Кадры и персонал: в чём принципиальная разница терминов в 2026 году

Кадры и персонал — два близких термина, которые в российской практике обозначают работников организации, но применяются в разных контекстах и несут разную смысловую нагрузку. Кадры — узкий учётно-правовой термин: штатный состав по трудовым договорам. Персонал — широкое управленческое понятие: все, кто работает в интересах компании, включая подрядчиков, аутстафф, стажёров. Разберём, в чём принципиальная разница, кого включает каждое из понятий, как термины применяются в ТК РФ, в кадровом делопроизводстве и в HR-стратегии, и какие ошибки в документах возникают при путанице. Это часть большого материала про кадровое делопроизводство, где подробно описаны процедуры от приёма работника до архивного хранения личных дел.

Автор статьи — Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству, трудовому праву и электронному документообороту с опытом более 10 лет. Имеет высшее юридическое образование (трудовое право), более 10 лет в кадровом консалтинге, практический опыт внедрения КЭДО и ЭЦП. Автор публикаций в профильных изданиях по HR.

Кадры и персонал: суть терминологического различия

Кадры и персонал — не синонимы, хотя в обиходе их используют как взаимозаменяемые. Принципиальная разница лежит в плоскости юридической: кадры — это люди, оформленные трудовыми договорами по нормам ТК РФ. Персонал — все, кто фактически работает в компании или на её результат, в том числе по гражданско-правовым договорам, по договорам аутстаффинга, по соглашениям с самозанятыми. Юридически круг кадров уже круга персонала, хотя в большинстве компаний эти круги почти совпадают.

В кадровом делопроизводстве слово «кадры» фигурирует в названиях подразделений (отдел кадров), в названиях документов (личная карточка работника, кадровый приказ), в формулировках ст. 62, 65, 66.1 ТК РФ. Персонал — управленческое понятие, оно встречается в HR-стратегии, в положениях о персонале, в маркетинговых материалах. Когда инспектор ГИТ приходит на проверку и просит «документы по кадрам», он имеет в виду строго трудовые договоры, штатку, табели, приказы по личному составу. Когда HR-директор готовит «стратегию работы с персоналом» — имеется в виду вся палитра отношений с людьми, в том числе с подрядчиками и заёмным составом.

Численность кадров и численность персонала на одной и той же дате могут отличаться в разы. Например, в строительной компании в штате официально оформлены 80 рабочих и 20 инженеров — это 100 кадров. Параллельно на объекте работают 200 человек по договорам с субподрядчиками и 30 самозанятых разнорабочих — это часть персонала, но не кадров. Для отчётности в Социальный фонд считается только штатка. Для управленческой аналитики — вся численность 330 человек. Разница принципиальна для бюджета, для постановки задач и для формирования корпоративной культуры.

Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству и трудовому праву:
«В практике Азбуха я вижу, как путаница в терминах ломает учёт. Гендир приходит и говорит: «У меня 200 человек персонала». Начинаешь разбираться — в штатке 140, остальные на ГПХ или через аутсорс. Когда ГИТ запрашивает данные о численности кадров — подаём 140. Когда налоговая считает РСВ — снова 140 плюс ГПХники как застрахованные лица. А когда речь о корпоративе на Новый год — 200, потому что зовём всех. Один набор людей, три разные численности. Кадровик это понимает с первого дня, а вот руководители — нет, и поэтому в управленческой отчётности у них вечный головняк с цифрами.»

Откуда взялись оба термина и как они закрепились в русском языке

Слово «кадры» пришло в русский язык в начале XX века из французского cadre. Изначально cadre означал раму, рамку, потом — постоянный состав армии (офицеры и сверхсрочники, формирующие «костяк» части). В русский язык термин зашёл через военную сферу: кадровая армия, кадровый офицер, кадровый рабочий. После лозунга «Кадры решают всё» 1935 года слово окончательно закрепилось за гражданской сферой как обозначение штатного, профессионального состава работников. В советском КЗоТ работа с кадрами регулировалась как часть управления трудовыми ресурсами.

Слово «персонал» пришло в русский язык раньше — в XIX веке — из французского personnel и латинского personalis. Изначально означало «относящийся к лицу, к человеку». В русский деловой обиход вошёл через военную и медицинскую сферы (медицинский персонал, обслуживающий персонал). Применялось как обозначение группы людей, занятых обслуживанием какой-то функции. В советские годы термин «персонал» использовался реже, чем «кадры», и нёс оттенок второстепенности: кадры — руководящий и инженерно-технический состав, персонал — технические исполнители, рабочие, обслуга.

В постсоветский период баланс изменился. С приходом западных управленческих практик «персонал» стал основным термином в HR-стратегии и менеджменте. Появились должности «директор по персоналу», «менеджер по персоналу», «аналитик по персоналу». Слово «кадры» сохранилось в учётно-юридической части — в названиях отделов кадров, в кадровом делопроизводстве, в формулировках ТК РФ. Параллельно появились заимствования: HR (human resources), employees, staff. В современной российской компании одновременно используются все четыре пласта лексики: кадры (юридически), персонал (управленчески), сотрудники (корпоративно), HR (стратегически).

Этимологическая разница объясняет современную: «кадры» — постоянный костяк, рама, основа. «Персонал» — совокупность лиц, связанных функцией. Кадры — про статус и оформление. Персонал — про роль и работу. Эти оттенки сохраняются в каждом современном употреблении. Когда говорят «кадровый резерв» — имеют в виду внутренний потенциал штатных работников. Когда говорят «линейный персонал» — имеют в виду рядовых исполнителей независимо от формы оформления.

Что включает понятие «кадры» в современной компании

Кадры в современной российской компании — это работники, состоящие в трудовых отношениях по нормам ТК РФ. Базовый признак — наличие действующего трудового договора. Если договор подписан, работник включён в штатное расписание и фактически выполняет трудовую функцию, он относится к кадрам. Юридически нет разницы, основная это работа или совместительство, постоянная или срочная, очная или дистанционная.

В состав кадров входят:

Работники по основному трудовому договору — постоянный штатный состав, для которого данное место работы является основным.

Работники по срочному трудовому договору — принятые на ограниченный срок (для замещения отсутствующего работника, на период сезонных работ, для проектов с заранее известным окончанием).

Совместители — внутренние и внешние, оформленные по ст. 60.1 и гл. 44 ТК РФ.

Дистанционные работники — выполняющие функцию через интернет, регулируются гл. 49.1 ТК РФ.

Надомники — работающие на дому из материалов работодателя, гл. 49 ТК РФ.

Работники с особым режимом — на сезонных работах, на временных, на условиях неполного рабочего времени.

Иностранные работники — граждане других государств, оформленные по ТК РФ с учётом миграционного законодательства.

Несовершеннолетние — лица 14-18 лет, оформленные с соблюдением гл. 42 ТК РФ.

В состав кадров НЕ входят:

Подрядчики по договорам ГПХ — они не работники, а исполнители, оказывают услуги или выполняют работу по гражданско-правовому договору. Их учёт ведётся отдельно, они не включены в штатное расписание, на них не оформляется личная карточка Т-2, в трудовой стаж по ТК РФ это время не идёт. С 2026 года для них установлен порог: если в течение 12 месяцев в организации одновременно работают 35 и более лиц по ГПХ или объём договоров превышает определённый лимит — возможна переквалификация в трудовые отношения по ст. 19.1 ТК РФ.

Самозанятые — физические лица, применяющие НПД (налог на профессиональный доход) по 422-ФЗ. Не работники, отношения регулируются гражданским законодательством. Однако ГИТ и налоговая активно проверяют, не маскируют ли стороны трудовые отношения под самозанятку. Признаки переквалификации: регулярный график, фиксированная оплата, рабочее место в офисе, подчинение внутренним правилам.

Заёмный персонал (аутстафф, аутсорсинг) — оформлены в другой организации, фактически работают в офисе заказчика. С 2016 года заёмный труд по 116-ФЗ ограничен: разрешён только аккредитованным частным агентствам занятости или для аффилированных компаний. В кадровый состав заказчика не включаются.

Стажёры без оформления договора, волонтёры, наблюдатели — не работники. Если стажёр оформлен ученическим договором по гл. 32 ТК РФ — он часть кадров. Если просто проходит практику без бумаг — нет.

Учредители без трудового договора — сам факт владения долей в уставном капитале не делает человека работником. Если учредитель занимает должность гендиректора или иную — он становится работником и относится к кадрам.

Что включает понятие «персонал» в управленческом контексте

Персонал — управленческий, аналитический термин. Он шире кадров и включает всех, кто работает в интересах компании или влияет на её результат, независимо от формы оформления. В HR-стратегии, в финансовом моделировании, в анализе численности и расходов на человеческий ресурс используется именно «персонал». Это позволяет сравнивать компании с разной структурой найма, считать общую эффективность, планировать развитие коллектива.

В состав персонала входят все категории кадров (трудовые договоры всех типов) плюс:

Подрядчики по ГПХ — оказывают регулярные услуги (бухгалтер на аутсорсе, юрист по договору, IT-консультант). Формально не в штате, но фактически часть рабочего процесса.

Самозанятые — выполняют постоянные функции (курьеры, водители, дизайнеры на проекты, копирайтеры, бухгалтеры микробизнеса).

Заёмный персонал — сотрудники аутстаффинговых агентств, работающие на территории заказчика. Часто это рабочие специальности, охрана, клининг, кол-центры.

Аутсорс-команды — подрядные организации, выполняющие функцию целиком (бухгалтерия на аутсорсе, юр-аутсорс, кадровый аутсорс, IT-аутсорс). Их сотрудники не индивидуализируются — заказчик имеет дело с компанией-исполнителем.

Стажёры, волонтёры, ассистенты без формального оформления — в крупных компаниях их учитывают в HR-аналитике как часть рабочего пула.

Совместно работающие команды партнёров — в IT-проектах часто бывают команды от заказчика и подрядчика, работающие как одно целое. С точки зрения управления это единый персонал проекта.

Персонал делится на категории по нескольким основаниям. Одно из распространённых — деление на «продуктивный» (создающий ценность напрямую, например, разработчики, продавцы, производственные рабочие) и «обслуживающий» (бухгалтерия, IT-поддержка, безопасники, эйчары, кадровики, секретари, уборщики). Это деление не имеет юридического смысла, но критично в управленческом учёте: на продуктивный персонал считают окупаемость, на обслуживающий — расходную часть. В сервисе Азбуха при автоматизации HR-процессов мы первым делом разделяем эти две группы — инструменты и метрики у них разные.

Юлия К, эксперт по управлению персоналом и HR-аналитике:
«Когда руководитель спрашивает «сколько у меня людей в компании», правильный ответ — вопросом на вопрос: считать как кадры или как персонал? Юрик с 80 штатных и 60 ГПХ + 40 аутстаффом — это 80 кадров и 180 персонала. Бюджет на оплату труда — на 80 человек. Бюджет на корпоратив, обучение, плюшки — на всех 180. Стратегию управления персоналом строим на 180. Кадровый учёт ведём на 80. Это разные грабли, и каждый раз приходится напоминать. Особенно когда в одной таблице у эйчара одни цифры, а у бухгалтерии — другие, и руководитель не понимает, кто из них врёт. Никто не врёт — просто термины разные.»

Как термины используются в нормативных документах РФ

Нормативная база РФ оперирует обоими терминами, но в разных пропорциях и смысловых акцентах. Трудовой кодекс РФ преимущественно использует слово «работник» — именно это юридический термин ТК РФ. Слово «кадры» встречается в кодексе в составе устойчивых словосочетаний: «подготовка кадров высшей квалификации» (ст. 173), «национальная система профессиональных квалификаций», «кадровое обеспечение». Самостоятельного определения «кадров» в ТК РФ нет — термин отнесён к общеупотребительной лексике.

«Персонал» в ТК РФ встречается реже и тоже без отдельного определения. Используется в контексте: «обслуживающий персонал», «медицинский персонал», «персонал, работающий с отдельными категориями». Большая часть употреблений — в специальных главах о работе в особых условиях. В законе 116-ФЗ «О заёмном труде» 2014 года появился термин «предоставление труда работников (персонала)» — и это первый случай, когда персонал упоминается как самостоятельный объект правового регулирования, отличный от штатных работников.

Профстандарт «Специалист по управлению персоналом» (приказ Минтруда РФ от 09.03.2022 № 109н) использует слово «персонал» как обобщающее. Внутри стандарта выделены обобщённые трудовые функции: «Документационное обеспечение работы с персоналом» (это и есть кадровое делопроизводство), «Деятельность по обеспечению персоналом» (подбор), «Деятельность по оценке и аттестации персонала», «Деятельность по развитию персонала». То есть «управление персоналом» — зонтичное понятие, «кадровое делопроизводство» — его подмножество, привязанное к учёту по ТК РФ.

Постановление Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250 регулирует порядок ведения трудовых книжек. Приказ Росархива от 31.07.2023 № 77 определяет сроки хранения кадровых документов — 50 лет для документов, оформленных на работников после 01.01.2003, и 75 лет для оформленных до этой даты. Закон 152-ФЗ «О персональных данных» регулирует обработку данных работников. Ни в одном из этих актов нет легальной дефиниции слов «кадры» или «персонал» — они используются по сложившейся практике. Разъяснения по применению норм трудового права доступны на портале онлайнинспекция.рф — официальном ресурсе Роструда.

В отчётности за 2026 год оба термина встречаются в формах разных ведомств. Форма ЕФС-1 в Социальный фонд — «численность работников» (юридический термин). Форма П-4 в Росстат — «среднесписочная численность» с пояснениями о включении/невключении совместителей и ГПХ. Управленческая отчётность — «численность персонала» с детализацией по категориям. Из-за этой разницы в одной компании в разных отчётах за один период могут стоять разные числа — и это не ошибка, а особенность учёта.

Кадровая служба и HR-департамент: распределение функций

В современной российской компании работа с кадрами и работа с персоналом часто разнесены по разным подразделениям. Кадровая служба (отдел кадров) занимается юридически значимыми операциями: оформлением, учётом, отчётностью, ЛНА. HR-департамент (служба персонала, управление по работе с персоналом) занимается стратегическими функциями: подбором, адаптацией, обучением, оценкой, мотивацией, развитием. В малом бизнесе обе функции совмещает один человек. В среднем — формируются параллельные службы. В крупном — HR-департамент с подчинённым отделом кадров внутри него.

Функции кадровой службы (работа с кадрами)

Оформление приёма на работу: приказ Т-1, трудовой договор, личная карточка Т-2, запись в трудовой книжке (или передача данных в Социальный фонд по ЕФС-1).

Оформление переводов, отпусков, командировок, дополнительных соглашений, увольнений по приказам Т-5, Т-6, Т-9, Т-8.

Ведение табеля учёта рабочего времени (Т-12 / Т-13), расчёт периодов для оплаты больничных и отпускных.

Подготовка локальных нормативных актов: ПВТР, Положение об оплате труда, Положение о премировании, Положение о персональных данных, должностные инструкции.

Ведение воинского учёта по ст. 8 закона 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе».

Сдача отчётности в Социальный фонд (ЕФС-1), в налоговую (косвенно — через данные для бухгалтерии), в Росстат (П-4).

Взаимодействие с проверяющими: ГИТ, прокуратура, суд, миграционная служба.

Архивное хранение кадровых документов: 50 или 75 лет по приказу Росархива № 77.

Функции HR-департамента (работа с персоналом)

Стратегия управления персоналом: численное планирование, бюджетирование расходов на людей, прогноз потребности в кадрах на 1-3 года.

Подбор персонала: формирование вакансий, размещение на job-бордах (hh.ru, Работа.ру, Avito Работа), скрининг резюме, проведение собеседований, оффер.

Адаптация (онбординг): план первых 30/60/90 дней, бадди, чек-листы для новичка, обратная связь по итогам испытательного срока.

Обучение и развитие: корпоративный университет, LMS-платформа, программы повышения квалификации, soft-skills, программы кадрового резерва.

Оценка персонала: KPI, performance review, 360-оценка, ассессмент-центры, оценка по компетенциям.

Мотивация и вовлечённость: системы премирования, нематериальная мотивация, корпоративные мероприятия, опросы вовлечённости (eNPS).

Корпоративная культура и внутренние коммуникации: корпоративный портал, рассылки, HR-бренд работодателя.

Работа с тематическими проектами: дизайн-сессии, work-life balance, well-being, ESG-проекты с участием персонала.

Из этого распределения видно: кадровая служба отвечает за то, чтобы каждое движение работника было оформлено корректно и компания не получила штраф по ст. 5.27 КоАП. HR-департамент отвечает за то, чтобы у компании были нужные люди в нужном количестве, мотивированные и развитые. Между этими двумя функциями нужна стыковка — данные о приёме новичка должны попасть и в личное дело (кадровая зона), и в систему адаптации (HR-зона). В сервисе Азбуха мы строим эту стыковку через единое пространство данных: один источник правды о работнике, доступный обеим службам по правам.

Образцы кадровых документов для скачивания

Стоимость автоматизации работы с кадрами и персоналом в 2026 году

Автоматизация работы с кадрами и персоналом в 2026 году давно перестала быть опцией для крупного бизнеса. На рынке доступны готовые SaaS-решения для компаний от 30 человек. Базовый КЭДО для кадровой части и HCM-стек для управленческой части складываются в единый бюджет, который окупается на штате от 70 работников за счёт экономии на бумаге, на времени кадровика и на снижении штрафных рисков по ст. 5.27 КоАП.

Минимальная сумма договора по тарифу «Лайт» — 34 300 ₽/год при штате 70 человек. Бесплатный пробный период — 30 дней без обязательств. Итоговая стоимость складывается из тарифа на КЭДО (по числу штатных работников — кадров) и тарифов на модули по работе с персоналом (подбор, адаптация, обучение, оценка) — каждый из них считается по своей логике: за рекрутера, за активного пользователя или за компанию.

Сводный расчёт под параметры конкретной компании удобно делать на странице актуальных тарифов сервиса Азбуха. Там же доступен онлайн-калькулятор и сводная таблица по всем модулям HCM-стека: КЭДО, подбор, обучение, адаптация, оценка вовлечённости, OKR/KPI.

Типичные ошибки в применении терминов «кадры» и «персонал»

Путаница в терминологии встречается у руководителей, бухгалтеров, начинающих эйчаров. На крупных проверках это создаёт головняк — инспектор спрашивает про кадры, а компания подаёт данные о всём персонале (включая ГПХ и аутстафф). Или наоборот — в управленческой отчётности численность заниженная, потому что считали только штат, а реально работают вдвое больше.

Ошибка 1. «У меня в кадрах 200 человек»

Что не так: в штатке 140, остальные 60 — подрядчики и самозанятые. Юридически кадровый состав — 140 человек. Подавать в ГИТ цифру 200 нельзя — инспектор начнёт разбираться, кто эти 60 и не маскируют ли стороны трудовые отношения под ГПХ.

Цена ошибки: при выявлении переквалификации ГПХ в трудовые — доначисление НДФЛ и страховых взносов за весь период, штраф по ст. 5.27 КоАП до 100 000 ₽ за каждого работника, плюс пеня за просрочку уплаты налогов. На массовом найме через ГПХ цена ошибки доходит до миллионов.

Ошибка 2. «Подаём в Социальный фонд весь персонал»

Что не так: в форму ЕФС-1 идут только лица, в отношении которых компания выступает страхователем по ОПС, ОМС, ВНиМ — то есть штатные работники по трудовым договорам и лица по ГПХ, у которых компания удерживает взносы. Аутстафф и сотрудники подрядных организаций — не идут.

Цена ошибки: лишние записи в Социальный фонд — не штраф, но косяк, который придётся откатывать через корректирующую отчётность. На больших объёмах это часы работы кадровика и бухгалтера.

Ошибка 3. «Пишем в трудовом договоре «сотрудник»

Что не так: в ТК РФ нет термина «сотрудник». Есть «работник». Если в договоре стоит «Сотрудник: ИвановА.А.», это не критическая ошибка, но при формальной проверке инспектор может сделать замечание. Особенно в учреждениях с госучастием, где формы документов жёстко проверяются.

Цена ошибки: переподписание трудовых договоров с уже работающими людьми, что само по себе процедурно сложно. Дешевле сразу писать «работник» в шаблоне.

Ошибка 4. «Положение о персонале распространяется на ГПХ»

Что не так: ЛНА работодателя по ТК РФ распространяются только на работников. Подрядчики по ГПХ работают по гражданско-правовому договору, который сам по себе является источником их прав и обязанностей. Распространение на них Правил внутреннего трудового распорядка, должностных инструкций или Положения об оплате труда — это признак переквалификации в трудовые отношения.

Цена ошибки: при проверке ГИТ или налоговой — переквалификация ГПХ в трудовой договор задним числом со всеми последствиями (см. ошибку 1).

Ошибка 5. «В управленческой отчётности численность только штатных»

Что не так: гендир смотрит на численность 140 человек и считает, что у него в компании работают 140 человек. Реально на объекте 200, потому что 60 на ГПХ и через подряд. Управленческие решения принимаются на занижённой картинке, и это плохо для прогнозов и бюджетирования.

Цена ошибки: некорректный бюджет на ФОТ, ошибочные решения по перестройке функций, неверная оценка эффективности команд.

Как разграничить термины «кадры» и «персонал» в работе компании

На уровне ежедневной работы кадровика и эйчара разграничение терминов сводится к проверке источника обязательства. Если есть трудовой договор — это кадры, и работают нормы ТК РФ. Если договор гражданско-правовой — это персонал, но не кадры, и работает ГК РФ. Если человек оформлен в другой компании, а трудится у нас — это персонал, и работает 116-ФЗ. Этот простой тест снимает 90% вопросов в ежедневной работе. Сложнее с пограничными случаями: учредители без договора, фрилансеры с регулярными выплатами, удалённые исполнители из других стран.

Алгоритм определения, где какой термин применять

Юлия К, специалист по кадровому учёту и трудовому праву:
«Нюанс при работе с терминами — в названиях ЛНА. Положение о персонале можно делать общим документом для всей компании, но в нём обязательно указать, на какую категорию какие пункты распространяются. Если просто написать «распространяется на персонал», и под этим подразумевать всех, включая ГПХ — это уже зона риска. Я в проектах закладываю в Положение специальный пункт: «Положение распространяется на работников, заключивших трудовой договор по ТК РФ. Отношения с подрядчиками регулируются договорами ГПХ». Один абзац — и снят вопрос на годы вперёд.»

Что изменилось в 2026 году в работе с кадрами и персоналом

В 2026 году произошло несколько изменений, которые усиливают разрыв между понятиями «кадры» и «персонал» в практическом применении. Социальный фонд России (объединивший с 01.01.2023 ПФР и ФСС) обновил формы отчётности — в ЕФС-1 теперь подаются данные не только о штатных работниках, но и о большинстве лиц по ГПХ. Это сблизило часть управленческой и юридической отчётности, но не размыло принципиальной разницы: ЛНА работодателя по ТК РФ всё равно распространяются только на работников.

С 2024 года введён налоговый мониторинг работы с самозанятыми. Если компания массово работает с одними и теми же самозанятыми регулярно — налоговая запрашивает пояснения и проверяет признаки трудовых отношений. Это усилило требования к документированию работы с теми, кто не входит в кадры, но входит в персонал.

В сфере КЭДО (кадровый электронный документооборот) с 2026 года работодатели массово переводят оформление приёма, переводов и увольнений в электронный вид. Это касается только кадров — подрядчики по ГПХ и самозанятые в КЭДО не включаются, потому что для них формат подписания регулируется их собственными договорами и нормами ГК РФ. Подписание происходит через УНЭП в Госключе или через УКЭП на токене. За время работы сервиса Азбуха мы помогли сотням российских компаний выстроить КЭДО для штатных кадров параллельно с автоматизацией работы с подрядчиками — это разные системы и разные регламенты, хотя на верхнем уровне руководитель видит единый интерфейс.

Дефицит кадров на рынке труда в 2026 году подталкивает компании к гибридным моделям найма. Часть функций закрывается штатными работниками (кадры), часть — регулярными подрядчиками-самозанятыми (персонал, но не кадры), часть — через временное привлечение через аутстафф. Это требует от HR-функции умения работать со всеми тремя пластами одновременно. Кадровая часть даёт юридическую устойчивость. HR-часть — управленческую гибкость.

Часто задаваемые вопросы