Положение о службе персонала: разделы и структура 2026

Положение о службе персонала — это локальный акт, который закрепляет задачи, функции, структуру и полномочия кадрового подразделения. Документ отвечает на простой вопрос: кто в компании за что отвечает в работе с людьми и по каким правилам. Разберём, из каких разделов состоит положение, что писать в каждом, как его согласовать и утвердить, чем оно отличается от должностных инструкций и почему без него проверка ГИТ проходит тяжелее. Ниже — готовый скелет документа, образцы для скачивания и разбор частых ошибок.

Автор статьи — Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству, трудовому праву и электронному документообороту с опытом более 10 лет. Высшее юридическое образование (трудовое право), более 10 лет в кадровом консалтинге, практический опыт разработки локальных нормативных актов, внедрения КЭДО и ЭЦП. Автор публикаций в профильных изданиях по HR.

Что такое положение о службе персонала и зачем оно компании

Положение о службе персонала относится к локальным нормативным актам работодателя. Основание для таких актов — статья 8 Трудового кодекса: работодатель принимает ЛНА в пределах своей компетенции. По сути это устав отдельного подразделения. В нём фиксируют, зачем служба существует, какие задачи решает, из кого состоит, что вправе требовать от других отделов и за что отвечает перед руководителем компании.

Название у подразделения может быть разным — отдел кадров, служба персонала, HR-департамент, управление по работе с персоналом. Суть от вывески не меняется. Кадровик ведёт трудовые договоры, приказы, отпуска, воинский учёт, а служба персонала шире: подбор, адаптация, обучение, оценка, мотивация. Положение как раз и разграничивает, где заканчивается чистое делопроизводство и начинается управление людьми.

Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству:
«Когда в компании нет положения, все процессы держатся на памяти одного эйчара. Ушёл человек — и новый неделю разбирается, кто вообще подписывает штатку и куда девать допники. Положение — это не бумажка для галочки, а инструкция, по которой отдел работает даже без ключевого сотрудника.»

Ещё один рабочий момент. При проверке государственная инспекция труда смотрит, как в компании выстроены кадровые процессы и кто за них отвечает. Если положение есть и оно согласуется с должностными инструкциями, штатным расписанием и приказами, у инспектора складывается картина порядка. Штрафы по статье 5.27 КоАП за нарушения трудового законодательства для юрлиц начинаются от 30 000 и доходят до 50 000 рублей за первое нарушение — и часть таких историй растёт именно из-за размытой ответственности внутри отдела.

Обязательно ли положение о службе персонала по закону

Прямого требования иметь положение о структурном подразделении в Трудовом кодексе нет. Это не тот документ, за отсутствие которого штрафуют напрямую, как за отсутствие графика отпусков или правил внутреннего трудового распорядка. Но есть нюанс.

Как только в штатном расписании появляется отдельное подразделение — отдел кадров, служба персонала, — логично описать, чем оно занимается. На положение ссылаются должностные инструкции сотрудников отдела. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих прямо предполагает, что руководитель подразделения действует на основании положения о нём. Для государственных и бюджетных организаций такое положение фактически обязательно, для коммерческих — настоятельно рекомендовано.

Юлия К, эксперт по трудовому праву:
«Мне часто говорят: у нас маленькая компания, зачем эти ЛНА. А потом трудовой спор, и работник заявляет, что кадровик превысил полномочия. И вот тут положение отвечает на вопрос, что входило в компетенцию отдела. Без него доказательная база хромает — приходится восстанавливать логику задним числом.»

Структура положения о службе персонала: из каких разделов состоит

Типовое положение строится по устоявшейся схеме. Разделов обычно семь. Порядок можно менять под свою специфику, но лучше держаться классики — так документ читается и проверяющими, и новыми сотрудниками без вопросов.

1. Общие положения

Вводный раздел. Здесь пишут полное и сокращённое наименование подразделения, его статус (самостоятельное подразделение или в составе более крупного), кому подчиняется руководитель службы, на основании каких документов отдел действует. Тут же перечисляют нормативную базу: Трудовой кодекс, федеральные законы (152-ФЗ о персональных данных, 63-ФЗ об электронной подписи при работе с КЭДО), устав компании, коллективный договор, приказы руководителя. И порядок назначения и освобождения руководителя от должности.

2. Основные задачи службы персонала

Задачи — это то, ради чего отдел создан, крупными мазками. Не путать с функциями. Задача звучит как цель: обеспечение компании квалифицированными кадрами, ведение кадрового делопроизводства в соответствии с законодательством, формирование и развитие корпоративной культуры, снижение текучки. Обычно 5-8 пунктов. Функции ниже раскрывают, как эти задачи выполняются на практике.

3. Функции

Самый объёмный раздел. Функции — это конкретные действия. Подбор и найм, оформление приёма, переводов, увольнений, ведение трудовых книжек и сведений о трудовой деятельности, учёт рабочего времени, составление графика отпусков, воинский учёт, работа с персональными данными, организация обучения и аттестации, ведение штатного расписания. Каждую функцию формулируют отглагольно и предметно, чтобы потом её можно было перенести в должностные инструкции конкретных специалистов.

4. Структура и численность

Раздел о том, из кого состоит служба. Указывают внутреннее деление (сектор подбора, группа кадрового администрирования, специалист по обучению), порядок утверждения структуры и штатной численности. Численность не берут с потолка — её рассчитывают по межотраслевым нормам времени на кадровые операции с поправкой на численность штата и текучку. Прикинуть штат отдела заранее помогает расчёт численности HR-службы по нормативам — удобно перед защитой бюджета перед руководителем.

5. Права

Что служба вправе делать. Запрашивать у подразделений документы и сведения, нужные для кадровой работы. Требовать объяснительные при нарушениях трудовой дисциплины. Визировать проекты приказов по личному составу. Представлять компанию во внешних органах по кадровым вопросам — в ГИТ, ПФР, военкоматах. Вносить руководителю предложения по улучшению работы с персоналом. Права — это рычаги, без которых функции повисают в воздухе.

6. Ответственность

Зеркало прав. За что отвечает руководитель службы и сотрудники: за соблюдение трудового законодательства, за сохранность кадровых документов и персональных данных, за достоверность сведений в отчётности, за соблюдение сроков. Формулировки держат в связке со статьями об ответственности — дисциплинарной, материальной, а по персданным и административной по статье 13.11 КоАП.

7. Взаимодействие с другими подразделениями

Кто, с кем и чем обменивается. Служба персонала передаёт в бухгалтерию табели и приказы для расчёта зарплаты, получает от руководителей заявки на подбор, согласует с юристами спорные формулировки. Этот раздел снимает вечные споры на тему кто кому и когда должен прислать документ. Пропишешь один раз — и головняк с потерянными табелями уходит.

Юлия К, консультант по кадровым процессам:
«Раздел про взаимодействие все недооценивают, а зря. Именно там прячется 90 процентов затыков. Бухи ждут табель, а он застрял у линейного руководителя, потому что нигде не написано, что он его вообще должен визировать. Пропишите маршрут документа — и претензии между отделами исчезают.»

Наполнение разделов: что писать, чтобы положение работало

Скелет из семи разделов есть у всех. Разница — в наполнении. Дженериковое положение, скачанное из интернета и не тронутое под свою компанию, бесполезно. Оно не отражает реальные процессы, и в трудовом споре от него мало толку.

Первое правило — синхронизация с другими документами. Функции из положения должны один в один ложиться в должностные инструкции сотрудников отдела. Структура — совпадать со штатным расписанием. Если в положении написано, что служба ведёт воинский учёт, а в штатке нет ни одной ставки под это, документ противоречит сам себе.

Второе — конкретика вместо общих слов. Формулировка ведёт кадровое делопроизводство ничего не значит. Ведёт трудовые договоры, дополнительные соглашения, приказы по личному составу, личные карточки, книги учёта — это уже перечень, по которому можно спросить. В практике Азбуха мы при разработке ЛНА для клиентов всегда раскладываем общую функцию на список операций — так отдел потом не спорит, чья это зона.

Юлия К, HR-эксперт с 10-летним стажем:
«Хорошее положение проходит проверку одним вопросом: можно ли по нему за пять минут понять, кто за что отвечает. Если новый эйчар читает и всё ещё не понимает, кто согласует допник или кто ведёт воинский учёт, значит наполнение сырое. Переписывайте, пока не станет однозначно.»

Третье — учитывать современные процессы. Ещё несколько лет назад в положениях не было ни слова про электронный документооборот. Сейчас грамотный документ включает функцию ведения КЭДО: работу с электронными подписями, поддержку локального акта о переходе на КЭДО, хранение электронного архива. Об этом ниже отдельно.

Функции службы персонала, которые закрепляют в положении

Набор функций зависит от размера компании и модели HR. В маленькой фирме один кадровик тянет всё — от подбора до отчётности. В крупной компании функции делят между секторами. В положении фиксируют полный список, даже если сейчас часть функций совмещает один человек — на вырост.

Базовый блок кадрового администрирования: оформление приёма, переводов, увольнений, ведение трудовых книжек и сведений о трудовой деятельности (форма ЕФС-1), учёт рабочего времени и ведение табеля, составление и корректировка графика отпусков, ведение штатного расписания, воинский учёт, работа с персональными данными по 152-ФЗ.

Блок управления персоналом: подбор и найм, адаптация и онбординг новичков, организация обучения и повышения квалификации, проведение аттестации и оценки, разработка системы мотивации и грейдов, формирование кадрового резерва, работа с корпоративной культурой и снижение текучки.

Отдельно стоит функция кадровой отчётности — сдача форм в Росстат, СФР, военкоматы, подготовка внутренних отчётов для руководства по текучке, укомплектованности, срокам закрытия вакансий. За время работы сервиса Азбуха мы видели десятки положений, где отчётность вообще не упомянута — а потом сроки сдачи форм срываются, потому что формально это ничья задача.

Как разработать положение о службе персонала: пошаговая инструкция

Образцы кадровых документов для работы службы персонала

Как утвердить положение о службе персонала

Разработать — половина дела. Положение вступает в силу только после утверждения. Порядок такой. Готовый проект согласуют заинтересованные лица — обычно юрист и заместитель руководителя по персоналу. Если в компании действует профсоюз, учитывают его мнение в порядке статьи 372 ТК: направляют проект в выборный орган, ждут мотивированное мнение до пяти рабочих дней.

Дальше руководитель компании издаёт приказ об утверждении положения. Отдельным грифом Утверждаю на титульном листе или ссылкой на приказ — оба варианта рабочие. С даты, указанной в приказе, документ действует. Все сотрудники службы знакомятся с ним под подпись. Ознакомление можно провести и в электронном виде, если в компании внедрён КЭДО — система фиксирует факт и дату, и потом не приходится искать листы ознакомления по папкам.

Хранят положение вместе с приказом об утверждении. Срок хранения ЛНА о структурных подразделениях — постоянно, пока подразделение действует, плюс сроки после отмены по перечню Росархива. Проверить актуальные требования к кадровым документам и порядку проверок можно на сайте Роструда — официальный портал Роструда публикует разъяснения и памятки для работодателей.

Цифровизация службы персонала: КЭДО как функция в положении

Кадровый электронный документооборот перестал быть экзотикой. По 377-ФЗ работодатель вправе вести значительную часть кадровых документов в электронном виде без дублирования на бумаге. Раз отдел этим занимается — функцию закрепляют в положении. Формулировка простая: организация и ведение КЭДО, работа с электронными подписями сотрудников, поддержка электронного архива кадровых документов.

На практике это меняет и раздел про взаимодействие. Маршруты согласования из бумажных превращаются в электронные, ознакомление с ЛНА идёт через систему, а не через обход кабинетов с папкой. В сервисе Азбуха мы реализовали ведение кадровых ЛНА так, что положение, приказ о его утверждении и листы ознакомления лежат в одном электронном деле — кадровику не нужно бегать с бумажками между подписантами.

Юлия К, специалист по КЭДО и электронному документообороту:
«Когда закрепляешь КЭДО в положении, сразу решаешь, какими подписями что подписывается. Для ознакомления с ЛНА хватает УНЭП, для трудового договора закон требует посерьёзнее. Не прописал вид подписи — и потом эйчары гадают, чем визировать допник. Пара строк в положении снимает этот вопрос на старте.»

Типичные ошибки при составлении положения о службе персонала

Ошибка первая — копипаст без адаптации. Скачали типовое положение, поменяли название компании, утвердили. Функции в нём не совпадают с реальными процессами, часть операций отдел не выполняет, а часть выполняет, но в документе их нет. Цена ошибки всплывает в трудовом споре, когда положение противоречит должностным инструкциям, и суд встаёт на сторону работника.

Ошибка вторая — функции без прав. Написали, что служба ведёт воинский учёт и сдаёт отчётность в военкомат, но не дали права запрашивать у сотрудников документы воинского учёта. Функция есть, инструмента нет. Отдел не может выполнить то, что на него возложено, а спросят всё равно с него.

Ошибка третья — рассинхрон со штатным расписанием. В структуре положения три сектора, в штатке — две ставки на весь отдел. Документ описывает подразделение, которого физически не существует. При проверке это первое, что бросается в глаза.

Ошибка четвёртая — забытая ответственность за персданные. Служба персонала работает с самыми чувствительными данными в компании. Если в разделе про ответственность нет ни слова про 152-ФЗ и статью 13.11 КоАП, документ неполный. Штрафы за нарушения с персональными данными для юрлиц с 2025 года выросли и доходят до сотен тысяч рублей — ответственность отдела за них надо фиксировать явно.

Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству:
«Самая частая грабля — положение живёт своей жизнью, а отдел своей. Утвердили три года назад, с тех пор внедрили КЭДО, поменяли структуру, а документ прежний. Раз в год перечитывайте положение и сверяйте с реальностью. Устаревший ЛНА хуже, чем его отсутствие — он вводит в заблуждение.»

Стоимость ведения кадровых документов и ЛНА в электронном виде

Отдельной цены на разработку положения нет — это часть работы кадровой службы или консалтинга. А вот ведение кадровых документов, включая ЛНА и листы ознакомления, в электронном виде тарифицируется прозрачно. Итоговая сумма зависит от численности штата, набора функций и того, какие виды электронных подписей нужны компании.

Электронные подписи для сотрудников входят в тариф — отдельно их докупать не нужно. Точная сумма для конкретного штата и набора модулей считается индивидуально, актуальные тарифы сервиса Азбуха помогут сориентироваться перед защитой бюджета отдела.

Вывод

Положение о службе персонала — рабочий инструмент, а не формальность для папки. Семь разделов: общие положения, задачи, функции, структура и численность, права, ответственность, взаимодействие. Наполнение под свою компанию, синхронизация с должностными инструкциями и штатным расписанием, обязательное закрепление функции КЭДО и ответственности за персданные. Раз в год — сверка с реальностью. Такой документ выдерживает и трудовой спор, и проверку ГИТ, и смену ключевого кадровика.

Часто задаваемые вопросы