Отдел кадров в компании: функции, структура и документы в 2026 году

Отдел кадров в компании — подразделение, которое отвечает за оформление трудовых отношений, ведение кадровых документов и взаимодействие с госорганами по вопросам персонала. Если вы открыли бизнес и наняли первого сотрудника — кадровые обязанности уже на вас, даже если никакого отдела кадров пока нет. Разберем, что входит в кадровую работу, когда пора нанимать отдельного кадровика, какие документы обязательны по ТК РФ и сколько стоит автоматизация кадровых процессов в 2026 году. Эта статья — часть большого материала про кадровое делопроизводство, где описаны все нюансы работы с персоналом.

Автор статьи — Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству, трудовому праву и электронному документообороту с опытом более 10 лет. Имеет высшее юридическое образование (трудовое право), более 10 лет в кадровом консалтинге, практический опыт внедрения КЭДО и ЭЦП. Автор публикаций в профильных изданиях по HR.

Что такое отдел кадров и зачем он нужен бизнесу

Кадровая служба — это не про бумажки. Вернее, не только про них. Когда предприниматель нанимает первого работника, он берет на себя обязанности работодателя по ТК РФ: оформить трудовой договор, издать приказ о приеме, завести личную карточку, организовать воинский учет. И если штат 5-7 человек, все это ложится на плечи самого собственника или бухгалтера.

По сути, отдел кадров закрывает три направления. Первое — документооборот: приказы, договоры, табели, графики отпусков. Второе — взаимодействие с госструктурами: отчетность в Социальный фонд России, налоговую, военкоматы. Третье — работа с людьми: подбор, адаптация, обучение, увольнение. В практике Азбухи мы видим, что предприниматели путают эти три блока и пытаются закрыть всё одним человеком, который в итоге не успевает ничего.

Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству:
«Когда в штате до 50 человек, кадровик — это обычно один эйчар-универсал. Он и подбор ведет, и ТД оформляет, и табель заполняет. Проблема начинается, когда компания перерастает эту цифру — один человек физически не успевает закрывать все направления, и начинаются косяки: просроченные графики отпусков, неоформленные допники, забытая отчетность в СФР.»

Обязательные функции кадровой службы по ТК РФ

Трудовой кодекс не содержит статьи, которая бы перечисляла функции отдела кадров. Но из совокупности норм складывается перечень того, что работодатель обязан делать. И если у вас нет отдела кадров — эти обязанности все равно остаются.

Оформление приема на работу. По ст. 68 ТК РФ работодатель обязан ознакомить работника с локальными нормативными актами до подписания трудового договора. Трудовой договор заключают в письменной форме (ст. 67 ТК РФ), два экземпляра, один — работнику. Приказ о приеме (форма Т-1 или свободная) издают в течение трех рабочих дней с момента фактического начала работы.

Ведение кадровых документов. Штатное расписание (форма Т-3), личные карточки (Т-2), табель учета рабочего времени (Т-12 или Т-13), график отпусков (Т-7). Унифицированные формы не обязательны с 2013 года, но на практике большинство компаний продолжают их использовать — ГИТ привыкла к ним, вопросов меньше.

Оформление увольнений. Приказ (Т-8), записка-расчет, выдача трудовой книжки или сведений по форме СТД-Р. По ст. 140 ТК РФ расчет производят в день увольнения. За задержку расчета работодатель выплачивает компенсацию по ст. 236 ТК РФ.

Ведение воинского учета. Обязанность установлена Федеральным законом от 28.03.1998 № 53-ФЗ. Штраф за нарушение порядка ведения воинского учета — до 50 000 руб. по ст. 21.1-21.7 КоАП РФ. В сервисе Азбуха мы закладываем на настройку воинского учета отдельный блок при внедрении — потому что именно его чаще всего забывают.

Отчетность в государственные органы. ЕФС-1 в Социальный фонд России (подраздел 1.1 — при приеме и увольнении подают в течение 1 рабочего дня), персонифицированные сведения о застрахованных лицах — ежемесячно. С 2026 года форма ЕФС-1 обновлена.

Когда нанимать первого кадровика

Нет нормы закона, которая бы говорила: при таком-то количестве сотрудников создайте отдел кадров. На практике ориентиры такие. До 30 человек кадровую работу ведет бухгалтер или сам руководитель — при условии, что он понимает требования ТК РФ. Мы в Азбухе видим, что без специального образования руководители допускают ошибки уже на этапе оформления первого трудового договора.

30-100 человек — нужен один кадровик. Желательно со знанием 1С:ЗУП или аналогичной системы. При численности 100-500 сотрудников — 3-4 специалиста. Больше 500 — полноценный отдел из 7-10 человек.

Постановление Правительства РФ от 27.11.2006 № 719 регламентирует только воинский учет: 1 совместитель на 500 человек, 1 освобожденный работник на 500-2000. Для остальных кадровых функций работодатель определяет численность самостоятельно.

Юлия К, эксперт по трудовому праву:
«Самая частая ошибка начинающих предпринимателей — думать, что кадровая работа заканчивается на оформлении ТД. На практике это еще воинский учет, охрана труда, персональные данные, график отпусков, табелирование. Если это не делать — ГИТ при проверке выпишет штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП от 30 000 до 50 000 руб. для юрлиц.»

Структура отдела кадров: кто за что отвечает

В малом бизнесе структура линейная: один кадровик, который подчиняется напрямую руководителю. В среднем и крупном бизнесе кадровая служба делится на направления.

Инспектор по кадрам (кадровик в классическом понимании) — ведет учет личного состава, оформляет приемы, переводы, увольнения, заполняет личные карточки, готовит справки, ведет журналы и реестры.

Рекрутер (специалист по подбору) — размещает вакансии, проводит первичный скрининг резюме, организует собеседования, ведет воронку кандидатов. В компаниях от 200 человек обычно выделяют отдельную ставку рекрутера.

Специалист по адаптации и обучению (T&D) — составляет планы бординга, организует тренинги, ведет базу курсов. В IT-компаниях эту функцию выделяют уже при штате от 50 человек, потому что текучка на испытательном сроке без нормального бординга доходит до 40-50%.

HR-бизнес-партнер (HRBP) — стратегическая роль. Работает с руководителями подразделений, помогает решать кадровые вопросы на уровне бизнес-задач. В российских компаниях HRBP появляется обычно при численности от 300-500 человек.

Начальник отдела кадров — координирует работу всех направлений, взаимодействует с руководством по кадровой стратегии, отвечает за соблюдение трудового законодательства. Профстандарт № 559 «Специалист по управлению персоналом» (утвержден Приказом Минтруда РФ от 09.03.2022 № 109н) определяет квалификационные требования к этой должности.

Образцы кадровых документов для работы

Минимальный набор кадровых документов для новой компании

Когда бизнес только стартует и появляется первый сотрудник, нужен минимум документов, без которых ГИТ при проверке точно выпишет штраф. Перечислю по порядку.

Штатное расписание. Утверждают приказом руководителя. Без него невозможно корректно оформить трудовой договор — в ТД указывают должность согласно штатному расписанию (ст. 57 ТК РФ).

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР). Обязательный локальный нормативный акт по ст. 189-190 ТК РФ. Определяет режим работы, порядок приема и увольнения, права и обязанности сторон.

Положение о персональных данных. Работодатель — оператор персональных данных по 152-ФЗ. Без положения и согласий на обработку — штраф до 75 000 руб. для юрлиц по ст. 13.11 КоАП.

Трудовые договоры с каждым работником. Два экземпляра, подписи обеих сторон. На экземпляре работодателя — отметка работника о получении своего экземпляра.

Приказы о приеме. На каждого работника. График отпусков — утверждают не позднее чем за 2 недели до начала календарного года (ст. 123 ТК РФ). Табель учета рабочего времени — ведут ежемесячно, это основание для начисления зарплаты.

Типичные ошибки при организации кадровой работы

За время работы сервиса Азбуха мы собрали список ошибок, которые повторяются из проекта в проект. Перечислю те, что встречаются в каждой второй компании.

Ведение кадров «на коленке» без штатного расписания. Сотрудники работают, договоры подписаны, а штатного нет. ГИТ при проверке запросит его первым делом. Штраф — от 30 000 руб. по ч. 1 ст. 5.27 КоАП.

Отсутствие согласий на обработку персональных данных. Руководитель копирует паспорта, хранит адреса, телефоны — а согласия на обработку не оформлены. Роскомнадзор проверяет это отдельно.

Игнорирование графика отпусков. Его нужно утверждать ежегодно до 17 декабря (за 2 недели до начала года). Нет графика — ст. 5.27 КоАП, те же 30-50 тысяч.

Отсутствие ЛНА по охране труда. С 1 марта 2022 года (раздел X ТК РФ в новой редакции) работодатель обязан вести документацию по охране труда, проводить СОУТ. Специальная оценка условий труда обязательна для каждого рабочего места по 426-ФЗ.

Неправильное оформление увольнений. Распространенная ситуация: руководитель говорит «ты уволен», а документально — ничего. Потом работник идет в суд, восстанавливается и получает компенсацию за вынужденный прогул.

Юлия К, консультант по кадровым процессам:
«В каждом втором проекте мы сталкиваемся с ситуацией, когда компания работает 2-3 года, штат дорос до 30-40 человек, а кадровые документы ведет бухгалтер по остаточному принципу. Нет ПВТР, нет положения о персданных, график отпусков не утверждали ни разу. Приводить это в порядок задним числом — отдельный квест.»

HR и кадры: в чем разница

Новички в бизнесе часто путают понятия «отдел кадров» и «HR-отдел». Разница принципиальная. Кадровик (инспектор по кадрам) работает с документами: оформляет приемы, увольнения, ведет учет, готовит отчеты. HR-менеджер работает с людьми: подбирает персонал, проводит оценку, организует обучение, занимается мотивацией и корпоративной культурой.

В малом бизнесе эти функции совмещает один человек — его называют и кадровиком, и эйчаром. В компаниях от 100 сотрудников функции обычно разделяют: кадровое делопроизводство ведет инспектор по кадрам, а подбором и развитием занимается HR-менеджер или HR-бизнес-партнер.

Профстандарт № 559 объединяет обе роли в рамках одной специальности — «Специалист по управлению персоналом». Но внутри стандарта прописаны разные трудовые функции: от документационного обеспечения (уровень квалификации 5) до стратегического управления персоналом (уровень 7).

Как организовать кадровый учет с нуля: пошаговая инструкция

Автоматизация кадровой работы: КЭДО и HR-системы

С 2021 года ТК РФ разрешает вести кадровые документы в электронном виде (ст. 22.1-22.3 ТК РФ). КЭДО — кадровый электронный документооборот — позволяет отказаться от бумажных приказов, заявлений и трудовых договоров. Сотрудники подписывают документы электронной подписью — ПЭП, УНЭП или УКЭП.

Для малого бизнеса КЭДО экономит время кадровика на 40-60% — не нужно распечатывать, подписывать, подшивать, хранить. Наши специалисты в Азбухе настраивают интеграцию КЭДО с 1С:ЗУП за 15 минут, документы начинают ходить в электронном виде с первого дня.

Помимо КЭДО, для полноценной автоматизации кадровых процессов используют ATS (системы для рекрутинга), LMS (платформы обучения), инструменты оценки вовлеченности и KPI-трекеры. Платформа Азбуха объединяет все эти модули: подбор, КЭДО, обучение, адаптацию, оценку — в одном окне.

Юлия К, специалист по внедрению КЭДО:
«Мы закладываем 2-3 недели на пилотную группу перед раскатыванием на всю компанию. Обычно берем 15-20 человек, обкатываем на них подписание ТД, приказов и заявлений. Это экономит клиенту месяц на устранении грабель при массовом раскатывании.»

Стоимость автоматизации кадровых процессов в 2026 году

Стоимость зависит от того, какие модули нужны компании: только КЭДО или полный цикл от подбора до оценки персонала. Размер штата и выбранный тариф определяют итоговую сумму.

Итоговая сумма зависит от численности персонала, набора подключаемых модулей и срока оплаты — при годовой оплате действует скидка 15%. Для компании со штатом 50 человек минимальный пакет (КЭДО + подбор) обойдется от 48 000 ₽ в год — актуальные цены сервиса Азбуха помогут рассчитать точнее.

Ответственность за нарушения в кадровом учете

Штрафы за нарушения трудового законодательства для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб. по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. За повторное нарушение — от 50 000 до 70 000 руб. Для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 руб., при повторном нарушении — дисквалификация на срок от 1 до 3 лет.

Отдельно установлена ответственность за нарушения в сфере персональных данных (ст. 13.11 КоАП): штраф до 75 000 руб. для юрлиц. За нарушения по охране труда (ст. 5.27.1 КоАП) — до 80 000 руб. За непроведение СОУТ — до 80 000 руб.

ГИТ проводит проверки по жалобам работников (внеплановые) и в рамках профилактических визитов. С 2024 года действует риск-ориентированный подход: компании с высокой категорией риска проверяют чаще.

Юлия К, HR-эксперт с 10-летним стажем:
«По нашей статистике, 3 из 5 компаний при первой проверке ГИТ получают хотя бы одно предписание. Самые частые нарушения — отсутствие графика отпусков, неполный комплект ЛНА и нарушение порядка ведения воинского учета. Цена вопроса — от 30 000 руб. и выше.»

Вывод

Отдел кадров нужен любой компании, где есть хотя бы один наемный работник. Вопрос только в том, кто и как эту функцию закрывает. В микробизнесе достаточно одного кадровика-универсала (или передачи функции на аутсорс), в среднем бизнесе нужна выделенная команда с четким распределением ролей.

Сервис Азбуха помогает и начинающим предпринимателям, которые нанимают первого сотрудника, и растущим компаниям со штатом 200-500 человек. Модули платформы закрывают полный цикл HR-задач: от размещения вакансии до электронного подписания трудового договора и оценки вовлеченности. За время работы мы помогли сотням компаний наладить кадровый учет и перейти на КЭДО — в среднем автоматизация сокращает время кадровика на рутинных операциях на 40-60%.

Часто задаваемые вопросы