Отдел делопроизводства и кадровая служба: функции и границы

Отдел делопроизводства отвечает за регистрацию, маршрутизацию, контроль исполнения и хранение документов организации, а кадровая служба ведёт документы по личному составу — и на стыке этих двух подразделений возникает большая часть путаницы с ответственностью за бумаги. В статье разберём, какие функции закреплены за делопроизводителями, какие — за кадровиками, где проходит граница ответственности, кто хранит приказы по личному составу 50 лет и как два отдела работают в одном контуре документооборота. Материал пригодится при разработке положений о подразделениях, распределении зон ответственности и подготовке к проверке ГИТ.

Автор статьи — Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству, трудовому праву и электронному документообороту с опытом более 10 лет. Имеет высшее юридическое образование (трудовое право), более 10 лет в кадровом консалтинге, практический опыт внедрения КЭДО и ЭЦП. Автор публикаций в профильных изданиях по HR.

Что такое отдел делопроизводства и чем он занимается

Отдел делопроизводства (канцелярия, общий отдел, служба ДОУ — названия в штатных расписаниях встречаются разные) обеспечивает движение документов компании от момента создания или поступления до передачи в архив. Подразделение работает со всем массивом документов юрлица: входящая и исходящая корреспонденция, организационно-распорядительные документы, договоры, протоколы, служебные записки. Кадровые документы — только часть этого массива, и часть специфическая, со своими сроками хранения и своим надзорным органом.

Базовые функции отдела делопроизводства выглядят так:

• приём, первичная обработка и регистрация входящих документов;
• регистрация и отправка исходящей корреспонденции;
• маршрутизация документов между подразделениями, передача на резолюцию руководителю;
• контроль сроков исполнения поручений по документам;
• разработка и актуализация номенклатуры дел организации;
• формирование дел, подготовка документов к передаче в архив;
• разработка инструкции по делопроизводству и шаблонов бланков;
• заверение копий, работа с печатями и штампами.

Оформление реквизитов организационно-распорядительных документов регулирует ГОСТ Р 7.0.97-2016. Он добровольный, но на практике инструкции по делопроизводству в компаниях пишут именно по нему — так проще, и при спорах документ с правильно оформленными реквизитами выглядит убедительнее. Хранение и комплектование архивов регулирует 125-ФЗ «Об архивном деле» и правила Росархива, утверждённые приказом от 31.07.2023 № 77.

Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству:
«Кадровики часто думают, что номенклатура дел — это головняк канцелярии, и их она не касается. А потом ГИТ запрашивает приказы по личному составу за 2019 год, и выясняется, что дела не формировались, описи нет, половина приказов лежит в коробке у бывшего делопроизводителя. Номенклатура — общая, и раздел по кадрам в ней заполняет кадровая служба, а не девочка из канцелярии, которая не отличает Т-2 от Т-8.»

Функции кадровой службы в документообороте компании

Кадровая служба ведёт документы по личному составу и документы, регулирующие трудовые отношения. Это отдельный документальный контур со своей нормативной базой: Трудовой кодекс, 152-ФЗ о персональных данных, приказы Минтруда, а с 2021 года — статьи 22.1-22.3 ТК РФ о кадровом электронном документообороте.

В зону ответственности кадровиков входят:

• трудовые договоры и допники к ним;
• приказы по личному составу: приём (Т-1), перевод (Т-5), увольнение (Т-8), отпуска, командировки, поощрения и взыскания;
• личные карточки работников (Т-2) и личные дела, если компания их ведёт;
• трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности (ЭТК), передача отчётности в Социальный фонд России;
• график отпусков (Т-7), табель учёта рабочего времени (Т-12, Т-13);
• ЛНА: ПВТР, положение об оплате труда, положение о персональных данных, должностные инструкции;
• согласия на обработку персональных данных и на взаимодействие через КЭДО;
• воинский учёт.

Принципиальный момент — сроки хранения. Документы по личному составу, созданные после 2003 года, хранятся 50 лет, до 2003 года — 75 лет. Приказы по основной деятельности, которые регистрирует канцелярия, хранятся постоянно. Графики отпусков — 3 года, табели — 5 лет (при вредных условиях труда — 50/75 лет). Если делопроизводитель и кадровик не договорились, кто и в каком журнале регистрирует приказ о возложении обязанностей, через пять лет этот приказ не найдёт никто. Проверено практикой не раз.

Разграничение ответственности: кто за какие документы отвечает

Граница между подразделениями проходит по виду документа и стадии его жизненного цикла. Универсальной схемы в законе нет — распределение закрепляется в положениях о подразделениях и инструкции по делопроизводству. Но сложившаяся практика выглядит примерно так.

В компаниях до 100-150 человек оба контура нередко ведёт один специалист по кадровому делопроизводству, совмещающий функции. Риск тут в том, что при увольнении такого универсала компания теряет оба процесса разом. В практике Азбуха мы встречали ситуацию, когда после ухода единственного делопроизводителя-кадровика новая команда три недели восстанавливала, какие журналы вообще велись и где лежат подлинники трудовых договоров за два года.

Юлия К, консультант по кадровым процессам:
«Самый частый затык — приказы о совмещении и возложении обязанностей. Кадровик считает, что это приказ по основной деятельности, канцелярия — что по личному составу. В итоге приказ не зарегистрирован нигде, а через год бухи не могут обосновать доплату при проверке. Решается одним абзацем в инструкции по делопроизводству, но этот абзац почему-то никто не пишет.»

Образцы кадровых приказов и форм для работы двух отделов

Как делопроизводство и кадровая служба взаимодействуют на практике

Точек пересечения у двух отделов больше, чем кажется на первый взгляд. Кадровый процесс почти всегда начинается или заканчивается документом, который проходит через общий контур делопроизводства.

Входящая корреспонденция. Заявление работника, отправленное почтой (классика при удалёнке и конфликтных увольнениях), приходит в канцелярию, регистрируется как входящее и только потом попадает к кадровику. Дата регистрации в журнале канцелярии — точка отсчёта двухнедельного срока предупреждения об увольнении. Если делопроизводитель зарегистрировал письмо на день позже фактического поступления, у компании появляется риск спора о дате увольнения.

Запросы госорганов. Запрос ГИТ, прокуратуры, военкомата или СФР приходит на юрлицо, регистрируется канцелярией, расписывается руководителем на кадровую службу — и дальше делопроизводитель контролирует срок исполнения. Кадровик готовит ответ, канцелярия его регистрирует и отправляет. Просрочка ответа на запрос инспектора — самостоятельное нарушение, и виноват в нём будет тот, у кого запрос завис.

Передача дел в архив. Кадровая служба формирует дела по личному составу, составляет описи, а принимает их и обеспечивает хранение архив, который обычно подчинён службе ДОУ. По правилам Росархива дела по личному составу передаются в архив организации не позднее чем через 3 года после завершения в делопроизводстве. На сайте Росархива — archives.gov.ru — опубликованы действующие правила хранения, комплектования и учёта архивных документов, по которым работают обе службы.

Ознакомление с ЛНА. Положения и инструкции по основной деятельности разрабатывают профильные отделы, регистрирует канцелярия, а вот лист ознакомления работников под подпись — зона кадровиков, потому что без ознакомления ЛНА не применишь к работнику. Двойная регистрация одного документа в двух журналах — частый косяк, который потом всплывает при сверке.

Юлия К, эксперт по трудовому праву:
«Заявление на увольнение, отправленное заказным письмом, — любимый сюжет трудовых споров. Работник считает срок с даты отправки, кадровик — с даты, когда письмо доехало до канцелярии. Суды смотрят на дату получения работодателем, и тут журнал входящих в канцелярии становится доказательством номер один. Поэтому я всегда говорю делопроизводителям: ваш журнал — это не формальность, это будущая позиция компании в суде.»

Типичные ошибки в распределении функций и их цена

Ошибка 1. Регалии без регламента. Положения о подразделениях написаны под копирку, и за приказы о совмещении, разъездном характере, дисциплинарных взысканиях формально не отвечает никто. Делают так из экономии времени при создании отдела — взяли шаблон, подписали, забыли. Цена ошибки: незарегистрированный приказ о взыскании разваливается при оспаривании увольнения по п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ, а это восстановление работника с оплатой вынужденного прогула — при средней зарплате 80 000 руб. и полугодовом споре выходит порядка 480 000 руб. плюс компенсация морального вреда.

Ошибка 2. Кадровые документы в общем архиве без отдельных описей. Мотив — «архив один, чего городить». Цена: документы по личному составу хранятся 50/75 лет, общие дела — 5-10 лет. При уничтожении общих дел по акту под нож уходят и кадровые — а за утрату документов по личному составу должностному лицу грозит штраф по ст. 13.20 КоАП РФ, и главное, компания не сможет выдать работнику справку для пенсии. Бывшие работники потом идут в суд, и суд встаёт на их сторону.

Ошибка 3. Доступ делопроизводителей к персональным данным без оформления. Канцелярия регистрирует кадровые приказы, видит фамилии, оклады, основания увольнения — а в перечень лиц, допущенных к обработке персданных, делопроизводителей не включили. Делают так по незнанию. Цена: с 30 мая 2025 года штрафы по ст. 13.11 КоАП РФ за нарушения при обработке персональных данных для юрлиц начинаются от 150 000 руб., а за утечку — от 3 000 000 руб.

Электронный документооборот: как КЭДО меняет работу двух отделов

КЭДО по ст. 22.1-22.3 ТК РФ переводит кадровые документы в электронный вид и фактически стирает физическую границу между регистрацией, маршрутизацией и хранением. Маршрут согласования, который раньше делопроизводитель вёл ногами и журналами, в системе настраивается один раз — дальше документы ходят по нему сами, с контролем сроков и автозакрытием этапов.

Работник подписывает документы УНЭП или УКЭП, в том числе через Госключ — бесплатное приложение Минцифры, где сертификат выпускается за 5-10 минут при подтверждённой учётке на Госуслугах. По данным Минтруда, озвученным на профильных вебинарах 2026 года, к КЭДО в России перешли уже десятки тысяч работодателей, а Минцифры анонсировало до конца 2026 года версию Госключа для Windows и Linux — это снимет вопрос с сотрудниками без смартфонов, которых на производствах до 10-15%. В практике Азбуха при внедрении КЭДО мы закладываем пилотную группу на 2-3 недели до раскатки на всю компанию — и почти всегда именно на пилоте выясняется, что маршруты согласования, которые годами жили в головах делопроизводителей, нигде не были описаны.

Что остаётся за делопроизводством при КЭДО? Бумажный контур никуда не девается полностью: акт о несчастном случае, приказ об увольнении и журналы инструктажей по охране труда в электронный вид по ст. 22.1 ТК РФ не переводятся. Плюс входящая корреспонденция от госорганов и контрагентов, архив бумажных дел за прошлые годы. Канцелярия становится тоньше, но не исчезает.

Юлия К, специалист по внедрению КЭДО:
«Когда внедряешь КЭДО, главный союзник — как раз делопроизводитель, а не эйчар. Он единственный знает реальные маршруты документов, со всеми обходными тропами: кто за кого подписывает, где документ лежит три дня, потому что согласующий в командировке. Если эти маршруты не вытащить из него на этапе пилота, в проме система будет конфликтовать с живым процессом, и люди начнут подписывать задним числом по-старому.»

Как разграничить функции делопроизводства и кадровой службы: пошаговая инструкция

Стоимость автоматизации кадрового документооборота в 2026 году

Бюджет на цифровизацию документального контура зависит от численности штата, набора модулей и формата размещения. Тарифы сервиса Азбуха на КЭДО считаются за сотрудника в год, пакетные решения — за компанию в месяц.

На тарифе «Стандарт» в стоимость входят конструктор шаблонов, маршруты согласования, интеграция с 1С:ЗУП, модуль ЛНА и работа с несколькими юрлицами — то есть закрывается как кадровый контур, так и значимая часть функций делопроизводства по маршрутизации. Итоговая сумма зависит от численности персонала и выбранного набора модулей — актуальные цены сервиса Азбуха помогут посчитать бюджет под вашу структуру точнее.

Вывод

Отдел делопроизводства управляет общим документальным контуром организации, кадровая служба — документами по личному составу, и эффективность обоих определяется тем, насколько чётко граница между ними закреплена в регламентах. Спорные документы стоит распределить поимённо, номенклатуру дел вести совместно, а делопроизводителей с доступом к кадровым документам — оформить как допущенных к персональным данным. КЭДО снимает значительную часть рутины с обеих служб, но требует, чтобы маршруты документов были описаны до внедрения, а не после. Сервис Азбуха помогает компаниям выстроить и автоматизировать этот контур — от аудита текущих процессов до запуска электронного подписания через Госключ.

Часто задаваемые вопросы