Специалист по кадрам: чем занимается и что должен знать в 2026

Специалист по кадрам — это человек, который оформляет всё, что связано с приёмом, переводами, отпусками и увольнением сотрудников, и отвечает за то, чтобы у компании были правильные документы на каждого работника. Если объяснять без канцелярита: он следит, чтобы трудовой договор был подписан вовремя, приказ оформлен по форме, отпуск стоял в графике, а трудовая книжка (бумажная или электронная) велась без ошибок. Дальше разберём простыми словами, чем он занимается каждый день, чем отличается от HR-менеджера, какие документы ведёт, что должен знать по профстандарту и сколько за его ошибки рискует заплатить работодатель в 2026 году.

Автор статьи — Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству, трудовому праву и электронному документообороту с опытом более 10 лет. Имеет высшее юридическое образование (трудовое право), более 10 лет в кадровом консалтинге, практический опыт внедрения КЭДО и ЭЦП. Автор публикаций в профильных изданиях по HR.

Кто такой специалист по кадрам и чем он занимается

Специалист по кадрам ведёт жизненный цикл сотрудника в компании от первого дня до последнего. Принял человека — оформил трудовой договор, приказ о приёме, личную карточку, согласие на обработку персональных данных. Перевёл на другую должность — сделал допник и приказ. Ушёл человек в отпуск — проверил график, оформил приказ. Уволился — расторг договор, выдал документы, закрыл всё по датам. Вот это и есть кадровая работа, если убрать красивые слова.

Многие думают, что кадровик просто перекладывает бумажки. На деле он отвечает за то, чтобы у компании не было дыр в документах, за которые потом штрафует инспекция труда. Один не подписанный вовремя приказ, одна забытая запись в трудовой — и при проверке это всплывает. Поэтому хороший кадровик держит в голове сроки: когда выдать расчётный листок, когда уведомить об отпуске, в какой день внести запись.

Ещё кадровик ведёт учёт рабочего времени — тот самый табель, на основании которого бухгалтерия считает зарплату. Считает стаж, отпускные дни, оформляет больничные, командировки, совмещения. В небольших компаниях один человек закрывает всё это руками. В крупных — кадровая делится на участки: кто-то ведёт приём и увольнение, кто-то отпуска и табели, кто-то воинский учёт.

Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству:
«Кадровик — это не тот, кто печатает приказы, а тот, кто закрывает риски работодателя по датам и формам. Я всегда говорю новичкам: твоя задача не наплодить бумаги, а сделать так, чтобы ни один документ не висел просрочкой. Текучка большая, грабли у всех одинаковые — вовремя не оформили, потом бегают и доделывают задним числом.»

Чем специалист по кадрам отличается от HR-менеджера

Тут путаница у всех. Специалист по кадрам и HR-менеджер — разные роли, хотя в маленькой компании их часто совмещает один человек. Кадровик работает с документами и законом: договоры, приказы, трудовые книжки, табели, воинский учёт. Его зона — формальная, регламентированная Трудовым кодексом. HR-менеджер (эйчар) занимается людьми: подбор, адаптация, обучение, мотивация, корпоративная культура, удержание.

Грубо так: кадровик отвечает за то, чтобы с человеком всё было правильно оформлено, а эйчар — за то, чтобы человек хотел в этой компании работать. Кадровик считает дни отпуска, эйчар думает, почему люди увольняются через три месяца. В вакансиях это часто пишут одной строкой «HR / кадровый специалист», и кандидаты потом удивляются, что от них ждут и того, и другого.

В крупных компаниях это два разных подразделения — отдел кадров и HR-департамент. Но граница всё равно размывается, особенно когда документооборот уходит в электронику и у кадровика освобождается время на людей. Об этом ниже.

Какие документы ведёт специалист по кадрам

Список длинный, и в этом вся работа. Базовый набор, который кадровик трогает постоянно: трудовой договор и допсоглашения к нему, приказы о приёме, переводе, отпуске, увольнении (унифицированные формы Т-1, Т-5, Т-6, Т-8), личная карточка Т-2, табель учёта рабочего времени Т-12 или Т-13, график отпусков Т-7, штатное расписание, должностные инструкции, согласие на обработку персональных данных.

Плюс локальные нормативные акты — ЛНА: положение об оплате труда, положение о премировании, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персональных данных. С ЛНА работника знакомят под подпись до подписания трудового договора, и это отдельный участок, где легко налажать. Не ознакомил — считай, акт не действует для этого человека.

Хранение — тоже забота кадровика. Сроки хранения кадровых документов определяет приказ Росархива от 31.07.2023 № 77. Часть документов хранится 50 лет (всё, что создано после 2003 года и касается стажа), часть — 5 лет, что-то — 75 лет для старых дел. Выбросил раньше срока личное дело — нарушение. В практике Азбуха мы при переходе компании на электронные документы первым делом разбираем именно номенклатуру дел и сроки, потому что бумажный архив у большинства ведётся как попало.

Образцы кадровых документов для специалиста по кадрам

Как оформить приём сотрудника на работу: пошаговая инструкция

Что должен знать и уметь специалист по кадрам: профстандарт 07.003

Требования к профессии описаны в профстандарте 07.003 «Специалист по управлению персоналом», который утверждён приказом Минтруда от 09.03.2022 № 109н и действует до 01.09.2028. Он заменил старый стандарт 2015 года. В классификаторе занятий профессия проходит по группе 2423 — специалисты в области подбора и использования персонала.

Профстандарт разбивает работу на обобщённые трудовые функции: документационное обеспечение работы с персоналом, обеспечение персоналом (подбор), оценка и аттестация, развитие и обучение, организация труда и оплаты, корпоративная социальная политика, операционное и стратегическое управление персоналом. Для специалиста по кадрам ближе всего первый блок — тот самый документооборот.

По образованию профстандарт допускает разные варианты. Для документационного обеспечения хватает среднего профессионального плюс программы переподготовки. Для участков посерьёзнее — подбор, оценка, управление — ждут высшее образование. На практике в кадры приходят и юристы, и экономисты, и бывшие бухгалтеры. Главное — знание Трудового кодекса, умение работать с формами и аккуратность в датах.

Юлия К, эксперт по трудовому праву:
«Профстандарт — это не страшилка, его нужно просто прочитать один раз и понять, на каком ты участке. Я думаю, для кадровика-новичка важнее не корочка, а насмотренность: какие приказы как оформляются, где сроки горят. Корочку добрать можно за пару месяцев на переподготовке, а вот чуйку на грабли — только руками.»

Электронные документы и подпись: как меняется работа специалиста по кадрам

С 2021 года поправки в Трудовой кодекс (статьи 22.1-22.3) легализовали кадровый электронный документооборот — КЭДО. Теперь трудовой договор, приказы, заявления, ознакомление с ЛНА можно вести в электронном виде, без бумаги и без живой подписи. Для кадровика это разворот в работе: меньше беготни с бумажками между подписантами, но больше про настройку процессов и виды подписей.

Виды электронной подписи разные, и тут кадровики часто путаются. По статье 22.3 ТК РФ для подписания трудового договора, договора о матответственности, ученического договора, заявления об увольнении со стороны работника нужна усиленная подпись — УКЭП или УНЭП. Простой подписью (ПЭП) такие документы не подписать, это логическая ошибка, которая всплывёт при споре. А вот для рядовых документов — заявление на отпуск, ознакомление — часто хватает ПЭП.

Подписывают сотрудники чаще всего через Госключ — бесплатное приложение Минцифры. Работник выпускает УНЭП прямо в телефоне и подписывает входящие документы от работодателя. Нюанс: Госключ — инструмент подписания, а не система КЭДО, сами документы формируются в системе работодателя. И ещё момент из практики — в регионах до 10-15% работников сидят на кнопочных телефонах, им Госключ не подходит. Минцифры обещало десктоп-версию Госключа для Windows и Linux до конца 2026 года, но пока для них приходится держать запасной вариант.

Мы в Азбуха при внедрении КЭДО всегда закладываем пилот на небольшую группу перед тем, как раскатать на всю компанию. Это экономит клиенту месяц на исправлении граблей, потому что линейный персонал сопротивляется новому и без пилота процесс встаёт.

Юлия К, специалист по КЭДО и электронной подписи:
«Главная ошибка — кэдошники продают компании УКЭП на всех подряд, хотя для половины документов хватает ПЭП, а это совсем другие денюжки. Я всегда сначала развожу документы по видам подписи, а уже потом считаю, кому что нужно. И обязательно проверяем, что подписанный документ выгрузился из госключа с файлом .sig обратно в систему, иначе при споре доказывать нечем.»

Ответственность специалиста по кадрам и штрафы за ошибки

Отвечает за нарушения трудового законодательства работодатель, но прилетает и должностному лицу — часто это как раз кадровик или руководитель. Базовая статья — 5.27 КоАП РФ. По части 1 за нарушение трудового законодательства штраф для должностного лица составляет от 1 000 до 5 000 рублей, для ИП — от 1 000 до 5 000 рублей, для юридического лица — от 30 000 до 50 000 рублей.

Если нарушение повторное, суммы растут: должностному лицу от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от одного года до трёх лет, юридическому лицу от 50 000 до 70 000 рублей. Отдельно бьют за уклонение от оформления трудового договора или подмену его договором ГПХ — часть 4 статьи 5.27: должностному лицу от 10 000 до 20 000 рублей, юридическому лицу от 50 000 до 100 000 рублей. И штрафы инспектор труда теперь считает за каждое нарушение по отдельности, суммируя.

Проверки ведёт Государственная инспекция труда — ГИТ. Чаще всего находят: трудовой договор не оформлен или оформлен с нарушениями, нет согласия на обработку персональных данных, расчётные листки не выдаются, с ЛНА не ознакомили под подпись. За время работы сервиса Азбуха мы видим, что половина замечаний на проверках — это не злой умысел, а просто несвоевременное оформление: документ есть, но датирован неправильно или подписан задним числом.

Юлия К, консультант по кадровым процессам:
«Логику в некоторых требованиях искать бессмысленно, их нужно просто выполнять. Расчётный листок — выдай, согласие на ПДн — возьми, с ЛНА — ознакомь под подпись. Это копеечные действия, но именно на них компания ловит штраф по 5.27. Когда у тебя кадровый учёт ведётся из коробки в нормальной системе, эти головняки закрываются сами, без ручного контроля каждой даты.»

Стоимость автоматизации работы специалиста по кадрам

Стоимость зависит от того, сколько у вас сотрудников, какой набор документов переводите в электронику и какие подписи нужны. Основной инструмент, который снимает с кадровика ручную работу — сервис КЭДО. Цена в нём считается за сотрудника в год, и чем больше штат, тем ниже ставка на человека.

Итоговая сумма зависит от численности персонала, выбранного тарифа и набора подключаемых модулей — актуальные цены сервиса Азбуха помогут сориентироваться под ваш штат. При комплексном подключении нескольких HR-модулей считается отдельно, а у КЭДО есть бесплатный пробный период на 30 дней, чтобы откатать процесс до оплаты.

Как стать специалистом по кадрам

Войти в профессию проще, чем кажется. Жёсткого требования к диплому именно по кадрам нет — в кадры приходят с разным образованием. Базовый путь такой: профильная переподготовка по кадровому делопроизводству (от пары месяцев), знание Трудового кодекса, умение работать в 1С:ЗУП — той самой одинэске, на которой ведётся учёт в большинстве компаний. Дальше — практика, потому что теория без оформленных руками приказов мало что даёт.

Зарплата плавает сильно по регионам и по нагрузке. Начинающий кадровик в регионе получает заметно меньше, чем кадровик-универсал в Москве, который тянет и учёт, и подбор, и КЭДО. Спрос на профессию стабильный: кадровый учёт нужен любой компании, где есть хоть один наёмный работник, а штрафы за его отсутствие подталкивают даже малый бизнес держать своего человека или отдавать участок на аутсорс.

Куда двигаться дальше — либо вглубь в кадровое делопроизводство и трудовое право (тогда вы дорастаете до руководителя кадровой службы), либо вширь в HR — подбор, адаптацию, обучение. Многие начинают именно с кадров, потому что это понятный вход с чёткими правилами, а потом уходят в эйчары, когда надоедает считать дни отпуска.

Часто задаваемые вопросы