Какие документы можно подписать ПЭП — это заявления на отпуск, служебные и объяснительные записки, ознакомления с большинством приказов и локальных актов, то есть всё, что не попало в закрытый перечень статьи 22.3 ТК РФ. Простая электронная подпись работает не для любого кадрового документа, и путаница здесь стоит переподписания пачки бумаг и споров с ГИТ. Разберём построчно: что закрывается ПЭП, где закон требует УНЭП или УКЭП, как ПЭП оформляется в системе КЭДО и почему без соглашения о её использовании подпись не имеет силы.
Какие документы работник подписывает ПЭП в КЭДО
Простая электронная подпись подтверждает, что документ подписал конкретный человек, через логин, пароль и одноразовый код. По статье 22.3 ТК РФ работник по общему правилу вправе подписывать электронные кадровые документы любой из трёх подписей — ПЭП, УНЭП или УКЭП. Ограничение действует только на закрытый список важных документов, о нём ниже. Всё остальное закрывается простой подписью.
Под ПЭП спокойно уходят: заявления на ежегодный отпуск, отгул, перенос отпуска; заявления на командировку и авансовый отчёт по ней; служебные и объяснительные записки; ознакомление с приказами, кроме приказа о дисциплинарном взыскании; ознакомление с большинством ЛНА, графиками, расписаниями; согласования внутри маршрута; расчётные листки. Бланк, ради которого чаще всего и заводят цифру, — обычное заявление на отпуск, и его работник подписывает ПЭП без всяких токенов и флешек.
Чтобы ПЭП имела юридическую силу, нужна не сама подпись, а бумага под ней. Тройка (63-ФЗ, статья 9) требует соглашения сторон, где прописаны правила определения подписанта и обязанность работника хранить пароль в секрете. Мы в сервисе Азбука.КЭДО отдаём это соглашение работнику на подпись при подключении к системе — без него простая подпись под заявлением не значит ничего. Готовый образец такого документа — соглашение о применении ПЭП и НЭП, его достаточно адаптировать под свою информационную систему.
Юлия К, специалист по КЭДО и ЭЦП:
«Самая частая история — подписали заявления ПЭП, а соглашения о её использовании в природе нет. По сути подпись есть, а юридически её нет. Логин, пароль, одноразка — это всё работает только когда стороны заранее договорились, что вот эти реквизиты и есть подпись работника. Нет соглашения — нет и подписи, как бы обидно это ни звучало.»
Документы, которые нельзя подписать ПЭП: перечень статьи 22.3 ТК РФ
Статья 22.3 ТК РФ прямо перечисляет документы, где ПЭП работника не допускается — только УКЭП или УНЭП. Логику в этом искать не нужно, список нужно просто держать перед глазами:
- трудовой договор и внесение в него изменений;
- договор о материальной ответственности;
- ученический договор;
- договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;
- согласие на перевод;
- заявление об увольнении и отзыв заявления об увольнении;
- ознакомление с уведомлением об изменении определённых сторонами условий трудового договора;
- приказ (распоряжение) о применении дисциплинарного взыскания.
По этим позициям работник подписывает УКЭП, УНЭП по соглашению сторон либо УНЭП, выданной через инфраструктуру электронного правительства (это Госключ). Работодатель со своей стороны подписывает такие документы усиленной квалифицированной подписью. Официальные разъяснения по электронному взаимодействию сторон собраны в разделе об электронном документообороте на портале Роструда Онлайнинспекция.рф — туда стоит заглядывать перед тем, как менять регламент подписания.
Перед запуском КЭДО удобно один раз закрепить, какой документ какой подписью уходит, в локальном акте. Такой порядок прописывают в положении о ведении КЭДО, а сам переход вводят приказом. Ниже — образцы, которые мы в проектах Азбуха отдаём кадровой службе как заготовку под редактуру.
Образцы документов для настройки видов подписи в КЭДО
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО (порядок подписания и виды ЭП) | Скачать |
| Приказ о введении КЭДО в организации | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
Эти три файла закрывают запуск: положением вы фиксируете правила игры, приказом вводите КЭДО, заявлением собираете согласие работника. Дальше остаётся раздать подписи и настроить маршруты.
📌 Факт: перечень документов, где ПЭП работника запрещена, закрыт статьёй 22.3 ТК РФ. В него входят трудовой договор, договор о матответственности, ученический договор, согласие на перевод, заявление об увольнении и его отзыв, ознакомление с уведомлением об изменении условий ТД и приказ о дисциплинарном взыскании.
Сравнение ПЭП, УНЭП и УКЭП по применимости в кадровых документах
Разница между подписями не в удобстве, а в том, какой документ и с каким уровнем защиты каждая закрывает. Простая подпись — самая доступная и одновременно самая узкая по охвату. Ниже — как виды ЭП соотносятся по защищённости и применимости в КЭДО.
| Вид подписи | Защищённость | Применимость в КЭДО | Плата за использование |
|---|---|---|---|
| ПЭП (логин, пароль, СМС) | 10% | 10% | стоимость каждого СМС |
| ПЭП ЕСИА (логин и пароль Госуслуг) | 30% | 30% | бесплатно |
| УНЭП в системе работодателя | 50% | 80% | около 500 руб. в год на сотрудника |
| УНЭП Госключа (ИЭП) | 75% | 80% | бесплатно |
| УКЭП | 100% | 100% | от 2 до 5 тыс. руб. в год на сотрудника |
Цифры показывают развилку: ПЭП удобна и почти бесплатна, но закрывает узкий круг документов. УНЭП Госключа даёт баланс — работник ставит подпись со смартфона бесплатно, а охват уже почти полный. Отдельно держите в голове, что логин и пароль от Госуслуг — это ПЭП ЕСИА, а не УНЭП. УНЭП в инфраструктуре электронного правительства выпускается именно через Госключ, и это другой уровень защиты.
Когда ПЭП не подходит даже для внутреннего документа
Отдельная ловушка — документы, которые формально в перечень статьи 22.3 не попали, но по внутренней политике компании требуют более строгой подписи. Классика: соглашения о неразглашении при работе с персональными данными, положения о доступе к коммерческой тайне, доверенности на распоряжение банковскими счетами. Закон здесь ничего не диктует, но при разборе конфликта простая подпись даёт слабую доказательную базу: работник в суде скажет, что пароль не менял и одноразку не получал. Мы в проектах Азбуха такие документы отдельным списком заводим в положение о КЭДО и подписываем УНЭП Госключа — разница в удобстве для работника минимальная, а защита у работодателя другая.
Ещё один пограничный случай — дополнительное соглашение об изменении оклада или условий работы. Формально это допник к трудовому договору, а раз так — статья 22.3 закрывает его для ПЭП. Иногда допник по ошибке подписывают простой подписью, потому что кажется, что это же просто новая цифра в графе оклада. Оклад пересчитали, а юридически документ пустой, и работник вправе не признать новую сумму, продолжая требовать зарплату по старым условиям.
Юлия К, специалист по ЭЦП и электронному документообороту:
«Меня часто спрашивают — зачем вообще ПЭП, если есть Госключ и он бесплатный. А затем, что для рутины ПЭП быстрее: работник нажал кнопку в кабинете, ввёл одноразку и всё. Гонять человека в Госключ ради заявления на отгул — это стрелять из пушки по воробьям. Каждой задаче своя подпись, вот и вся математика.»
Как ПЭП оформляется и работает в системе КЭДО
ПЭП работника не выпускают как сертификат и не пишут на флешку. Она формируется внутри информационной системы работодателя из связки реквизитов: учётная запись работника плюс одноразовый код, который приходит в СМС или пуш. Закрытки и токена здесь нет — в этом и смысл простой подписи, она не требует криптографии на стороне работника.
Порядок подключения выглядит так.
Как подключить работника к подписанию ПЭП: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Утвердите положение о ведении КЭДО, где закреплено, какие документы подписываются ПЭП, а какие — УНЭП или УКЭП.
- Шаг 2. Соберите с работника согласие на переход на КЭДО и подпишите с ним соглашение о применении ПЭП и НЭП по 63-ФЗ.
- Шаг 3. Заведите работнику учётную запись в системе КЭДО и привяжите номер телефона для одноразовых кодов.
- Шаг 4. Проверьте на пилотной группе, что документ уходит на подпись, код доходит, а подписанный файл возвращается в кадровую службу.
- Шаг 5. Раскатайте настроенный процесс на остальной штат, оставив ПЭП за рутинными документами.
В части документов работник подписывает через мобильное приложение — открывает кабинет сотрудника, видит очередь на подпись и подтверждает документы скопом. Так это выглядит в связке с 1С:Кабинетом сотрудника.
За время работы сервиса Азбуха мы вывели правило: простую подпись оставляют за потоком заявлений и ознакомлений, а Госключ подключают точечно под договоры и увольнения. Такое разделение снимает нагрузку с работников и не заставляет их разбираться с криптографией ради заявления на отгул.
ℹ️ Полезно знать: логин и пароль от Госуслуг — это ПЭП ЕСИА. УНЭП ЕСИА, которую путают с ней, создаётся только через технологию Госключ и опирается на сертифицированные ФСБ средства подписи.
Юлия К, консультант по кадровым процессам:
«Госключ отправляет на подпись пакет до 50 файлов разом, и работник подписывает их в течение суток прямо со смартфона. Для кэдошников это подарок — не надо бегать за каждым автографом. Но Госключ — это уже УНЭП, а не ПЭП, и лезет он туда, где простая подпись по закону не проходит.»
Типовые сбои при подключении ПЭП и как их закрыть
На пилоте всплывают одни и те же грабли. Первое — работник не получает одноразку в СМС: номер сменил, а в системе остался старый. Кадровая служба видит «документ не подписан», хотя человек всё нажимал. Лечится единой процедурой обновления номера через кадровика с фиксацией в системе. Второе — работник забывает пароль от кабинета и не может залогиниться на очередной пакет заявлений. Решение — подключить восстановление пароля через Госуслуги, чтобы человек не бегал за сбросом к администратору. Третий сбой, самый неприятный — штампик с подписью выводится, а система пишет «подпись невалидна» из-за расхождения времени на сервере и на устройстве работника. Здесь спасает метка доверенного времени на стороне сервиса КЭДО: подпись привязана не к часам смартфона, а к серверному времени, и валидность сохраняется годами.
Ещё один момент, который любят упускать, — ротация пароля. По внутреннему регламенту работник обязан менять пароль раз в 90 дней, но в положении о ПЭП об этом часто ничего нет. Итог: у половины штата пароли не меняются с момента подключения, а любой утёкший логин работает годами. Мы закладываем принудительную смену пароля в настройки кабинета сотрудника, и вопрос закрывается инструментально, а не на честном слове.
Документы вне КЭДО: где вопрос подписи вообще не стоит
Часть кадровых документов закон оставил на бумаге, и подпись под ними — не ПЭП и не УКЭП, а живая ручка. По части 3 статьи 22.1 ТК РФ на КЭДО не переводят:
- сведения о трудовой деятельности и трудовые книжки;
- акт о несчастном случае на производстве по установленной форме;
- приказ (распоряжение) об увольнении работника;
- документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе те, которые работник подписывает лично.
Тут вопрос вида подписи снимается сам собой: раз документ вне КЭДО, простая электронная подпись к нему неприменима в принципе. Ещё одна ловушка — согласие на переход на КЭДО. На текущий момент его подписывают только на бумаге, электронно оно не оформляется, и Минтруд с Минцифры этот вопрос пока прорабатывают. То есть цифру нельзя запустить, не собрав первую подпись руками.
⚠️ Внимание: согласие работника на переход на КЭДО на дату написания статьи оформляется только на бумажном носителе. Ни ПЭП, ни УКЭП Госключа его в электронном виде подписать не позволяют — норма ещё дорабатывается Минтрудом и Минцифры.
Ошибки при выборе ПЭП для кадровых документов
Разберём три ошибки, которые обходятся дороже сэкономленного времени.
Ошибка 1. Подписать ПЭП документ из перечня статьи 22.3. Так делают, когда хотят упростить онбординг и подписать трудовой договор новичку простой подписью. Цена ошибки прямая: договор, подписанный работником ненадлежащей подписью, легко оспорить, а при проверке это нарушение по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ, где штраф на юрлицо доходит до 50 000 рублей. Плюс переоформление всего пакета.
Ошибка 2. Раздать ПЭП без соглашения о её применении. Мотив тот же — быстрее запуститься. Но без соглашения по 63-ФЗ подпись под заявлением юридически пустая, и в трудовом споре работник заявит, что ничего не подписывал. Доказательной базы у работодателя не будет.
Ошибка 3. Загнать под УКЭП всё подряд ради надёжности. Тут наоборот — переплата. УКЭП стоит денег каждый год на каждого сотрудника, а гонять её под заявление на отгул смысла нет. В практике Азбуха мы каждый раз пересобираем маршрут так, чтобы рутина шла под ПЭП, а платная подпись доставалась только тем документам, где она обязательна. Это те же грабли, только с другой стороны — сначала экономят на подписи, потом переплачивают за неё.
Юлия К, эксперт по трудовому праву:
«Если работник подписал заявление об увольнении простой подписью, я такое заявление всерьёз не рассматриваю — по статье 22.3 оно должно уйти под УНЭП или УКЭП. И суд посмотрит так же. Экономия на подписи здесь оборачивается тем, что увольнение можно развернуть обратно, а это уже совсем другие денюжки для работодателя.»
Стоимость подключения КЭДО и электронной подписи
Сама ПЭП для работника ничего не стоит, кроме цены СМС с одноразовым кодом, а УНЭП через Госключ бесплатна. Расходы возникают на стороне сервиса КЭДО, через который вы подписываете и храните документы. Стоимость зависит от численности штата и набора модулей.
| Тариф | Стоимость | Условия |
|---|---|---|
| Азбука.КЭДО, тариф Лайт | 490 руб. за сотрудника в год | компании до 70 человек |
| Азбука.КЭДО, тариф Стандарт | 390 руб. за сотрудника в год | компании от 70 до 500 человек |
| Азбука.КЭДО, тариф Корпоративный | от 290 руб. за сотрудника в год | компании от 500 человек |
| Модуль Азбука.КЭДО | от 290 руб. в год за сотрудника | пробный период 30 дней |
Чем крупнее штат, тем ниже цена в расчёте на одного сотрудника, а модуль КЭДО подключается к остальным продуктам сервиса без отдельной интеграции. Итоговая сумма складывается из численности, тарифа и того, нужна ли платная УКЭП сверх бесплатной ПЭП и Госключа — актуальные цены сервиса Азбука помогают посчитать бюджет под конкретную компанию.
Выводы
Простая электронная подпись закрывает основной поток кадровых документов — заявления, записки, ознакомления с приказами и актами, кроме дисциплинарных. Закрытый перечень статьи 22.3 ТК РФ (трудовой договор, договоры о матответственности и ученический, согласие на перевод, увольнение и его отзыв, уведомление об изменении условий, дисциплинарный приказ) уходит только под УНЭП или УКЭП. Работает ПЭП лишь при соглашении о её применении, а часть документов вроде трудовых книжек и актов о несчастном случае остаётся на бумаге и к цифре отношения не имеет.
Настройка того, какой документ какой подписью подписывается, — это ровно та работа, которую мы в Азбуха делаем на каждом проекте внедрения КЭДО: собираем маршруты так, чтобы рутина шла под бесплатную подпись, а платная доставалась только обязательным документам.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли подписать ПЭП приказ о приёме на работу?
Ознакомление работника с приказом о приёме допустимо простой подписью — в закрытом перечне статьи 22.3 ТК РФ этого документа нет, запрет касается только приказа о дисциплинарном взыскании. Работодатель при этом подписывает приказ со своей стороны усиленной квалифицированной подписью. А вот приказ об увольнении в КЭДО не переводится вовсе по части 3 статьи 22.1 ТК РФ и оформляется на бумаге.
Чем ПЭП отличается от ПЭП ЕСИА?
Обычная ПЭП формируется в системе работодателя из логина, пароля и одноразового кода. ПЭП ЕСИА — это логин и пароль от Госуслуг, то есть подтверждённая учётная запись на портале. Обе относятся к простой подписи и закрывают одинаковый круг документов, но ПЭП ЕСИА не требует отдельной рассылки СМС и бесплатна для работодателя.
Нужно ли соглашение, если работник подписывает через Госуслуги?
Для ПЭП соглашение сторон обязательно по статье 9 закона 63-ФЗ независимо от того, СМС это или учётная запись Госуслуг: в нём фиксируют правила определения подписанта и обязанность хранить доступ в секрете. Исключение — УНЭП через Госключ: она выдана инфраструктурой электронного правительства, и по статье 22.3 ТК РФ отдельное соглашение об использовании подписывать не нужно.
Может ли иностранный сотрудник пользоваться ПЭП в КЭДО?
Да, простая подпись доступна иностранному работнику так же, как гражданину РФ, если у него заведена учётная запись в системе работодателя. Для усиленной подписи иностранец может получить УНЭП через Госключ при подтверждённой учётной записи на Госуслугах и указанном СНИЛС. УКЭП через инфраструктуру электронного правительства доступна только гражданам РФ.
Сколько документов можно отправить работнику на подпись за раз?
Через Госключ в одном пакете уходит до 50 файлов в форматах pdf, xml и других, и работник подписывает их в течение 24 часов. После подписания система возвращает отдельный файл подписи на каждый документ, дальнейшие действия проходят автоматически. Для ПЭП внутри системы работодателя ограничение задаёт сам сервис КЭДО, обычно пакет подписывается одним подтверждением.
Что будет, если подписать ПЭП документ, где закон требует УКЭП?
Такой документ можно оспорить как подписанный ненадлежащей подписью, а при проверке это нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ со штрафом на юрлицо до 50 000 рублей. На практике это означает переоформление всего пакета правильной подписью и риск проиграть трудовой спор из-за отсутствия доказательной базы.
Сколько хранится документ, подписанный ПЭП, и как подтвердить подпись через годы?
Срок хранения не зависит от вида подписи и определяется по самому документу, а не по способу его подписания. Заявление на отпуск хранится 5 лет, приказ по личному составу — 50 или 75 лет по приказу Росархива № 236 от 20.12.2019, ознакомление с локальным нормативным актом — в течение всего срока действия акта плюс 3 года. Электронный документ хранится в системе КЭДО вместе с файлом подписи и меткой доверенного времени, чтобы валидность подписи можно было подтвердить и через 10 лет после создания. Отдельно стоит завести регламент выгрузки архива при закрытии договора с провайдером КЭДО, иначе документы вернутся к вам без метаданных подписи и юридической силы у них не будет.