Перерасчет отпускных, как и перерасчет заработной платы, происходит довольно часто. Но есть свои особенности. Рассмотрим основные правила перерасчета отпускных в различных ситуациях.
Содержание статьи:
1.Перерасчет отпускных
2.Перерасчет отпускных при индексации
3.Перерасчет отпускных при отзыве из отпуска
4.Перерасчет отпускных в связи с больничным
5.Перерасчет отпускных при увольнении
6.Перерасчет отпускных НДФЛ
- Перерасчет отпускных
Напомним, что отпускные рассчитываются, исходя из среднего заработка работника.
Эта норма прописана в Трудовом Кодексе (ТК РФ) в статье 139.
Особенностям расчета среднего заработка посвящено Постановление № 922 от 24.12.2007.
Если возникла необходимость сделать перерасчет отпускных, важно определить, каким месяцем лучше это провести.
Перерасчет отпускных проводится месяцем начисления, если отпуск относится к месяцу начисления зарплаты. Например, отпускные начислили в начале ноября, отпуск тоже в ноябре, значит и перерасчет лучше отразить ноябрем.
Если же отпуск начинается в следующем месяце, перерасчет лучше делать следующим месяцем. Например, отпускные начислены и выплачены в конце ноября, отпуск начинается в начале декабря. После расчета зарплаты за ноябрь возникла необходимость сделать перерасчет, лучше его сделать декабрем.
- Перерасчет отпускных при индексации
Перерасчет отпускных при индексации должен производиться в обязательном порядке. Правила перерасчета отпускных при индексации — в п. 16 Постановления № 922.
Основное условие для перерасчета отпускных — индексация произведена в отношении зарплаты всех работников организации (подразделения). Если индексация не коснулась зарплаты хотя бы одного сотрудника, перерасчет отпускных при индексации не производится никому.
Сумма перерасчета зависит от того, в какой момент произошло повышение заработной платы:
- повышение в расчетном периоде (12 месяцев до месяца расчета отпускных) — пересчитывается весь расчетный период,
- индексация после расчетного периода, но до начала отпуска — пересчитывается расчетный период,
- увеличение оклада во время отпуска — средний заработок корректируется с даты увеличения оклада (тарифной ставки).
Пример 1.
Отпуск на 14 календарных дней. Расчетный период отработан полностью. Повышение окладов произошло в середине расчетного периода. Оклад до повышения 25 тыс. рублей, после повышения — 27 тыс. рублей.
Коэффициент индексации КИ = 27 000 / 25 000 = 1,08
Расчет отпускных без учета индексации:
(25 000 * 6 + 27 000 * 6) / (29,3 * 12 ) * 14 = 12 423,21
Перерасчет отпускных при индексации:
(25 000 * 6 * 1,08 + 27 000 * 6) / (29,3 * 12 ) * 14 = 12 901,02.
Перерасчет отпускных при отзыве из отпуска обусловлен уменьшением исчисленных отпускных. Излишне начисленные суммы отпускных работник может как вернуть, так они могут быть зачтены в счет заработной платы после досрочного выхода из отпуска.
В обоих этих случаях потребуется письменное согласие работника. Согласие может быть оформлено в виде заявления работника, например, в котором он просит удержать из зарплаты выплаты отпускных за столько-то дней в связи с добровольным согласием на отзыв из отпуска.
Но не всегда работник соглашается на такие действия работодателя.
Для случая, когда работник не соглашается на возврат или зачет излишне выплаченных отпускных при отзыве из отпуска, Роструд на своем сайте онлайнинспекция.рф рекомендовал проводить перерасчет излишне выплаченных отпускных.
Перерасчет отпускных при отзыве из отпуска рекомендовано проводить при расчете нового отпуска, исходя из нового расчетного периода и нового среднего заработка, выплачивая за неотгуленные ранее дни отпуска разницу работнику.
Тонкий момент при отзыве из отпуска — оплата работодателем стоимости проезда от места проведения отпуска до места работы.
Минфин РФ считает, что у работника возникает налогооблагаемый НДФЛ доход (Письмо Минфина РФ от 20.10.2017 № 03-04-06/68852). Страховые взносы на эту сумма тоже лучше начислить.
А вот если из места отпуска работник при отзыве сразу отправляется в командировку, стоимость проезда НДФЛ и взносами не облагается, даже если после командировки работник вернется в место проведения отпуска, отличное от места работы (Письмо Минфина РФ от 17.01.2017 № 03-04-06/1546 и др.).
Неотгуленные дни отпуска по желанию работника предоставляются ему в течение года отпуска, либо присоединяются к следующему отпуску/его части (ст. 125 ТК РФ).
Напомним, что нельзя отзывать из отпуска сотрудников следующих категорий (ст. 125 ТК РФ), даже если они согласны прервать отпуск:
- беременные женщины,
- несовершеннолетние,
- работники, занятые на работах с вредными или опасными условиями труда.
Также нельзя отзывать сотрудника из отпуска, если он дробил отпуск на части. Например, ранее брал отпуск по неделе, на момент отзыва «отгуливает» последнюю часть отпуска продолжительностью 14 дней.
Нельзя отозвать работника из учебного или неоплачиваемого отпуска.
- Перерасчет отпускных в связи с больничным
Перерасчет отпускных в связи с больничным имеет свои особенности.
Если сотрудник заболел перед отпуском или во время него, по общему правилу срок отпуска должен быть перенесен или продлен (ст. 124 ТК РФ).
Перерасчет отпускных в связи с больничным не потребуется, если дата начала отпуска и дата продления отпуска приходятся на один месяц.
Пример 2.
Работник пошел в отпуск на 14 дней с 14.11.22 по 27.11.22. С 18 до 23 ноября был на больничном, по согласованию с работодателем отпуск был продлен на период с 28 ноября по 01 декабря.
Так как 14 и 28 ноября — это даты одного месяца, расчетный период остался прежним. Не смотря на то, что окончание срока отпуска пришлось уже на следующий месяц, перерасчет отпускных не требуется.
Перерасчет отпускных в связи с больничным нужен, если после больничного работник вышел из отпуска в плановый срок, а неотгуленные дни попросил присоединить ко второй части отпуска, которая по графику планировалась через несколько месяцев.
В этом случае перерасчет отпускных в связи с больничным необходим.
Изменился расчетный период, возможно, изменился МРОТ, оклад и т.п.
Пример 3.
Работников в феврале получены отпускные за 14 дней из расчета среднего заработка за день — 1 300, всего за вычетом НДФЛ 15 834,00.
В отпуске сотрудник заболел (5 дней больничного), вышел из отпуска во-время, 5 дней попросил присоединить ко второй части отпуска.
Вторую часть продолжительностью 14 + 5 дней взял через 3 месяца, изменился расчетный период, изменился средний заработок (до 1400).
Перерасчет:
((1400 – 1300) * 5) – 13% = 435 рублей сумма доплаты за неотгуленные ранее 5 дней.
Если во время отпуска заболел не сам работник, а его ребенок, больничный по уходу за ним выписывается только со дня, когда работник должен был приступить к работе (выйти из отпуска). Об этом — в письме Минтруда от 17.02.2020 № 14-2/ООГ-8522. Соответственно, ни о каком перерасчете опускных в связи с больничным в такой ситуации речь не идет.
- Перерасчет отпускных при увольнении
Перерасчет отпускных при увольнении возможен в случаях, когда была допущена счетная ошибка при расчете, либо когда до увольнения работника ему было увеличение заработной платы.
В первом случае перерасчет отпускных при увольнение осуществляется в общем порядке, как при ошибке в расчетах заработной платы в любых других случаях:
- рассчитывается правильная сумма,
- проводится корректировка расчета либо на разницу в расчетах, либо первоначальные данные сторнируются, а новые проводятся. В аналогичном порядке исправляются суммы удержанного НДФЛ и начисленных страховых взносов (особенности – в следующих разделах).
Перерасчет отпускных при увольнении возможен, если уже после его расчета работнику были определены дополнительные выплаты.
Говоря о втором случае, напомним, что ТК РФ установлена обязанность работодателя при увольнении работника выплачивать ему компенсацию за все «неотгуленные» отпуска (ст. 127 ТК РФ).
Расчет отпускных ведется по общим правилам Постановления № 922. Например, если работница увольняется сразу после отпуска по уходу за ребенком до достижения им 1,5 лет, в расчет берется период продолжительностью 12 месяцев до начала отпуска по беременности и родам. Если было повышение заработной платы, средний заработок индексируется.
- Перерасчет отпускных НДФЛ
Перерасчет отпускных НДФЛ рассчитывается по итогам месяца, если и сам расчет и перерасчет отпускных прошли в одном месяце.
Перерасчет отпускных НДФЛ в следующем месяце зависит от того, в какую сторону был выполнен перерасчет: в большую, или в меньшую.
Если в большую, то при выплате доплаты нужно доудержать НДФЛ.
При увеличении суммы отпускных положительная разница отражается на дату выплаты дополнительной суммы отпускных.
Если сумма отпускных уменьшается, сторнированный НДФЛ отражается на дату выплаты первоначальных отпускных.
В этом случае может быть производен зачет, либо возврат НДФЛ. Последний — только в том случае, когда работник пишет заявление на возврат НДФЛ.
В случае возврата НДФЛ работнику, сумма НДФЛ по всем сотрудниками может быть уменьшена на сумму возврата НДФЛ сотруднику, по которому был перерасчет отпускных НДФЛ.
Страховые взносы тоже нужно пересчитать.
При увеличении суммы отпускных — в месяце перерасчета отпускных.
При уменьшении суммы отпускных возможны варианты:
- если в месяце перерасчета отпускных у работника есть другой доход, и отрицательные суммы сторнированных при перерасчете отпуска взносов перекрываются взносами с такого другого дохода, то перерасчет взносов отражается в месяце перерасчета отпускных,
- в противном случае перерасчет отпускных следует отразить в месяце первоначального расчета взносов с отпускных сумм.
С 2023 года перерасчет отпускных НДФЛ будет всегда оформляться текущей датой, т.к. датой дохода будет признаваться дата его выплаты, изменение суммы дохода и, соответственно, корректировка НДФЛ будет фиксироваться на дату перерасчета.
Мы с вами рассмотрели перерасчет отпускных в различных жизненных ситуациях, а также перерасчет отпускных НДФЛ и страховые взносы. Если у вас остались вопросы, пишите их в комментариях.
Присоединяйтесь к нашему курсу по зарплате
Подписывайтесь на наш телеграм
Добрый день! При перерасчете отпускных в меньшую сторону, нужно ли менять сумму удержанного НДФЛ в ведомостях , по которым были выплачены отпускные?
Здравствуйте, если отпускные были пересчитаны в меньшую сторону, образуется излишне удержанный НДФЛ. Его нужно будет вернуть работнику или зачесть при очередной выплате доходов. Уменьшать удержанный налог в Ведомости на выплату исходной суммы отпускных не нужно.