Учёт движения кадров: формы Т-1, Т-5, Т-8 и способы ведения в 2026

Учёт движения кадров — это фиксация всех кадровых событий в компании: приёма, переводов, совмещений, отпусков и увольнений. Из этой статьи вы узнаете, какие формы использовать в 2026 году (Т-1, Т-2, Т-5, Т-8 и другие), в какие сроки подавать подраздел 1.1 ЕФС-1 в Социальный фонд, и какой способ ведения учёта выбрать — бумажный, электронный или гибридный. Разберём типичные ошибки, за которые ГИТ выписывает штрафы по ст. 5.27 КоАП, и покажем, как КЭДО сокращает трудозатраты на этот участок.

Автор статьи — Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству, трудовому праву и электронному документообороту с опытом более 10 лет. Имеет высшее юридическое образование (трудовое право), более 10 лет в кадровом консалтинге, практический опыт внедрения КЭДО и ЭЦП. Автор публикаций в профильных изданиях по HR.

Что такое учёт движения кадров и зачем он нужен работодателю

Движение кадров — это любое изменение статуса работника в компании: приём, перевод на другую должность или в другое подразделение, совмещение, временное исполнение обязанностей, приостановление трудового договора, увольнение. Каждое из этих событий работодатель обязан оформить документально и часть из них — передать в Социальный фонд России. Обязанность вытекает из ТК РФ и закона о персонифицированном учёте, а контролирует исполнение ГИТ и СФР.

Зачем это нужно на практике? Во-первых, без приказа и записи о кадровом событии работник не докажет стаж, а работодатель не защитится в трудовом споре. Во-вторых, на основе данных о движении кадров считается текучка, среднесписочная численность, квоты для инвалидов по 181-ФЗ. В-третьих, инспектор ГИТ на проверке смотрит именно эти документы: приказы, личные карточки, табели. Нет документа — есть нарушение.

В практике Азбуха мы сталкиваемся с одной и той же картиной: компания растёт до 100-150 человек, а учёт движения кадров ведётся в Excel-файле у одного кадровика. Файл живёт своей жизнью, приказы подписываются задним числом, а ЕФС-1 подаётся с опозданием. Потом приходит проверка, и выясняется, что по части переводов вообще нет приказов.

Нормативная база учёта движения кадров в 2026 году

Основа — Трудовой кодекс. Статья 68 регулирует оформление приёма, ст. 72-72.2 — переводы, ст. 84.1 — порядок увольнения. Раздел про электронный документооборот — ст. 22.1-22.3 ТК РФ, они действуют с 22 ноября 2021 года и определяют порядок ведения КЭДО. Электронные подписи регулирует тройка — 63-ФЗ.

Унифицированные формы первичной учётной документации по учёту труда утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. С 2013 года они не обязательны для коммерческих организаций — компания вправе разработать свои бланки и утвердить их в учётной политике или ЛНА. Но на практике большинство работодателей продолжают работать с формами Т-1, Т-2, Т-5, Т-8: их понимают инспекторы, их поддерживает одинэска, под них заточены все учётные системы.

Сроки хранения документов по личному составу определяет 125-ФЗ «Об архивном деле» и перечень Росархива: документы, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет, более ранние — 75 лет. Приказы о приёме, переводе и увольнении входят в этот перечень. Табели учёта рабочего времени — 5 лет, при вредных условиях труда — 50/75 лет.

Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству:
«Кадровики часто спрашивают: раз унифицированные формы не обязательны, можно ли вообще не издавать приказ о переводе? Нельзя. Форма — на ваше усмотрение, а само событие оформить вы обязаны. И вот нюанс, на котором ловят на проверках: свою форму надо утвердить ЛНА. Просто скачанный из интернета бланк без утверждения — это уже вопрос от инспектора ГИТ.»

Формы документов по учёту движения кадров

Перечень первичных документов, которыми оформляется движение персонала, стабилен уже два десятилетия. Меняется только способ их подписания — всё больше компаний переводят эти документы в КЭДО.

Приём на работу: Т-1 и трудовой договор

С 22 ноября 2021 года приказ о приёме перестал быть обязательным — приём оформляется трудовым договором (ст. 68 ТК РФ). Но компании продолжают издавать приказ по форме Т-1 для внутреннего учёта: на его основании бухгалтерия открывает лицевой счёт (форма Т-34), а кадровая заводит личную карточку. Содержание приказа должно соответствовать условиям ТД — расхождение в окладе или должности между приказом и договором трактуется проверяющими не в пользу работодателя.

Личная карточка Т-2

С 1 сентября 2021 года ведение личной карточки Т-2 не обязательно — приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н исключил требование знакомить работника под подпись с записями в трудовой книжке через карточку. Воинский учёт с этого момента ведётся по отдельной карточке формы № 10. На практике Т-2 продолжают вести как удобный накопитель данных о работнике: переводы, отпуска, аттестации — всё в одном месте. Если ведёте — ведите аккуратно, брошенная наполовину карточка хуже её отсутствия.

Перевод: форма Т-5

Перевод на другую работу оформляется допником к трудовому договору и приказом по форме Т-5 (или Т-5а для группы работников). Постоянный перевод требует письменного согласия работника — ст. 72.1 ТК РФ. Временный перевод без согласия допускается только в случаях из ст. 72.2: катастрофа, авария, простой по этим причинам, и не более чем на месяц.

Совмещение и повышение

Совмещение должностей оформляется приказом и допсоглашением с указанием доплаты — ст. 60.2 и 151 ТК РФ. Повышение в должности юридически тот же перевод: допник плюс приказ. Отдельной унифицированной формы для повышения нет, компании используют Т-5 или собственный бланк.

Увольнение: Т-8 и записка-расчёт

Прекращение трудового договора оформляется приказом по форме Т-8 (Т-8а для нескольких работников). Работника знакомят с приказом под подпись, в день увольнения выдают трудовую книжку или сведения по форме СТД-Р, производят полный расчёт — ст. 84.1 ТК РФ. Здесь же критичный момент с отчётностью: подраздел 1.1 ЕФС-1 при увольнении подаётся не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.

Табель, график отпусков и журналы

Табель учёта рабочего времени (Т-12 при ручном ведении, Т-13 при автоматизированном) фиксирует явки и неявки — на его основе считается зарплата. График отпусков по форме Т-7 утверждается не позднее чем за две недели до начала календарного года — ст. 123 ТК РФ. Книга учёта движения трудовых книжек ведётся по форме, которую работодатель разрабатывает сам с учётом приказа Минтруда № 320н — старая форма Госкомтруда отменена с 1 сентября 2021 года.

Юлия К, эксперт по трудовому праву:
«Самый частый косяк, который я вижу при аудитах — переводы без допсоглашений. Приказ Т-5 есть, а допника к ТД нет. Кадровик считает, что приказа достаточно. А потом работник идёт в суд оспаривать перевод, и работодателю нечем доказать согласие. Приказ — это распорядительный документ, а согласие фиксируется именно в допсоглашении.»

Образцы документов для учёта движения кадров

Отчётность о движении кадров: подраздел 1.1 ЕФС-1

С 2023 года сведения о трудовой деятельности подаются в составе единой формы ЕФС-1 в Социальный фонд России — она заменила СЗВ-ТД. Подраздел 1.1 заполняется на каждое кадровое мероприятие, правила заполнения установлены приказом СФР от 17.11.2023 № 2281. Сроки жёсткие и зависят от типа события:

Если крайний срок выпадает на выходной или праздник, он переносится на ближайший рабочий день. Подраздел 1.1 подаётся на всех работников, включая внутренних и внешних совместителей, дистанционных сотрудников и исполнителей по ГПХ — кроме самозанятых. Актуальные правила и форматы публикует сам фонд — база знаний СФР по форме ЕФС-1 обновляется при каждом изменении порядка заполнения.

При переводе на дистанционную работу отчёт не подают — это изменение условий, а не кадровое мероприятие из перечня. А вот специальные коды «ДИСТ» и «НДОМ» из старой формы в действующем порядке заполнения отсутствуют: на дистанционщиков подраздел 1.1 заполняется по общим правилам.

Юлия К, консультант по кадровым процессам:
«Сроки по приёму и увольнению — это то место, где ручной учёт регулярно проваливается. Кадровик оформил Т-8 в пятницу вечером, а про ЕФС-1 вспомнил во вторник — всё, просрочка. Когда движение кадров ведётся в системе, отчёт формируется из того же приказа автоматически, и зарплатник его просто отправляет. Никакой магии, просто данные не вводятся дважды.»

Способы ведения учёта движения кадров

Способов по сути три: бумажный, электронный (КЭДО плюс учётная система) и гибридный. Выбор зависит от численности, географии и доли удалёнщиков.

Бумажный учёт

Приказы печатаются, подписываются от руки, регистрируются в журналах, подшиваются в дела. Работает при штате до 30-50 человек в одном офисе. Дальше начинаются проблемы: документы теряются между подразделениями, работник в отпуске не может подписать допник, кадровик носит бумажки между подписантами вручную. На дистанционных работниках бумажный процесс ломается полностью — обмен оригиналами почтой растягивает оформление перевода на недели.

Электронный учёт: учётная система плюс КЭДО

Учётная система (1С:ЗУП, Босс-Кадровик, SAP HCM или отечественные аналоги) хранит данные о кадровых событиях и формирует приказы и отчётность. КЭДО закрывает вторую часть — юридически значимое подписание. Статьи 22.1-22.3 ТК РФ разрешают вести в электронном виде почти все кадровые документы. Исключения прямо названы в ст. 22.1: акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении, документы об инструктажах по охране труда — они остаются на бумаге или дублируются.

Работодатель подписывает документы УКЭП, работник — в зависимости от типа документа: для большинства хватает ПЭП в информационной системе работодателя, для трудового договора и допсоглашений нужна УНЭП или УКЭП. По ч. 2 ст. 22.3 ТК РФ работник может использовать УНЭП, выданную через ЕСИА — это Госключ, и тогда отдельное соглашение об использовании УНЭП с работником подписывать не нужно. Приложение бесплатное, работнику нужен только смартфон и подтверждённая учётка на Госуслугах. По данным интеграторов, около 70% компаний-клиентов КЭДО-платформ выбирают именно Госключ для подписи со стороны работника.

Цифры по эффекту вполне осязаемые. На проектах, которые разбирались на профильных вебинарах 2026 года, перевод кадрового документооборота в электронный вид сокращал трудозатраты на этот участок до 6,5 раз при штате 40 000 человек, а крупный банк после интеграции с Госключом добился стабильного подписания 95% трудовых договоров в электронном виде при цифровом приёме. Реализация интеграции с Госключом от старта до пилота заняла там порядка 4 месяцев.

Гибридный учёт

Часть документов в электронном виде, часть на бумаге. Это не временный компромисс, а нормальная рабочая модель: документы-исключения из ст. 22.1 ТК РФ в любом случае остаются бумажными, а синие воротнички без корпоративной техники часто подписывают на бумаге дольше, чем офис. Мы в Азбуха закладываем на проектах пилотную группу перед раскатыванием КЭДО на всю компанию — и почти всегда пилот показывает, что линейный персонал требует отдельного сценария подписания, иначе доходимость до электронной подписи проседает.

Юлия К, специалист по внедрению КЭДО:
«Переход на КЭДО — это добровольная история для действующих сотрудников: без письменного согласия работника переводить его на электронный документооборот нельзя, ст. 22.2 ТК РФ. Исключение одно — те, кто принят после 31 декабря 2021 года и не имеет трудового стажа на эту дату, для них согласие не требуется. И расходы на выпуск ЭП работника несёт работодатель, переложить их на сотрудника закон не разрешает.»

Как организовать учёт движения кадров с нуля

Постановка учёта начинается не с покупки софта, а с ревизии того, что уже есть: какие кадровые события происходят в компании, какими документами они оформляются, кто их подписывает и где они хранятся. Дальше — выбор форм, утверждение их в ЛНА и настройка процесса.

Как поставить учёт движения кадров: пошаговая инструкция

Типичные ошибки в учёте движения кадров и их цена

Ошибки на этом участке однотипны, и почти все они стоят денег по ст. 5.27 КоАП: для юрлица штраф от 30 000 до 50 000 руб. за нарушение трудового законодательства, при повторном нарушении — до 70 000 руб.

Ошибка 1. Перевод без допсоглашения. Кадровик издаёт приказ Т-5 и считает дело сделанным — так быстрее, работник ведь «не против». Цена ошибки: в трудовом споре перевод признают незаконным, работника восстанавливают на прежней должности с оплатой разницы в заработке, плюс штраф ГИТ до 50 000 руб.

Ошибка 2. Просрочка подраздела 1.1 ЕФС-1. Отчёт о приёме или увольнении подают через неделю, потому что «так удобнее собирать пачкой». Цена: предупреждение или штраф 300-500 руб. на должностное лицо за каждый эпизод по ст. 15.33.2 КоАП — при массовке за год набегает заметная сумма, и каждый эпизод фиксируется фондом автоматически.

Ошибка 3. Расхождение данных между документами. В приказе один оклад, в трудовом договоре другой, в штатке третий. Так бывает, когда формы заполняются вручную в разных файлах. Цена: доначисления при споре о зарплате производятся по наибольшей из указанных сумм, плюс вопросы от налоговой к расчёту НДФЛ и взносов.

Ошибка 4. Подписание задним числом при бумажном учёте. Работник вышел на новую должность 1-го числа, допник подписали 15-го с датой 1-го. Экономия времени кажущаяся: при конфликте экспертиза давности и показания свидетелей разворачивают ситуацию против работодателя, а это уже не административная, а потенциально уголовная плоскость по ст. 327 УК РФ.

На одном из наших проектов (распределённая розница, около 1100 сотрудников в регионах) именно расхождения между приказами и допсоглашениями стали причиной, по которой компания пошла в КЭДО: после перевода взаимодействия между подразделениями в электронный вид документ физически не может уйти на подпись с данными, отличными от учётной системы.

Стоимость ведения учёта движения кадров в КЭДО

Стоимость зависит от численности персонала и выбранного тарифа: чем больше штат, тем ниже цена на одного сотрудника. Все кадровые документы по движению персонала — трудовые договоры, приказы, заявления, допсоглашения — входят уже в базовый тариф.

Пробный период по модулю Азбука.КЭДО — 30 дней, этого хватает, чтобы прогнать пилотную группу через полный цикл: приказ, подписание, выгрузка. Итоговая сумма зависит от численности персонала, набора модулей и формата размещения — актуальные тарифы сервиса Азбуха помогут посчитать бюджет под ваш штат точнее.

Вывод

Учёт движения кадров держится на трёх элементах: правильные формы документов (унифицированные или утверждённые ЛНА), соблюдение сроков отчётности в СФР и выбранный под масштаб компании способ ведения. До 50 человек работает бумага, дальше экономика и риски толкают в КЭДО — тем более что выпуск УНЭП через Госключ для работников бесплатен, а согласие на электронный документооборот для принятых после 31 декабря 2021 года без стажа не требуется. Сервис Азбуха помогает настроить этот участок целиком: от шаблонов приказов до автоматической подачи ЕФС-1.

Часто задаваемые вопросы