Согласие работника на КЭДО — документ, без которого работодатель не вправе переводить сотрудника на электронный кадровый документооборот. Статья 22.2 ТК РФ прямо требует получить индивидуальное письменное согласие каждого работника, и нарушение этого требования грозит штрафом до 50 000 руб. по ст. 5.27 КоАП РФ. Разберём, как оформить согласие, в каких случаях оно не требуется, какие ошибки допускают кадровые службы и что делать с отказниками. Тема раскрыта в контексте кадрового учёта и электронного документооборота, где описаны все этапы цифровизации кадровых процессов.
Автор статьи — Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству, трудовому праву и электронному документообороту с опытом более 10 лет. Имеет высшее юридическое образование (трудовое право), более 10 лет в кадровом консалтинге, практический опыт внедрения КЭДО и ЭЦП. Автор публикаций в профильных изданиях по HR.
Что такое согласие на КЭДО и зачем оно нужно
Согласие на КЭДО — это письменный документ, которым работник подтверждает готовность обмениваться кадровыми документами с работодателем в электронном виде. Статья 22.2 ТК РФ (часть 5) обязывает работодателя получить такое согласие до начала электронного взаимодействия. Без этого документа любой электронный кадровый документ — трудовой договор, приказ, заявление — не имеет юридической силы для конкретного работника.
По сути, согласие фиксирует волеизъявление сотрудника. Работодатель не вправе принуждать к переходу на КЭДО — ст. 22.2 ТК РФ (часть 6) прямо говорит, что отказ работника не основание для увольнения, перевода, снижения зарплаты или изменения условий труда. Кадровая служба обязана продолжать бумажный документооборот с теми, кто отказался.
В практике сервиса Азбуха мы видим, что компании часто путают согласие на КЭДО с ознакомлением с ЛНА. Это разные документы. Сначала работодатель утверждает Положение о КЭДО (локальный нормативный акт по ст. 22.2 ТК РФ), затем знакомит с ним работников под подпись, и только потом запрашивает индивидуальное согласие каждого сотрудника.
Кому не нужно согласие на КЭДО
Статья 22.2 ТК РФ устанавливает исключение: согласие не требуется от лиц, которые были приняты на работу после 31 декабря 2021 года и на эту дату не имели трудового стажа. При этом к трудовому стажу не относятся периоды военной службы, работы по договору ГПХ и самозанятости — это разъяснение дал Минтруд в письме от 22.05.2023 № 14-6/ООГ-3574.
На практике это означает: если в 2026 году вы принимаете выпускника вуза, который нигде не работал по трудовому договору до 31 декабря 2021 года, согласие на КЭДО у него запрашивать не нужно. Достаточно ознакомить его с Положением о КЭДО при приёме. А вот если тот же выпускник подрабатывал официантом по ТД летом 2021 года — стаж есть, согласие обязательно.
Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству:
«Мы закладываем отдельный чек-лист для кадровиков по проверке стажа новых сотрудников. На ЕПГУ видно трудовую историю, но не всегда данные актуальны. Если сомневаешься — бери согласие. Лишняя бумажечка проблем не создаст, а вот её отсутствие при проверке ГИТ обойдётся в 30-50 тыс. руб.»
Бумажное или электронное: в каком виде оформить согласие
Минтруд в письме от 12.02.2025 № 14-6/ООГ-653 разъяснил однозначно: согласие на КЭДО оформляется в бумажной форме с собственноручной подписью работника. Электронное согласие не допускается. Роструд подтвердил эту позицию ещё в информации от 16.05.2023.
Логика тут прямая. Чтобы обмениваться документами в электронном виде, нужно сначала получить на это разрешение. А разрешение — это юридически значимый гарантийный документ. Он фиксирует право работодателя перейти на КЭДО с конкретным работником. Получить электронное согласие на электронный документооборот — это замкнутый круг: система КЭДО ещё не запущена для работника, а вы уже хотите через неё получить его согласие.
Скан согласия тоже не подойдет. Роструд указывал, что скан — это не подлинный документ, а его копия. Кадровая служба хранит оригинал с живой подписью в личном деле работника.
Интересный нюанс: на вебинаре Минцифры 22 апреля 2026 года вопрос об электронном согласии на КЭДО был задан напрямую. Ответ: вопрос прорабатывается совместно Минтрудом и Минцифры. То есть в перспективе ситуация может измениться, но на текущий момент — только бумага.
Что должно быть в документе: содержание согласия на КЭДО
Трудовой кодекс не устанавливает унифицированную форму согласия. Работодатель разрабатывает её самостоятельно. Но из совокупности требований ст. 22.1-22.3 ТК РФ и практики проверок ГИТ можно выделить обязательные элементы:
- ФИО работника, должность, структурное подразделение
- Наименование работодателя (полное, с ИНН/ОГРН)
- Указание, что работник согласен на взаимодействие посредством электронного документооборота
- Ссылка на информационную систему КЭДО (название системы)
- Перечень категорий документов, которые переводятся в электронный вид (или ссылка на ЛНА, где этот перечень утверждён)
- Вид электронной подписи работника (ПЭП, УНЭП, УКЭП — или ссылка на ЛНА)
- Дата составления и собственноручная подпись работника
Нередко работодатели совмещают согласие на КЭДО с согласием на обработку персональных данных в системе КЭДО. Это допустимо, если в документе чётко разграничены оба согласия и соблюдены требования 152-ФЗ.
Юлия К, эксперт по трудовому праву:
«Частая ошибка — согласие на КЭДО без указания информационной системы. Инспектор ГИТ при проверке спросит: в какой системе вы ведёте КЭДО? Если в согласии это не указано, формально работник соглашался на некую абстрактную электронную систему. Пропишите название конкретно: 1С:Кабинет сотрудника, Битрикс24 КЭДО, EmplDocs — что используете.»
Образцы документов для оформления согласия на КЭДО
Открыть список документов
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
| Приказ о приёме на работу (форма Т-1) | Скачать |
| Личная карточка сотрудника (Т-2) | Скачать |
| Должностные инструкции | Скачать |
| Положение об оплате труда | Скачать |
| Положение о персональных данных | Скачать |
| Положение о премировании | Скачать |
| Заявление на увольнение | Скачать |
| Приказ об увольнении (Т-8) | Скачать |
| Оффер (предложение о работе) | Скачать |
Порядок получения согласия: пошаговая процедура
Процедура получения согласия встроена в общий алгоритм перехода на КЭДО. Работодатель не вправе запрашивать согласие раньше, чем утвердит ЛНА и уведомит работников. Порядок выглядит так:
Первый шаг — утверждение Положения о КЭДО (ЛНА). В нём фиксируют: какую информационную систему используют, какие документы переводят в электронный вид, какие виды ЭП применяют, каковы сроки подписания и порядок хранения. Второй шаг — ознакомление всех работников с Положением под подпись. Третий шаг — направление персонального уведомления каждому работнику о переходе на КЭДО (не менее чем за 2 месяца до даты запуска). Четвёртый шаг — получение письменного согласия от каждого работника. Пятый — регистрация согласий и формирование реестра сотрудников, переведённых на КЭДО.
Как оформить согласие на КЭДО: пошаговая инструкция
Показать пошаговую инструкцию
- Шаг 1. Утвердите Положение о КЭДО приказом руководителя. Укажите в нём информационную систему, перечень электронных документов, виды ЭП, сроки подписания, порядок хранения.
- Шаг 2. Ознакомьте каждого работника с Положением о КЭДО под подпись. Зафиксируйте дату ознакомления в листе ознакомления с ЛНА.
- Шаг 3. Направьте каждому работнику персональное уведомление о переходе на КЭДО. В уведомлении укажите: дату начала КЭДО, права работника (в том числе право отказаться), порядок работы с ЭП.
- Шаг 4. Получите от каждого работника письменное согласие на бумажном носителе с собственноручной подписью. Зафиксируйте дату подачи согласия.
- Шаг 5. Зарегистрируйте согласие в журнале учёта. Оригинал подшейте в личное дело работника. Внесите сотрудника в реестр участников КЭДО.
- Шаг 6. Организуйте выпуск ЭП для работника (ПЭП, УНЭП через Госключ или УКЭП) и предоставьте доступ к информационной системе КЭДО.
Какую электронную подпись выбрать для КЭДО после получения согласия
Статья 22.3 ТК РФ определяет, какие виды ЭП допустимы для каких документов. Для трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, согласия на перевод, заявления об увольнении работник использует УКЭП, УНЭП по соглашению сторон или УНЭП, выданную через инфраструктуру электронного правительства (Госключ). Для остальных кадровых документов достаточно ПЭП.
На вебинаре Минцифры от 22 апреля 2026 года были озвучены цифры: более 41,2 млн активаций Госключа, свыше 3200 компаний интегрированы, из них более 1000 используют Госключ для КЭДО. УНЭП Госключа бесплатна, выпускается за 2 минуты, не требует очной идентификации — только подтверждённая учётная запись на Госуслугах.
70% клиентов сервиса EmplDocs выбирают Госключ как основной инструмент подписания. В ПАО Ростелеком 72% сотрудников перешли на КЭДО, подписано более 301 000 документов. Один из банков добился 95% подписания трудовых договоров через Госключ. Мы в Азбухе рекомендуем начинать с УНЭП Госключа — это оптимальное соотношение безопасности и удобства при нулевых операционных затратах на ЭП.
Юлия К, специалист по ЭЦП и электронному документообороту:
«Не всегда нужна УКЭП. Для внутренних кадровых документов — расчёток, графиков отпусков, табелей — хватает ПЭП. А для ТД и допников достаточно УНЭП Госключа. УКЭП нужна работодателю для подписания со своей стороны. Разница в стоимости серьёзная: УКЭП от 2 до 5 тыс. руб. в год на сотрудника, УНЭП Госключа — бесплатно.»
Оформление согласий, подготовка Положения о КЭДО, выбор ЭП и настройка маршрутов подписания — всё это требует знания нормативной базы и практики проверок ГИТ. Наши специалисты в сервисе Азбуха настраивают КЭДО с учётом специфики компании и помогают запустить процесс с первого раза.
Что делать, если работник отказался от КЭДО
Отказ работника — не катастрофа, а штатная ситуация. ТК РФ прямо предусматривает такое право. Кадровая служба продолжает бумажный документооборот с отказником: печатает приказы, собирает подписи на бумаге, хранит документы в физическом личном деле. При этом работник сохраняет право передумать и дать согласие на КЭДО позднее.
А вот обратная ситуация сложнее. После подписания согласия работник не вправе требовать возврата к бумажным документам в рамках текущих трудовых отношений — это подтверждено письмом Минтруда № 14-6/ООГ-7321. Все кадровые документы, включённые в перечень электронного документооборота, подписываются только через КЭДО. Единственный выход — перевод на должность, где КЭДО не применяют, или смена работодателя.
В практике Азбухи мы сталкиваемся с сопротивлением линейного персонала при раскатывании КЭДО. На одном из проектов (ритейл, 2500 сотрудников) начальный процент отказов составил 18%. После проведения обучающих семинаров, настройки мобильного доступа и работы с руководителями подразделений отказ снизился до 4% за 3 месяца. Главное — не давить, а показать удобство.
Юлия К, HR-эксперт с 10-летним стажем:
«Основное возражение работников: я не понимаю, что подписываю в телефоне. Снять его просто — покажите процесс на экране. 2 минуты на выпуск УНЭП в Госключе, ещё минута на подписание документа. Когда человек видит, что вместо похода в отдел кадров он тратит минуту из любой точки — 90% возражений снимаются.»
Типичные ошибки при оформлении согласия на КЭДО
За время работы сервиса Азбуха мы помогли сотням компаний с кадровыми процессами. Типичные ошибки при оформлении согласия повторяются из проекта в проект.
Ошибка 1: согласие в электронном виде. Работодатель собирает согласия через систему КЭДО или по email. Штраф по ст. 5.27 КоАП: для юрлиц 30 000 — 50 000 руб., для должностных лиц и ИП — 1 000 — 5 000 руб. Нужен бумажный оригинал.
Ошибка 2: согласие без предварительного ознакомления с ЛНА. Работник подписал согласие, но не был ознакомлен с Положением о КЭДО. При проверке инспектор ГИТ запросит лист ознакомления с ЛНА. Нет листа — нарушение процедуры.
Ошибка 3: отсутствие уведомления. Работодатель сразу собирает согласия, минуя этап уведомления. ТК РФ требует сначала уведомить (проинформировать) о переходе, а затем запросить согласие. Это два разных документа.
Ошибка 4: массовое согласие одним документом. Работодатель составляет один лист, на котором расписываются все сотрудники. Согласие — индивидуальный документ. Каждый работник подписывает свой экземпляр.
Ошибка 5: согласие без указания системы КЭДО. Документ не содержит названия информационной системы. При смене системы (например, с одинэски на Битрикс24) придётся собирать согласия заново, потому что старое согласие привязано к системе, которую вы больше не используете.
Стоимость внедрения КЭДО с оформлением согласий в 2026 году
Стоимость запуска КЭДО складывается из нескольких составляющих: лицензия на систему, настройка, обучение персонала, выпуск ЭП. Само по себе оформление согласий не требует финансовых затрат — это бумажный процесс. Но без системы КЭДО согласие бессмысленно, поэтому важно понимать общую стоимость.
| Тариф / Услуга | Стоимость | Условия |
|---|---|---|
| Азбука.КЭДО Лайт | 490 руб./сотрудника в год | Компании до 70 человек |
| Азбука.КЭДО Стандарт | 390 руб./сотрудника в год | Компании от 70 до 500 человек |
| Азбука.КЭДО Корпоративный | от 290 руб./сотрудника в год | Компании от 500 человек |
| Азбука.HCM Старт (подбор + КЭДО + адаптация) | от 8 900 руб./мес. | от 50 сотрудников |
| Азбука.HCM Бизнес (все модули) | от 24 900 руб./мес. | от 100 сотрудников |
Итоговая сумма зависит от численности персонала, выбранного тарифа и набора подключаемых модулей. Тариф «Лайт» включает базовый КЭДО: трудовые договоры, приказы, заявления, расчётные листки и подписание через УНЭП. «Стандарт» добавляет конструктор шаблонов, маршруты согласования и интеграцию с 1С:ЗУП. Пробный период КЭДО — 30 дней. Полный расчёт с учётом специфики компании можно получить на странице актуальных цен сервиса Азбуха.
Какие документы нельзя перевести в КЭДО даже с согласием работника
Согласие работника не отменяет ограничения ст. 22.1 ТК РФ (часть 3). Три категории документов ведутся только на бумаге:
- Приказ (распоряжение) об увольнении работника
- Акт о несчастном случае на производстве по установленной форме
- Журнал прохождения инструктажей по охране труда
Также в бумажном виде ведутся трудовые книжки для сотрудников, которые не перешли на электронные (ст. 66.1 ТК РФ). С 1 марта 2023 года действует Приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н, установивший единые требования к форматам электронных кадровых документов.
Юлия К, специалист по внедрению КЭДО:
«Регламент говорит одно, а инспектор ГИТ на проверке смотрит другое. Мы всегда рекомендуем клиентам хранить бумажный экземпляр приказа об увольнении отдельно, даже если вы ведёте КЭДО. Проверяющие привыкли видеть бумагу — и пока практика не устоялась, лишнему не помешает.»
Согласие на КЭДО при дистанционном приёме на работу
При приёме дистанционного работника возникает парадокс: сотрудник находится в другом городе, а согласие нужно на бумаге с живой подписью. Есть несколько решений.
Первое — направить документы почтой или курьером. Работник подписывает и отправляет обратно оригинал. Второе — использовать подписание при первом визите в офис (если он предусмотрен). Третье — воспользоваться УКЭП Госключа. По данным вебинара Минцифры, УКЭП физического лица в Госключе доступна гражданам РФ с подтверждённой биометрией, загранпаспортом нового образца или действующим сертификатом УКЭП. Подписание согласия УКЭП Госключа допускается частью сервисов — например, 1С:Кабинет сотрудника предлагает 3 сценария подписания согласия на КЭДО, включая электронное с УКЭП.
Однако позиция Минтруда (письмо от 12.02.2025) пока однозначна: бумага. Поэтому наименее рискованный вариант — почтовый обмен оригиналами. На одном из наших проектов (IT-компания, 400 удалёнщиков) весь процесс занял 3 недели: рассылка конвертов с уведомлением и согласием, возврат подписанных оригиналов, регистрация. Параллельно сотрудникам выдавали инструкции по установке Госключа — к моменту получения оригиналов все уже выпустили УНЭП.
Юлия К, консультант по кадровым процессам:
«При дистанционном приёме мы используем формулу: оффер электронно, согласие бумагой, ТД через КЭДО. Кандидат получает оффер в личном кабинете, подписывает бумажное согласие при получении курьерской доставки, а трудовой договор уже подписывает в Госключе. Весь процесс — 1-2 дня, а не недели с бегатнёй по почте.»
Часто задаваемые вопросы
Обязательно ли согласие на КЭДО в 2026 году?
Можно ли получить согласие на КЭДО в электронном виде?
Что делать, если сотрудник отказался от КЭДО?
Может ли работник отозвать согласие на КЭДО?
Какой штраф за отсутствие согласия работника на КЭДО?
Нужно ли согласие при приёме нового сотрудника?
Какой срок подписания документа в Госключе?
Могут ли иностранные работники использовать КЭДО?
Где хранятся подписанные через КЭДО документы?
Нужно ли новое согласие при смене системы КЭДО?
Нужен ли Госключ на компьютере или только на телефоне?
Можно ли подписать в КЭДО сразу пакет документов?
Оформление согласий, подготовка ЛНА, выбор подписи, настройка маршрутов, обучение сотрудников — мы в сервисе Азбуха проходили этот путь с сотнями компаний. От пилотной группы в 50 человек до раскатывания на 3000+ сотрудников в ритейле и производстве. Знаем практику ГИТ в регионах и нюансы, которые не описаны в методичках Минтруда.
Пробный период КЭДО — 30 дней. За это время успеете собрать согласия, выпустить ЭП пилотной группе и подписать первые документы в электронном виде.
