Инструкция по охране труда для специалиста по кадрам — это локальный нормативный акт, который описывает безопасные приёмы работы кадровика на его рабочем месте: за компьютером, с оргтехникой, в архиве с бумажными делами. Документ обязателен, его требует статья 214 ТК РФ, а структуру и содержание задаёт приказ Минтруда № 772н. Разберём, из каких пяти разделов состоит такая инструкция, кто её разрабатывает и утверждает, нужен ли кадровику первичный инструктаж, как часто документ пересматривают и какие штрафы грозят за его отсутствие на проверке ГИТ в 2026 году.
Автор статьи — Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству, трудовому праву и электронному документообороту с опытом более 10 лет. Имеет высшее юридическое образование (трудовое право), более 10 лет в кадровом консалтинге, практический опыт внедрения КЭДО и ЭЦП. Автор публикаций в профильных изданиях по HR.
Зачем кадровику отдельная инструкция по охране труда
Специалист по кадрам сидит в офисе, работает за ПК, печатает на принтере, иногда лазит в архив за личными делами. Опасностей вроде немного. И всё равно инструкция по охране труда на его должность нужна — потому что обязанность разработать инструкции лежит на работодателе по каждому рабочему месту, без исключений для «тихих» офисных профессий. Это прямая норма статьи 214 Трудового кодекса. Логику в этом требовании искать бессмысленно, его нужно просто выполнить.
Инструкция по охране труда (ИОТ) — это сжатый алгоритм безопасности на конкретном рабочем месте. Для кадровика он закрывает то, чем реально болеет офис: зрительное напряжение от монитора, статичная поза, перенос тяжёлых архивных коробок, электробезопасность при работе с розетками и удлинителями, поведение при пожаре. Звучит несерьёзно ровно до первого несчастного случая на лестнице с папками или до прихода инспектора, который запросит пакет документов по ОТ и не найдёт там инструкции на отдел кадров.
Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству:
«Кадровики часто думают, что охрана труда — это про цех и каски, а не про них. А потом приходит проверка, и инспектор первым делом смотрит инструкции по должностям. Нет инструкции на специалиста по кадрам — значит, формально человека допустили к работе без документа, который обязан быть. И вот тебе протокол на ровном месте.»
Отдельный нюанс. Кадровая служба часто сама и отвечает за кадровое сопровождение охраны труда: ведёт приказы о назначении ответственных, хранит протоколы проверки знаний, оформляет ознакомление работников с ЛНА. То есть кадровик одновременно и объект охраны труда (у него своя ИОТ), и тот, кто администрирует документооборот по ОТ для всей компании. Путать эти две роли не стоит, но и разрывать их полностью не получится.
Нормативная база: на чём строится инструкция
База у документа простая и за последние годы устоявшаяся. Раздел X Трудового кодекса задаёт общие требования к охране труда. Статья 214 ТК РФ закрепляет за работодателем обязанность разрабатывать и утверждать инструкции с учётом мнения профсоюза (если он есть). А порядок и содержание инструкций описывает приказ Минтруда от 29.10.2021 № 772н — он вступил в силу 1 марта 2022 года и действует до 1 марта 2028 года. Этот приказ заменил старое постановление Минтруда № 80 от 2002 года и сделал требования обязательными, а не рекомендательными.
Важная деталь, которую многие пропускают: с 2022 года Минтруд больше не разрабатывает типовые инструкции по охране труда. Это значит, что готового шаблона «инструкция для специалиста по кадрам» от государства не существует — работодатель пишет документ сам. Можно опираться на старые типовые инструкции как на основу, но переписывать их под свою компанию придётся в любом случае. Скачать из интернета чужую инструкцию и поставить свою печать — так себе идея, инспектор это видит сразу.
К базовым документам добавляются те, что зависят от конкретного рабочего места: результаты специальной оценки условий труда (СОУТ) по 426-ФЗ, санитарные правила СП 2.2.3670-20 для офисных условий, паспорта на технику. Для кадровика с обычным офисным местом и оптимальными или допустимыми условиями труда набор минимальный, но СОУТ всё равно должна быть проведена — без неё непонятно, можно ли вообще освобождать человека от части процедур.
Структура инструкции: пять обязательных разделов по 772н
Приказ № 772н в пунктах 21-26 жёстко фиксирует: инструкция должна содержать не менее пяти разделов, и названия у них строго определённые. Отступать от формулировок нельзя — это не дизайнерская вольность, а обязательное требование. Вот эти пять разделов.
1. Общие требования охраны труда. Кто допускается к работе специалистом по кадрам, требования к возрасту и состоянию здоровья, режим труда и отдыха, перечень опасностей на рабочем месте (для кадровика — это ПК, оргтехника, электросеть, перемещение по этажам и архиву), перечень выдаваемых средств индивидуальной защиты или ссылка на ЛНА, правила личной гигиены, порядок уведомления о травме или неисправности техники.
2. Требования охраны труда перед началом работы. Что кадровик проверяет до того, как сесть за стол: исправность кресла, освещённость, целостность проводов и розеток, отсутствие посторонних предметов на полу и проходах. Звучит как формальность, но именно сюда инспектор смотрит, когда разбирает падение или удар током.
3. Требования охраны труда во время работы. Безопасные приёмы при работе с компьютером и оргтехникой, режим перерывов при зрительной нагрузке, правила обращения с архивными документами и стеллажами, запрет на самостоятельный ремонт техники под напряжением.
4. Требования охраны труда в аварийных ситуациях. Что делать при возгорании, задымлении, коротком замыкании, при обнаружении неисправности; порядок эвакуации, кого и как извещать, где аптечка и огнетушитель.
5. Требования охраны труда по окончании работы. Порядок завершения смены: отключить оборудование, навести порядок на рабочем месте, доложить руководителю о выявленных неполадках.
Юлия К, эксперт по трудовому праву:
«Самый частый косяк — когда инструкцию пишут водой. «Работник должен соблюдать требования охраны труда» — и так пять страниц. Это пустой документ. По 772н текст должен быть конкретный: какую кнопку нажать, что проверить, куда бежать при пожаре. Инспектор такую обтекаемую инструкцию забракует, и будет прав.»
В инструкцию можно добавлять дополнительные разделы, если есть обоснование. Но пять базовых — это минимум, ниже которого опускаться нельзя. И ещё: разрешена разработка временных инструкций (пункты 27-28 Требований № 772н) для нового или реконструированного рабочего места, пока не накопится практика.
Кто разрабатывает и утверждает инструкцию
Разработать инструкцию обязан работодатель. На практике разработку поручают руководителю структурного подразделения — то есть начальнику отдела кадров — совместно со специалистом по охране труда. Кадровик знает специфику рабочего места изнутри, СОТ знает требования 772н и отраслевые правила. Вдвоём они собирают проект.
Дальше — согласование. Проект направляют в выборный орган первичной профсоюзной организации, если она в компании есть. Срок рассмотрения — не более 5 рабочих дней, по итогу профсоюз выдаёт мотивированное мнение. Если профсоюза нет, этот этап пропускают. Согласовать инструкцию также может руководитель подразделения и специалист по ОТ.
Утверждает инструкцию работодатель — руководитель организации или уполномоченное приказом лицо. Можно утвердить каждую инструкцию отдельным приказом, можно одним приказом сразу весь перечень. После утверждения экземпляры хранят либо у специалиста по ОТ, либо у руководителей подразделений — главное, чтобы у работников был свободный доступ. Можно вести журнал учёта инструкций и журнал выдачи их руководителям, но это уже на усмотрение компании.
В практике Азбуха мы видим типичную ошибку: инструкцию утвердили, положили в папку и забыли ознакомить работника под подпись. Документ есть — а доказательства, что человек его читал, нет. Для инспектора это то же самое, что инструкции вообще нет.
Нужен ли кадровику инструктаж по охране труда
Тут начинается самое интересное, потому что офисных работников касается отдельная норма. Инструктажи делятся на вводный (проходят все без исключения при приёме), первичный на рабочем месте, повторный и внеплановый. И вот от первичного инструктажа кадровика можно освободить.
Постановление Правительства № 2464 от 24.12.2021 (это новый Порядок обучения по охране труда) разрешает освобождать работников от первичного инструктажа, если их работа связана только с офисной техникой — персональным компьютером, настольным копировально-множительным аппаратом, прочей офисной и бытовой техникой, которая не участвует в технологическом процессе. Плюс два условия: других источников опасности нет, а условия труда по СОУТ — оптимальные или допустимые. Кадровик под это описание подходит идеально.
Но просто так не освободишься. Нужен приказ работодателя с перечнем профессий и должностей, освобождённых от первичного инструктажа. А информацию о безопасных приёмах работы за тем же ПК надо включить в программу вводного инструктажа — то есть кадровик всё равно получает базовые знания, просто на вводном этапе, а не на рабочем месте. Кто освобождён от первичного, тот автоматически освобождён и от повторного.
Юлия К, консультант по кадровым процессам:
«Освобождение от первичного инструктажа — не право по умолчанию, а решение работодателя, оформленное приказом. Нет приказа с перечнем должностей — значит, формально кадровика надо инструктировать на рабочем месте раз в полгода, как всех. Многие про этот приказ забывают и потом удивляются замечанию инспектора. Вшить эту должность в перечень — пять минут работы, а головняка снимает много.»
Если же кадровика не освободили приказом, повторный инструктаж проводят не реже одного раза в 6 месяцев (пункт 14 Постановления № 2464). Внеплановый — при изменении должностных обязанностей, после несчастного случая, при вводе нового оборудования или по требованию инспектора. Вводный инструктаж проходят абсолютно все при приёме, его обычно проводит специалист по ОТ или назначенное приказом лицо.
Связка «инструкция + приказ об освобождении + программа вводного инструктажа + ознакомление под подпись» — именно то место, где компании чаще всего рассыпаются на проверке. Один документ есть, второго нет, подписи работника не хватает — и весь пакет признаётся неполным. Если не хотите собирать это вручную и сверять по каждой должности, мы в Азбуха помогаем выстроить кадровый документооборот по охране труда так, чтобы ничего не потерялось.
Как часто пересматривают инструкцию по охране труда
По общему правилу инструкцию пересматривают не реже одного раза в 5 лет. Но есть основания для досрочного пересмотра, они перечислены в пункте 30 Требований № 772н: изменение условий труда работника, внедрение новой техники и технологий, результаты расследования несчастного случая или профзаболевания, требование должностных лиц Роструда или ГИТ, изменение нормативных правовых актов по охране труда.
Если за пять лет ничего из перечисленного не случилось, действие инструкции можно продлить — оформляется это распорядительным документом работодателя. То есть переписывать всё заново раз в пятилетку не обязательно, достаточно подтвердить, что документ актуален. Дата утверждения и срок действия должны быть видны в самой инструкции, иначе непонятно, просрочена она или нет.
Образцы кадровых документов, которые оформляют вместе с охраной труда
Открыть список
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Должностная инструкция | Скачать |
| Приказ о приёме на работу (Т-1) | Скачать |
| Личная карточка работника (Т-2) | Скачать |
| Анкета для приёма на работу | Скачать |
| Оффер о приёме на работу | Скачать |
| План адаптации сотрудника | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
| Положение об обработке и защите персональных данных | Скачать |
| Положение об оплате труда | Скачать |
| Положение о премировании | Скачать |
Ознакомление с инструкцией: бумага или электронная подпись
Раньше работника знакомили с инструкцией по охране труда под роспись на бумаге — в самом документе или в журнале. Сейчас закон допускает ознакомление с локальными нормативными актами в электронном виде. Статья 22.3 ТК РФ прямо называет ознакомление с ЛНА среди операций, которые ведут через кадровый электронный документооборот, с подписанием электронной подписью.
Инструкция по охране труда — это и есть ЛНА. Значит, ознакомить с ней сотрудника можно через КЭДО: система отправляет документ, работник читает его в личном кабинете и подписывает, факт ознакомления фиксируется с датой и временем. Бегать с бумажным журналом и собирать подписи вручную больше не обязательно. Отдельно стоит держать в голове, что модель электронного подписания самих инструктажей по охране труда пока обсуждается на уровне законопроектов — то есть ознакомление с инструкцией электронно уже работает, а полный перевод инструктажей в цифру ещё дорабатывается.
В Азбуха мы реализовали ознакомление с ЛНА так, что кадровик загружает инструкцию один раз, назначает её нужным должностям, и каждый новый сотрудник при приёме получает документ на подпись автоматически. Это снимает главную боль с охраной труда — не сам факт наличия инструкции, а доказательство, что работник с ней ознакомлен. Доказательная база собирается сама, без ручного сведения журналов.
Стоимость перевода документов по охране труда в электронный вид
Отдельной цены «за инструкцию по охране труда» не бывает — это локальный акт, который компания пишет сама. А вот ознакомление с инструкцией и хранение доказательной базы удобно вести в системе КЭДО, и дистанционное обучение по охране труда — в корпоративной LMS. Стоимость зависит от численности штата, выбранного модуля и того, нужна ли интеграция с 1С:ЗУП. Цены ниже взяты с актуальной страницы тарифов Азбуха.
| Тариф / Услуга | Стоимость | Условия |
|---|---|---|
| Азбука.КЭДО «Лайт» (до 70 человек) | 490 ₽/сотрудника в год | от 34 300 ₽/год минимум |
| Азбука.КЭДО «Стандарт» (70-500 человек) | 390 ₽/сотрудника в год | маршруты, модуль ЛНА, 1С:ЗУП |
| Азбука.КЭДО «Корпоративный» (от 500 человек) | от 290 ₽/сотрудника в год | on-premise, УКЭП, доказательная база |
| Азбука.Обучение «Базовый» (до 50 пользователей) | 29 900 ₽/год | конструктор курсов и тестов |
| Азбука.Обучение «Продвинутый» (до 250 пользователей) | 89 000 ₽/год | библиотека 30+ курсов, сертификаты |
| Азбука.HCM «Старт» (от 50 человек) | от 8 900 ₽/мес. | КЭДО + Адаптация + Подбор |
Итоговая сумма зависит от численности персонала, выбранного тарифа и набора подключаемых модулей. У КЭДО есть пробный период 30 дней, у модуля обучения — 14 дней. Сориентироваться по точным цифрам помогут актуальные цены сервиса Азбуха — там же есть онлайн-калькулятор под численность компании.
Штрафы за отсутствие инструкции и необучение
Ответственность за нарушения в сфере охраны труда вынесена в отдельную статью 5.27.1 КоАП РФ. Отсутствие или некорректное ведение инструкций, положений и приказов по охране труда подпадает под часть 1 этой статьи: предупреждение или штраф на должностных лиц от 2 000 до 5 000 рублей, на юридических лиц — от 50 000 до 80 000 рублей.
Если же работника допустили к работе без обучения и проверки знаний по охране труда, штраф жёстче (часть 3 статьи 5.27.1): на должностных лиц от 15 000 до 25 000 рублей, на юридических лиц от 110 000 до 130 000 рублей. Инспектор ГИТ при выявлении нескольких составов вправе составить отдельные протоколы по каждому, и суммарная санкция для организации при первой проверке доходит до 210 000 рублей. При повторном нарушении — выше, вплоть до дисквалификации должностного лица.
Проверить себя и подать обращение можно через сервис Роструда онлайнинспекция.рф — там же выложены проверочные листы, по которым инспектор ходит на проверку. Полезная привычка — прогонять свой пакет документов по этим чек-листам до того, как это сделает ГИТ.
Юлия К, HR-эксперт с 10-летним стажем:
«Самое обидное в этих штрафах — они выписываются за бумагу, которую сделать стоит копейки. Инструкция по охране труда для кадровика — это пара часов работы и согласование. А непройденная эта мелочь превращается в протокол на 80 тысяч для юрлица. Денюжки на ровном месте, и всё из-за того, что документ не дописали или забыли ознакомить человека под подпись.»
Как разработать инструкцию по охране труда для специалиста по кадрам: пошаговая инструкция
Показать пошаговую инструкцию
- Шаг 1. Проверьте, что по рабочему месту кадровика проведена СОУТ и условия труда оптимальные или допустимые. От этого зависит, можно ли освобождать от первичного инструктажа.
- Шаг 2. Составьте проект инструкции из пяти обязательных разделов по приказу № 772н, с точными названиями разделов и конкретным содержанием под офисное рабочее место.
- Шаг 3. Внесите перечень опасностей (ПК, оргтехника, электросеть, перемещение в архив), порядок действий в аварийной ситуации и порядок уведомления о травме.
- Шаг 4. Согласуйте проект со специалистом по охране труда и, при наличии профсоюза, направьте на мотивированное мнение (срок до 5 рабочих дней).
- Шаг 5. Утвердите инструкцию приказом руководителя, проставьте дату утверждения и срок действия.
- Шаг 6. Издайте приказ с перечнем должностей, освобождённых от первичного инструктажа, и включите безопасные приёмы работы за ПК в программу вводного инструктажа.
- Шаг 7. Ознакомьте работника с инструкцией под подпись — на бумаге или электронной подписью в системе КЭДО, и обеспечьте свободный доступ к документу.
Типичные ошибки при оформлении инструкции
Первая ошибка — скачать чужую инструкцию из интернета и не адаптировать. Делают так ради экономии времени, а получают документ, в котором перечислены опасности с производственного участка, которых в офисе нет, и нет тех, что реально есть. Цена ошибки — забракованная инструкция и штраф по части 1 статьи 5.27.1 КоАП до 80 000 рублей для юрлица.
Вторая ошибка — инструкция написана общими фразами без конкретики. Мотив тот же: быстрее. Результат: инспектор признаёт документ формальным, не отвечающим требованиям 772н. По сути это приравнивается к отсутствию инструкции.
Третья ошибка — утвердили, но не ознакомили работника под подпись, или ознакомили, но не сохранили доказательство. Это самый частый затык. Документ есть, а подтверждения нет. На проверке такой пакет считается неполным, и штраф прилетает так же, как за отсутствие инструкции вообще.
Четвёртая ошибка — забыли про приказ об освобождении от первичного инструктажа и параллельно не проводят повторный. То есть кадровика как бы освободили на словах, а документа нет, и инструктажи раз в полгода тоже не идут. Получается дыра: формально человек работает без положенного инструктажа.
Часто задаваемые вопросы
Обязательна ли инструкция по охране труда для офисного специалиста по кадрам?
Сколько разделов должно быть в инструкции по охране труда?
Нужно ли проводить первичный инструктаж для специалиста по кадрам?
Кто разрабатывает инструкцию по охране труда в компании?
Как часто пересматривают инструкцию по охране труда?
Можно ли ознакомить работника с инструкцией электронной подписью?
Существует ли типовая инструкция по охране труда для кадровика?
Какой штраф грозит за отсутствие инструкции по охране труда?
Чем инструкция по охране труда отличается от должностной инструкции?
Как часто проводят повторный инструктаж, если кадровик не освобождён от него?
Где должна храниться инструкция и кто имеет к ней доступ?
Инструкция по охране труда для специалиста по кадрам — документ простой, но его сопровождение легко рассыпается: то приказ об освобождении от инструктажа потерялся, то ознакомление под подпись не собрали, то срок пересмотра прошёл незаметно. За время работы сервиса Азбуха мы помогли сотням компаний выстроить кадровый документооборот так, чтобы локальные акты по охране труда хранились в одном месте, а ознакомление работников фиксировалось автоматически через КЭДО с электронной подписью.
Мы подключаем модуль ЛНА, настраиваем маршруты согласования и интеграцию с 1С:ЗУП, чтобы каждый новый сотрудник при приёме получал инструкцию на подпись без участия кадровика вручную. Доказательная база на случай проверки ГИТ собирается сама — с датами, статусами подписания и неизменностью документов.
