Приём, перевод, увольнение: оформление и сроки в 2026

Оформление приёма, перевода и увольнения — три кадровые процедуры, на которых компании теряют деньги чаще всего: не там подпись, не тот срок, не сдан отчёт в СФР. Разберём по порядку, какие документы готовит кадровик на каждом этапе, в какие сроки их нужно успеть оформить в 2026 году, какую запись внести и где проходит граница между переводом и перемещением. Отдельно покажу, какие из этих документов уже сейчас разрешено подписывать электронной подписью через КЭДО, чтобы не гонять сотрудников за бумажными бланками.

Автор статьи — Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству, трудовому праву и электронному документообороту с опытом более 10 лет. Имеет высшее юридическое образование (трудовое право), более 10 лет в кадровом консалтинге, практический опыт внедрения КЭДО и ЭЦП. Автор публикаций в профильных изданиях по HR.

Приём на работу: документы и сроки оформления в 2026 году

Приём на работу оформляется трудовым договором — так прямо написано в ст. 68 ТК РФ. Приказ о приёме (форма Т-1) с 2022 года не обязателен, работодатель издаёт его по своему желанию, на основании уже подписанного договора. Но на практике почти все продолжают его делать: на приказ удобно ссылаться в табеле, в личной карточке, в бухгалтерии. Так что Т-1 живёт.

До подписания договора кандидат предъявляет документы по ст. 65 ТК РФ. Паспорт. Трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р или СТД-СФР, если человек на электронной трудовой). СНИЛС — теперь это не зелёная карточка, а уведомление о регистрации. Документ воинского учёта для военнообязанных. Документ об образовании, если работа требует специальных знаний. Иногда — справку об отсутствии судимости, но это только для тех должностей, где закон прямо запрещает брать судимых.

Трудовой договор составляется в двух экземплярах — один работнику, второй работодателю, и на экземпляре работодателя сотрудник расписывается в получении своего (ст. 67). Если человека фактически допустили к работе без оформления, договор обязаны оформить письменно в течение трёх рабочих дней. Просрочили — это уже нарушение, и при проверке ГИТ вылезет.

Ещё одна штука, которую часто забывают. До подписания договора, а не после, работника знакомят под подпись с локальными нормативными актами: правилами внутреннего трудового распорядка, положением об оплате труда, положением о персональных данных, должностной инструкцией. Это ст. 68. Логику в порядке искать бессмысленно — сначала ознакомили, потом подписали договор, иначе ознакомление считается фиктивным.

Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству:
«Самая частая грабля при приёме — перепутать очерёдность. Сотрудник подписал договор, а потом ему дают ЛНА на ознакомление задним числом. На проверке инспектор смотрит даты, и если ознакомление позже договора — это вопрос. Мы в таких случаях всегда советуем выстраивать маршрут так: сначала пачка ЛНА под подпись, потом договор. В КЭДО это вообще решается порядком отправки документов, руками ничего не двигаешь.»

После заключения договора — отчётность. О приёме нужно уведомить СФР по форме ЕФС-1, подраздел 1.1, не позднее следующего рабочего дня после заключения трудового договора. Это требование Закона № 27-ФЗ, и срок жёсткий: приняли человека в среду — отчёт уходит в четверг. Военнообязанного дополнительно ставят на воинский учёт и уведомляют военкомат, на это ФЗ № 53 даёт пять дней. В практике сервиса Азбуха мы видим, что именно ЕФС-1 на следующий день чаще всего и просрочивают — кадровик оформил договор и переключился, а отчёт повис.

Перевод на другую работу: постоянный, временный и где тут перемещение

Перевод на другую работу — это постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, если подразделение было прописано в договоре, при продолжении работы у того же работодателя. Так определяет ст. 72.1 ТК РФ. И главное правило: перевод допускается только с письменного согласия работника. Устное согласие не считается, кивок в коридоре — тоже.

А вот перемещение — это другое. Если работника двигают на другое рабочее место, в другое структурное подразделение в той же местности, поручают работу на другом механизме, и при этом условия трудового договора не меняются — согласие не нужно. Грань тут в том, меняется ли трудовая функция и условия договора. Поменялась должность или оклад — это перевод, нужно согласие и допсоглашение. Просто пересадили из кабинета в кабинет — перемещение.

Оформление постоянного перевода идёт пачкой. Сначала допсоглашение к трудовому договору — в нём фиксируют новую должность, оклад, подразделение. Без допсоглашения перевод оспаривается, это нарушение ст. 72. Потом приказ о переводе по форме Т-5. Запись в трудовую книжку или в сведения о трудовой деятельности. И снова СФР: при постоянном переводе подаётся ЕФС-1 не позднее следующего рабочего дня. Нюанс в том, что при временном переводе ЕФС-1 не подаётся — данные в отчёт попадают только при постоянных кадровых изменениях.

Временный перевод — отдельная история. По ст. 72.2 он оформляется тоже с согласия работника и на срок до одного года, либо на время отсутствия отсутствующего сотрудника. Но есть исключения: при катастрофе, аварии, простое, угрозе жизни населения работника можно перевести без его согласия на срок до одного месяца. Это узкие случаи, и трактовать их широко не стоит — инспектор ГИТ на проверке смотрит, было ли реальное основание.

Юлия К, эксперт по трудовому праву:
«Перевод путают с перемещением постоянно, и это не безобидный косяк. Если вы оформили перемещение, а по факту человеку поменяли трудовую функцию без его согласия — это незаконный перевод, восстановление через суд и оплата вынужденного прогула. Когда сомневаетесь — меняется ли что-то из условий договора — оформляйте как перевод с допником. Лишняя бумажка дешевле суда.»

Образцы документов для приёма, перевода и увольнения

Увольнение: порядок расторжения трудового договора

Увольнение по собственному желанию регулирует ст. 80 ТК РФ. Работник предупреждает работодателя письменно за две недели. Срок этих двух недель начинает течь со следующего дня после того, как работодатель получил заявление — не с даты в шапке заявления, а именно со дня получения. По соглашению сторон срок сокращают, тогда человека отпускают раньше. На испытательном сроке предупреждение — три дня, у руководителя организации — месяц.

В последний рабочий день компания закрывает три обязательства. Издаёт приказ об увольнении (форма Т-8), вносит запись в трудовую книжку либо выдаёт сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р, и производит окончательный расчёт — это ст. 84.1 и ст. 140 ТК РФ. Все суммы выплачиваются в день увольнения: зарплата за отработанное, компенсация за неиспользованный отпуск, если что-то ещё положено по договору. Не работал человек в день увольнения — расчёт не позднее следующего дня после его требования.

И отчётность. ЕФС-1 при увольнении подаётся не позднее следующего рабочего дня после прекращения трудового договора — тот же срок, что и при приёме. Просрочили расчёт — помимо штрафа, начисляется компенсация за задержку по ст. 236 ТК РФ. Это не та статья, на которой стоит экономить.

Юлия К, консультант по кадровым процессам:
«Две недели — это не отработка, это срок предупреждения. Человек может все эти 14 дней проболеть на больничном, и вы обязаны уволить его той датой, которую он указал. Задержать на работе нельзя. Ещё момент про заявление: оно нужно письменное и собственноручно подписанное, а в КЭДО — подписанное электронной подписью самого работника. Заявление, набранное кадровиком за сотрудника, при споре развалится.»

Как уволить сотрудника по собственному желанию: пошаговая инструкция

Типичные ошибки при оформлении приёма, перевода и увольнения

Ошибки в этих трёх процедурах почти всегда одинаковые из года в год. Разберу четыре, которые в практике встречаются чаще остальных, и посчитаю, во что они обходятся. Базовый штраф по ст. 5.27 КоАП за нарушение трудового законодательства: должностному лицу от 1 000 до 5 000 руб., ИП от 1 000 до 5 000 руб., юрлицу от 30 000 до 50 000 руб. За повторное нарушение суммы выше, для юрлица — до 70 000 руб., а должностному лицу грозит дисквалификация.

Ошибка первая — просрочка ЕФС-1. Делают так не со зла, просто кадровик оформил договор и забыл про отчёт на следующий день. Цена ошибки — штраф за непредставление сведений в СФР, плюс к нему могут добавить нарушение по ст. 5.27. На массовом приёме, когда выходят сразу десять человек, забытый отчёт превращается в десять эпизодов.

Ошибка вторая — перевод без письменного согласия и без допсоглашения. Человеку поменяли должность приказом, а допник к договору не подписали. Делают ради скорости. Цена ошибки — перевод признаётся незаконным, восстановление работника, оплата вынужденного прогула, штраф до 50 000 руб. на юрлицо.

Ошибка третья — заявление на увольнение, написанное за работника. Кадровик набирает текст сам, сотрудник только расписывается, а иногда и подпись ставят не глядя. Делают, чтобы ускорить уход. Цена ошибки — при споре работник заявляет, что заявление писал не он или под давлением, и суд встаёт на его сторону. Восстановление и оплата прогула.

Ошибка четвёртая — задержка расчёта при увольнении. Деньги выплачивают не в день увольнения, а в ближайшую зарплату. Делают, потому что так удобнее бухгалтерии. Цена ошибки — компенсация за каждый день задержки по ст. 236 ТК РФ плюс штраф. Разъяснения по таким нарушениям и порядок проверок публикует Роструд на своём официальном сайте.

КЭДО для приёма, перевода и увольнения: что можно подписывать электронно

Кадровый электронный документооборот регулируют ст. 22.1-22.3 ТК РФ. Перевести кадровые документы в электронный вид можно, но с одним обязательным условием — письменное согласие работника на КЭДО (ст. 22.2). Без согласия переводить сотрудника на электронный документооборот нельзя, и это требование часто игнорируют на старте, а потом собирают бумажные согласия задним числом.

Конкретно по нашим трём процедурам ст. 22.3 ТК РФ прямо разрешает подписывать электронно: трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор и изменения к ним, согласие на перевод, заявление об увольнении и отзыв этого заявления, ознакомление с уведомлением об изменении условий договора. То есть приём, перевод и увольнение целиком закрываются электронной подписью, бумага не нужна.

Какой подписью подписывать со стороны работника — тоже определено в ст. 22.3. Это либо усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП), либо усиленная неквалифицированная (УНЭП), порядок проверки которой стороны закрепляют соглашением, либо УНЭП, выданная через инфраструктуру электронного правительства — та самая, что создаётся в приложении Госключ. Нюанс при выборе вида подписи в том, что для трудового договора и согласия на перевод не всегда нужна именно УКЭП — в большинстве случаев хватает УНЭП, а это совсем другие денежки для работодателя.

Госключ — это инструмент подписания от Минцифры, а не сама система КЭДО. Документ создаётся в информационной системе работодателя, а в приложении сотрудник его только подписывает. С 2025 года подписывать можно прямо внутри приложения Госуслуги, без отдельной установки Госключа, а с февраля 2026 в приложении появился вход по отпечатку и лицу. Это снимает часть возражений сотрудников про сложность. В практике сервиса Азбуха этап обучения линейного персонала работе с подписанием почти всегда занимает больше времени, чем закладывает заказчик — поэтому мы откатываем процесс на пилотной группе перед раскатыванием на всю компанию.

Юлия К, специалист по КЭДО и электронной подписи:
«Перевод приёма, перевода и увольнения в электронный вид экономит не столько бумагу, сколько время на беготню с бланками между подписантами. Раньше заявление об увольнении ловили у сотрудника три дня, теперь он подписывает его в Госключе за минуту, не приходя в офис. Но я всегда предупреждаю клиентов: пока нет согласия работника на КЭДО, ни один документ электронно не отправляем. Это первое, что проверит инспектор.»

Стоимость внедрения КЭДО для оформления кадровых процедур

Стоимость зависит от численности штата и набора нужных функций — конструктора шаблонов, маршрутов согласования, интеграции с 1С. Сервис Азбуха тарифицирует КЭДО по числу сотрудников в год, и чем больше штат, тем ниже цена за одного человека. Ниже основные тарифы для задач приёма, перевода и увольнения.

Итоговая сумма зависит от численности персонала, выбранного тарифа, вида электронной подписи и объёма подключаемых модулей — актуальные цены сервиса Азбуха помогут сориентироваться точнее под ваш штат. Для корпоративного размещения и пакета Enterprise стоимость рассчитывается индивидуально.

Сроки оформления приёма, перевода и увольнения: сводная таблица

Чтобы не держать сроки в голове, сведу их в одну таблицу. Это те точки, на которых чаще всего и горит при проверке.

Вывод

Приём, перевод и увольнение держатся на трёх вещах: правильный набор документов, правильная очерёдность подписей и соблюдение сроков отчётности в СФР. Ошибиться легко — забытый ЕФС-1, перевод без допсоглашения, заявление, написанное за работника, расчёт не в тот день. Каждая из этих мелочей при проверке ГИТ превращается в штраф по ст. 5.27 КоАП. Перевод процедур в КЭДО снимает большую часть рисков: система выстраивает маршрут, не даёт нарушить порядок и напоминает о сроках, а сотрудник подписывает документы электронной подписью, не приходя в офис.

Часто задаваемые вопросы