Кадровые документы для проверки ГИТ: полный чек-лист на 2026 год

Обязательные кадровые документы для проверки инспекции — перечень, без которого кадровик рискует получить штраф по ст. 5.27 КоАП от 30 000 до 50 000 руб. на юридическое лицо. В 2026 году ГИТ продолжает плановые и внеплановые проверки, и первое, что запрашивает инспектор — трудовые договоры, правила внутреннего трудового распорядка и приказы по личному составу. Мы собрали чек-лист, который позволит проверить комплектность документации за 1-2 рабочих дня и устранить пробелы до визита инспектора. Статья входит в серию материалов про кадровый учёт и делопроизводство, где разобраны все этапы работы с персоналом от приёма до увольнения.

Автор статьи — Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству, трудовому праву и электронному документообороту с опытом более 10 лет. Имеет высшее юридическое образование (трудовое право), более 10 лет в кадровом консалтинге, практический опыт внедрения КЭДО и ЭЦП. Автор публикаций в профильных изданиях по HR.

Какие документы запрашивает ГИТ при проверке в 2026 году

Инспектор ГИТ при плановой проверке работает по чек-листам, утверждённым приказом Роструда. На практике список запрашиваемых документов шире, чем кажется на первый взгляд. Мораторий на внеплановые проверки продолжает действовать, но это не означает, что можно расслабиться — профилактические визиты, выездные обследования и проверки по жалобам работников никто не отменял. А если компания попала в план проверок (категория высокого или значительного риска), инспектор придёт с полным перечнем контрольных вопросов.

В практике сервиса Азбуха мы сталкиваемся с тем, что компании начинают готовиться к проверке за неделю. Это поздно. Подготовка — процесс системный, и если кадровое делопроизводство ведётся корректно, визит ГИТ вообще не вызывает стресса. Проблемы возникают там, где документы оформлялись формально, задним числом, или не оформлялись вовсе.

ГИТ в первую очередь запрашивает три категории документов: документы по оформлению трудовых отношений (трудовые договоры, приказы, личные карточки), локальные нормативные акты (ПВТР, положение об оплате труда, положение о персональных данных) и журналы учёта (журнал регистрации трудовых договоров, журнал инструктажей по охране труда). Если хотя бы одного документа из обязательного перечня нет — это основание для предписания и штрафа.

Юлия К, эксперт по трудовому праву:
«Инспектор ГИТ на проверке запрашивает не абстрактный набор бумажек, а конкретные документы по конкретным работникам. Берут 3-5 личных дел и прогоняют их по чек-листу: есть ТД, есть подпись об ознакомлении с ПВТР, есть приказ о приёме, есть карточка Т-2. Если хоть где-то дырка — это уже нарушение по каждому работнику отдельно, и штрафы суммируются.»

Обязательные кадровые документы: полный перечень

Разделим обязательные кадровые документы на группы — так проще проверять их наличие и актуальность. Каждая группа соответствует определённому этапу работы с персоналом или определённой области трудового законодательства.

Документы по оформлению трудовых отношений

Трудовой договор — базовый документ, который ГИТ проверяет всегда. Содержание ТД регламентировано ст. 57 ТК РФ, и каждое обязательное условие должно быть прописано: место работы, трудовая функция, дата начала работы, условия оплаты труда, режим рабочего времени и времени отдыха, гарантии и компенсации за работу с вредными условиями (если есть), условия труда на рабочем месте, обязательное социальное страхование. Отсутствие хотя бы одного обязательного условия — нарушение.

Помимо ТД, по каждому работнику инспектор проверяет: приказ о приёме на работу (унифицированная форма Т-1 или собственная форма), запись в трудовой книжке или сведения о трудовой деятельности (СТД-Р), личную карточку работника (форма Т-2), дополнительные соглашения к ТД (при изменении условий). С 2026 года новым работникам бумажные трудовые книжки не заводят — только электронные, в соответствии с ч. 8 ст. 2 Федерального закона № 439-ФЗ.

Приказы о переводе (Т-5), об увольнении (Т-8), о предоставлении отпуска (Т-6) — все они хранятся в личном деле и предъявляются по запросу инспектора. Срок хранения приказов по личному составу — 50 лет для документов, созданных после 2003 года, и 75 лет для более ранних (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236).

Локальные нормативные акты (ЛНА)

ЛНА — второй блок, который инспектор проверяет всегда. Минимальный набор:

• Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) — ст. 189, 190 ТК РФ
• Положение об оплате труда и премировании — ст. 135 ТК РФ
• Положение об обработке и защите персональных данных — ст. 86, 87, 88 ТК РФ, 152-ФЗ
• Штатное расписание (форма Т-3) — хотя формально ТК РФ не обязывает его иметь, на практике инспектор его запрашивает всегда, а его отсутствие расценивается как косвенное нарушение
• Графики сменности (если есть сменная работа) — ст. 103 ТК РФ
• Положение о командировках (если работники направляются в командировки)
• Положение о коммерческой тайне (если установлен режим коммерческой тайны)

Каждый ЛНА должен быть утверждён приказом руководителя, а работники ознакомлены с ним под подпись до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ). На практике именно отсутствие подписей об ознакомлении — одно из частых нарушений, которое выявляет ГИТ.

Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству:
«Листы ознакомления с ЛНА — самое проблемное место. Особенно у компаний, которые быстро растут. Берут 50 человек за квартал, кадровик физически не успевает собрать подписи, а потом при проверке это всплывает. Мы в Азбухе видим такое регулярно — и решение тут одно: переводить ознакомление в КЭДО, где подпись ставится электронно и фиксируется автоматически.»

Документы по охране труда

Охрана труда — отдельный блок, на который ГИТ обращает пристальное внимание. Обязательные документы:

• Положение о системе управления охраной труда (СУОТ) — приказ Минтруда от 29.10.2021 № 776н
• Инструкции по охране труда для каждой должности/профессии — приказ Минтруда от 29.10.2021 № 772н
• Журналы регистрации инструктажей (вводный, первичный на рабочем месте, повторный, внеплановый, целевой)
• Результаты специальной оценки условий труда (СОУТ) — 426-ФЗ
• Документы по обучению работников охране труда — постановление Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464
• Оценка профессиональных рисков

С 2026 года отсутствие оценки профессиональных рисков фактически блокирует работу всей системы охраны труда — без неё невозможно корректно выдавать СИЗ и проводить обучение. Штраф за отсутствие СУОТ или невыполнение его требований — от 2 000 до 5 000 руб. на должностное лицо и от 50 000 до 80 000 руб. на юрлицо (ч. 1 ст. 5.27.1 КоАП).

Документы по учёту рабочего времени и оплате труда

Табель учёта рабочего времени (форма Т-12 или Т-13) — обязательный документ для каждого работодателя. Он подтверждает, что отработанное время учтено корректно и зарплата начислена в соответствии с фактической выработкой. Расчётные листки (ст. 136 ТК РФ) выдают каждому работнику при выплате зарплаты — форма утверждается работодателем, но факт выдачи нужно подтвердить.

График отпусков (форма Т-7) утверждается за 2 недели до наступления календарного года. Отсутствие графика — нарушение ст. 123 ТК РФ. Если у компании 200-300 работников, а графика отпусков нет вообще — это отдельный штраф по каждому нарушению.

Штрафы за отсутствие кадровых документов в 2026 году

Штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства составляют: на должностное лицо — от 1 000 до 5 000 руб., на ИП — от 1 000 до 5 000 руб., на юрлицо — от 30 000 до 50 000 руб. При повторном нарушении суммы увеличиваются: на должностное лицо — от 10 000 до 20 000 руб. (или дисквалификация от 1 до 3 лет), на юрлицо — от 50 000 до 70 000 руб.

Нюанс в том, что инспектор ГИТ штрафует за каждое нарушение отдельно. Если в трудовых договорах 15 работников отсутствует обязательное условие об условиях труда на рабочем месте — это 15 отдельных нарушений. На практике суммарный штраф за одну проверку средней компании составляет 100 000 — 300 000 руб., и это без учёта охраны труда.

Юлия К, специалист по внедрению КЭДО:
«Мы закладываем на аудит кадровых документов перед проверкой минимум 2 недели при штате до 200 человек. Это если кадровое делопроизводство вели нормально. Если документы в беспорядке — 4-6 недель. Самая частая ситуация: ТД есть, но условия труда на рабочем месте не прописаны, потому что СОУТ ещё не проводили или результаты не внесли в договоры.»

Образцы документов для подготовки к проверке ГИТ

Типичные ошибки в кадровых документах при проверке ГИТ

За время работы с десятками компаний мы в сервисе Азбуха выделили несколько категорий ошибок, которые инспекторы находят чаще всего. Каждая из них — это отдельный штраф, и суммарный ущерб бывает ощутимым.

Ошибка 1: ТД без обязательных условий. Чаще всего пропускают условия труда на рабочем месте (ст. 57 ТК РФ). Причина — СОУТ проведена, но результаты не внесены в трудовые договоры. Инспектор выписывает штраф по ч. 4 ст. 5.27 КоАП: от 50 000 до 100 000 руб. на юрлицо за каждый договор.

Ошибка 2: отсутствие подписей об ознакомлении с ЛНА. Работник принят, ТД подписан, но нет подтверждения, что он ознакомился с ПВТР, положением об оплате труда, должностной инструкцией. Формально — нарушение ст. 68 ТК РФ.

Ошибка 3: график отпусков не утверждён или утверждён с нарушением сроков. По ст. 123 ТК РФ график утверждается не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года. Если график утверждён 25 декабря — это уже нарушение.

Ошибка 4: расчётные листки не выдаются или не подтверждена их выдача. Ст. 136 ТК РФ обязывает работодателя информировать работника о составных частях зарплаты. Если нет ни бумажных расчёток, ни электронных с подтверждением получения — штраф.

Ошибка 5: нет согласия работника на обработку персональных данных. С ужесточением требований 152-ФЗ это стало отдельным направлением проверок. Штрафы по ст. 13.11 КоАП доходят до 100 000 руб. за повторное нарушение.

Как подготовиться к проверке ГИТ: пошаговая инструкция

Как подготовить кадровые документы к проверке ГИТ: пошаговая инструкция

Наши специалисты в Азбухе рекомендуют начинать подготовку минимум за 3-4 недели до предполагаемой даты проверки. Если компания получила уведомление о плановой проверке (ГИТ обязана уведомить не позднее чем за 3 рабочих дня), времени на исправление ошибок остаётся мало. Самое правильное — вести документацию корректно на постоянной основе, а не в авральном режиме перед приходом инспектора.

Юлия К, HR-эксперт с 10-летним стажем:
«Я всегда говорю кадровикам: если вы ведёте документы так, что в любой момент можете показать любое личное дело инспектору — вы в порядке. Это и есть культура кадрового учёта. Не нужно ждать проверку, чтобы навести порядок. Проверка — это тест. Результаты теста зависят от того, как вы работали предыдущие 3 года.»

Электронный кадровый документооборот и проверка ГИТ

С введением КЭДО (ст. 22.1 — 22.3 ТК РФ) у работодателей появилась возможность вести часть кадровых документов в электронном виде. При проверке ГИТ электронные документы имеют такую же юридическую силу, как бумажные — при условии, что подписаны электронной подписью установленного вида.

Три категории кадровых документов по-прежнему оформляют только на бумаге: приказы об увольнении, акты о несчастных случаях на производстве и документы о прохождении инструктажей по охране труда (с исключениями для КЭДО в части охраны труда, которые планируются к середине 2026 года).

Для инспектора ГИТ при проверке компании с КЭДО важно одно: возможность предоставить документы в читаемом виде. Если инспектор запрашивает трудовой договор — работодатель выгружает его из системы КЭДО в формате PDF с электронной подписью. Система автоматизации ЭДО фиксирует дату подписания, вид подписи, факт ознакомления — всё это упрощает процесс предоставления документов при проверке.

Юлия К, специалист по ЭЦП и электронному документообороту:
«Переход на КЭДО кардинально упрощает подготовку к проверке ГИТ. Вместо того чтобы бегать по шкафам и искать бумажки, кадровик выгружает всё из системы за полчаса. Мы в проектах внедрения КЭДО специально закладываем модуль для работы с контролирующими органами — выгрузка документов с подписями в формате, который принимает инспектор.»

Стоимость ведения кадрового учёта и подготовки к проверке

Стоимость зависит от численности персонала, текущего состояния кадровой документации и выбранного формата — бумажный или электронный. Переход на КЭДО снижает трудозатраты кадровика на 40-60%, а при проверке ГИТ позволяет подготовить документы в разы быстрее.

Итоговая сумма зависит от численности персонала, выбранного тарифа и объёма подключаемых модулей — актуальные цены сервиса Азбуха помогут сориентироваться точнее. Пробный период для Азбука.КЭДО составляет 30 дней — этого достаточно, чтобы оценить удобство работы с электронными кадровыми документами и подготовиться к проверке ГИТ.

Сроки хранения кадровых документов

Сроки хранения регламентирует приказ Росархива от 20.12.2019 № 236. При проверке инспектор ГИТ запрашивает документы за период ретроспективы — как правило, 3 года. Но отдельные документы хранятся значительно дольше, и их уничтожение до истечения срока — самостоятельное нарушение.

Юлия К, консультант по кадровым процессам:
«Часто встречаю ситуацию: компания переехала, а архив кадровых документов потерялся при переезде. Или вообще его не вели — складывали папки в подсобку, а потом списали. Восстановить документы за 50 лет хранения — нереально. Поэтому электронный архив в системе КЭДО — не роскошь, а базовая необходимость. Документ, подписанный электронной подписью, хранится в системе и не теряется.»

Заключение

Чек-лист обязательных кадровых документов для проверки ГИТ — инструмент, который стоит использовать не разово перед визитом инспектора, а постоянно. Регулярный внутренний аудит кадровой документации — раз в квартал — позволяет выявлять пробелы до того, как их найдёт ГИТ. Переход на электронный кадровый документооборот упрощает и ведение, и хранение, и предоставление документов контролирующим органам.

Часто задаваемые вопросы