Чек-лист приёма сотрудника на работу: документы и оформление в 2026

Чек-лист приёма нового сотрудника на работу — перечень обязательных действий и документов, которые кадровик оформляет в день трудоустройства и в ближайшие дни после него. Статья поможет не пропустить ни одного шага: от проверки паспорта до отправки ЕФС-1 в Социальный фонд. Если нужен разбор каждого кадрового процесса подробнее, рекомендуем раздел кадры и кадровый учёт, где собраны материалы по всем этапам работы с персоналом.

Автор статьи — Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству, трудовому праву и электронному документообороту с опытом более 10 лет. Имеет высшее юридическое образование (трудовое право), более 10 лет в кадровом консалтинге, практический опыт внедрения КЭДО и ЭЦП. Автор публикаций в профильных изданиях по HR.

Какие документы запросить у нового сотрудника при приёме

Статья 65 ТК РФ устанавливает закрытый перечень документов, которые работодатель вправе потребовать у кандидата. Запрашивать что-то сверх этого списка нельзя — за каждый лишний документ ГИТ штрафует по ст. 5.27 КоАП. Перечень такой:

• Паспорт гражданина РФ (или иной документ, удостоверяющий личность). Водительские права, загранпаспорт, служебное удостоверение паспорт не заменяют.
• Трудовая книжка — бумажная или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р (от предыдущего работодателя) либо СТД-СФР (из Социального фонда). С 2021 года новым работникам бумажные книжки не заводят, ведётся только электронная трудовая.
• СНИЛС — страховое свидетельство или уведомление АДИ-РЕГ. Если человек устраивается впервые и СНИЛС нет, работодатель оформляет регистрацию в СФР самостоятельно через форму АДВ-1.
• Документы воинского учёта — военный билет, приписное свидетельство, справка вместо военного билета. Это обязательно для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву.
• Документ об образовании — диплом, аттестат, свидетельство о квалификации. Запрашивают, если должность требует специальных знаний.
• Справка об отсутствии судимости — для работы с детьми, в образовании, медицине, на транспорте.

Мы в сервисе Азбуха видим, что кадровики часто добавляют в этот список ИНН, фотографии, справку 2-НДФЛ. По закону требовать их нельзя, но можно попросить предоставить добровольно — это упрощает дальнейшее оформление.

Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству:
«Частая ошибка — затребовать у кандидата медицинскую книжку или справку о вакцинации при приёме на позицию, где это не предусмотрено. ГИТ расценивает это как дискриминацию при трудоустройстве. Список обязательных документов в ст. 65 ТК исчерпывающий, расширять его в одностороннем порядке работодатель не вправе.»

Пошаговый порядок оформления в первый день

Первый рабочий день — самый нагруженный для кадровика с точки зрения документооборота. Последовательность действий регламентирована ст. 68 ТК РФ, и нарушать её рискованно: если работник приступит к обязанностям до подписания трудового договора, возникает фактическое допущение к работе с вытекающими обязательствами для компании.

Порядок такой. Сначала — ознакомление кандидата под подпись с локальными нормативными актами: правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о персональных данных, должностная инструкция, коллективный договор (при наличии). Затем подписывается трудовой договор в двух экземплярах. На экземпляре работодателя сотрудник ставит отметку о получении своего экземпляра — дату и подпись.

После подписания трудового договора издаётся приказ о приёме на работу. С 2022 года приказ не обязателен — достаточно трудового договора (ст. 68 ТК РФ в редакции 377-ФЗ). Но на практике большинство компаний продолжают его издавать, потому что на приказ ссылаются бухгалтерия, СФР, военкомат.

Юлия К, эксперт по трудовому праву:
«В нашей практике 9 из 10 компаний продолжают делать приказ Т-1, хотя формально можно обойтись без него. Причина банальная — бухи не могут провести начисления без приказа в 1С:ЗУП. Технически это решаемо, но переучивать бухгалтерию никто не хочет.»

Далее оформляется личная карточка Т-2 (тоже не обязательна с 2022 года, но удобна для внутреннего учёта), заполняется согласие на обработку персональных данных. В практике Азбуха мы рекомендуем подписывать согласие на обработку ПДн отдельным документом, а не включать его пунктом в трудовой договор — так проще при проверке Роскомнадзора.

Ознакомление с ЛНА: какие документы показать до подписания договора

Ст. 68 ТК РФ требует ознакомить работника с локальными нормативными актами ДО подписания трудового договора. Если ознакомить после — инспектор ГИТ расценит это как нарушение порядка приёма. Минимальный набор ЛНА, с которыми знакомят нового сотрудника:

• Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)
• Положение об оплате труда и премировании
• Положение о защите персональных данных
• Должностная инструкция по занимаемой позиции
• Коллективный договор (при наличии)
• Положение о коммерческой тайне (при наличии)
• Инструкции по охране труда по должности

Подпись об ознакомлении фиксируется в специальном журнале или на листе ознакомления. Для компаний, внедривших КЭДО, ознакомление проводят в электронном виде — сотрудник подписывает ЛНА через систему автоматизации кадрового делопроизводства, а подпись ставится ПЭП, УНЭП или УКЭП в зависимости от настроек.

Отчётность в СФР: сроки подачи ЕФС-1 при приёме

С 2023 года при каждом приёме на работу работодатель подаёт в Социальный фонд России форму ЕФС-1 (подраздел 1.1 раздела 1 — сведения о трудовой деятельности). Срок — не позднее одного рабочего дня, следующего за днём издания приказа о приёме или заключения трудового договора. Раньше эту функцию выполняла форма СЗВ-ТД, которую сдавали в ПФР.

Подать ЕФС-1 можно электронно через оператора ЭДО (СБИС, Контур, 1С-Отчётность) или на бумаге — но только для компаний со штатом до 10 человек. За нарушение срока сдачи или непредставление формы предусмотрен штраф по ст. 15.33.2 КоАП: от 300 до 500 рублей на должностное лицо за каждого работника, по которому не поданы сведения.

Параллельно с ЕФС-1 на нового сотрудника заполняются «Сведения о застрахованном лице» по форме из приложения 1 к приказу СФР от 22.04.2024 № 643. Эти сведения нужны для назначения пособий и передаются в СФР при первичном трудоустройстве.

Юлия К, специалист по ЭЦП и электронному документообороту:
«Забыть про ЕФС-1 легко, а штраф копеечный — 300-500 рублей. Но проблема в другом: если сведения не поданы, у работника не отразится стаж, а при увольнении он получит СТД-Р с пустой строкой. Потом кадровик будет исправлять это через корректировку, а это отдельная песня.»

Как оформить приём нового сотрудника: пошаговая инструкция

Воинский учёт при приёме: что обязан сделать работодатель

Воинский учёт — одна из тех вещей, которые кадровики откладывают на потом. А потом приходит военкомат с проверкой. С 1 октября 2023 года штрафы за нарушения воинского учёта выросли кратно: по ст. 21.4 КоАП за несообщение о приёме военнообязанного сотрудника должностное лицо штрафуют на сумму от 40 000 до 50 000 рублей. Раньше было от 1 000 до 5 000 рублей.

При приёме нового работника кадровик проверяет наличие документов воинского учёта (военный билет, приписное свидетельство), заполняет раздел II личной карточки Т-2, вносит данные в картотеку воинского учёта и направляет уведомление в военкомат по месту нахождения организации. Срок уведомления — 5 дней с даты приёма (п. 32 Положения о воинском учёте, утв. Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719).

Наши специалисты в Азбуха рекомендуют завести отдельный реестр военнообязанных сотрудников и включить проверку воинского учёта в чек-лист приёма. Так ничего не теряется.

Образцы документов для оформления приёма на работу

Инструктаж по охране труда и противопожарная безопасность

Вводный инструктаж по охране труда проводится в день приёма на работу до начала самостоятельной работы сотрудника (ст. 219 ТК РФ, Порядок обучения по охране труда — Постановление Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464). Без проведённого инструктажа допускать работника к выполнению обязанностей запрещено.

Проводит инструктаж специалист по охране труда или лицо, назначенное приказом руководителя. Результат фиксируется в журнале регистрации вводного инструктажа: дата, ФИО работника, должность, подписи инструктируемого и инструктирующего. Противопожарный инструктаж проводится отдельно — по Правилам противопожарного режима в РФ (Постановление Правительства от 16.09.2020 № 1479).

На практике кадровики часто путают вводный и первичный инструктаж. Вводный — общий, про компанию. Первичный — на рабочем месте, про конкретные опасные факторы. Оба проводятся до начала самостоятельной работы. ГИТ проверяет наличие обоих журналов.

Типичные ошибки кадровиков при оформлении нового сотрудника

За время работы мы в сервисе Азбуха собрали статистику: 6 из 10 компаний допускают хотя бы одну из перечисленных ниже ошибок при приёме первого десятка сотрудников.

Ошибка 1: ознакомление с ЛНА после подписания трудового договора. По ст. 68 ТК РФ сотрудник знакомится с локальными актами ДО подписания договора. На практике кадровик торопится, подписывает договор, а ЛНА даёт посмотреть потом. При проверке ГИТ фиксирует нарушение порядка приёма — штраф по ст. 5.27 КоАП от 30 000 до 50 000 рублей на юрлицо.

Ошибка 2: просрочка подачи ЕФС-1. Срок — следующий рабочий день. Если приём оформлен в пятницу, отчёт подают в понедельник. Многие забывают и отправляют через неделю-две. Штраф от 300 до 500 рублей за каждого сотрудника. Сумма небольшая, но при массовом подборе накапливается.

Ошибка 3: отсутствие отметки работника о получении экземпляра трудового договора. На экземпляре работодателя сотрудник пишет: «Экземпляр трудового договора получил», дата, подпись. Без этой отметки работодатель не сможет доказать, что договор был вручён.

Ошибка 4: непроведение вводного инструктажа по охране труда. Допуск к работе без инструктажа — нарушение по ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП. Штраф на юрлицо: от 110 000 до 130 000 рублей. За каждого необученного работника.

Ошибка 5: забыли уведомить военкомат о приёме военнообязанного. Штраф по ст. 21.4 КоАП — от 40 000 до 50 000 рублей на должностное лицо. Срок давности — 3 года.

Юлия К, HR-эксперт с 10-летним стажем:
«Ошибки при приёме — это всегда цепочка. Забыл одно — потянулось другое. Нет отметки о получении договора — работник потом заявляет, что условия были другие. Не провёл инструктаж — при несчастном случае вся ответственность на работодателе. Поэтому чек-лист — штука рабочая, а не формальная.»

Электронное оформление приёма: КЭДО и цифровой трудовой договор

С 2022 года ст. 22.1-22.3 ТК РФ позволяют вести кадровый электронный документооборот. Трудовой договор, приказ о приёме, ознакомление с ЛНА — всё подписывается электронными подписями. Для трудового договора работник использует УКЭП или УНЭП (в том числе через Госключ), для остальных документов достаточно ПЭП.

В 2026 году количество подписаний кадровых документов через Госключ выросло в 4 раза по сравнению с 2024 годом. Сервис Азбуха интегрирован с Госключом — новый сотрудник получает пуш-уведомление на телефон и подписывает трудовой договор за минуту, не приходя в отдел кадров.

Для перехода на КЭДО работодатель издаёт ЛНА о внедрении электронного документооборота и получает письменное согласие каждого работника. Без согласия переводить на электронный формат нельзя — требование ст. 22.2 ТК РФ. При отказе работника оформление идёт на бумаге.

Юлия К, специалист по внедрению КЭДО:
«Цифровой приём экономит 40-60% времени кадровика. Вместо того чтобы печатать 12 документов и бегать за подписями, система генерирует пакет из шаблона и отправляет на подписание. Но согласие на КЭДО — обязательное требование. Мы закладываем отдельный этап на его получение при каждом новом приёме.»

Стоимость автоматизации кадрового учёта при приёме сотрудников в 2026 году

Стоимость зависит от численности персонала, набора подключаемых модулей и выбранного тарифа. Компании до 70 сотрудников вписываются в базовые тарифы, для крупного бизнеса — корпоративные условия с выделенным менеджером.

Итоговая сумма зависит от численности персонала, выбранного тарифа и объёма подключаемых модулей — актуальные цены сервиса Азбуха помогут сориентироваться точнее. Пробный период по КЭДО — 30 дней с полным функционалом.

Что делать после первого дня: задачи на первую неделю

Первый день — только начало. В течение первой рабочей недели кадровик завершает оформление и передаёт данные в смежные подразделения. Список задач на первую неделю:

• Провести первичный инструктаж на рабочем месте (проводит непосредственный руководитель или наставник)
• Оформить пропуск, доступы к корпоративным системам, учётную запись в 1С, электронную почту
• Передать план адаптации новичку — чек-лист первых дней, контакты бадди или наставника
• Внести данные в табель учёта рабочего времени (Т-13)
• Проверить, что ЕФС-1 принят СФР без ошибок — статус «принято»
• Проверить, что уведомление в военкомат направлено (для военнообязанных)
• Запланировать промежуточную встречу по адаптации на 2-3 неделю работы

Юлия К, консультант по кадровым процессам:
«Адаптация — отдельная тема, но начинается она в первый день. Мы закладываем 2-3 недели на бординг чек-лист: знакомство с командой, изучение процессов, первые задачи под наблюдением наставника. Без этого текучка на испытательном сроке стабильно 25-30%.»

Часто задаваемые вопросы