Персонал и сотрудники: терминологические различия в кадровом учёте 2026

Персонал и сотрудники — два термина, которые кадровики, эйчары и руководители используют ежедневно, но вкладывают в них разное содержание. Один встречается в профстандартах и штатных расписаниях, другой — в корпоративных письмах и должностных инструкциях, а в Трудовом кодексе оба уступают место третьему слову — «работник». Разберём, где проходит граница между этими понятиями, как их корректно применять в кадровых документах, в каких случаях ошибка в термине приводит к проблемам при проверке ГИТ, и что изменилось в классификации персонала с вступлением в силу нового ОКПДТР ОК 016-2025 с 1 января 2026 года. Тема тесно связана с общими вопросами кадрового делопроизводства, где разобраны процедуры от приёма до архивного хранения личных дел.

Автор статьи — Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству, трудовому праву и электронному документообороту с опытом более 10 лет. Имеет высшее юридическое образование (трудовое право), более 10 лет в кадровом консалтинге, практический опыт внедрения КЭДО и ЭЦП. Автор публикаций в профильных изданиях по HR.

Что значит «персонал» и «сотрудники» в российском трудовом праве

Трудовой кодекс РФ оперирует термином «работник». Статья 20 ТК РФ прямо определяет: работник — это физическое лицо, вступившее в трудовые отношения с работодателем. Ни «персонал», ни «сотрудник» в кодексе как самостоятельные правовые категории не определены. Это создаёт ситуацию, при которой три слова — работник, сотрудник, персонал — обозначают близкие, но не тождественные понятия, и путаница между ними тянет за собой ошибки в документах.

«Работник» — единственный юридически корректный термин для обозначения стороны трудового договора. Когда кадровик составляет приказ о приёме по форме Т-1, трудовой договор, дополнительное соглашение, уведомление об изменении условий труда — везде пишется «работник». Не «сотрудник», не «член коллектива», не «специалист компании». Инспектор ГИТ на проверке ориентируется на формулировки ТК РФ, и если в ЛНА организации фигурирует «сотрудник» вместо «работник» — формально это не нарушение, но создаёт риск разночтений при трудовом споре.

«Сотрудник» — термин из повседневной HR-практики. Он не имеет легального определения в трудовом законодательстве, зато прочно вошёл в корпоративный лексикон. Когда HR-директор говорит «у нас 300 сотрудников» — он подразумевает весь штат: и оформленных по ТД, и, бывает, стажёров, и тех кто на испытательном. В профессиональной среде «сотрудник» звучит нейтральнее «работника» — без канцелярского оттенка. По сути, это бытовой синоним слова «работник», но с более широким значением.

«Персонал» — управленческий, категориальный термин. Он описывает не конкретного человека, а совокупность работников. Персонал организации, производственный персонал, обслуживающий персонал, управленческий персонал. Термин активно используется в профстандартах (приказ Минтруда РФ от 09.03.2022 № 109н выделяет обобщённую функцию «Документационное обеспечение работы с персоналом»), в экономике труда, в бюджетировании ФОТ. Когда финансовый директор запрашивает «затраты на персонал» — он имеет в виду расходы на весь штатный и внештатный состав.

Юлия К, эксперт по трудовому праву:
«В практике Азбуха я вижу одну и ту же картину: в трудовых договорах написано «работник», в должностных инструкциях — «сотрудник», а в положении об оплате труда — «персонал». И кадровик искренне не понимает, почему инспектор ГИТ просит привести терминологию к единообразию. Нюанс в том, что при трудовом споре суд будет опираться на формулировки ТК РФ, и «сотрудник» в ЛНА — это минимум повод для вопроса, а максимум — аргумент стороны, оспаривающей документ.»

Персонал как категория: классификация по ТК РФ и ОКПДТР

Слово «персонал» в российском праве используется не для обозначения отдельного работника, а для классификации работников по группам. Основной документ классификации — Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР). С 1 января 2026 года вступил в силу обновлённый классификатор ОК 016-2025, заменивший действовавший с 1994 года ОК 016-94.

ОКПДТР делит персонал на две базовые группы: рабочие и служащие. Рабочие — лица, непосредственно занятые в процессе создания материальных ценностей, ремонте, перемещении грузов, оказании материальных услуг. Служащие — руководители, специалисты и другие служащие (технические исполнители). Эта классификация применяется в штатных расписаниях, статистической отчётности, при расчёте тарифных сеток.

Дальше начинается то, что кадровику приходится держать в голове ежедневно: одна и та же должность одновременно попадает в группу по ОКПДТР и в вид персонала по экономическому признаку. Прораб — служащий-специалист по классификатору и производственный персонал по функции. Уборщица — рабочая по классификатору и обслуживающий персонал по функции. Ниже — разбор по категориям, который закрывает обе плоскости сразу.

Категория	Кто относится	Где фиксируется
Рабочие	Лица, занятые созданием материальных ценностей, ремонтом, перемещением грузов, оказанием материальных услуг: сварщики, монтажники, электрики, водители, стропальщики.	ОКПДТР (раздел профессий рабочих), тарифный разряд в штатном расписании
Служащие: руководители	Лица, принимающие управленческие решения и отвечающие за подразделение: гендир, главный инженер, начальник участка, руководитель отдела.	ОКПДТР (должности служащих), штатное расписание, ДИ
Служащие: специалисты	Работники с профильной подготовкой, выполняющие инженерные, экономические, юридические и кадровые функции: инженер по ОТ, экономист, бухгалтер, специалист по кадрам.	ОКПДТР, профстандарты, штатное расписание
Прочие служащие (технические исполнители)	Работники, обеспечивающие подготовку и оформление документов, учёт и обслуживание процессов: делопроизводитель, табельщик, архивариус, секретарь.	ОКПДТР, штатное расписание
Производственный персонал	Все, кто занят в основном процессе выпуска продукции или оказания услуг: основные рабочие цехов и участков плюс ИТР, руководящие производством.	Штатное расписание, статотчётность, бюджет ФОТ
Вспомогательный и обслуживающий персонал	Работники, обеспечивающие работу основного процесса, но не выпускающие продукт: ремонтники, кладовщики, водители, уборщики, охрана, столовая.	Штатное расписание, калькуляция косвенных затрат
АУП и ИТР	Административно-управленческий персонал (руководство, бухгалтерия, кадры, юристы, IT) и инженерно-технические работники (прорабы, инженеры, технологи, начальники участков).	Штатное расписание, бюджет ФОТ, отчётность по доле АУП

Помимо ОКПДТР, категории персонала выделяют профессиональные стандарты и Общероссийский классификатор занятий (ОКЗ). Профстандарт «Специалист по управлению персоналом» определяет трудовые функции от ведения кадрового делопроизводства до стратегического управления персоналом. Обратите внимание: даже название профстандарта использует слово «персонал», а не «сотрудники» или «работники». Это не случайность — «персонал» здесь указывает на объект управления как на систему, а не на конкретных людей.

На практике категории персонала выглядят так. Производственная компания с численностью 450 человек (возьмём реальную структуру строительной организации) делит персонал на ИТР — инженерно-технических работников — и рабочих. ИТР: прорабы, начальники участков, инженеры по ОТ, экономисты. Рабочие: монтажники, электрики, сварщики, стропальщики. Офисный состав: бухгалтеры, кадровики, юристы. Каждая из этих групп — это категория персонала в штатном расписании с привязкой к ОКПДТР, тарифному разряду и грейду (если внедрена грейдовая система). В Азбуха мы регулярно помогаем компаниям настроить классификацию персонала в КЭДО — без этого маршруты согласования документов работают криво.

Штатный и внештатный персонал: кто входит в численность

Штатный работник — тот, чья должность есть в штатном расписании и с кем заключён трудовой договор. Два условия сразу: ставка в штатке и подписанный ТД. Если человек работает, а должности в штатном расписании нет — это уже дефект оформления, который инспектор ГИТ увидит при первом же сопоставлении приказов с формой Т-3. Штатным считается и совместитель, и работник на 0,5 ставки, и тот, кто вышел на срочный трудовой договор: доля ставки и срок на статус не влияют.

Внештатный — тот, кто выполняет работу для организации, но ставки в штатном расписании не занимает. Термин «внештатный сотрудник» в ТК РФ отсутствует, это разговорная конструкция. За ней прячутся минимум четыре разных правовых статуса, и путать их нельзя: подрядчик по договору ГПХ, самозанятый (плательщик НПД), работник, предоставленный по договору о предоставлении труда работников (аутстафф), и человек на стажировке или практике без трудового договора.

Куда они попадают. Подрядчик по ГПХ и самозанятый — контрагенты по Гражданскому кодексу, в кадры не входят, в штатное расписание не включаются, приказ о приёме на них не издаётся. Аутстафф-работник состоит в штате компании-провайдера, а не заказчика: трудовой договор у него с провайдером, и кадровые документы ведёт провайдер. Стажёр и практикант без ТД работником не является, но в корпоративном обиходе его назовут сотрудником, и это не ошибка — ошибкой будет назвать его работником в приказе.

Отсюда простая, но неочевидная вещь: на одном предприятии «численность кадров», «численность персонала» и «численность сотрудников» — три разные цифры. Численность кадров — только штатные по ТД. Численность персонала — штатные плюс внештатные, которых компания привлекает к работе (ГПХ, самозанятые, аутстафф), это управленческая цифра для расчёта затрат на труд. Численность сотрудников — бытовая цифра, в которую руководитель обычно закидывает всех, кого видит в офисе, включая стажёров. Когда гендир говорит «у нас 120 человек», кадровик обязан уточнить, какую из трёх цифр он имеет в виду, иначе штатка, ФОТ и статотчётность разъедутся.

Сотрудники в HR-практике: почему термин вытесняет «работника»

В повседневной корпоративной жизни слово «сотрудник» встречается в разы чаще, чем «работник». Причин несколько. Первая — «работник» звучит казённо. Когда HR-директор пишет в рассылке «уважаемые работники» — это воспринимается как обращение из советского громкоговорителя. «Уважаемые коллеги» или «сотрудники» — нейтральнее и современнее.

Вторая причина — расширенное значение. «Сотрудник» в разговорной практике охватывает не только штатных работников по ТД, но и стажёров на испытательном, волонтёров, практикантов — всех, кто «работает в компании» в бытовом понимании. Юридически практикант без трудового договора работником не является. А сотрудником — в восприятии коллег — вполне.

Третья причина — влияние англоязычной HR-терминологии. Employee в английском переводится и как «работник», и как «сотрудник». HR-специалисты, которые работают с международными продуктами (SAP, Workday, BambooHR), привыкли к employee и переносят этот нейтральный термин в русский как «сотрудник». В IT-компаниях и стартапах слово «работник» можно вообще не услышать — только «сотрудник», «член команды», «коллега».

Юлия К, HR-эксперт с 10-летним стажем:
«Я работаю с компаниями от 50 до 5000 человек, и закономерность простая: чем моложе и технологичнее компания, тем реже в ней звучит слово «работник». В IT-компании на 200 человек кадровик скажет «наши сотрудники», «ребята из разработки», «команда». А на производстве с той же численностью — «работники цеха», «рабочие», «персонал участка». Термин определяет культура компании, но документы определяет закон. И закон знает только «работника».»

Есть контексты, где «сотрудник» — единственно уместный вариант. Описание вакансий: «мы ищем сотрудника в отдел маркетинга» (не «работника»). Корпоративные коммуникации: «опрос сотрудников» (не «опрос работников»). Внутренние порталы, LMS-системы, мобильные приложения для КЭДО — везде «сотрудник». Продукт 1С так и называется — «1С:Кабинет сотрудника», не «1С:Кабинет работника». Это осознанный выбор разработчиков: слово «сотрудник» воспринимается как партнёрское, «работник» — как подчинённое.

Терминологическая иерархия: работник, сотрудник, персонал, кадры

Чтобы раз и навсегда развести эти понятия, удобно выстроить иерархию от узкого к широкому.

Работник — юридический термин. Физическое лицо, заключившее трудовой договор с работодателем (ст. 20 ТК РФ). Используется в трудовых договорах, приказах по личному составу, ЛНА, коллективных договорах, судебных актах. Это фундамент: без трудового договора нет работника.

Сотрудник — бытовой и корпоративный синоним «работника». Не определён в ТК РФ. Используется в корпоративных коммуникациях, описаниях вакансий, HR-аналитике, внутренних порталах и КЭДО-системах. Может включать лиц, формально не являющихся работниками (стажёры, практиканты, волонтёры).

Персонал — управленческий термин. Совокупность работников организации, рассматриваемая как объект управления. Используется в профстандартах, штатных расписаниях, бюджетировании (ФОТ), статотчётности, экономике труда. Включает категории: производственный, обслуживающий, административный, управленческий персонал.

Кадры — учётно-правовой термин. Штатный состав работников, оформленных по трудовым договорам. Исторически закрепился в советской системе учёта, сохранился в наименованиях: «отдел кадров», «кадровый резерв», «кадровое делопроизводство». В отличие от «персонала», кадры не включают внештатников, подрядчиков по ГПХ, самозанятых.

Трудовой коллектив — собирательное понятие для всех работников организации как единой общности, участвующей в социальном партнёрстве. В действующем ТК РФ как самостоятельная категория не определён, но производные конструкции живут: общее собрание работников, представительный орган работников, коллективный договор.

Личный состав — учётно-делопроизводственный термин, обозначающий совокупность работников, по которым ведётся документация. Отсюда устойчивое «приказы по личному составу» — приём, перевод, увольнение, отпуска, командировки, поощрения и взыскания.

Термин	Определён в ТК РФ	Где используется	Кого включает
Работник	Да (ст. 20)	ТД, приказы, ЛНА, суды	Только лиц с трудовым договором
Сотрудник	Нет	Корпоративные коммуникации, HR	Штат + стажёры, практиканты
Персонал	Нет (есть в профстандартах)	Штатка, ФОТ, статотчётность	Все категории работников + внештатники
Кадры	Нет (производные формы)	Кадровый учёт, ОК, делопроизводство	Только штатный состав по ТД
Трудовой коллектив	Нет (есть производные: общее собрание работников)	Коллективный договор, социальное партнёрство, протоколы собраний	Всех работников организации как общность
Личный состав	Нет (термин делопроизводства и архивного дела)	Приказы по личному составу, номенклатура дел, архив	Работников, по которым ведётся кадровая документация

Как правильно использовать термины в кадровых документах

Правило простое: в любом документе, который регулирует трудовые отношения и может стать предметом проверки ГИТ или трудового спора, пишите «работник». Трудовой договор, приказ о приёме (Т-1), приказ о переводе (Т-5), приказ об увольнении (Т-8), правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, коллективный договор — везде «работник».

В документах, которые не являются кадровыми в узком смысле, допускается «сотрудник». Корпоративная политика, положение о корпоративной культуре, регламент использования корпоративной техники, политика информационной безопасности — здесь «сотрудник» уместен. Но если документ содержит нормы, затрагивающие права и обязанности по ТК РФ (например, положение о дисциплинарной ответственности) — используйте «работник».

«Персонал» корректен в контексте управления группами: «структура персонала», «затраты на персонал», «категории персонала», «развитие персонала». В штатном расписании пишут «численность персонала», а не «численность сотрудников». В бюджете ФОТ — «расходы на персонал». В профстандартах — «управление персоналом».

Мы в Азбуха при настройке КЭДО для клиентов всегда проводим аудит терминологии в ЛНА. Типичная картина: в одной организации положение о персональных данных использует «сотрудник», правила внутреннего распорядка — «работник», а должностные инструкции — оба варианта вперемешку. Это не критическая ошибка, но на проверке ГИТ инспектор вправе указать на несогласованность. При оспаривании дисциплинарного взыскания работник (через суд) может аргументировать, что «сотрудник» в положении — это не он, потому что ТК РФ определяет его как «работника». Аргумент слабый, но юристы его используют.

Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству:
«Есть негласное правило, которое я вывела за годы работы с проверками ГИТ: если документ подписывается работником и хранится в его личном деле — пиши «работник». Если документ висит на корпоративном портале и регулирует внутреннюю жизнь компании — допустимо «сотрудник». Но если сомневаешься — пиши «работник», не ошибёшься. Лишним не будет.»

Образцы кадровых документов для оформления работников

Документ	Скачать
Приказ о приёме на работу (форма Т-1)	Скачать
Личная карточка работника (форма Т-2)	Скачать
Приказ о переводе работника (форма Т-5)	Скачать
Должностная инструкция (образец)	Скачать
Положение об оплате труда	Скачать
Положение о персональных данных работников	Скачать
Согласие на обработку персональных данных	Скачать
Табель учёта рабочего времени (Т-12/Т-13)	Скачать
Положение о премировании работников	Скачать
Заявление на увольнение по собственному желанию	Скачать

Как привести терминологию в ЛНА к единообразию: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Соберите реестр всех ЛНА организации: ПВТР, положение об оплате труда, положение о персональных данных, должностные инструкции, положение о дисциплинарной ответственности, положение о КЭДО.
2. Шаг 2. Проверьте каждый документ на терминологическое единообразие: какие слова используются — «работник», «сотрудник», «персонал», «член коллектива». Зафиксируйте расхождения.
3. Шаг 3. Замените «сотрудник» на «работник» во всех документах, регулирующих трудовые права и обязанности (ТД, приказы, ПВТР, положения о дисциплине и оплате труда).
4. Шаг 4. В корпоративных документах, не затрагивающих нормы ТК РФ (политика ИБ, регламент использования техники, положение о корпоративной культуре), оставьте «сотрудник» — это допустимо.
5. Шаг 5. Утвердите изменения приказом руководителя, ознакомьте работников под подпись (или через КЭДО). Храните предыдущие версии ЛНА в архиве.

Типичные ошибки при использовании терминов в документах

Ошибка 1. Слово «сотрудник» в трудовом договоре

• Суть. В договоре пишут «Сотрудник обязуется…» вместо «Работник обязуется…». Форма и содержание трудового договора регулируются ст. 57 ТК РФ, а кодекс оперирует термином «работник».
• Чем грозит. Суд не признает договор недействительным, но при споре сторона работника получает дополнительный аргумент: формулировки документа не соответствуют закону. Инспектор ГИТ вправе указать на несоответствие терминологии.
• Как правильно. Во всех документах, регулирующих трудовые отношения, — «Работник» и «Работодатель», как в ст. 20 ТК РФ.

Ошибка 2. Путаница «персонал» и «кадры»

• Суть. Руководитель говорит «у нас в кадрах 120 человек», имея в виду общую численность. Но в штатном расписании 98 ставок, остальные 22 человека оформлены по ГПХ или на самозанятке.
• Чем грозит. Юридически кадры — это 98 штатных работников. Те 22 человека — подрядчики, их статус оценивается по нормам гражданского, а не трудового права. Если фактически они выполняют работу как штатные — это риск переквалификации ГПХ в трудовые отношения (ст. 19.1 ТК РФ) со всеми доначислениями и штрафами по ст. 5.27 КоАП.
• Как правильно. Разделять три цифры: численность кадров (штат по ТД), численность персонала (штат плюс внештатные), численность сотрудников (бытовая). В штатном расписании и статотчётности использовать первую.

Ошибка 3. «Член коллектива» и «специалист» вместо «работник» в ЛНА

• Суть. Формулировка встречается в положениях о дисциплинарной ответственности, о командировках, о повышении квалификации.
• Чем грозит. ТК РФ знает «работника», а «член коллектива» — понятие из КЗоТ РСФСР 1971 года, который утратил силу. Инспектор ГИТ может расценить это как устаревшую формулировку и потребовать приведения в соответствие с действующим законодательством.
• Как правильно. Заменить на «работник» по всему тексту ЛНА, а изменения утвердить приказом с ознакомлением под подпись.

Должности и названия подразделений: где какой термин

Названия кадровых подразделений в российских компаниях отражают терминологическую эволюцию. «Отдел кадров» — классическое советское название, до сих пор используется в производственных компаниях, бюджетных учреждениях, госсекторе. «Отдел персонала» или «управление персоналом» — переходный вариант, популярный в крупных частных компаниях с 2000-х годов. «HR-департамент», «People & Culture», «People Operations» — современные названия, характерные для IT и международных компаний.

Должности кадровых специалистов тоже привязаны к терминологии. «Инспектор по кадрам» — должность из ОКПДТР, квалификационного справочника. «Специалист по персоналу» — формулировка из профстандарта «Специалист по управлению персоналом». «HR-менеджер», «HR-бизнес-партнёр», «People Partner» — неофициальные названия, которые не имеют привязки к ОКПДТР и профстандартам, но повсеместно используются в трудовых договорах коммерческих организаций.

И тут есть нюанс. Если должность в трудовом договоре и штатном расписании называется «HR-менеджер», а в ОКПДТР такой должности нет — это не нарушение. ТК РФ не обязывает коммерческие организации использовать наименования строго по ОКПДТР (это требование распространяется на работы с вредными и опасными условиями труда и на должности, дающие право на льготы). Но для целей пенсионного обеспечения и статотчётности должность должна коррелировать с классификатором. На практике в штатном расписании пишут «Менеджер по персоналу» или «Специалист по управлению персоналом», а в корпоративных коммуникациях — «HR-менеджер».

Юлия К, специалист по внедрению КЭДО:
«При настройке маршрутов согласования в КЭДО мы в Азбуха регулярно сталкиваемся с тем, что в штатке должность называется одним образом, в трудовом договоре — другим, а в корпоративной системе — третьим. У одного клиента (ритейл, 1200 человек) обнаружили 4 варианта написания одной должности: «менеджер по персоналу», «HR-менеджер», «специалист по кадрам» и «кадровик». Все четыре — про одного и того же человека. Систему КЭДО это ломает, потому что маршрут согласования привязан к должности из штатки, а не к тому, как человека зовут в чате.»

Персонал в контексте HR-стратегии: Human Resources vs Human Capital

На уровне стратегического HR управление персоналом раздваивается на два подхода. Human Resources (HR) — модель, в которой персонал рассматривается как ресурс: нанимается, используется, заменяется. Human Capital (HC) — модель, в которой персонал рассматривается как капитал: в него инвестируют, он растит стоимость компании, его развивают.

Разница не академическая. В компании с HR-подходом кадровик ведёт учёт: приём, перевод, увольнение, больничные, отпуска. Документооборот формальный, терминология — «работники», «кадры», «личный состав». В компании с HC-подходом HR-бизнес-партнёр выстраивает стратегию: подбор, адаптация, обучение, оценка, удержание. Терминология — «сотрудники», «таланты», «команда», «People».

По данным вебинаров и конференций 2025-2026 годов, которые мы отслеживаем в Азбуха, тренд однозначный: крупные компании уходят от модели «отдел кадров ведёт бумаги» к модели «HR-функция управляет жизненным циклом сотрудника». Жизненный цикл сотрудника (employee lifecycle) — от офера до увольнения — это концепция, в которой термин «сотрудник» центральный. Не «работник» (слишком юридически) и не «персонал» (слишком обезличенно).

На практике это проявляется в названиях HR-продуктов. Системы подбора — Applicant Tracking System (ATS), модуль адаптации — «онбординг сотрудника», КЭДО-система — «кабинет сотрудника», система обучения — «развитие персонала» (LMS). Заметьте: на индивидуальном уровне — «сотрудник», на групповом — «персонал». Актуальные разъяснения по правам и обязанностям работников доступны на портале Роструда — официальном ресурсе для консультаций по трудовому праву.

Стоимость кадрового сопровождения и КЭДО для управления персоналом

Стоимость автоматизации работы с персоналом зависит от численности штата, набора модулей и выбранного тарифа. Ниже — актуальные цены сервиса Азбуха.

Тариф / Услуга	Стоимость	Условия
Азбука.КЭДО Лайт	490 ₽/сотрудник/год	До 70 сотрудников
Азбука.КЭДО Стандарт	390 ₽/сотрудник/год	70-500 сотрудников
Азбука.КЭДО Корпоративный	от 290 ₽/сотрудник/год	500+ сотрудников
Азбука.Подбор Старт	1 990 ₽/мес	1 рекрутёр
Азбука.HCM Старт (комплекс)	от 8 900 ₽/мес	от 50 сотрудников
Азбука.HCM Бизнес (комплекс)	от 24 900 ₽/мес	от 100 сотрудников

Итоговая сумма зависит от численности персонала, набора модулей (КЭДО, подбор, обучение, опросы вовлечённости, адаптация) и формата размещения (облако или on-premise). Комплексное решение Азбука.HCM экономит 25-40% по сравнению с покупкой модулей по отдельности — актуальные тарифы сервиса Азбуха помогут рассчитать бюджет для конкретной численности.

Что изменилось в 2026 году: новый ОКПДТР и классификация персонала

С 1 января 2026 года вступил в силу обновлённый Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-2025. Предыдущая версия действовала с 1994 года и за 30 лет существенно устарела. Новый ОКПДТР актуализировал перечень профессий и должностей, убрал архаичные позиции, добавил современные (в том числе в сфере IT и цифровых технологий).

Для кадровиков это означает ревизию штатных расписаний. Если в штатке использовались наименования по старому ОКПДТР — нужно проверить их наличие в новой версии. Если должность исключена или переименована — привести штатное расписание в соответствие. Сроки хранения кадровых документов по-прежнему регулируются приказом Росархива от 31.07.2023 № 77.

Ещё одно изменение, которое влияет на терминологию: расширение КЭДО. На апрель 2026 года около 6 миллионов работников из 75 миллионов работающих граждан РФ перешли на кадровый электронный документооборот. Это порядка 8% рынка. Но темпы растут: количество компаний, использующих КЭДО, удвоилось за последний год — с 1500 до 3200. В электронных системах терминология становится критичной: маршруты согласования, шаблоны документов, роли пользователей — всё привязано к наименованиям должностей и категориям персонала из штатного расписания.

Юлия К, консультант по кадровым процессам:
«Новый ОКПДТР — это не просто обновление справочника. Для кадровиков на производстве это реальная работа: сверить каждую должность, выпустить приказ об изменениях, переоформить допники к трудовым договорам, если название должности изменилось. Мы в Азбуха уже отработали десяток таких проектов — в среднем на компанию в 300 штатных единиц уходит 2-3 недели чистого времени кадровика.»

Вывод

«Персонал», «сотрудники», «работники», «кадры» — четыре термина, каждый из которых имеет свою область применения. В кадровых документах, регулирующих трудовые отношения, — «работник». В корпоративных коммуникациях и HR-практике — «сотрудник». В штатных расписаниях, бюджетировании и профстандартах — «персонал». В учётных процедурах и делопроизводстве — «кадры». Путаница между ними не фатальна, но создаёт риски при проверках ГИТ и трудовых спорах. Привести терминологию к единообразию — задача, которую стоит решить до первой проверки, а не после неё.

Читайте также по теме:

• Вопросы для оценки сотрудника: готовые формулировки 2026
• Оценка ответственности сотрудника: методы и документы
• Оценка нового сотрудника: методы, сроки и оформление
• Уровень компетенции сотрудника: как определить по шкале
• Кадровый центр при оценке персонала: 3 типа и функции

Часто задаваемые вопросы

Есть ли термин «сотрудник» в Трудовом кодексе?

В ТК РФ термина «сотрудник» нет. Сторона трудовых отношений называется «работник» (ст. 20 ТК РФ), и все нормы кодекса адресованы работнику и работодателю. Слово «сотрудник» закреплено в отраслевом законодательстве о службе: о службе в органах внутренних дел, в органах федеральной службы безопасности, в Следственном комитете — там это официальный статус со своим правовым содержанием. Отсюда и путаница: у госслужбы «сотрудник» — правовая категория, у коммерческой организации — нет. В трудовых документах компании использовать «сотрудник» как правовой термин некорректно.

Можно ли использовать слово «сотрудник» в трудовом договоре?

Формально ТК РФ не запрещает использование слова «сотрудник» в трудовом договоре. Договор от этого не станет недействительным. Но ст. 20 ТК РФ определяет стороны трудовых отношений как «работник» и «работодатель», и все нормы кодекса оперируют этим термином. При трудовом споре суд ориентируется на формулировки закона, поэтому рекомендуется использовать «работник» во всех документах, регулирующих трудовые права и обязанности.

Как пишется и склоняется слово «персонал»?

«Персонал» — существительное мужского рода единственного числа, собирательное. Склоняется: персонал, персонала, персоналу, персонал, персоналом, о персонале. Формы множественного числа («персоналы», «персоналам») в кадровых документах некорректны: вместо них пишут «категории персонала», «виды персонала», «группы персонала». В штатном расписании и отчётности используют конструкции «численность персонала», «структура персонала», «затраты на персонал».

Чем «персонал» отличается от «кадров»?

«Персонал» — широкий управленческий термин, включающий всех, кто работает в интересах организации: штатных работников, совместителей, временных, иногда подрядчиков. «Кадры» — более узкий учётный термин: только штатный состав, оформленный по трудовым договорам. Подрядчики по ГПХ, самозанятые, аутстафф к кадрам не относятся. Поэтому «численность кадров» и «численность персонала» — разные цифры.

Какой термин использовать в правилах внутреннего трудового распорядка?

В ПВТР используется термин «работник». ПВТР — локальный нормативный акт, регулирующий трудовые отношения по ст. 189-190 ТК РФ. Все нормы кодекса адресованы «работнику» и «работодателю». Использование «сотрудник» в ПВТР допустимо, но создаёт терминологическое расхождение с ТК РФ, которое инспектор ГИТ вправе указать в предписании.

Есть ли штраф за неправильное использование терминов в кадровых документах?

Прямого штрафа за использование слова «сотрудник» вместо «работник» в ТК РФ и КоАП нет. Но если терминологическая ошибка приводит к двусмысленности или нарушению прав работника (например, в положении о дисциплинарной ответственности), это может быть квалифицировано как нарушение трудового законодательства по ст. 5.27 КоАП: штраф для юридических лиц от 30 000 до 50 000 руб., для ИП — от 1 000 до 5 000 руб.

Кто такой штатный сотрудник и чем он отличается от внештатного?

Штатный работник занимает должность из штатного расписания и работает по трудовому договору. Доля ставки и срок договора значения не имеют: и совместитель на 0,5 ставки, и срочник считаются штатными. Внештатный — разговорное обозначение для тех, кто ставки не занимает: подрядчики по ГПХ, самозанятые, аутстафф-работники (они в штате провайдера), стажёры и практиканты без ТД. В кадровый учёт организации внештатные не попадают, приказ о приёме на них не издаётся.

Как называется должность кадровика по профстандарту?

Профстандарт «Специалист по управлению персоналом» (приказ Минтруда РФ от 09.03.2022 № 109н) выделяет несколько уровней квалификации: от специалиста по кадровому делопроизводству (5 уровень) до директора по персоналу / вице-президента по управлению персоналом (8 уровень). В ОКПДТР ОК 016-2025 должность значится как «инспектор по кадрам», «специалист по кадрам». Неофициальные названия («HR-менеджер», «эйчар», «People Partner») в классификаторе отсутствуют.

Подрядчик по ГПХ — это сотрудник или персонал?

Юридически подрядчик по ГПХ не является ни работником, ни сотрудником, ни частью кадров организации. Он — контрагент, отношения с которым регулируются Гражданским кодексом, а не ТК РФ. В широком управленческом смысле подрядчиков иногда включают в понятие «персонал» (при подсчёте общей численности занятых). Но в штатном расписании и кадровом учёте их нет. Если подрядчик по ГПХ фактически работает как штатный — это риск переквалификации по ст. 19.1 ТК РФ.

Что нового в ОКПДТР ОК 016-2025 для HR-специалистов?

Обновлённый ОКПДТР ОК 016-2025 вступил в силу с 1 января 2026 года и заменил классификатор 1994 года. Для HR-специалистов главное изменение — актуализация перечня должностей и профессий: убраны устаревшие, добавлены современные позиции (в том числе в IT и цифровых технологиях). Кадровикам необходимо сверить штатные расписания с новым классификатором и при необходимости выпустить приказ об изменениях.

Обязана ли коммерческая организация использовать наименования должностей строго по ОКПДТР?

Нет. ТК РФ обязывает использовать наименования по ОКПДТР и профстандартам только в двух случаях: если работа связана с предоставлением компенсаций и льгот (вредные условия, досрочная пенсия), или если ТК РФ или иные законы устанавливают ограничения по конкретным должностям. В остальных случаях коммерческая организация вправе называть должности свободно. Но для целей пенсионного обеспечения и статотчётности наименование должности должно коррелировать с классификатором.

Как перевести терминологию ЛНА на электронный документооборот (КЭДО)?

При переходе на КЭДО терминология ЛНА автоматически переносится в электронные шаблоны. Если в бумажных документах были разночтения («работник» в одних, «сотрудник» в других), то при оцифровке их нужно устранить. В КЭДО-системе маршруты согласования, роли пользователей и шаблоны документов привязаны к штатному расписанию — расхождения в наименованиях должностей и терминах приведут к ошибкам маршрутизации.

Какие категории персонала выделяют в штатном расписании?

По ОКПДТР персонал делится на две базовые группы: рабочие (лица, занятые непосредственно в производстве, ремонте, транспортировке, оказании материальных услуг) и служащие (руководители, специалисты, технические исполнители). В практике HR-управления дополнительно выделяют: производственный персонал, административный персонал, вспомогательный и обслуживающий персонал, управленческий персонал (АУП), ИТР. Классификация зависит от отрасли и структуры конкретной организации.

Почему в IT-компаниях не используют слово «работник»?

В IT-компаниях преобладает англоязычная HR-терминология: employee, team member, colleague. При переносе в русский язык они переводятся как «сотрудник», «член команды», «коллега». Слово «работник» ассоциируется с производственной и бюджетной средой, звучит формально. В IT-культуре, ориентированной на партнёрские отношения, «сотрудник» воспринимается нейтральнее. При этом в кадровых документах (ТД, приказы) IT-компании обязаны использовать «работник» — требования ТК РФ одинаковы для всех отраслей.

Как изменился рынок КЭДО в 2026 году и как это влияет на терминологию?

К апрелю 2026 года около 6 млн работников перешли на КЭДО (8% от 75 млн работающих граждан РФ). Количество компаний, использующих КЭДО, выросло с 1500 до 3200 за год. В электронных системах терминология становится критичной: шаблоны документов, маршруты согласования и роли привязаны к должностям из штатного расписания. Если в штатке «менеджер по персоналу», а в КЭДО-системе роль называется «HR-менеджер» — маршрут не сработает. Переход на КЭДО вынуждает компании привести терминологию к единообразию.