Кадровое делопроизводство: что входит, документы и порядок ведения в 2026

Кадровое делопроизводство — это работа с документами, которые сопровождают трудовые отношения от приема до увольнения. Трудовой договор, приказы, личные карточки, табели, графики отпусков, штатное расписание, ЛНА — всё это части единого массива, за полноту которого отвечает кадровая служба. Ошибки в оформлении стоят от 30 000 до 50 000 руб. штрафа для юрлица по ст. 5.27 КоАП, а при повторном нарушении суммы растут кратно. Тема связана с более широким вопросом организации кадрового учёта и HR-процессов, где рассмотрены все направления работы с персоналом.

Автор статьи — Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству, трудовому праву и электронному документообороту с опытом более 10 лет. Имеет высшее юридическое образование (трудовое право), более 10 лет в кадровом консалтинге, практический опыт внедрения КЭДО и ЭЦП. Автор публикаций в профильных изданиях по HR.

Что такое кадровое делопроизводство и зачем оно нужно

Кадровое делопроизводство (КДП) охватывает создание, оформление, регистрацию, хранение и архивирование документов, которые фиксируют трудовые отношения между работодателем и работником. Регулируется в первую очередь Трудовым кодексом РФ, Федеральным законом № 152-ФЗ о персональных данных, приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 о правилах хранения, а также рядом подзаконных актов Минтруда и Роструда.

По сути, КДП — это тот фундамент, на котором строятся все остальные HR-процессы. Нет правильно оформленного трудового договора — нет законных оснований для начисления зарплаты. Нет приказа о приёме — сотрудник юридически не работает. Нет согласия на обработку персональных данных — штраф до 150 000 руб. по ст. 13.11 КоАП. В практике Азбуха мы видим, что компании, которые запускают КДП с нуля, тратят на формирование базового комплекта документов от 2 до 6 недель при штате до 100 человек. И это при условии, что кадровик знает, что делает.

Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству:
«КДП — это не та область, где можно импровизировать. Каждый документ закрывает конкретный риск: трудовой договор защищает обе стороны, ЛНА фиксирует правила игры, а табель учёта рабочего времени — основание для расчётки. Убери одно звено — и при проверке ГИТ посыплется вся конструкция.»

Что входит в кадровое делопроизводство: полный перечень направлений

КДП включает несколько блоков, каждый из которых закрывает конкретный участок трудовых отношений. Не все из них одинаково критичны с точки зрения проверок, но отсутствие любого из обязательных документов создаёт основание для штрафа.

Оформление приёма на работу. Трудовой договор (ст. 57 ТК РФ) с обязательными условиями: место работы, трудовая функция, дата начала, условия оплаты, режим работы и отдыха, характер работы. Приказ о приёме (унифицированная форма Т-1 или собственная форма). Личная карточка работника (Т-2). Запись в трудовую книжку или передача сведений в СФР для электронной трудовой книжки. Ознакомление с ЛНА под подпись до подписания трудового договора. Согласие на обработку персональных данных.

Ведение кадрового учёта в период работы. Табель учёта рабочего времени (Т-12 или Т-13). Приказы о переводах (Т-5), командировках, совмещениях. График отпусков (Т-7) — утверждается не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Расчётные листки при каждой выплате зарплаты. Штатное расписание (Т-3) с указанием должностей, окладов, количества штатных единиц.

Локальные нормативные акты (ЛНА). Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР). Положение об оплате труда и премировании. Положение о персональных данных. Должностные инструкции. Положение о КЭДО (если компания переходит на электронный документооборот). Инструкции по охране труда.

Оформление прекращения трудового договора. Заявление работника (при увольнении по собственному желанию). Приказ об увольнении (Т-8). Записка-расчёт. Выдача трудовой книжки или сведений по форме СТД-Р. Внесение записи в личную карточку.

Воинский учёт. Отдельный участок, за который кадровая служба отвечает по Федеральному закону № 53-ФЗ. Карточки воинского учёта, уведомления в военкоматы, ежегодная сверка.

Архивное хранение. Сроки хранения определяет приказ Росархива № 77. Трудовые договоры, приказы по личному составу, личные карточки — 50 лет (для документов, созданных после 01.01.2003) или 75 лет (до этой даты). Табели, графики отпусков — 5 лет. Штатное расписание — постоянно.

Обязательные документы кадрового делопроизводства в 2026 году

ГИТ при проверке запрашивает определённый набор документов. Их отсутствие — прямое основание для предписания и штрафа. Сервис Азбуха при аудите кадровой документации всегда начинает проверку с этого перечня, потому что именно здесь концентрируется 80% нарушений.

• Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним (на каждого работника)
• Трудовые книжки (для тех, кто не перешёл на электронные) и книга учёта движения трудовых книжек
• Штатное расписание
• ПВТР (правила внутреннего трудового распорядка)
• Положение об оплате труда
• Положение о персональных данных + согласия работников
• Графики отпусков
• Табели учёта рабочего времени
• Приказы по личному составу (приём, перевод, увольнение, отпуск, командировка)
• Личные карточки Т-2
• Должностные инструкции (если трудовая функция не описана подробно в ТД)
• Инструкции по охране труда, журналы инструктажей
• Расчётные листки
• Документы воинского учёта

Юлия К, эксперт по трудовому праву:
«Частая ошибка — кадровик оформляет приказы и ТД, но забывает про ознакомление с ЛНА под подпись. ГИТ трактует это как нарушение ст. 68 ТК РФ. Листы ознакомления теряются, подписи не собираются вовремя, и на проверке получается, что сотрудник якобы не знал ни ПВТР, ни положение об оплате. Штраф — до 50 000 руб. за каждый выявленный факт.»

Нормативная база кадрового делопроизводства

Основу регулирования составляет Трудовой кодекс РФ. Но одним ТК дело не ограничивается.

Трудовой кодекс РФ — определяет обязательные условия трудового договора (ст. 57), порядок приёма (ст. 68), основания увольнения (глава 13), требования к ЛНА, нормы рабочего времени и времени отдыха. Статьи 22.1-22.3 регулируют переход на КЭДО.

Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных» — обязывает работодателя получать согласие на обработку ПДн, назначить ответственного, утвердить положение. С 2023 года ужесточены требования к уведомлению Роскомнадзора.

Федеральный закон № 377-ФЗ — добавил в ТК нормы о кадровом электронном документообороте. Определил, какие документы переводятся в электронный вид, какие виды ЭП допустимы, как получать согласие работника.

Приказ Росархива от 31.07.2023 № 77 — правила хранения, комплектования и учёта документов. Устанавливает сроки хранения всех кадровых документов.

КоАП РФ, ст. 5.27, 5.27.1 — административная ответственность за нарушения трудового законодательства. Штрафы для юрлиц от 30 000 до 50 000 руб. при первичном нарушении, от 50 000 до 70 000 при повторном. Для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 руб., при повторном — от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация до 3 лет.

Рекомендуем проверить актуальность форм на сайте Роструда, где публикуются разъяснения и рекомендации по ведению кадрового учёта.

Образцы документов для ведения кадрового делопроизводства

Порядок ведения кадрового делопроизводства с нуля

Если компания только открылась или до сих пор вела кадры «на коленке» — нужна системная постановка КДП. Мы в сервисе Азбуха обычно разбиваем этот процесс на конкретные этапы, потому что попытка сделать всё одновременно заканчивается хаосом.

Первый шаг — утверждение штатного расписания. Без него нет юридического основания для приёма на конкретную должность с конкретным окладом. Штатное расписание утверждается приказом руководителя, содержит перечень структурных подразделений, должностей, количество штатных единиц и размеры окладов.

Второй шаг — разработка и утверждение ЛНА: ПВТР, положение об оплате труда, положение о ПДн, инструкции по охране труда. Эти документы утверждаются до начала приёма сотрудников, потому что работник обязан быть ознакомлен с ними до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ).

Третий шаг — подготовка шаблонов трудовых договоров. Типовой ТД содержит все обязательные условия из ст. 57 ТК РФ. Отдельные шаблоны нужны для дистанционных работников (глава 49.1 ТК), совместителей (глава 44 ТК), работников с ненормированным рабочим днем.

Четвёртый шаг — организация системы регистрации и хранения. Журналы регистрации трудовых договоров, приказов, входящей/исходящей корреспонденции. Номенклатура дел кадровой службы.

Юлия К, HR-эксперт с 10-летним стажем:
«Когда заходишь в компанию, где 3 года работали без кадровика, первое, что делаешь — инвентаризацию. Смотришь, что есть, чего нет, где даты не сходятся. Бывает, трудовые договоры оформлены задним числом, а приказов о приёме вообще нет. Восстановление КДП при штате в 200 человек занимает 2-4 месяца плотной работы.»

Как организовать кадровое делопроизводство: пошаговая инструкция

Типичные ошибки в кадровом делопроизводстве и их стоимость

Ошибки в КДП не безобидны. Каждая из них имеет конкретную цену — в виде штрафов, судебных расходов или компенсаций уволенным сотрудникам. Наши специалисты Азбуха фиксируют одни и те же нарушения в каждом втором аудите.

Отсутствие обязательных условий в трудовом договоре. Статья 57 ТК РФ перечисляет условия, которые обязательно включаются в ТД. Если нет условия о месте работы, режиме рабочего времени или оплате — это нарушение по ч. 4 ст. 5.27 КоАП. Штраф для юрлица: от 50 000 до 100 000 руб. за каждый ненадлежаще оформленный договор.

Несоблюдение сроков оформления. Трудовой договор подписывается не позднее 3 рабочих дней с момента фактического допуска к работе (ст. 67 ТК). Допуск без оформления — уклонение от заключения ТД. Штраф: 50 000-100 000 руб.

Нарушение порядка хранения документов. Отсутствие номенклатуры дел, хранение документов с истекшим сроком вперемешку с актуальными, утрата документов. При проверке Росархивом или ГИТ это влечёт предписание и штраф.

Ошибки в табельном учёте. Несовпадение данных табеля с фактически отработанным временем. Результат — неправильный расчёт зарплаты, переработки, отпускных. При трудовом споре суд встаёт на сторону работника.

Юлия К, специалист по внедрению КЭДО:
«Вот конкретный пример: компания из ритейла, 450 сотрудников. При аудите обнаружили, что у 87 человек в трудовых договорах не указано место работы, а у 23 — нет условия о режиме рабочего времени. Потенциальный штраф при проверке ГИТ — от 4 350 000 руб. Исправление заняло 3 недели.»

Кадровое делопроизводство и переход на КЭДО

С 2021 года, после принятия 377-ФЗ и появления статей 22.1-22.3 в ТК РФ, работодатели получили право переводить кадровые документы в электронный вид. На дату написания статьи более 6 млн работников в России согласились на КЭДО, а число компаний, использующих кадровый электронный документооборот, превысило 3 200.

КЭДО не отменяет КДП. Он меняет форму: вместо бумажного трудового договора — электронный, подписанный ЭП. Вместо бумажного приказа — электронный документ с УКЭП работодателя и УНЭП (или УКЭП) работника. Но содержание документов, обязательные реквизиты, сроки хранения — всё остаётся прежним.

Документы, которые нельзя перевести в электронный вид: акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении (требуется дубликат на бумаге по запросу работника), журнал инструктажей по охране труда.

Для подписания электронных кадровых документов в КЭДО используют три вида ЭП: ПЭП (простая электронная подпись) — для ознакомления с ЛНА, расчётными листками; УНЭП (усиленная неквалифицированная ЭП), в том числе через Госключ — для большинства кадровых документов со стороны работника; УКЭП (усиленная квалифицированная ЭП) — обязательна для работодателя при подписании трудового договора, приказа об увольнении, согласия на перевод.

Стоимость ведения кадрового делопроизводства через сервис в 2026 году

Стоимость зависит от численности штата, набора подключаемых модулей (КЭДО, подбор, обучение, адаптация) и выбранного тарифа. Для компаний, которые хотят автоматизировать только кадровый документооборот, ключевой модуль — Азбука.КЭДО.

Итоговая сумма зависит от численности персонала, выбранного тарифа и набора подключаемых модулей. Пробный период для КЭДО — 30 дней с полным функционалом. Детальные расчёты и актуальные условия указаны на странице тарифов сервиса Азбуха.

Юлия К, консультант по кадровым процессам:
«По нашему опыту, перевод КДП в электронный вид окупается за 6-8 месяцев при штате от 100 человек. Экономия складывается из сокращения расходов на бумагу, курьеров, печати и, что важнее, времени кадровика. Один документ в КЭДО подписывается за 15-30 минут вместо нескольких дней при бумажном обороте.»

Сроки хранения кадровых документов

Сроки установлены приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Нарушение сроков хранения — основание для штрафа по ст. 13.20 КоАП (от 5 000 до 10 000 руб. для юрлиц).

Кадровое делопроизводство: вывод

КДП — это не формальность, а рабочий инструмент, который защищает и работодателя, и работника. Правильно выстроенное делопроизводство минимизирует штрафы при проверках ГИТ, снижает риски в трудовых спорах и ускоряет кадровые процессы. В 2026 году тренд на автоматизацию и переход к КЭДО усиливается — более 6 млн работников уже подписывают кадровые документы электронно.

Юлия К, специалист по ЭЦП и электронному документообороту:
«Если кадровик ведёт делопроизводство вручную при штате свыше 100 человек — он теряет до 60% рабочего времени на рутину. КЭДО забирает эту рутину на себя. Но переходить нужно грамотно — с пилотом, с обучением, с правильным выбором вида ЭП.»

Часто задаваемые вопросы