 число месяца.

Сумма премии 20 000,00 * 20 % = 4 000,00 руб.

НДФЛ с премии  4 000,00 * 13% = 520,00 / срок перечисления в бюджет — 11 апреля,

Страховые взносы 4 000,00 * 30,2 % = 1 208,00 / срок перечисления в бюджет — 15 мая.

10. Премии при начислении отпускных

Порядок учета премий при исчислении среднего заработка для отпускных установлен в пункте 15 Постановления № 922 от 24.12.2007.

Правила учета любых премий в среднем заработке следующие:

• если время в расчетном периоде отработано не полностью, премии учитываются пропорционально отработанному времени (за исключением премий, начисленных за фактически отработанное время),
• если начислено несколько ежемесячных или ежеквартальных премий по одному показателю – в расчет среднего заработка берется только одна премия (наибольшая, последняя и т.п.) за соответствующий период.

Особенности учета премии при начислении отпускных:

1. ежемесячные премии учитываются, если рассчитаны в расчетном периоде,
2. ежеквартальные премии:

• если премиальный период полностью входит в расчетный, то пересчет премии, начисленной с учетом фактически отработанного времени, не производится.
• если премиальный и расчетный период не совпадают, то нужно производить пересчет

3. годовые премии:

• учитываются независимо от даты начисления, если начислены за предыдущий год,
• если продолжительность периода, за который начислены премии, превышает продолжительность расчетного периода, в расчет берется месячная часть за каждый месяц расчетного периода,
• если годовая премия платится после отпуска, то средний заработок за отпуск необходимо пересчитать.

Пример 7. Учет годовой премии при начислении отпускных

Сотрудник идет в отпуск с 28.05.2018. Расчетный период — с 01.05.2017 по 30.04.2018.

В этом периоде выплачены 2 годовые премии — в мае 2017 за 2016 год и в апреле 2018 за 2017 год по 30 тысяч рублей. Также в июле 2017 выплачена премия за 2 квартал 2017 года в размере 10 тысяч рублей. Премии начислялись без учета фактически отработанного времени. В августе 2017 года сотруднику была выплачена премия ко Дню строителя, не предусмотренная Положением о премировании. Сотрудник был в отпуске в июне 2017 года 28 дней. В декабре 2017 болел 8 дней.

Определить, какие премии и в каком размере будут учтены при расчете отпускных.

Расчет

1. Годовая премия за 2016 год в расчет вообще не берется (можно учесть годовую премию только за предыдущий год).
2. Премию ко Дню строителя тоже не будем учитывать в расчете среднего заработка, но уже как выплату социального характера (пункт 3 Постановления № 922).
3. Годовая премия за 2017 будет учтена не в полном размере, т.к. отработано в расчетный период только 211 дней из 247 рабочих дней расчетного периода.

В расчет среднего заработка войдет

30 000,00 / 247 * 211 = 25 627,53

4. Квартальную премию за 2 квартал 2017 года полностью взять в расчет нельзя, так как премиальный период выходит за рамки расчетного периода

В расчет среднего заработка войдет

10 000,00 / 247 * 211 = 8 542,51

5. В расчет среднего заработка будет включены 2 премии из 4-х в общей сумме 34 170,04 (25 627,53 + 8 542,51).

11. Премия в расчете больничного листа

При расчете больничного листа средний заработок необходимо рассчитывать, руководствуясь требованиями Постановления Правительства РФ от 15 июня 2007 г. № 375.

В пункте 14 Положения, утвержденного указанным постановлением, установлено, что годовые премии при расчете среднего заработка берутся в размере фактических сумм, начисленных в расчетном периоде.

При этом не учитывается количество отработанных сотрудником дней в расчетном периоде (письмо ФСС РФ от 10.07.2008 № 02-08/07-2248П).

Расчетный период для начисления пособий — два календарных года, предшествующих году наступления страхового события, за который начисляется пособие.

Поэтому в расчете среднего заработка можно учесть все премии (в том числе годовые), начисленные в эти 2 года. При этом период, за который премии начислены, в расчет не берется.

Еще одно условие, которое должно соблюдаться — с премий уплачивались взносы в ФСС РФ.

Пример 8. Премия в расчете больничного листа

Сотрудник принес листок нетрудоспособности за период с 20 по 25 апреля 2018 года. Стаж сотрудника 15 лет. Расчетный период — с 01.01.2016 по 31.12.2017.

В этом периоде выплачены 3 годовые премии — в мае 2016 за 2015 и 2014 годы и в апреле 2017 за 2016 год по 40 тысяч рублей. Премия за 2014 год была выплачена на год позже в связи с тяжелым финансовым положением организации в 2015 году. Также за 2 года было выплачено 2 премии за 2 и 3 кварталы 2017 года в размере 10 тысяч рублей. Премии начислялись без учета фактически отработанного времени.

Расчет

В средний заработок можно включить все 3 годовые премии и 2 квартальные  при условии, все выплаты сотруднику (включая премии) за каждый отдельный год не превышают предельной величины базы для начисления страховых взносов в ФСС РФ.

Предположим, что это условие соблюдено, тогда в расчет среднего заработка будут включены все премии.

В расчет среднего заработка войдут следующие суммы:

30 000,00 * 3 + 10 000,00 * 2 = 110 000,00

Делать перерасчет сумм премий исходя из фактически отработанных дней при расчете пособия не нужно.

В нашей статье мы рассмотрели часто встречающиеся случаи начисления и выплаты премии, если у вас остались вопросы, задайте их в комментариях ниже.