Менеджер по персоналу и специалист по кадрам — две должности, которые в штатных расписаниях российских компаний путают постоянно. Кто-то считает это синонимами, кто-то разводит руками на собеседовании, когда рекрутер спрашивает про разницу. Мы в сервисе Азбуха работаем с обеими категориями специалистов и видим, насколько отличаются их ежедневные задачи, зоны ответственности и карьерные траектории. Статья поможет разобраться, кого именно нанимать, как выстроить кадровые процессы в компании и на что обращать внимание при распределении функционала.
Автор статьи — Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству, трудовому праву и электронному документообороту с опытом более 10 лет. Имеет высшее юридическое образование (трудовое право), более 10 лет в кадровом консалтинге, практический опыт внедрения КЭДО и ЭЦП. Автор публикаций в профильных изданиях по HR.
Кто такой специалист по кадрам и чем он занимается
Специалист по кадрам — это сотрудник, который ведет кадровое делопроизводство. Оформляет приём, перевод, увольнение. Заполняет трудовые книжки, формирует приказы, ведёт личные карточки Т-2, составляет графики отпусков. По профстандарту 07.003 «Специалист по управлению персоналом» (приказ Минтруда от 09.03.2022 № 109н) его функционал описан в блоке A — «Документационное обеспечение работы с персоналом», уровень квалификации 5-6.
В реальной жизни кадровик — это тот человек, к которому сотрудники ходят за справками, копиями трудовых договоров, расчётками. Он знает наизусть сроки хранения документов по приказу Росархива, помнит, какие формы унифицированные, а какие нет. Табель учёта рабочего времени, больничные листы, командировочные — его территория.
Ключевые обязанности специалиста по кадрам:
- Оформление трудовых договоров, дополнительных соглашений, приказов по личному составу (Т-1, Т-5, Т-6, Т-8)
- Ведение трудовых книжек (бумажных и электронных — СТД-Р, СТД-ПФР)
- Заполнение личных карточек Т-2, ведение штатного расписания
- Подготовка графиков отпусков Т-7, табелей учёта рабочего времени Т-12/Т-13
- Учёт больничных, отпусков, командировок, сверхурочных
- Подготовка документов для проверок ГИТ, ответы на запросы госорганов
- Хранение кадровых документов в соответствии с номенклатурой дел
- Работа с персональными данными сотрудников (152-ФЗ)
Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству:
«Кадровик — это тот, кто знает, что приказ об увольнении по собственному желанию нужно оформить не позднее последнего рабочего дня, а не когда руководитель наконец соизволит подписать обходной лист. Ошибка в дате — и у компании предписание ГИТ. Эту разницу в один день не увидит ни один эйчар, если он не погружен в КДП.»
Кто такой менеджер по персоналу и какие у него функции
Менеджер по персоналу (HR-менеджер) работает с людьми на стратегическом и тактическом уровне. Подбор, адаптация, обучение, оценка, мотивация, корпоративная культура, удержание — его зона. По профстандарту 07.003 функции описаны в блоках B-H: от обеспечения персоналом (блок B) до стратегического управления (блок H), уровни квалификации 6-7.
На практике HR-менеджер говорит на языке бизнеса. Он приходит к генеральному директору не с вопросом «какой код причины увольнения ставить», а с предложением «текучка в отделе продаж 47%, вот план удержания на квартал». В модели Дейва Ульриха HR-функция делится на четыре роли: стратегический партнёр, агент изменений, административный эксперт и защитник сотрудников. Кадровик попадает в «административного эксперта». HR-менеджер покрывает все четыре.
Основные обязанности менеджера по персоналу:
- Планирование потребности в персонале, формирование заявок на подбор
- Поиск и отбор кандидатов: размещение вакансий, скрининг резюме, проведение интервью
- Организация адаптации новых сотрудников (онбординг, прибординг, назначение бадди)
- Разработка и проведение программ обучения, оценки, аттестации
- Построение систем мотивации и грейдирования
- Управление корпоративной культурой, организация мероприятий
- HR-аналитика: текучесть, eNPS, time-to-hire, cost-per-hire
- Участие в разработке HR-стратегии, бюджетирование ФОТ
В практике Азбуха мы видим, что в компаниях до 100 человек HR-менеджер часто совмещает обе роли — и кадровое делопроизводство, и стратегические задачи. Это нормально, но создаёт перегрузку. Когда штат переваливает за 150-200 человек, разделение становится необходимым.
Профстандарт 07.003: восемь обобщённых трудовых функций
Профстандарт «Специалист по управлению персоналом» (приказ Минтруда от 09.03.2022 № 109н) — главный документ, который описывает, кто и чем занимается в сфере управления персоналом. Стандарт содержит восемь обобщённых трудовых функций (ОТФ), привязанных к уровням квалификации.
| Код ОТФ | Обобщённая трудовая функция | Уровень квалификации | Кто выполняет |
|---|---|---|---|
| A | Документационное обеспечение работы с персоналом | 5-6 | Специалист по кадрам |
| B | Деятельность по обеспечению персоналом | 6 | Менеджер по подбору / рекрутер |
| C | Деятельность по оценке и аттестации персонала | 6 | Менеджер по персоналу |
| D | Деятельность по развитию персонала | 6 | Менеджер по обучению / T&D |
| E | Деятельность по организации труда и оплаты персонала | 6 | Специалист по компенсациям и льготам (C&B) |
| F | Деятельность по организации корпоративной социальной политики | 6 | HR-менеджер / менеджер по персоналу |
| G | Операционное управление персоналом и подразделением организации | 7 | Начальник отдела кадров / HR-директор |
| H | Стратегическое управление персоналом организации | 7 | HR-директор / вице-президент по HR |
Специалист по кадрам — это функция A. Менеджер по персоналу — функции B-F. Руководители HR-подразделений — G и H. Профстандарт носит рекомендательный характер для коммерческих организаций, но для госсектора его применение регулируется ст. 195.3 ТК РФ.
Юлия К, эксперт по трудовому праву:
«В профстандарте 109н нет деления на ‘кадровика’ и ‘эйчара’ в явном виде. Там восемь блоков функций. Работодатель сам решает, как распределить их между должностями в штатном расписании. Можно нанять одного генералиста на все восемь функций, а можно — восемь разных специалистов. Проблемы начинаются, когда компания нанимает кадровика и ждёт от него стратегического HR. Или наоборот.»
Ключевые различия: сравнительная таблица
Что именно отличает одну должность от другой. Критериев достаточно, чтобы понять: это не вопрос названия на визитке.
| Критерий | Специалист по кадрам | Менеджер по персоналу |
|---|---|---|
| Основной фокус | Документы, учёт, соблюдение ТК РФ | Люди, бизнес-процессы, стратегия |
| ОТФ по профстандарту | A (документационное обеспечение) | B-F (подбор, оценка, развитие, оплата, соцполитика) |
| Образование | Среднее профессиональное + профпереподготовка | Высшее (управление персоналом, психология, экономика) |
| Уровень квалификации | 5-6 | 6-7 |
| Взаимодействие | С сотрудниками (оформление документов) | С руководителями (принятие решений) |
| Средняя зарплата (Москва, 2026) | 60 000 — 85 000 руб. | 80 000 — 150 000 руб. |
| Инструменты | 1С:ЗУП, КЭДО, Госключ, Excel | ATS, LMS, Skill Matrix, HR-аналитика, BI-системы |
| Ответственность | Правильность оформления, соблюдение сроков, защита ПДн | Укомплектованность штата, текучесть, вовлечённость |
Как различия проявляются в ежедневной работе
Теория — это одно. А вот как выглядит обычный рабочий день.
Специалист по кадрам приходит утром и проверяет входящие: заявления на отпуск, больничные листы от СФР, запросы от бухгалтерии. Потом оформляет приём нового сотрудника — трудовой договор, приказ Т-1, запись в трудовую книжку. После обеда — подготовка документов к плановой проверке ГИТ. Вечером — актуализация штатного расписания.
Менеджер по персоналу в это же время проводит собеседование с кандидатом на руководящую позицию. Потом встреча с нанимающим менеджером — корректировка профиля вакансии. После обеда — анализ пульс-опроса по вовлечённости, презентация для CEO с рекомендациями. И ещё welcome-встреча с новичками, которые вышли на этой неделе.
Два параллельных мира, которые пересекаются в одной точке: человек устроился на работу. Кадровик оформляет, эйчар нанимает и адаптирует.
Распределение функций между кадровиком и HR-менеджером — задача, которую проще решить с помощью автоматизации. Когда рутина по оформлению документов уходит в КЭДО, у специалиста по кадрам высвобождается время, а менеджер по персоналу получает аналитику в реальном времени. Сервис Азбуха помогает настроить оба процесса — кадровый учёт и HR-управление — в едином окне.
Требования к образованию и квалификации
По профстандарту 07.003 для работы с кадровыми документами (функция A) достаточно среднего профессионального образования и программы профессиональной переподготовки в области управления персоналом. Это формальный минимум. На практике многие кадровики имеют юридическое образование — и это логично, потому что 80% их работы связано с ТК РФ, 152-ФЗ, приказами Минтруда.
Для менеджера по персоналу (функции B-F) профстандарт требует высшее образование. Направления — «Управление персоналом», «Психология», «Менеджмент», «Экономика». Допускается высшее в другой сфере + профпереподготовка. Для руководящих должностей (функции G-H) — высшее образование уровня магистратуры или специалитета и опыт работы от 5 лет.
По ЕКС «менеджер по персоналу» — высшее образование без стажа, либо среднее профессиональное с опытом от 5 лет. «Специалист по кадрам» — высшее профессиональное без стажа. ЕКС постепенно уступает место профстандарту, но для бюджетных организаций и госсектора квалификационный справочник по-прежнему актуален.
Образцы документов для оформления кадровых специалистов
Открыть список документов
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Должностные инструкции | Скачать |
| Приказ о приёме (Т-1) | Скачать |
| Личная карточка сотрудника (Т-2) | Скачать |
| Оффер (job offer) | Скачать |
| Анкета кандидата | Скачать |
| План адаптации сотрудника | Скачать |
| Оценка эффективности (KPI / performance review) | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
| Положение о персональных данных | Скачать |
| Положение о премировании | Скачать |
Зарплаты и карьерный рост
Рынок труда в 2026 году дифференцирует эти позиции по оплате. Специалист по кадрам в Москве получает от 60 000 до 85 000 руб., в регионах — 42 000-65 000 руб. Менеджер по персоналу в Москве — от 80 000 до 150 000 руб., медианное значение по данным DreamJob — порядка 105 000 руб. HR-директор — от 200 000 руб. и выше.
Карьерные траектории тоже разные. Специалист по кадрам растёт вертикально: инспектор по кадрам — специалист по кадрам — ведущий специалист — начальник отдела кадров. Менеджер по персоналу развивается и вертикально, и горизонтально: рекрутер — HR-генералист — HRBP — HR-директор. Или уходит в узкую специализацию: T&D-менеджер, C&B-специалист, менеджер по корпоративной культуре.
Юлия К, HR-эксперт с 10-летним стажем:
«На рынке сейчас кадровый голод по обеим позициям. Опытный кадровик, который знает 1С:ЗУП, умеет работать с КЭДО и не путает УНЭП с УКЭП — на вес золота. Рекрутеры готовы предлагать 90-100 тысяч в Москве за такого специалиста. С эйчарами аналогичная история — рынок перегрет, хороших HRBP с опытом 5+ лет единицы.»
Когда компании нужен кадровик, а когда — HR-менеджер
Это зависит от численности, стадии развития компании и задач, которые стоят перед HR-функцией.
Стартап до 30 человек: хватит одного HR-генералиста, который закрывает и подбор, и базовое КДП. Кадровый учёт можно частично отдать на аутсорсинг бухгалтерии или подключить систему КЭДО, которая автоматизирует оформление.
Компания 50-150 человек: нужен выделенный специалист по кадрам + менеджер по персоналу (или HR-генералист с сильным КДП-бэкграундом). На этом этапе ошибки в кадровых документах уже приводят к штрафам по ст. 5.27 КоАП (до 50 000 руб. на юрлицо за каждое нарушение), а отсутствие системы подбора тормозит рост.
Компания 200-500 человек: отдельные роли для КДП, подбора, обучения, компенсаций. Специалистов по кадрам может быть 2-3, HR-менеджеров — столько же. Появляется необходимость в начальнике отдела кадров или HR-директоре.
Enterprise 500+ человек: полноценный HR-департамент с трёхуровневой моделью по Ульриху — shared services (кадровое администрирование), центры экспертиз (подбор, обучение, C&B), HR-бизнес-партнёры. Сервис Азбуха помогает компаниям такого масштаба автоматизировать КДП через КЭДО, и первый вопрос в каждом проекте — как распределить функции между кадровиками и эйчарами.
Как КЭДО меняет роль специалиста по кадрам
Кадровый электронный документооборот (ст. 22.1-22.3 ТК РФ) радикально трансформирует работу кадровика. Вместо бумажных приказов и трудовых договоров — электронные документы с подписанием через УНЭП, УКЭП или ПЭП. По данным на апрель 2026 года, более 41 млн человек активировали Госключ, но из 75 млн работников только 6 млн дали согласие на КЭДО. Рынок растёт.
Для кадровика это значит: рутина уходит. Вместо бумажек между подписантами — маршруты согласования в системе. Один процесс занимает 15-30 минут вместо нескольких недель. Ростелеком перевёл 72% сотрудников на КЭДО и подписывает 95% трудовых договоров через Госключ.
Вместе с тем меняются требования: нужно разбираться в видах ЭП, уметь работать с КЭДО-системами, понимать интеграцию с 1С:ЗУП. Мы в Азбуха закладываем 2-3 недели на обучение кадровой службы при внедрении КЭДО. Роль кадровика усложняется, зато становится интереснее и оплачивается лучше.
Юлия К, специалист по внедрению КЭДО:
«Кадровики, которые освоили КЭДО и электронные подписи, стоят на рынке на 20-30% дороже тех, кто работает только с бумагой. Это факт. Работодатели готовы доплачивать за цифровые компетенции — потому что переход на КЭДО экономит компании сотни тысяч рублей в год на одном только хранении документов.»
Частые ошибки при найме HR-специалистов
На основе нашей практики — типичные промахи, которые допускают компании.
Ошибка 1: Нанять кадровика и ждать от него подбора. Специалист по кадрам оформляет документы. Он не обучен проводить поведенческие интервью, строить воронки найма, работать с hh.ru и ATS. Результат — вакансии висят месяцами, кадровик перегружен несвойственными задачами, качество подбора нулевое. Цена: стоимость незакрытой вакансии для middle-специалиста — 120-200 тыс. руб. (затраты на поиск + потери от простоя).
Ошибка 2: Нанять HR-менеджера и поручить ему КДП. Обратная ситуация. Менеджер по персоналу с бэкграундом в подборе и обучении не знает нюансов оформления совместительства, суммированного учёта рабочего времени, порядка ведения воинского учёта. Результат — ошибки в документах, штрафы ГИТ, судебные иски от уволенных сотрудников. Штраф по ст. 5.27 КоАП — до 50 000 руб. за каждое нарушение.
Ошибка 3: Искать универсала на минимальную зарплату. «Нам нужен HR-менеджер, который будет вести КДП, подбирать персонал, проводить обучение и заниматься охраной труда. Зарплата 55 000 руб.» Результат предсказуем: или приходит новичок, который учится за счёт компании, или опытный специалист уходит через 3 месяца.
Как определить, кого нанимать: пошаговая инструкция
Показать пошаговую инструкцию
- Шаг 1. Составьте список HR-задач, которые сейчас не закрыты или закрыты плохо. Разделите их на две колонки: «документы и учёт» и «люди и процессы».
- Шаг 2. Оцените объём КДП: количество сотрудников, частота кадровых событий (приёмы, увольнения, переводы, отпуска). Если более 50 кадровых операций в месяц — нужен выделенный кадровик.
- Шаг 3. Оцените потребность в подборе: сколько вакансий в месяц, какого уровня. Если более 5 вакансий в месяц — нужен выделенный рекрутер или менеджер по персоналу.
- Шаг 4. Определите бюджет. Если бюджет позволяет только одну ставку — нанимайте HR-генералиста с сильным КДП и подключите КЭДО для автоматизации рутины.
- Шаг 5. Напишите должностную инструкцию на основе профстандарта 07.003. Укажите конкретные ОТФ, которые будет выполнять сотрудник. Это снимет 90% вопросов на собеседовании.
Стоимость HR-автоматизации для обеих ролей в 2026 году
Итоговая стоимость зависит от численности персонала, набора подключаемых модулей и выбранного тарифа. Для специалиста по кадрам ключевой модуль — КЭДО (автоматизация документооборота). Для менеджера по персоналу — подбор, обучение, оценка, адаптация.
| Модуль | Стоимость (от) | Пробный период |
|---|---|---|
| Азбука.КЭДО (кадровый документооборот) | 290 ₽/год за сотрудника | 30 дней |
| Азбука.Подбор (ATS для рекрутера) | 1 990 ₽/мес. за рекрутера | 14 дней |
| Азбука.Обучение (LMS) | 190 ₽/мес. за пользователя | 14 дней |
| Азбука.Адаптация (онбординг) | 990 ₽/мес. за новичка | 14 дней |
| Азбука.Пульс (вовлечённость) | 120 ₽/год за сотрудника | 1 бесплатный опрос |
| Азбука.HCM (все модули) | от 8 900 ₽/мес. (от 50 сотрудников) | 14 дней |
При комплексном подключении экономия составляет 25-40%. Для компании из 200 человек КЭДО + Подбор + Адаптация обойдётся от 24 900 ₽/мес. (пакет Азбука.HCM Бизнес). Точные цифры зависят от конфигурации — актуальные цены сервиса Азбуха помогут рассчитать стоимость.
Совмещение ролей: когда это работает, а когда нет
В малом бизнесе совмещение функций кадровика и HR-менеджера — необходимость. Работает при штате до 70-80 человек, низкой текучести (до 15% в год), стабильном бизнесе без активного роста.
Совмещение перестаёт работать, когда:
- Компания активно растёт и нанимает 10+ человек в месяц
- Текучесть превышает 20% — значит, нужны программы удержания, которые кадровик не проектирует
- Появляются региональные офисы или обособленные подразделения — объём КДП удваивается
- Бизнес готовится к проверке ГИТ или аудиту — кадровику физически не хватает времени на приведение документов в порядок параллельно с текущей работой
На одном из проектов Азбуха (ритейл, 340 сотрудников, 4 филиала) HR-генералист физически не мог вести КДП в четырёх юрлицах и параллельно закрывать 12-15 вакансий в месяц. Разделение ролей сэкономило компании порядка 400 000 руб. за полгода только на штрафах, которых удалось избежать.
Юлия К, консультант по кадровым процессам:
«Разделять кадровика и эйчара нужно не по названию должности, а по реальному содержанию работы. Если человек 70% времени оформляет приказы и ведёт трудовые книжки — это кадровик, даже если на визитке написано ‘HR Business Partner’. И наоборот — если специалист по кадрам проводит собеседования и выстраивает онбординг, он фактически работает как менеджер по персоналу. Просто платят ему меньше.»
Что выбрать для вашей компании
Ответ на вопрос «кого нанимать» зависит от того, что болит. Штрафы за ошибки в кадровых документах, нарушенные сроки хранения, ошибки в трудовых книжках — нужен сильный кадровик. Вакансии не закрываются месяцами, люди уходят после испытательного срока — нужен менеджер по персоналу.
А в большинстве случаев нужны оба. Кадровая функция — это документы. HR-функция — это люди. Документы без людей — бюрократия. Люди без документов — нарушение закона. На сайте Роструда (rostrud.gov.ru) публикуются разъяснения по оформлению трудовых отношений — эту информацию полезно отслеживать обеим категориям специалистов.
Юлия К, специалист по ЭЦП и электронному документообороту:
«Мы всегда рекомендуем начинать с аудита текущих HR-процессов. Посмотреть, какие функции закрыты, какие нет, где пробелы. И только после этого принимать решение о найме. Бывает, что подключение КЭДО снимает 60% нагрузки с кадровика, и ему хватает времени ещё и на базовый подбор. А бывает, что нужно сразу разделять — иначе ни документы, ни люди.»
Читайте также по теме:
- Оценка персонала: процесс от старта до отчёта по шагам
- Оценка персонала: что входит, методы и документы 2026
- Система оценки персонала: как построить за 8 шагов
- Разработка системы оценки персонала: этапы и документы
- Варианты оценки персонала: 6 методов и их последствия
Часто задаваемые вопросы
Можно ли назвать должность «специалист по кадрам», а поручить обязанности менеджера по персоналу?
Обязателен ли профстандарт 07.003 для коммерческих организаций?
Какое образование нужно специалисту по кадрам в 2026 году?
Чем HR-генералист отличается от менеджера по персоналу?
Сколько кадровиков нужно на 500 сотрудников?
Что такое HRBP и чем он отличается от менеджера по персоналу?
Может ли кадровик перейти в HR-менеджеры?
Какие штрафы грозят за ошибки в кадровых документах?
Как КЭДО влияет на распределение обязанностей между кадровиком и HR?
Нужен ли специалист по кадрам компании из 20 человек?
В каком документе закреплены обязанности кадровика?
Что такое модель Ульриха и как она связана с ролями HR?
Разобрались с различиями — теперь пора автоматизировать. Сервис Азбуха закрывает обе стороны HR-функции: КЭДО для кадрового делопроизводства (от 290 руб./сотрудника в год) и модули для подбора, адаптации, обучения, оценки. За время работы мы подключили сотни компаний — от стартапов на 30 человек до предприятий с численностью 3 000+. Пробный период — 14-30 дней в зависимости от модуля, подключение бесплатное.
Наши специалисты помогут провести аудит текущих HR-процессов, определить, какие функции автоматизировать в первую очередь, и подобрать оптимальную конфигурацию модулей под ваш штат и бюджет.
