Какие документы остаются на бумаге при КЭДО — вопрос, который встаёт уже после запуска системы, когда кадровик обнаруживает, что папки из шкафа никуда не делись. Часть документов закон прямо исключает из электронного оборота, часть остаётся у работников, отказавшихся от перехода, часть возвращается на бумагу при сбоях инфраструктуры. Разберём, как описать этот остаток в положении о КЭДО, как вести журналы инструктажей и акт о несчастном случае, как нумеровать смешанный архив и что показывать инспектору ГИТ, когда половина дел лежит в папках, а половина в системе.
Почему бумажный контур остаётся после внедрения КЭДО
Бумажный контур после запуска КЭДО формируют четыре независимых источника, и закрыть их одним решением не выйдет. Первый — прямые исключения из части 3 статьи 22.1 ТК РФ. Второй — работники, которые не дали согласие на переход. Третий — те, кто сохранил бумажную трудовую книжку. Четвёртый — исключительные случаи, когда система недоступна и обмен идёт по-старому. Каждый источник живёт по своим правилам, и ответственный за него в компании тоже обычно разный.
Масштаб остатка недооценивают. На апрель 2026 года при 75 млн работающих граждан согласие на КЭДО дали 6 млн человек. Даже внутри компаний, которые считаются образцовыми по цифровизации, доля перешедших не равна ста процентам: в ПАО «Ростелеком» по итогам первого квартала 2026 года на КЭДО перешли 72% сотрудников, за всё время работы системы подписано 301 244 документа с кандидатами и работниками. Оставшиеся 28% — это живой бумажный процесс, который надо кем-то вести и куда-то складывать.
Прежде чем описывать процедуру, соберите нормативную опору. Порядок работы с бумажным остатком задаёт локальный акт, и удобнее начинать не с чистого листа, а с готовой структуры: положение о ведении КЭДО уже содержит разделы, в которые останется дописать бумажные исключения и ответственных за них. Второй документ, без которого гибридный контур не собирается, — заявление работника об отказе от перехода на КЭДО: именно оно даёт кадровику формальное основание держать конкретного человека на бумаге и предъявлять это основание проверяющему.
Сам перечень запретов короткий, спорить с ним бессмысленно, его нужно просто выполнять.
| Документ | Норма | Что это означает на практике |
|---|---|---|
| Акт о несчастном случае на производстве (форма Н-1) | ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ | Оформляется и подписывается членами комиссии собственноручно, экземпляр выдаётся пострадавшему на бумаге |
| Приказ (распоряжение) об увольнении | ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ | Издаётся на бумаге, ознакомление работника — под роспись |
| Документ о прохождении инструктажа по охране труда, лично подписываемый работником | ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ | Журналы регистрации инструктажей ведутся в бумажной форме, подпись — от руки |
| Бумажная трудовая книжка | ст. 66 ТК РФ, ст. 2 439-ФЗ | Ведётся у работников, которые до 31.12.2020 не подали заявление о переходе на сведения о трудовой деятельности |
Четыре строки таблицы дают три разных процесса: комиссионный по охране труда, кадровый по увольнению и архивный по книжкам. Объединяет их только носитель, поэтому и регламентировать их придётся по отдельности.
Юлия К, специалист по внедрению КЭДО:
«Самая частая ошибка при запуске — считать, что после раскатки системы на промку бумага закончится. Не закончится. У вас останется группа отказников, останутся книжки, останется охрана труда, и если вы не назначите на этот участок конкретного человека, через полгода бумажный остаток превратится в ворох документов без описи. Мы на пилоте всегда заранее считаем, сколько людей физически останется на бумаге, и закладываем под них отдельный маршрут.»
Что записать в положении о КЭДО про бумажный контур
Положение о КЭДО описывает не только электронный процесс. Работодатель вправе утвердить исключительные случаи, при которых допускается оформление документов на бумажном носителе, — это прямо следует из абзаца 4 части 3 статьи 22.2 ТК РФ. Именно эта норма легализует гибридный контур: без неё бумажный документ, оформленный в обход системы, выглядит нарушением собственного локального акта компании.
Минимальный набор разделов, которые дописывают в положение под бумажный остаток: перечень документов, оформляемых на бумаге всегда; порядок работы с работниками, не давшими согласие; правила действий при недоступности системы КЭДО или инфраструктуры электронной подписи; порядок хранения и нумерации бумажных дел; ответственные лица по каждому участку. Пятый пункт пропускают чаще всего, а он и определяет, будет ли контур работать.
ℹ️ Полезно знать: абзац 4 части 3 статьи 22.2 ТК РФ позволяет работодателю утвердить исключительные случаи оформления документов на бумаге. Минцифры прямо указывает, что временная недоступность инфраструктуры относится к таким случаям и обмен бумажными документами в этот период допустим.
Образцы документов для описания бумажного контура при КЭДО
Эти формы закрывают запуск и обновление гибридного процесса: приказ вводит положение в действие, соглашение фиксирует виды подписи, уведомление извещает работников о переходе, форма Т-8 остаётся бумажной по закону.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ об утверждении Положения о КЭДО | Скачать |
| Приказ о введении КЭДО в организации | Скачать |
| Соглашение о применении ПЭП и НЭП | Скачать |
| Уведомление о переходе на КЭДО | Скачать |
| Приказ об увольнении (форма Т-8) | Скачать |
Скачанные шаблоны правьте под свою структуру: в приказе укажите дату начала применения положения, в соглашении о видах подписи перечислите документы, которые работник подписывает ПЭП, и отдельно те, что подписываются УНЭП.
Источники бумажного остатка и ответственные за них
Гибридный контур разваливается там, где участок не закреплён за человеком. Ниже сводка по четырём источникам бумаги: кого касается, что оформляется и кто ведёт.
| Источник бумаги | Кого касается | Что оформляется на бумаге | Кто ведёт участок |
|---|---|---|---|
| Исключения ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ | Весь штат | Акт Н-1, приказ об увольнении, журналы инструктажей | Специалист по охране труда и кадровик по увольнениям |
| Отказ от перехода на КЭДО | Работники, не давшие согласие | Весь кадровый пакет по этим людям | Закреплённый кадровик по бумажному участку |
| Бумажная трудовая книжка | Сохранившие книжку до 31.12.2020 | Записи в книжку, книга учёта движения книжек | Ответственный за ведение и хранение книжек по приказу |
| Недоступность системы или ЭП | Любой работник в момент сбоя | Документ с ограниченным сроком оформления | Администратор КЭДО совместно с кадровой службой |
Разные ответственные означают разные номенклатурные дела и разные сроки хранения. Сводить всё в одну папку с надписью «бумага» не нужно: при первом же запросе ГИТ такую папку придётся разбирать заново.
Журналы инструктажей по охране труда и акт о несчастном случае на бумаге
Журнал регистрации инструктажа остаётся бумажным потому, что закон требует личной подписи работника в документе, подтверждающем прохождение инструктажа. Электронная копия журнала для внутреннего контроля допустима, но юридическую силу при проверке имеет оригинал с подписями от руки. Порядок ведения: журнал прошивается, страницы нумеруются, на последней странице делается заверительная запись с количеством листов, печатью и подписью ответственного за охрану труда.
Акт о несчастном случае по форме Н-1 в электронный вид не переводится вообще. Комиссия подписывает бумажные экземпляры, один выдаётся пострадавшему или его родственникам, второй остаётся в организации, третий направляется в ГИТ вместе с материалами расследования. Разъяснения по составу материалов расследования и порядку их представления публикует Роструд, а ответы инспекторов по конкретным ситуациям удобно сверять на сервисе Онлайнинспекция.рф, где собрана база разборов типовых нарушений по охране труда.
📌 Факт: в законопроекте № 1103297-8, которым прорабатывается электронное подписание инструктажей по охране труда, УНЭП исключена из модели подписания. Регулятор объясняет это низкими стандартами защиты информации у коммерческих УНЭП и рисками для юридической значимости на длинных сроках хранения.
Из этого следует практический вывод: даже когда охрану труда разрешат вести в электронном виде, ваша текущая коммерческая УНЭП для инструктажей не подойдёт. Планировать бюджет на перевод журналов в систему сейчас преждевременно, а вот привести бумажные журналы в порядок стоит уже в этом году. В практике Азбуха мы ставим ревизию журналов инструктажей отдельной задачей проекта внедрения: на каждом втором объекте выясняется, что нумерация листов не сплошная, а заверительная запись отсутствует.
Трудовая книжка и приказ об увольнении: два узла гибридного контура
Бумажная трудовая книжка сохраняется у работников, которые до 31 декабря 2020 года не подали заявление о переходе на сведения о трудовой деятельности. Работодатель ведёт такие книжки параллельно с электронными сведениями, которые всё равно передаются в СФР по всем без исключения. Книжки хранятся в сейфе или запираемом металлическом шкафу, движение фиксируется в книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них, доступ ограничен ответственным по приказу.
Приказ об увольнении — точка, где гибридный контур обычно и ломается. Работник подаёт заявление об увольнении через систему КЭДО и подписывает его УНЭП, кадровик проводит документ электронно, а потом упирается в требование издать приказ на бумаге и ознакомить работника под роспись. Для офисного сотрудника это лишние десять минут. Для дистанционного работника из другого региона — отдельная логистическая задача, которую надо решить в последний рабочий день.
Юлия К, эксперт по трудовому праву:
«Схема, которая работает: заявление и допник идут через систему, приказ печатается в день издания, а ознакомление оформляется актом, если человек физически не может расписаться. Акт составляется комиссией из трёх человек, подшивается к приказу и хранится вместе с ним. Это не изящно, но при споре в суде такой комплект держится. А вот подписать приказ об увольнении УНЭП скопом с остальными документами и надеяться, что не заметят, — грабли, на которые наступают регулярно.»
Как хранить и нумеровать смешанный архив при КЭДО
Обязанность обеспечивать хранение электронных кадровых документов лежит на работодателе в силу части 8 статьи 22.1 ТК РФ. Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов утверждены приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, а сроки хранения по видам документов — Перечнем типовых управленческих архивных документов. Личные дела работников, заведённые после 2003 года, хранятся 50 лет, заведённые до 2003 года — 75 лет.
Главный принцип смешанного архива: единая номенклатура дел, в которой каждое дело имеет отметку о носителе. Электронное дело и бумажное дело по одному работнику получают связанные индексы, а не независимую нумерацию. Опись бумажного дела содержит ссылку на электронные документы того же периода с указанием их реквизитов, опись электронного дела — обратную ссылку. Без такой сшивки при запросе комплекта по конкретному человеку кадровик собирает его вручную по двум системам координат.
Как собрать смешанный архив за один проход: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Обновите номенклатуру дел кадровой службы: добавьте графу с указанием носителя (бумага, электронный документ, смешанное дело) и статью Перечня со сроком хранения по каждому делу.
- Шаг 2. Разнесите бумажный остаток по четырём источникам из таблицы выше и заведите под каждый источник отдельное дело. Журналы инструктажей, книги учёта трудовых книжек и материалы расследований несчастных случаев не смешивайте с личными делами.
- Шаг 3. Проставьте связанные индексы: бумажное дело работника и его электронный раздел в системе получают общий корневой индекс с разными суффиксами носителя.
- Шаг 4. Выгрузите электронные оригиналы вместе с файлами открепленных подписей. Документ без соответствующего sig-файла доказательной силы не имеет, а выгрузка одних только PDF — типичный дефект приёмки архива.
- Шаг 5. Составьте сводную опись за год: строки бумажных дел и строки электронных дел в одном документе, с перекрёстными ссылками. Опись подписывает ответственный за архив и утверждает руководитель.
- Шаг 6. Раз в год проводите сверку: комплектность файлов подписи, читаемость форматов, наличие меток доверенного времени на документах с длительными сроками хранения.
💡 Лайфхак: Госключ возвращает подпись в формате CAdES-T с меткой доверенного времени, что позволяет проверить электронную подпись после истечения срока действия сертификата. Информационная система работодателя расширяет формат до CAdES-A, и это техническая база долгосрочного хранения. Платформу архивного хранения подписанных в Госключе документов на портале Госуслуг планируют запустить в 2027 году.
Что показывать ГИТ при смешанном архиве
Инспектор ГИТ при проверке запрашивает комплект по конкретному работнику или по конкретному процессу, а не всё, что есть в кадровой службе. При гибридном контуре ответ на такой запрос состоит из трёх частей: бумажные оригиналы, выгрузка электронных документов с файлами подписей и локальный акт, объясняющий, почему часть документов лежит на бумаге. Третья часть закрывает главный вопрос инспектора — на каком основании работодатель ведёт процесс не так, как заявил при переходе на КЭДО.
Отдельно готовят пояснительную записку по видам подписи: какой документ каким видом ЭП подписан и на основании какого пункта положения. Отсутствие обязательных кадровых документов и нарушение порядка их оформления влечёт ответственность по статье 5.27 КоАП РФ — до 50 000 руб. за нарушение для юридического лица. Специалисты Азбуха собирают такой пакет заранее, до проверки: комплект по десяти случайным работникам, выгрузка подписей и распечатка положения с отметками о датах утверждения.
Юлия К, специалист по кадровому делопроизводству:
«Инспектор смотрит не на красоту системы, а на связность. Если по одному человеку трудовой договор в системе, приказ об увольнении в папке, а журнал инструктажей вообще у безопасника в другом здании — вопрос будет один: покажите опись, где это связано. Нет описи — значит, порядок хранения не организован, и дальше разговор идёт уже по статье. Заведите опись до проверки, а не во время неё.»
Логистика подписания бумаги для дистанционных и региональных сотрудников
Дистанционный работник и работник обособки создают в гибридном контуре одну и ту же задачу: бумажный документ нужно физически довезти до подписанта и вернуть обратно. Рабочих вариантов три, и в проектах Азбуха мы считаем их стоимость на этапе обследования, до подписания договора на систему. Первый — курьерская доставка с описью вложения, срок 2-5 рабочих дней по России, расходы несёт работодатель. Второй — выездной день кадровика в регион с пакетом документов по всем сотрудникам сразу, экономнее при численности от 15 человек на площадке. Третий — уполномоченное лицо на площадке, которому приказом переданы полномочия ознакомления работников под роспись и заверения копий.
Отдельная категория — работники без смартфона. В регионах от 10 до 15% сотрудников пользуются кнопочными телефонами и подписать документ через Госключ технически не могут. Для них электронный маршрут закрыт до появления десктопной версии приложения: Минцифры анонсировало версию Госключа для Windows и Linux до конца 2026 года, поддерживаемые системы — Windows 10, Astra Linux Special Edition 1.7 и 1.8, Debian 12. До этого момента такие сотрудники живут в бумажном контуре, и планировать их перевод в систему бессмысленно.
Срок подписания в Госключе ограничен: направленный документ подписывается не позднее 24 часов, после истечения срока информационная система работодателя получает соответствующий статус. В одном пакете направляется до 50 файлов, включая PDF и XML. Если работник не уложился в сутки, документ направляется повторно либо кадровик переводит его в бумажный маршрут — оба сценария нужно описать в положении заранее, чтобы решение не принималось каждый раз заново.
⚠️ Внимание: согласие работника на КЭДО в электронном виде на текущий момент не урегулировано, вопрос прорабатывается совместно Минтрудом и Минцифры. Пока изменения не приняты, безопаснее собирать согласие на бумаге — это первый документ гибридного контура, с которого он и начинается.
Типичные ошибки гибридного контура и цена ошибки
Ошибки бумажного участка стоят дороже, чем ошибки электронного: электронный документ система восстановит из журнала событий, бумажный восстановлению не подлежит. Четыре сценария, которые встречаются чаще остальных.
| Ошибка | Почему так делают | Цена ошибки |
|---|---|---|
| Приказ об увольнении подписан электронной подписью в системе | Экономия времени, документ уже в маршруте вместе с заявлением | Нарушение ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ, ответственность по ст. 5.27 КоАП до 50 000 руб., риск восстановления работника при споре |
| Бумажный остаток не описан в положении о КЭДО | Положение писали под электронный процесс, про исключения забыли | Инспектор фиксирует расхождение процесса с локальным актом, требуется переутверждение положения и повторное ознакомление всего штата |
| Выгрузка архива без файлов подписей | Считают, что достаточно PDF со штампом подписи | Документ теряет доказательную силу, при споре суд не примет его как подтверждение волеизъявления работника |
| Единая папка без номенклатуры и описи | Объём небольшой, кажется, что разберутся по памяти | Срыв сроков ответа на запрос ГИТ, ручная пересборка комплектов, риск утраты документов со сроком хранения 50 лет |
Общий знаменатель у всех четырёх — отсутствие письменно закреплённого правила. Пока правило живёт в голове кадровика, оно исчезает вместе с кадровиком.
Стоимость КЭДО при сохранении бумажного контура в 2026 году
Цена системы считается по численности штата, а не по числу перешедших на электронный документооборот. Бумажный остаток стоимость лицензий не снижает, но влияет на трудозатраты кадровой службы, которые остаются вне тарифа.
| Тариф / услуга | Стоимость | Условия |
|---|---|---|
| Азбука.КЭДО, тариф «Лайт» | 490 руб. за сотрудника в год | Компании до 70 человек |
| Азбука.КЭДО, тариф «Стандарт» | 390 руб. за сотрудника в год | Компании от 70 до 500 человек |
| Азбука.КЭДО, тариф «Корпоративный» | от 290 руб. за сотрудника в год | Компании от 500 человек |
| Модуль Азбука.КЭДО отдельно | от 290 руб. за сотрудника в год | Пробный период 30 дней |
| Пакет Азбука.HCM Старт | от 8 900 руб. в месяц | От 50 сотрудников: подбор, КЭДО, адаптация |
| Пакет Азбука.HCM Бизнес | от 24 900 руб. в месяц | От 100 сотрудников, все базовые модули |
В тариф «Стандарт» входят конструктор шаблонов, маршруты согласования, интеграция с 1С:ЗУП, модуль ЛНА и работа с несколькими юрлицами — последнее упрощает жизнь компаниям с обособками, где бумажный контур обычно и разрастается. Тариф «Корпоративный» добавляет размещение на своём сервере, УКЭП и доказательную базу для разбора конфликтов. Итоговая сумма зависит от численности, набора модулей и вида подписи, поэтому актуальные тарифы сервиса Азбуха стоит сверять перед расчётом бюджета.
Выводы
Бумажный контур при КЭДО — постоянная часть кадрового процесса, которую задают закон, выбор работников и ограничения инфраструктуры. Он собирается из четырёх источников, требует отдельных ответственных, отдельных номенклатурных дел и прямого описания в положении о КЭДО со ссылкой на исключительные случаи. Смешанный архив держится на единой номенклатуре со связанными индексами и на описи, которая соединяет папку и систему. Проверку проходит тот работодатель, который может за час собрать комплект по любому работнику из обеих частей архива.
Мы в Азбуха ведём бумажный участок как отдельный трек проекта внедрения: считаем численность остатка до старта, закрепляем ответственных приказом и переписываем номенклатуру дел под смешанное хранение. Это дешевле, чем разбирать накопившийся за год бумажный остаток перед проверкой.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли вести журнал инструктажей по охране труда в электронном виде через платформу «Работа в России»?
На текущий момент журналы регистрации инструктажей ведутся на бумаге: часть 3 статьи 22.1 ТК РФ исключает из электронного оборота документы о прохождении инструктажа, лично подписываемые работником. Перевод журналов в электронный вид прорабатывается в рамках законопроекта № 1103297-8, причём модель подписания предусматривает только Госключ, коммерческие УНЭП из неё исключены. Если компания использует корпоративную систему КЭДО, при вступлении новых норм в силу возможна работа сразу в двух системах — собственной и государственной, порядок пока не определён.
Работник в отпуске, а приказ об увольнении надо издать сегодня. Как оформить ознакомление?
Приказ издаётся на бумаге в день издания, а невозможность ознакомить работника фиксируется актом. Акт составляет комиссия не менее чем из трёх человек, в нём указывают дату, причину невозможности ознакомления и подписи членов комиссии, документ подшивается к приказу и хранится вместе с ним весь срок хранения приказа. Направлять приказ на подпись через систему КЭДО в этой ситуации нельзя — действует тот же запрет части 3 статьи 22.1 ТК РФ.
Что делать, если система КЭДО недоступна, а срок оформления документа истекает сегодня?
Оформляйте на бумаге. Абзац 4 части 3 статьи 22.2 ТК РФ позволяет работодателю утвердить исключительные случаи оформления документов на бумажном носителе, и временная недоступность инфраструктуры к таким случаям относится. Условие одно: сценарий должен быть заранее описан в положении о КЭДО с указанием, кто фиксирует факт недоступности и каким документом. Служебная записка администратора системы с указанием времени начала и окончания сбоя — минимально достаточная фиксация.
Сотрудник отказался от КЭДО. Обязан ли работодатель принимать отказ и как долго хранить заявление?
Отказ от перехода на КЭДО работодатель принимает: перевод на электронный документооборот без согласия работника невозможен. Такой работник сохраняет право на бумажное оформление всех кадровых документов, и расходы на оформление несёт работодатель. Заявление об отказе подшивается в личное дело и хранится вместе с ним — 50 лет для дел, заведённых после 2003 года. Отказавшийся вправе дать согласие позже, для этого достаточно нового заявления, повторного уведомления не требуется.
Нужно ли распечатывать электронные кадровые документы для архива?
Не нужно и не имеет смысла. Распечатка электронного документа — копия, а не оригинал, юридическую силу имеет файл вместе с открепленным файлом подписи в формате sig. Обязанность хранения электронных документов возложена на работодателя частью 8 статьи 22.1 ТК РФ, правила организации хранения утверждены приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Для длительных сроков важнее другое: метки доверенного времени и расширение формата подписи, позволяющие проверить её после истечения срока действия сертификата.
Как быть с работниками, у которых кнопочный телефон и нет возможности установить Госключ?
До появления десктопной версии такие сотрудники остаются на бумаге. Минцифры анонсировало версию Госключа для Windows 10, Astra Linux Special Edition 1.7 и 1.8 и Debian 12 до конца 2026 года. Доля таких работников в регионах составляет от 10 до 15%, и при планировании перехода эту группу выделяют отдельно: их не включают в целевые показатели по доле перешедших и не переводят на электронные уведомления.
Можно ли хранить бумажные дела в обособленном подразделении, а электронные в головном офисе?
Можно, если это закреплено в номенклатуре дел и в положении о КЭДО с указанием места хранения по каждому делу. Сложность возникает при запросе ГИТ: срок ответа на требование инспектора не оставляет времени на пересылку папок между городами. Рабочее решение — держать в головном офисе сводную опись с указанием подразделения и адреса хранения каждого бумажного дела, а на площадках назначить ответственных приказом. Тогда комплект собирается по описи, а не поиском по всем обособкам.