Отдел кадров и СФР, ФНС: отчётность и сроки в 2026 году

Взаимодействие отдела кадров с ПФР, ФСС и налоговой — это передача в государственные органы сведений о приёме, увольнении, стаже и доходах работников, без которой компания не закроет ни один отчётный период. С 1 января 2023 года ПФР и ФСС объединены в Социальный фонд России (СФР), поэтому большая часть того, что раньше уходило в два разных фонда, теперь идёт в одну форму ЕФС-1, а персонифицированные данные и взносы попадают в ФНС. Разберём, кто и куда отчитывается в 2026 году, какие формы сдаёт кадровик, а какие бухгалтер, в какие сроки и какие штрафы прилетают за просрочку даже одного сотрудника.

Автор статьи — Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству, трудовому праву и электронному документообороту с опытом более 10 лет. Имеет высшее юридическое образование (трудовое право), более 10 лет в кадровом консалтинге, практический опыт внедрения КЭДО и ЭЦП. Автор публикаций в профильных изданиях по HR.

Что изменилось: ПФР и ФСС стали СФР, а часть отчётности ушла в ФНС

Отдельных Пенсионного фонда и Фонда социального страхования больше нет. С 1 января 2023 года они слиты в Фонд пенсионного и социального страхования — официально Социальный фонд России, в речи кадровиков просто СФР или Соцфонд. Поэтому когда руководитель или старый регламент компании говорит «отчитайся в ПФР», по факту имеется в виду СФР. ФСС как самостоятельный адресат отчётности тоже исчез, хотя личный кабинет страхователя по больничным и травматизму какое-то время жил по старому адресу lk.fss.ru.

Картина взаимодействия в 2026 году распадается на две зоны. Первая — Социальный фонд: туда уходит единая форма ЕФС-1, которая собрала в себе прежние СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС. Вторая — налоговая: туда идут расчёт по страховым взносам (РСВ), 6-НДФЛ и ежемесячные персонифицированные сведения о физлицах, заменившие старую СЗВ-М. То есть кусок персучёта, который исторически шёл в пенсионный фонд, теперь администрирует ФНС. Логику в этом разделении искать бессмысленно, её нужно просто принять и запомнить, какая форма куда летит.

Есть и приятная сторона. Регистрироваться в Соцфонде отдельно работодателю не нужно. ФНС передаёт в СФР сведения из ЕГРЮЛ или ЕГРИП, и фонд ставит компанию на учёт сам, в беззаявительном порядке. Регистрационный номер страхователя присваивается автоматически и виден в выписке из ЕГРЮЛ, в личном кабинете страхователя и на сайте СФР. Заявление подают только в редких случаях — например, обособленное подразделение со своим счётом и выплатами физлицам, или ИП, заключивший договор ГПХ с условием о страховании от травматизма.

Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству:
«Самый частый затык у новичков — регистрационный номер. С 1 ноября 2024-го всем поменяли регномера, их стало 10 цифр вместо двенадцати. Кадровая берёт старый номер из прошлогоднего отчёта, вставляет в ЕФС-1 — и форма не проходит форматно-логический контроль. Проверьте свой номер на сайте СФР по ИНН и КПП, прежде чем что-то скопом отправлять.»

На практике сервиса Азбуха мы видим эту ошибку в каждом втором проекте, где компания не обновляла справочники в учётной системе с 2024 года. Старые коды территориальных органов и старый регномер — и отчёт возвращается с отказом.

Что отдел кадров сдаёт в СФР: форма ЕФС-1 и её подразделы

Главный документ во взаимодействии с Соцфондом — ЕФС-1. Это не один отчёт, а конструктор: титульный лист плюс два раздела, каждый со своими подразделами и своими сроками. Заполнить и отправить всё одновременно не получится физически, потому что подразделы живут по разным календарям. С 30 декабря 2025 года действует новая форма по приказу СФР от 17.11.2025 № 1462, электронный формат — по приказу № 1463. Старый бланк применять нельзя.

Зона ответственности кадровика — подраздел 1.1 «Сведения о трудовой деятельности». Это бывшая СЗВ-ТД. Сюда попадают приём, увольнение, перевод на другую постоянную работу, приостановление и возобновление трудового договора, переименование работодателя, а ещё заключение и расторжение договоров ГПХ. Сведения подают на всех официально оформленных — совместителей, удалёнщиков, исполнителей по гражданско-правовым договорам, за которых платят взносы.

Сроки тут жёсткие и разные. При приёме, увольнении, приостановлении или возобновлении договора — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. Это та самая ловушка, где кадровая чаще всего и спотыкается: оформили приказ о приёме сегодня, а завтра последний день, чтобы отправить сведения в СФР. При переводе на постоянную работу, реорганизации или переименовании срок мягче — не позднее 25-го числа месяца, следующего за тем, в котором произошло событие.

Подраздел 1.2 «Сведения о страховом стаже» (бывшая СЗВ-СТАЖ) сдают раз в год, по итогам календарного года, не позднее 25 января следующего года. За 2025 год срок сдвинулся на 26 января 2026-го, потому что 25-е выпало на воскресенье. Этот подраздел заполняют не на всех подряд, а на тех, чья работа даёт право на досрочную пенсию, кто занимал госдолжности или находился в отпуске по беременности и родам с выплатами по ОСС.

Подраздел 1.3 «Сведения о заработной плате» касается только бюджетной сферы — образования, здравоохранения, науки, культуры, соцобслуживания. Перечень видов деятельности утверждён приказом Минтруда от 28.12.2023 № 900н. Коммерческой компании он не нужен, и это как раз тот случай, когда лишний подраздел заполнять не надо. Срок для бюджетников — ежемесячно, не позднее 25-го числа следующего месяца.

Юлия К, эксперт по трудовому праву:
«Подраздел 1.1 на приём и увольнение — это спринт, а не марафон. Следующий рабочий день, и точка. Я всегда говорю кадровым: не ждите, пока накопится пачка приказов, чтобы запулить их одним файлом в конце месяца. Один приём — один отчёт в СФР на следующий день. Иначе по 500 рублей за каждого человека прилетит так, что мало не покажется.»

Раздел 2 ЕФС-1 — это бывшая 4-ФСС, сведения о начисленных взносах на травматизм и профзаболевания. Его сдают ежеквартально, не позднее 25-го числа месяца после отчётного квартала. По нему чаще работает уже бухгалтерия, но данные о классе профриска и тарифе кадровик и бухгалтер согласовывают вместе. В сервисе Азбуха мы при внедрении КЭДО сразу разводим эти зоны ответственности в регламенте, чтобы потом не было споров, кто за подраздел 1.1, а кто за раздел 2.

Что отдел кадров и бухгалтерия сдают в налоговую: РСВ, 6-НДФЛ и персонифицированные сведения

Налоговая забрала на себя всё, что связано с деньгами работника и взносами. Три формы держат на этом направлении.

Персонифицированные сведения о физлицах — ежемесячный отчёт, пришедший на смену СЗВ-М. Подают в ИФНС, а не в СФР, до 25-го числа месяца, следующего за отчётным. В отчёт включают всех, с кем в месяце действовал трудовой договор или ГПД, даже если выплат не было. Хитрость, которую знают опытные: за март, июнь, сентябрь и декабрь персонифицированные сведения можно не сдавать отдельно, если вовремя ушёл РСВ с разделом 3 за квартал — данные налоговая возьмёт оттуда. Основание — письмо ФНС от 28.03.2023 № БС-4-11/3700@. Но позиция эта не зашита в НК как норма, поэтому осторожные бухгалтеры сдают форму всё равно каждый месяц.

Расчёт по страховым взносам (РСВ) — ежеквартальный. Отчётные периоды — первый квартал, полугодие, девять месяцев и год. Срок — не позднее 25-го числа месяца после периода. С 6 мая 2026 года действует обновлённая форма по приказу ФНС от 04.02.2026 № ЕД-1-11/67@: добавили приложение 5 к разделу 1, новые коды категорий, обновили версию электронного формата с 5.07 на 5.08. Важная новация 2026 года: отчётность больше не «нулевая» в привычном смысле — даже если компания не платит зарплату руководителю, персонифицированные сведения на него сдавать нужно (письмо ФНС от 22.12.2025 № БС-4-11/11507@).

6-НДФЛ — расчёт сумм налога на доходы физлиц, удержанного налоговым агентом. Сроки в 2026 году: за первый квартал — не позднее 27 апреля, за полугодие — 27 июля, за девять месяцев — 26 октября, за год — 25 февраля 2027 года. Справка о доходах (бывшая 2-НДФЛ) теперь сдаётся в составе годового 6-НДФЛ, отдельной формы нет.

Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству и расчёту зарплаты:
«Граница между кадровой и бухгалтерией тут тонкая, и в маленьких компаниях один человек тащит и то, и другое. Персонифицированные сведения и РСВ — это, по сути, две стороны одной медали. Налоговая автоматически сверяет помесячные перссведения с разделом 3 квартального РСВ. Любое расхождение по количеству людей или суммам — и прилетает требование пояснить. Поэтому я держу эти отчёты в одной голове или хотя бы в одной системе.»

Платят взносы и НДФЛ теперь через единый налоговый платёж. По налогам и взносам, срок уплаты которых наступает раньше срока отчётности, подают уведомление об исчисленных суммах — иначе ФНС не поймёт, как разнести деньги с единого счёта. Это ещё один документ в обороте между расчётчиком и налоговой, про который кадровая часто забывает, считая, что её дело только приказы.

Как кадровику ничего не пропустить в отчётности: пошаговый порядок

Сроки сдачи отчётности в СФР и ФНС в 2026 году: сводная таблица

Чтобы не держать всё в голове, кадровику удобно иметь перед глазами таблицу со сроками. Учитывайте перенос: если крайняя дата выпадает на выходной, срок сдвигается на ближайший рабочий день.

Официальную базу знаний по срокам и форме ЕФС-1 страхователь найдёт прямо на сайте Соцфонда — в разделе для страхователей по адресу регистрации и взаимодействия с СФР. Там же публикуют коды территориальных органов и условия беззаявительной постановки на учёт.

Образцы кадровых документов для оформления и отчётности

Типичные ошибки кадровиков при отчётности в СФР и налоговую

Ошибки в этом блоке стоят денег, причём считаются они поштучно — за каждого работника. Разберу те, что встречаю чаще всего.

Ошибка первая — сдают подраздел 1.1 по общему сроку, а не на следующий день. Логика кадровика понятна: зачем дёргаться из-за одного приёма, отправлю всё в конце месяца. Делают так ради удобства, чтобы не открывать систему каждый день. Цена ошибки прямая: 500 рублей за каждого работника, сведения о котором ушли с опозданием (ч. 3 ст. 17 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). На штате в 70 человек, если просрочить отчёт по всем, набегает 35 000 рублей. Плюс должностное лицо отдельно — от 300 до 500 рублей по ст. 15.33.2 КоАП.

Ошибка вторая — не подают сведения на исполнителя по ГПХ. Кадровик решает, что подрядчик — это не трудовые отношения, значит, в СФР отчитываться не нужно. Это неверно: при заключении и расторжении договора ГПХ, по которому платятся взносы, подраздел 1.1 сдаётся так же, как на штатного. Цена та же — 500 рублей за человека.

Ошибка третья — сдают бумагу там, где обязательна электронка. Если застрахованных лиц 11 и более, ЕФС-1 идёт только в электронном виде. Бумажный носитель при такой численности — штраф 1000 рублей (ст. 17 закона № 27-ФЗ). Суды это подтверждают: апелляция в 2026 году признала такой штраф законным.

Ошибка четвёртая — расхождение между перссведениями и РСВ. Помесячные персонифицированные сведения должны биться с разделом 3 квартального РСВ по количеству людей и суммам. Если не бьются — камеральная проверка и требование пояснить. Исправлять нужно до сдачи РSВ за квартал, корректировкой только по тем людям, где ошибка.

Юлия К, консультант по кадровым процессам:
«Хорошая новость про штрафы СФР: их можно срезать вдвое почти автоматически. Если оплатить штраф за подраздел 1.1 или 1.2 в первые 10 календарных дней с даты получения требования, платите половину (ч. 16 ст. 17 закона № 27-ФЗ). Никаких ходатайств, льгота применяется сама. Так что если уж накосячили — не тяните с оплатой, это реальные сэкономленные денюжки.»

Отдельно держите в голове: за подраздел 1.1 штраф по КоАП выписывает не Соцфонд, а Роструд. СФР лишь передаёт ему сведения о нарушении. А вот за подразделы 1.2, 2 и 3 финансовые санкции по 27-ФЗ накладывает сам фонд.

Электронное взаимодействие: как кадры отчитываются в госорганы без бумаги

Бегать с бумажками между подписантами и носить отчёты лично в фонд давно не нужно. Отчётность в СФР и ФНС уходит по телекоммуникационным каналам — через оператора ЭДО (Контур.Экстерн, Такском, СБИС) или через личный кабинет страхователя на сайте фонда. Сервис 1С-Отчётность позволяет отправлять ЕФС-1, РСВ и 6-НДФЛ прямо из 1С:ЗУП в СФР и ФНС.

Связка с кадровым электронным документооборотом тут работает на руку. Когда приказ о приёме оформлен и подписан в системе КЭДО, сведения для подраздела 1.1 формируются из того же события — не нужно дублировать данные вручную. Это снижает риск той самой ошибки с однодневным сроком. На одном из наших проектов (производство, около 1200 человек) после связки КЭДО с выгрузкой в СФР количество просрочек по подразделу 1.1 упало практически до нуля за первый же квартал — раньше кадровая теряла два-три срока в месяц на ручном контроле.

Для самого подписания кадровых документов работники всё чаще используют Госключ — мобильное приложение УНЭП и УКЭП от Минцифры. Интеграция работодателя с ним идёт по СМЭВ или API ЕПГУ, специальных требований к ПО компании не предъявляется, кроме соответствия техническим требованиям к взаимодействию в СМЭВ. По данным с профильных вебинаров, до конца 2026 года Минцифры обещает десктоп-версию Госключа для Windows и Linux — это закроет вопрос с теми 10-15% работников в регионах, кто пользуется кнопочными телефонами.

Юлия К, специалист по КЭДО и электронному документообороту:
«Многие думают, что КЭДО — это просто электронная ручка, налепил подпись и всё. На деле это верхушка айсберга. Главная польза — когда система сама из кадрового события собирает сведения для СФР и налоговой. Один раз настроил бесшовку с 1С:ЗУП, и отчёты в фонды формируются из тех же данных, что и приказы. Кадровик перестаёт быть переписчиком цифр из одной формы в другую.»

Стоимость внедрения КЭДО для автоматизации отчётности в СФР и ФНС

Стоимость зависит от численности штата, выбранного тарифа и набора подключаемых модулей. КЭДО считается по числу сотрудников в год, и чем больше штат, тем ниже цена за человека. Ниже — тарифы сервиса Азбуха на модуль КЭДО, который автоматизирует оформление кадровых документов и выгрузку сведений в фонды.

Минимальная сумма договора по КЭДО — 34 300 ₽/год (тариф «Лайт» на 70 сотрудников), пробный период — 30 дней. Стандартная интеграция с 1С:ЗУП входит в тариф, нетиповая доработка — от 30 000 ₽. Итоговая сумма зависит от численности персонала, набора модулей и сложности интеграции — актуальные цены сервиса Азбуха помогут сориентироваться точнее и рассчитать бюджет под конкретный штат.

Заключение

Взаимодействие отдела кадров с фондами в 2026 году держится на двух адресатах вместо прежних трёх: Социальный фонд России принимает ЕФС-1, налоговая — персонифицированные сведения, РСВ и 6-НДФЛ. Ключевое, что обязан помнить кадровик: подраздел 1.1 на приём и увольнение — на следующий рабочий день, иначе 500 рублей за человека. Регистрироваться в СФР отдельно не нужно, фонд ставит на учёт автоматически по данным ФНС, но регномер с 2024 года новый, 10-значный, и его надо проверить.

Чем больше штат, тем выше цена ручной ошибки и тем сильнее окупается автоматизация. Сервис Азбуха помогает компаниям связать кадровый документооборот с выгрузкой сведений в СФР и ФНС: кадровое событие формирует отчёт автоматически, а система контролирует сроки. За время работы мы подключили сотни компаний — от малого бизнеса до производств с тысячами сотрудников — и в каждом проекте этап настройки выгрузки в фонды снимал с кадровой самую нервную часть работы: ручной контроль дат.

Часто задаваемые вопросы